Si të shkruani një raport javor (me fotografi)

2024 Autor: Jason Gerald | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-16 11:39

Raportet javore zakonisht përdoren në shumë biznese dhe në mjedise të shitjes me pakicë, ose në projekte kërkimore dhe praktika. Shkruani raporte të shkurtra dhe koncize javore në mënyrë që shefi juaj të ketë një pasqyrë të qartë të përparimit që keni bërë.

Hapi

Pjesa 1 nga 3: Organizimi i informacionit

Hapi 1. Identifikoni qëllimin e raportit

Edhe pse duhet të paraqisni raporte javore si pjesë e detyrës, qëllimi i vetë raportit nuk është të mbani punën. Njohja e arsyeve pse shefi juaj kërkon një raport javor do t'ju ndihmojë të përcaktoni saktësisht se çfarë informacioni duhet të përfshihet në raport dhe çfarë është më e rëndësishme.

Zakonisht, raportet shkruhen për t'i mbajtur menaxherët të azhurnuar mbi statusin e projektit në të cilin po punoni ose për t'i ndihmuar ata në marrjen e vendimeve.
Për shembull, nëse jeni menaxher i dyqaneve me pakicë, mund t'ju kërkohet të paraqisni një raport javor që përmbledh shitjet e javës. Punëdhënësit i përdorin këto raporte për të vlerësuar performancën e dyqanit, nivelet e çmimeve dhe porositë e marra.
Nëse paraqisni një raport javor për një praktikë ose projekt kërkimor, qëllimi i raportit është t'i tregoni shefit ose instruktorit tuaj sa jeni duke përparuar dhe të ndani ndonjë zbulim dhe zbulim të madh.

Hapi 2. Vendosni se kush do ta lexojë raportin

Njohja se kush është auditori juaj është thelbësore për planifikimin e një raporti. Nëse nuk e dini se kush do ta lexojë raportin (dhe pse), nuk keni asnjë mënyrë të dini se çfarë informacioni është më i rëndësishmi.

Identifikimi i auditorit tuaj do t'ju ndihmojë gjithashtu të kuptoni se si duhet të strukturohet raporti juaj dhe çfarë gjuhe të përdorni. Për shembull, ju mund të shkruani një raport të vërtetë nëse auditori është një grup pesëvjeçarësh sesa nëse do ta shkruanit për drejtuesit e një korporate të madhe.
Ju gjithashtu do të merrni një pamje më të qartë të asaj që auditori juaj tashmë e di dhe atë që ju duhet të shpjegoni në mënyrë më të detajuar ose duhet të siguroni burime shtesë të referencës. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një raport javor për një çështje ligjore dhe do të lexohet nga një grup juristësh, nuk ka nevojë të jepni një përmbledhje të hollësishme të ligjit. Sidoqoftë, një përmbledhje e tillë mund të jetë e nevojshme nëse po shkruani një raport mbi çështjen për drejtuesit ose administratorët që nuk kanë njohuri juridike.
Nëse raporti kërkohet për një praktikë, projekt kërkimor ose aktivitet tjetër akademik, mbani në mend se auditori nuk është ligjëruesi ose instruktori juaj, edhe pse raporti do t'u paraqitet atyre. Për të gjetur një auditor në këtë kontekst, përqendrohuni në natyrën e projektit tuaj dhe disiplinën tuaj në tërësi.

Hapi 3. Jepini përparësi pikave kryesore të raportit

Ndërsa duhet të përpiqeni ta mbani raportin tuaj sa më konciz që të jetë e mundur, është e mundur që auditori juaj të mos i lexojë të gjitha. Për t'iu përgjigjur kësaj, duhet të vendosni informacionin më të rëndësishëm, ose rezultatin përfundimtar, në fillim të raportit.

Për shembull, nëse raporti synon të krahasojë dhe kontrastojë tre marka të ndryshme të pajisjeve dhe të rekomandojë atë që ju mendoni se është më e përshtatshme për nevojat e kompanisë, përfundimi duhet të shkruhet në fillim. Pastaj, mund të jepni një shpjegim pse.
Në përgjithësi, faqja e parë e raportit duhet të përmbajë një përmbledhje të rezultateve, rekomandimeve ose përfundimeve. Përdorni pjesën tjetër të raportit për të gërmuar më thellë dhe lexuesit do të lexojnë më tej nëse ata ndiejnë nevojën ose duan të zgjerojnë kuptimin e tyre për gjetjet tuaja.

Hapi 4. Jini të vetëdijshëm për "fatin" që zakonisht përjeton një raport

Në shumicën e rasteve, raportet javore krijohen për kërkesat e ruajtjes së të dhënave dhe do të regjistrohen në arkivat e duhura. Raportet javore rrallë lexohen në tërësi në shumicën e konteksteve dhe nuk duhet të prisni ndryshe.

Sidoqoftë, mos e përdorni këtë fakt si një justifikim për të falsifikuar raportet ose për të punuar në to në mënyrë që ato të jenë të një cilësie të ulët. Raportet duhet të pasqyrojnë veten dhe etikën tuaj të punës. Një raport i përpiluar ngadalë ka të ngjarë të vihet re dhe të thuash "E dija që nuk do ta lexoje" nuk është justifikim për prodhimin e një produkti pune nën standard.
Ndërsa raporti në tërësi duhet të jetë i një cilësie të lartë dhe i shkruar mirë, përqendrohuni në pjesët e raportit që auditori ka më shumë gjasa të lexojë. Ky seksion është zakonisht një përmbledhje ose rekomandim ekzekutiv. Duhet ta shkruani pa gabimin më të vogël.
Mbani në mend se eprorët nuk e lexojnë të gjithë përmbajtjen e raportit jo sepse nuk janë të interesuar ose sepse nuk janë të rëndësishëm. Njerëzit në pozita të larta drejtuese ose ekzekutive janë shumë të zënë dhe janë të aftë në mbledhjen e informacionit të nevojshëm për vendimmarrje efikase. Ata nuk do ta lexojnë të gjithë raportin nëse nuk është absolutisht e nevojshme, por do ta ruajnë atë në rast se duan të lexojnë përsëri më vonë.

Pjesa 2 nga 3: Formatimi i Raporteve

Hapi 1. Kërkoni një mostër

Shumë kompani kanë një format standard për raportet javore dhe menaxherët ose drejtuesit mund të jenë mësuar të marrin informacion në këtë mënyrë. Përdorimi i formateve të ndryshme mund të çojë në zhgënjim dhe konfuzion.

Kjo është shumë e rëndësishme në përgatitjen e raporteve të shitjeve. Menaxherët janë mësuar të shikojnë raportet me një shikim dhe të dinë se ku në faqe do të gjejnë numra ose informacione të caktuara. Përdorimi i formateve të ndryshme bëhet një masë joefektive sepse ata janë të detyruar të lexojnë të gjithë raportin për të gjetur informacionin që u nevojitet.
Kontrolloni me asistentin administrativ për të parë nëse ka një model që mund të përdorni për të shkruar një raport. Në atë mënyrë, nuk keni pse ta krijoni nga e para me një aplikacion të përpunimit të tekstit. Shumë kompani kanë modele dokumentesh me cilësimet e duhura, duke përfshirë kufijtë, tabelat, stilet e paragrafëve dhe shkronjat.

Hapi 2. Merrni parasysh metodat e transportit

Nëse e dorëzoni raportin si një dokument të shtypur ose si një shtojcë e-mail, formati do të jetë i ndryshëm nga ai që e keni shkruar si pjesë e tekstit të e-mail.

Për shembull, nëse e dërgoni raportin si një shtojcë e-mail, duhet të përfshini një përmbledhje ekzekutive në tekstin e e-mail. Në këtë mënyrë, lexuesit nuk kanë pse të hapin shtojcën për të kuptuar aspektet kryesore të raportit tuaj.
Nëse e dorëzoni raportin tuaj si një dokument fizik, ka shumë të ngjarë të keni nevojë të përfshini një letër motivuese ose faqe titulli në mënyrë që raporti të identifikohet dhe regjistrohet siç duhet.
Pavarësisht se si e dorëzoni raportin tuaj, sigurohuni që emri juaj të përfshihet në të gjitha faqet dhe që të gjitha faqet të jenë të numëruara në formatin "X të Y" (lexoni: faqe X nga Y gjithsej). Fletët e raporteve lehtë mund të shpërndahen dhe me një shikim të shpejtë duhet të jeni në gjendje të tregoni nëse raporti është i plotë dhe kush e ka bërë atë.
Ju lehtë mund të përfshini informacionin e kërkuar si kokë (kokë) në secilën faqe. Për shembull, titulli mund të lexohet si më poshtë “Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, fq. 3 nga 7"

Hapi 3. Përfshini një përmbledhje ekzekutive

Përmbledhja ekzekutive është një përmbledhje e shkurtër e të gjithë raportit, zakonisht vetëm një ose dy paragrafë, me disa fjali për secilën pjesë të raportit. Ideja e përgjithshme është se një ekzekutiv mund ta lexojë këtë përmbledhje dhe përderisa përputhet me pritjet e tij fillestare për çështjen në fjalë, ai mund të ndërmarrë veprime pa lexuar më tej.

Kur krijoni një përmbledhje ekzekutive, është shumë e rëndësishme të përdorni një gjuhë të qartë dhe koncize në mënyrë që të jetë e lehtë për t'u kuptuar. Shmangni zhargonin ose termat specifikë që kërkojnë shpjegim, edhe nëse e dini që auditori juaj është shumë i njohur me këto terma.
Shkruani përmbledhjen ekzekutive në fund, pasi të keni përfunduar të gjitha pjesët e tjera të raportit. Në fund të fundit, nuk mund të përmblidhni diçka që nuk është shkruar ende. Edhe nëse tashmë keni një skicë të detajuar se çfarë të shkruani në raportin tuaj, gjërat mund të ndryshojnë gjatë procesit të shkrimit.

Hapi 4. Krijoni një strukturë për paragrafët dhe pjesët e raportit

Pasi të keni kuptuar formatin që do të përdoret për të shkruar raportin, krijoni një skicë për pjesët e raportit që do t'i përshtaten qëllimit të raportit.

Kontrolloni skicën për t'u siguruar që gjithçka rrjedh logjikisht nga një seksion në tjetrin dhe sigurohuni që skica është krijuar për t'iu përshtatur auditorit që është identifikuar për raportin.
Në përgjithësi, raporti do të përfshijë një përmbledhje ekzekutive, hyrje, përfundime dhe rekomandime, gjetje dhe diskutime dhe një listë referencash. Ju mund të përfshini bashkëngjitje që përmbajnë të dhëna përkatëse, si dhe një tabelë përmbajtjeje për raporte më të gjata. Sidoqoftë, raportet javore zakonisht nuk janë aq të gjata.
Çdo pjesë e raportit trajton një temë të veçantë. Në atë pjesë, secili paragraf trajton një ide. Për shembull, nëse një pjesë e raportit ka titullin "Markat e njohura për fëmijë", mund të shkruani një paragraf të veçantë për secilën markë. Nëse jeni duke bërë një dallim midis veshjeve të djemve dhe vajzave, krijoni një nënseksion (me titra të duhur) për secilën markë, pastaj një paragraf që diskuton veshjet e djemve që ofron marka dhe një paragraf tjetër për veshjet e vajzave.

Hapi 5. Krijoni një faqe titulli ose letër motivuese nëse është e nevojshme

Raportet më të shkurtra mund të mos kërkojnë një faqe titulli të veçantë, por raportet më të gjata duhet të përfshijnë një faqe të dedikuar që ju identifikon si autor të raportit dhe shpjegon shkurtimisht qëllimin e raportit.

Faqja e titullit është e ndryshme nga përmbledhja ekzekutive dhe në thelb përfshin informacionin e nevojshëm për të përmbushur qëllimet administrative në mënyrë që raporti të mund të paraqitet siç duhet.
Punëdhënësit mund të kenë një faqe të veçantë hyrëse të nevojshme për raportet javore. Nëse është kështu, sigurohuni që po përdorni formatin e duhur.
Së paku, faqja e titullit duhet të përfshijë titullin ose përshkrimin e raportit (p.sh. "Raporti javor i shitjeve"), emri juaj dhe emrat e kontribuesve të tjerë kontribues, emri i kompanisë dhe data kur keni përfunduar ose dorëzuar raportin Me

Pjesa 3 nga 3: Përdorimi i gjuhës së fortë

Hapi 1. Krijoni tituj dhe titra efektivë

Titujt dhe nëntitujt u lejojnë lexuesve të gjejnë shpejt seksione të veçanta të raportit që u interesojnë atyre ose atë që duan të lexojnë për të marrë më shumë informacion mbështetës në lidhje me përfundimet ose rekomandimet tuaja.

Sigurohuni që titulli dhe nëntitulli të përshkruajnë përmbajtjen në seksionin ose nënseksionin drejtpërdrejt dhe me saktësi.
Për shembull, kur hartoni një raport javor të shitjeve, mund të përfshini seksione që diskutojnë "Tendencat e Veshjeve të Grave", "Trendet e Modës së Burrave" dhe "Markat e Fëmijëve të Pëlqyer". Brenda atyre seksioneve, mund të vendosni titra për të nxjerrë në pah tendenca të caktuara ose marka të njohura.
Përdorni të njëjtën strukturë gramatikore për të gjithë titujt në mënyrë që raportet të tingëllojnë logjike dhe të qëndrueshme. Për shembull, nëse titulli i parë lexon "Ndërtimi i një baze në veshjen e burrave", titulli i dytë duhet të jetë "Drejtimi i trendit të veshjeve të grave" dhe jo diçka si "Shifrat e Shitjeve të Veshjeve të Grave".

Hapi 2. Shkruani një raport duke përdorur fjali të qarta dhe të thjeshta

Shkrimi konciz me fjali të strukturuara sipas një rendi standard "temë-folje-objekt" siguron qartësi të mendimit dhe u jep besueshmëri rekomandimeve dhe përfundimeve tuaja.

Pasi të keni shkruar versionin e parë të raportit, lexojeni me kujdes dhe eliminoni të gjitha gjuhët e panevojshme. Gjeni veprimin për secilën fjali dhe vend që ka kryer veprimin pranë foljes. Mendoni për secilën fjali sikur të thoshte "kush bëri çfarë".
Hiqni fjalitë e panevojshme dhe përdorni fraza pauzash të tilla si "përveç", "me një qëllim" ose "në rregull".
Ju mund të mendoni se ky stil shkrimi është i mërzitshëm, por qëllimi i shkrimit të raporteve javore nuk është të argëtoni. Ky stil është më efektiv për të përcjellë pikën tuaj dhe për të përcjellë informacion tek lexuesi.

Hapi 3. Sigurohuni që shkrimi juaj të jetë objektiv dhe i paanshëm

Rekomandimet tuaja duhet të bazohen në dëshmi konkrete, jo në opinione apo ndjenja. Bindni lexuesin me fakte të forta, të shkruara qartë.

Shmangni mbiemrat e panevojshëm dhe fjalët e tjera, dhe frazat që kanë kuptime negative ose pozitive. Përkundrazi, përqendrohuni në shkrimin e argumenteve bazuar në fakte.
Për shembull, le të themi që ju rekomandoni një promovim për një nga shitësit në raportin tuaj javor. Mbështetni rekomandimin me fakte që tregojnë se punonjësi është i denjë, në vend që të shkruani detaje subjektive ose emocionale. Shprehja "Sari ka shitje të larta vazhdimisht në dyqanin tonë, edhe pse punon vetëm 15 orë në javë" do të ishte më mirë sesa "Sari është punonjësi im më miqësor dhe gjithmonë përpiqet të bëjë më të mirën, edhe pse i duhet të kufizojë orët e saj për t'u kujdesur për të nënë e sëmurë.”

Hapi 4. Përdorni fjalë të forta

Kur shkruani me zërin aktiv, përdorni një fjalë që i tregon lexuesit se çfarë veprimi po ndodh në fjali, përkatësisht foljen. Përdorni folje të shkurtra dhe të forta që përshkruajnë qartë veprimin që po ndodh.

Zgjidhni folje të thjeshta. Për shembull, "përdorimi" është më i mirë se "përdorimi".
Foljet që përshkruajnë procese, të tilla si të menduarit, të diturit, të kuptuarit dhe të besuarit, ndonjëherë janë të nevojshme, por në përgjithësi janë më pak të fuqishme sesa foljet që përshkruajnë veprimin. Ju mund të keni nevojë të gërmoni më thellë në një deklaratë dhe ta ktheni atë në veprim. Për shembull, ju mund të shkruani "Unë besoj se shitjet tona do të rriten në muajt e ardhshëm." Ndryshoni deklaratën dhe zbuloni pse e besoni atë. Pastaj, mund të shkruani një fjali që çon në veprime si: "Historikisht, shitjet rriten gjatë sezonit të festave. Unë parashikoj që shitjet do të rriten në Nëntor dhe Dhjetor."
Për të ruajtur shkrimin e orientuar drejt veprimit, kontrolloni raportin dhe përpiquni të hiqni parafjalët dhe t'i zëvendësoni ato me folje më të forta. Për shembull, "konsensusi i përgjithshëm" mund të thjeshtohet në "konsensus", dhe nëse dikush "siguron mbrojtje", përshtypja bëhet edhe më e fortë duke thënë se ai "mbron".

Hapi 5. Shmangni zërin pasiv

Kur shkruani me zë pasiv, vendosni më pak stres tek personi që e bën këtë dhe vendosni më shumë theks në objektin e veprimit. Edhe pse në disa raste është e nevojshme për arsye politike ose diplomatike, përdorimi i zërit pasiv shpesh rezulton në një shkrim të paqartë dhe konfuz.

Zëri aktiv shpërblen personin që ndërmori veprimin dhe i tregon lexuesit të raportit se kush është përgjegjës për veprimin. Për të kuptuar pse kjo është e rëndësishme, imagjinoni që keni lexuar një artikull në lidhje me një zjarr që thotë: "Për fat të mirë, të gjithë fëmijët u shpëtuan." Identiteti i personit (ose personave) që shpëtoi fëmijët është i rëndësishëm. Nëse fjalia thotë "Prifti vendas, At Johan, shkonte andej -këndej nëpër zjarrin që rrethoi jetimin dhe shpëtoi të gjithë fëmijët", tani e dini se kush e meriton meritën për të qenë hero në atë situatë.
Fjalitë aktive janë gjithashtu të rëndësishme për marrjen e përgjegjësisë për veprimet që mund të kenë pasoja negative. Nëse shkruani "Ka ndodhur një gabim" në raportin tuaj, shefi juaj do të dojë të dijë se kush e ka bërë gabimin në mënyrë që ai ose ajo të japë dënimin e duhur. Nëse bëni një gabim atëherë pranimi dhe marrja e përgjegjësisë për aktin do t’ju ndihmojë vërtet.
Për të gjetur dhe eliminuar fjalitë pasive me shkrim, kërkoni folje që fillojnë me "di-". Kur ta gjeni, identifikoni veprimin në fjali, zbuloni se kush e bëri atë dhe zhvendoseni atë në fillim dhe në mes të fjalisë.

Hapi 6. Transmetoni informacion duke përdorur elemente vizuale

Tabelat dhe grafikët janë shumë më të lehtë për tu lexuar dhe ndjekur sesa paragrafët që japin të njëjtin informacion, veçanërisht nëse informacioni që do të përcillet përbëhet nga shumë numra.

Zgjidhni elementët e duhur vizualë për të përcjellë informacionin tek lexuesit në një mënyrë që është e dobishme për ta dhe pasqyron qëllimin e raportit.
Për shembull, ju mund të zgjidhni një grafik të linjës për të treguar trendin e rritjes së shitjeve të xhaketave të leshta. Kjo mënyrë e paraqitjes së informacionit do të jetë më efektive në shfaqjen e rritjes sesa një tryezë me numrin e xhaketave të leshta të shitura çdo muaj sepse tabela kërkon që lexuesi të shikojë të gjithë numrat, t'i krahasojë ato dhe të kuptojë se ka një rritje. E gjithë kjo mund të bëhet thjesht duke shfaqur një grafik të thjeshtë të linjës.
Mbani në mend se syri tërhiqet nga elementët vizualë. Sigurohuni që këta elementë të duken të pastër dhe të organizuar dhe të vendosen në pozicionin e duhur në krye të faqes. Ju thjesht paraqisni elementet vizuale që janë të rëndësishme për rekomandimin ose përfundimin tuaj.

Hapi 7. Eliminoni zhargonin

Çdo industri ose disiplinë akademike ka disa terma të pashmangshëm, si dhe fjalë të mëdha që fitojnë popullaritet nga librat ose artikujt e njohur. Edhe pse ndonjëherë të dobishme, këto fjalë zakonisht nuk shtojnë vlerë ose nuk arrijnë të përcjellin mesazhin në mënyrë efektive.

Shkrimi i një liste të fjalëve kyçe të zakonshme të industrisë në mënyrë që të mos i përdorni në raportet tuaja mund të jetë i dobishëm. Kur raporti të jetë i plotë, mund t'i kërkoni këto fjalë në dokument dhe t'i zëvendësoni nëse është e nevojshme.
Mbani në mend se për lexuesit, përdorimi i tepërt i fjalëve kyçe të modës nuk do të thotë që ju jeni "të mirëinformuar" në këtë fushë, por përkundrazi krijon përshtypjen e kundërt. Në përgjithësi, drejtuesit dhe menaxherët janë më të vjetër dhe kanë parë qindra fjalë të tilla që vijnë e shkojnë. Nëse e përdorni shumë, ata do të mendojnë se jeni dembelë dhe nuk e dini për çfarë po flisni, ose thjesht po përpiqen t'i bëjnë përshtypje.
Ju gjithashtu duhet të shmangni përdorimin e termave tepër komplekse. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një raport që përmbledh një çështje ligjore, kjo nuk do të thotë që ju duhet ta shtypni atë me shumë zhargon ligjor.

Hapi 8. Kryeni një kontroll të kujdesshëm të karakterit

Raportet plot me gabime tipografike dhe gramatikore mund të jenë të pakëndshme për lexuesit dhe reflektojnë një imazh negativ për ju. Hartoni raportin shumë përpara afatit në mënyrë që të keni kohë të mjaftueshme për të bërë një kontroll të duhur të karakterit.

Drejtoni një program gramatikor dhe kontrolli drejtshkrimor në aplikacionin e përpunimit të tekstit që po përdorni. Ky program do të anashkalojë shumë gabime, veçanërisht gabimet e gabimit që rezultojnë në gabime homofonike (p.sh. shtypja e "ngarkuar", kur doni të shkruani "kusht").
Bërja e kontrollimit të kujdesshëm të karakterit në të kundërt (mbrapa përpara) është një mënyrë e mirë për t'u siguruar që të mos humbisni gabimet. Për më tepër, nëse jeni të njohur me atë që dëshironi të shkruani, do të kaloni gabime të tilla si fjalët që mungojnë sepse truri i plotëson ato automatikisht. Kjo nuk do të ndodhë nëse e kontrolloni nga mbrapa në pjesën e përparme.
Leximi i raporteve me zë është një mënyrë tjetër efektive për të zbuluar gabimet dhe modifikuar stilin e shkrimit. Nëse e keni të vështirë të lexoni një fjali ose paragraf të caktuar, ka shumë mundësi që ajo pjesë të jetë e vështirë të kuptohet sepse lexuesit gjithashtu do të kenë të njëjtën vështirësi. Korrigjoni pjesët e vështira në mënyrë që ato të rrjedhin më mirë.