Ky wikiHow ju mëson se si të përdorni funksionin "Merge Mail" në Microsoft Word. Karakteristika Mail Merge ju lejon të përdorni një fletë informacioni kontakti për të caktuar automatikisht një adresë, emër ose informacion të ndryshëm për secilën kopje të një dokumenti. Kjo veçori është e dobishme kur keni nevojë të personalizoni një gazetë ose dëshmi sepse nuk keni nevojë të shkruani me dorë çdo emër ose adresë të ndryshme në krye të secilit dokument.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Krijimi i një Flete Kontakti
Hapi 1. Hapni Microsoft Excel
Ikona e aplikacionit Microsoft Excel i ngjan një "X" të bardhë në një sfond të bardhë. Pas kësaj, do të shfaqet faqja "E Re".
Nëse tashmë keni një fletë kontakti në Excel, kaloni në hapin e ngarkimit ose importimit të kontakteve të Excel
Hapi 2. Klikoni Fletoren e punës Bosh
Shtë në këndin e sipërm të majtë të faqes "E Re". Pas kësaj, do të hapet një dokument i ri Excel.
Hapi 3. Shtoni kokën e kontaktit
Duke filluar nga kutia A1 ”Në të djathtë, futni një titull ose titull si më poshtë:
- "Emri i parë" - Emri i kontaktit duhet të futet në këtë fushë (kutia " A1 ”).
- "Mbiemri" - Mbiemri i kontaktit duhet të futet në këtë fushë (kutia " B1 ”).
- "Tel" - Numri i telefonit të kontaktit do të shtohet në këtë fushë (kutia " C1 ”).
- "StreetAddress" - Adresa e kontaktit duhet të futet në këtë fushë (kutia " D1 ”).
- "Qyteti" - Qyteti/vendbanimi i kontaktit duhet t'i shtohet këtij kontakti (kutia " E1 ”).
- "Shteti" - Provinca e origjinës së kontaktit do të shtohet në këtë kolonë (kutia " F1 ”).
- "ZIP" - Kodi postar ku jeton kontakti duhet të shtohet në këtë kolonë (kolona " G1 ”).
- "Email" - Adresa e emailit të kontaktit do të futet në këtë fushë (kutia " H1 ”).
Hapi 4. Futni informacionin e kontaktit
Duke filluar nga kolona A e kutisë 2, futni informacionin e kontaktit për secilin person që dëshironi të shtoni në mjetin e bashkimit të postës.
Sigurohuni që informacioni i futur është i saktë para se të vazhdoni në hapin tjetër
Hapi 5. Ruani dokumentin
Për ta ruajtur atë:
- Windows - Kliko " Skedar ", zgjidhni" Ruaj si ", klikoni dy herë " Ky PC ”, Zgjidhni një vend për ruajtjen e skedarëve në anën e majtë të dritares, shkruani një emër dokumenti në fushën" Emri i skedarit "dhe klikoni" Ruaj ”.
- Mac - Kliko " Skedar ", zgjidhni" Ruaj si… ", Shkruani emrin e dokumentit në fushën" Ruaj si ", zgjidhni një vend ruajtjeje duke klikuar kutinë" Ku "dhe duke zgjedhur një dosje, pastaj klikoni" Ruaj ”.
- Mos harroni vendndodhjen për të ruajtur skedarin e zgjedhur. Atëherë do t'ju duhet të gjeni fletën e kontakteve Excel në atë vend.
Hapi 6. Mbyllni dritaren Excel
Klikoni butonin X ”Në këndin e sipërm të djathtë të dritares Excel (Windows) ose rrethin e kuq në këndin e sipërm të majtë të dritares (Mac). Tani mund të krijoni ose përdorni funksionin e bashkimit të postës në Microsoft Word.
Pjesa 2 nga 3: Importimi i kontakteve në Word
Hapi 1. Hapni Microsoft Word
Ikona e aplikacionit Microsoft Word duket si një "W" e bardhë në një sfond blu të errët. Ashtu si në Microsoft Excel, faqja "E Re" do të shfaqet pasi programi të jetë hapur.
Nëse tashmë keni një dokument Microsoft Word në të cilin dëshironi të shtoni kontakte nga Excel, do t'ju duhet të klikoni dy herë në dokument për ta hapur atë. Kaloni hapin tjetër nëse tashmë keni një dokument të personalizuar
Hapi 2. Klikoni Blank document
It'sshtë një kuti e bardhë në këndin e sipërm të majtë të faqes. Pas kësaj, do të shfaqet një dokument bosh i Microsoft Word.
Hapi 3. Klikoni butonin Postimet
Kjo skedë është në krye të dritares së Microsoft Word. Pas kësaj, shiriti i veglave do të shfaqet menjëherë nën rreshtin e skedave.
Hapi 4. Kliko Zgjidh Marrësit
It'sshtë në seksionin "Fillo bashkimin e postës" në shiritin e veglave " Postimet " Pas kësaj, do të shfaqet një menu zbritëse.
Hapi 5. Klikoni Përdorni një listë ekzistuese…
Ky opsion është në menunë zbritëse. Pas kësaj, do të hapet një dritare e re.
- Nëse dëshironi të përdorni kontakte nga Outlook, mund të zgjidhni opsionin " Zgjidhni nga Outlook Contacts ”Nga menyja zbritëse.
- Ju gjithashtu mund të shkruani një listë të përkohshme të informacionit të kontaktit në Word duke zgjedhur " Shkruani një listë të re " Ky funksion është i dobishëm kur ju duhet vetëm të krijoni disa informacione kontakti.
Hapi 6. Zgjidhni fletën e kontakteve të Microsoft Excel
Në anën e majtë të dritares, klikoni dosjen që përmban fletën e kontaktit Excel. Pas kësaj, klikoni në fletën Excel për ta zgjedhur atë.
Hapi 7. Kliko Open
Shtë në këndin e poshtëm të djathtë të dritares.
Hapi 8. Konfirmoni zgjedhjen tuaj
Klikoni emrin e fletës Excel në dritaren që shfaqet, pastaj klikoni Ne rregull ”E cila është nën dritare. Fleta juaj Excel do të zgjidhet si vendndodhja e burimit të kontaktit.
Sigurohuni që kutia e kontrollit "Rreshti i parë i të dhënave përmban tituj kolonash" në fund të dritares të jetë i kontrolluar
Pjesa 3 nga 3: Përdorimi i funksionit të bashkimit të postës
Hapi 1. Shkoni në vendin ose pikën ku dëshironi të futni informacionin e kontaktit
Gjeni vendin ku dëshironi të shtoni informacionin e kontaktit (p.sh. kokën e dokumentit) dhe klikoni mbi të për të vendosur kursorin.
Hapi 2. Klikoni Insert Merge Field
Ky opsion është në seksionin "Shkruaj & Fut Fushat" në skedën ". Postimet " Pas kësaj, do të shfaqet një menu zbritëse.
Ju mund të keni nevojë të klikoni në skedën " Postimet ”Edhe një herë para se të ndiqni këtë hap.
Hapi 3. Zgjidhni llojin e informacionit
Në menunë zbritëse, klikoni emrin e njërit prej titujve ose titujve të informacionit nga dokumenti Excel për ta futur atë në dokumentin Word.
Për shembull, nëse doni të shtoni etiketën e emrit të një kontakti, klikoni " Emri ”Në menunë zbritëse.
Hapi 4. Shtoni informacione të tjera nëse është e nevojshme
Ky informacion përfshin adresën, mbiemrin, numrin e telefonit të kontaktit, etj.
Hapi 5. Kliko Finish & Merge
Shtë në anën e djathtë të shiritit të veglave të skedave. Postimet Pas kësaj, do të shfaqet një menu zbritëse.
Hapi 6. Përcaktoni opsionet e bashkimit
Klikoni një nga opsionet e mëposhtme:
- “ Ndryshoni Dokumentet Individuale ” - Ky opsion do të hapë çdo dokument marrës në mënyrë që të mund ta rregulloni përsëri dokumentin.
- “ Shtypni Dokumente… ” - Ky opsion ju lejon të printoni një kopje të dokumentit për secilin person të listuar në fletën e kontaktit.
- “ Dërgo mesazhe me email… ”-Ky opsion ju lejon të dërgoni dokumentin si një e-mail. Adresa e emailit të kontaktit do të zgjidhet si adresa e postës elektronike të destinacionit.
Hapi 7. Ndiqni udhëzimet e treguara në ekran
Ju mund të keni forma shtesë për të rishikuar, në varësi të opsioneve të zgjedhura (p.sh. nëse zgjidhni " E-mail ", Duhet të futni një titull dhe të klikoni" Ne rregull "). Pas kësaj, procesi i bashkimit të postës ka përfunduar.
