Raportet e biznesit janë një nga mjetet më efektive të komunikimit në botën e sotme të biznesit. Përfitimet e raporteve të biznesit janë të shumta. Kompanitë ose individët mund të përdorin raportet e biznesit për të marrë vendime të rëndësishme. Nëse doni të shkruani një raport të mirë biznesi, mësoni se si dhe kuptoni qëllimin e shkrimit të një raporti.
Hapi
Pjesa 1 nga 2: Vendosni se çfarë lloj raporti biznesi doni të shkruani
Hapi 1. Përdorni raportet e biznesit për të përcjellë ide
Ky raport quhet "raport justifikues/rekomandues". Ju mund ta përdorni këtë raport për të ndarë idetë me menaxherin ose drejtorin tuaj. Zakonisht, do t'ju duhet të përgatitni një përmbledhje dhe trupin e raportit. Përmbledhja është një mjet për të përcjellë idetë. Trupi përmban informacion në lidhje me përfitimet, kostot, rreziqet dhe informacione të tjera që lidhen me idenë tuaj.
Për shembull, ju dëshironi të blini një printer për ndarjen tuaj. Për të bindur menaxherin se printeri është vërtet i nevojshëm, përgatitni një raport justifikimi/rekomandimi për paraqitjen zyrtare të një kërkese për blerjen e printerit tek menaxhmenti
Hapi 2. Paraqitni rreziqet që shoqërojnë mundësinë e biznesit
"Raportet hetimore" ndihmojnë vendimmarrësit të marrin në konsideratë rreziqet me të cilat duhet të përballen kur duan të ndërmarrin veprime të caktuara në mënyrë që menaxhmenti të jetë në gjendje të parashikojë ndikime të padëshiruara. Ky raport përbëhet nga një hyrje, një trup dhe një përfundim. Parathënia përmban informacione të rëndësishme në lidhje me çështjen nën hetim. Trupi përmban një shpjegim të fakteve dhe rezultateve të hetimit. Përfundimi përmban një përmbledhje të raportit.
Për shembull, kompania farmaceutike X dëshiron të punojë me kompaninë farmaceutike Y e cila po përballet me një problem. Kompania X nuk dëshiron të punojë me kompani që aktualisht janë ose kanë përjetuar probleme financiare. Prandaj, kompania X kërkon informacion të plotë për kompaninë Y dhe më pas përgatit një raport hetimor për të diskutuar të dhënat financiare të kompanisë Y me drejtorin e financave
Hapi 3. Paraqitni informacionin e pajtueshmërisë tek agjencitë qeveritare
Ky raport, i referuar zakonisht si një "raport pajtueshmërie", është i dobishëm në demonstrimin e llogaridhënies së korporatës duke u provuar agjencive qeveritare (qytet, krahinë, qendër, etj.) Që menaxhmenti po punon sipas ligjeve/rregulloreve në fuqi dhe menaxhon financat sipas procedurave Me Ky raport përbëhet nga një hyrje, një trup dhe një përfundim. Parathënia përmban një shpjegim të temave kryesore të përfshira në raport. Trungu përmban të dhëna, fakte dhe informacione të tjera që agjencitë qeveritare duhet të dinë. Përfundimi përmban një përmbledhje të raportit.
Për shembull, bordi i drejtorëve të një kompanie sigurimesh qeveritare duhet t'i paraqesë ministrit të financave që menaxhimi i kompanisë kryhet në përputhje me ligjet dhe rregulloret në fuqi në vitin 2019. Për këtë, bordi i drejtorëve përgatit një vjetor raporti i pajtueshmërisë për të paraqitur aktivitetet e kompanisë gjatë vitit 2019
Hapi 4. Paraqitni realizueshmërinë e idesë ose projektit të propozuar
Një raport që përmban një shpjegim për të përcaktuar nëse një ide pranohet apo refuzohet quhet "raport fizibiliteti". Ky raport përbëhet nga një përmbledhje dhe një trup. Përmbledhja përmban ide, ndërsa trupi përshkruan përfitimet, problemet e mundshme, kostot dhe çështje të tjera që lidhen me idenë e propozuar. Menaxhmenti mund të përdorë raportin e fizibilitetit për t'iu përgjigjur pyetjeve të mëposhtme:
- A mund të përfundojë ky projekt brenda buxhetit financiar?
- A është fitimprurës ky projekt?
- A mund të përfundojë ky projekt sipas një programi të paracaktuar?
Hapi 5. Paraqitni rezultatet e hulumtimit të marra përmes studimit
Një "raport kërkimor" paraqet rezultatet e një studimi të detajuar të një çështjeje ose problemi shumë specifik. Ky raport përbëhet nga një abstrakt (përmbledhje), parathënie, metoda të përdorura, rezultate kërkimore, përfundime dhe sugjerime. Kur bëni një raport, duhet të informoni rezultatet e studimeve që përdoren si referenca.
Për shembull, menaxhmenti dëshiron të kryejë një studim që përfshin të gjithë personelin për të vendosur nëse është apo jo e nevojshme të ndalohen punonjësit nga pirja e duhanit në mensën e kompanisë. Personi që kryen studimin do të shkruajë një raport mbi rezultatet e hulumtimit
Hapi 6. Ndihmoni kompaninë të përmirësojë politikat, produktet ose procedurat e saj përmes mbikëqyrjes së qëndrueshme
Pastaj, përgatitni një "raport periodik" që shkruhet çdo kohë të caktuar, për shembull javore, mujore, tremujore, etj. Ky raport paraqet nivelin e efikasitetit të kompanisë, fitimin/humbjen dhe të dhëna të tjera për një periudhë të caktuar.
Për shembull, një pronar farmacie do t'i kërkojë shitësit të tij të paraqesë një raport mujor të shitjeve çdo 3 të muajit pasardhës
Hapi 7. Siguroni një raport në rast të situatave të caktuara
Në kontrast me raportet periodike, "raportet e situatës" shkruhen për nevoja specifike, të tilla si thjesht dhënia e informacionit në takime ose raportimi i përpjekjeve për të përballuar fatkeqësitë natyrore. Ky raport përbëhet nga një hyrje, një trup dhe një përfundim. Hyrja përmban një shpjegim të ngjarjeve të raportuara dhe ofron një pasqyrë të shkurtër të çështjeve të diskutuara në trupin e raportit. Si përfundim, shpjegoni zgjidhjet që janë kryer dhe do të zbatohen.
Për shembull, guvernatori i kërkon kryebashkiakut të sigurojë një raport të situatës pasi një uragan të ndodhë në zonën nën përgjegjësinë e tij
Hapi 8. Paraqitni disa zgjidhje për të zgjidhur problemin
"Raporti standard" paraqet disa mundësi zgjidhjeje për marrjen e vendimeve. Sipas qëllimit të tij, autori rekomandon disa veprime që duhet të ndërmerren. Ky raport përbëhet nga një hyrje, një trup dhe një përfundim. Parathënia shpjegon qëllimin e shkrimit të raportit. Trupi shpreh situatën ose problemin në fjalë së bashku me disa opsione zgjidhjeje. Përfundimi përcjell zgjidhjen më të mirë.
Për shembull, një kompani automobilistike dëshiron të ndërtojë një fabrikë në Azi. Kur shkruani raportin standard, listoni një maksimum prej 3 vendeve sipas nevojave të kompanisë dhe propozoni vendndodhjen më të mirë në përfundim
Pjesa 2 nga 2: Shkrimi i një raporti biznesi
Hapi 1. Përcaktoni qëllimin e shkrimit dhe formatoni raportin
Pyesni veten pse doni të shkruani një raport biznesi. Zgjidhni llojin e raportit në listën e mësipërme sipas objektivave që duhen arritur.
- Cilado qoftë arsyeja, sigurohuni që të vendosni qëllime të shkurtra dhe të qarta. Lexuesit e raportit ngatërrohen nëse formulimi i objektivave është i gjatë, kështu që besueshmëria e raportit vihet në dyshim.
- Për shembull, departamenti juaj ka nevojë për fonde shtesë promovuese. Kur shkruani raportin, përqendrohuni në buxhetin aktual të buxhetit promovues dhe paraqitni një plan pune efektiv për të përfituar sa më shumë nga fondet shtesë.
Hapi 2. Merrni parasysh auditorin që do të lexojë raportin
Lexuesit e raportit mund të vijnë nga jashtë kompanisë (jo punonjës) ose nga brenda kompanisë. Kur shkruani një raport, merrni parasysh sa mirë lexuesi kupton ose ka informacion në lidhje me çështjen që po diskutohet. Gjithashtu, mendoni se sa i dobishëm do të jetë informacioni i paraqitur në raport për lexuesit.
- Kushdo që do të lexojë raportin, aspekti financiar është gjithmonë përparësia kryesore për menaxhmentin ose klientët.
- Për shembull, ju doni të zbatoni një program për ndarjen e punës në ndarjen tuaj. Për këtë, do t'ju duhet të shkruani një raport biznesi që do të lexohet nga drejtori i personelit, drejtori i operacioneve dhe shefi ekzekutiv. Merrni parasysh mundësinë që ata tashmë e dinë për programin, në mënyrë që të jepni informacionin përkatës në raport. Nëse menaxhmenti nuk ka diskutuar kurrë për një program për ndarjen e punës, raporti juaj është informues dhe i dobishëm. Nëse kompania e ka planifikuar tashmë këtë program, raporti juaj do të jetë joefektiv dhe më pak bindës.
Hapi 3. Përcaktoni atë që duhet mësuar
Hapi më i vështirë kur përgatitni një raport biznesi nuk është të shkruani. Nxjerrja e përfundimeve dhe mbledhja e të dhënave mbështetëse është më e vështira. Ju do të duhet të keni një gamë të gjerë aftësish, për shembull mbledhjen e të dhënave dhe analizimin e tregut. Çfarë duhet të dini ju dhe menaxhmenti në mënyrë që të jeni në gjendje të merrni vendime të informuara në lidhje me temat e përfshira në raportin tuaj?
Hapi 4. Mblidhni të dhëna përkatëse për të shkruar një raport
Sigurohuni që të dhënat mbështetëse që jepni janë rezultat i hulumtimit. Përndryshe, ju mund të humbni besueshmërinë. Mbledhja e të dhënave përcaktohet gjithashtu nga lloji i raportit që do të shkruhet. Sigurohuni që përdorni të dhëna që janë të sakta dhe të rëndësishme për qëllimin e shkrimit të raportit.
- Të dhënat nga burimet e brendshme zakonisht mblidhen më shpejt. Për shembull, të dhënat e shitjeve të produktit mund të kërkohen nga departamenti i shitjeve me telefon. Kështu, të dhënat merren menjëherë dhe përfshihen në raport.
- Të dhënat e jashtme mund të merren nga kompania. Nëse departamentet e tjera kanë mbledhur dhe analizuar të dhënat e konsumatorit, kërkoni atë në mënyrë që të mos keni nevojë të bëni kërkimin tuaj. Të dhënat e nevojshme duhet të përshtaten me fushën e biznesit, por shkrimtarët e raporteve të biznesit zakonisht nuk kanë nevojë të bëjnë kërkime së pari.
- Për shembull, nëse doni të shkruani një raport justifikues/rekomandues, bëni disa kërkime për të gjetur përfitimet e ideve të paraqitura dhe më pas përfshini rezultatet e hulumtimit në raport.
Hapi 5. Vendosni se si të strukturoni raportin para se të shkruani
Ky vendim ndikohet nga qëllimi i shkrimit të raportit. Për shembull, mënyra se si të përgatisni një raport pajtueshmërie dhe një raport fizibiliteti janë të ndryshme. Filloni të shkruani kur të kuptoni se si të përpiloni raportin.
- Renditni të dhënat mbështetëse në disa grupe. Raportet e biznesit zakonisht përmbajnë një mori të dhënash dhe informacionesh. Ndarja e të dhënave në grupe është çelësi për të shkruar me sukses një raport të mirë biznesi. Për shembull, paraqitni të dhënat e shitjeve veçmas nga të dhënat e klientit dhe përfshini një titull për secilën përmbledhje të të dhënave.
- Përpiloni raporte duke renditur të dhënat e përmbledhura sipas titullit për ta bërë më të lehtë leximin dhe kuptimin. Kështu, të dhënat e paraqitura mund të mbështesin qëllimin kryesor të shkrimit të raportit.
- Ndonjëherë, ju duhet të prisni që dikush tjetër të analizojë ose të japë të dhëna. Ndërsa prisni, mund të përpunoni grupin e plotë të të dhënave.
Hapi 6. Nxirrni përfundime dhe jepni sugjerime specifike
Sigurohuni që të nxirrni përfundime logjike duke përdorur të dhënat e përfshira në raport. Shpjegoni veprimet që duhet të ndërmerren bazuar në këto përfundime.
Çdo zgjidhje që propozoni duhet të pasohet nga veprime specifike, të matshme. Përshkruani çdo ndryshim në përshkrimin e punës, orarin ose ndarjen e fondeve të nevojshme për zbatimin e planit të ri të punës. Sigurohuni që sugjerimet tuaja mbështeten nga të dhëna që dëshmojnë se menaxhmenti është në gjendje të arrijë objektivat duke zbatuar zgjidhjet e paraqitura në raport
Hapi 7. Përgatitni një përmbledhje ekzekutive
Kjo përmbledhje do të jetë faqja e parë e raportit të biznesit, por është shkruar në fund. Përmbledhja ekzekutive është një mjet për të paraqitur rezultatet e studimit dhe përfundimet për të siguruar një paraqitje të shkurtër të përmbajtjes së raportit nëse dikush nuk ka kohë ta lexojë atë deri në fund. Si ilustrim, një përmbledhje ekzekutive është si një rimorkio filmi ose një abstrakt teze.
Ky raport quhet përmbledhje ekzekutive sepse drejtuesit e zënë mund ta lexojnë vetëm këtë përmbledhje. Përcillni informacione të rëndësishme eprorëve me 200-300 fjalë në formën e një përmbledhjeje ekzekutive. Ai mund të lexojë më tej nëse dëshiron të dijë detajet
Hapi 8. Përdorni infografikë për të përcjellë të dhëna specifike
Ndonjëherë, ju duhet të siguroni të dhëna sasiore duke përdorur grafikë ose tabela. Paraqitni të dhëna me ngjyra të ndryshme për t'i bërë ato më tërheqëse dhe më të lehta për t'u kuptuar. Përdorni pikat, numrat vijues ose tabelat për t'i bërë të dhënat më të lehta për t'u lexuar. Ky hap e bën paraqitjen e të dhënave të duket ndryshe për të treguar rëndësinë e tyre.
- Zakonisht, imazhet i bëjnë raportet e biznesit të duken më tërheqëse. Raportet duken monotone nëse përmbajnë vetëm tekst dhe numra. Paraqitni infografitë përkatëse dhe të dobishme, por mos e teproni.
- Shkruani informacionin në kuti në një faqe që është pothuajse tërësisht tekst, pa tabela ose numra. Faqet e tekstit të plotë kanë tendencë të jenë të mërzitshme. Një përmbledhje e informacionit të rëndësishëm mund të paraqitet në një kuti.
Hapi 9. Listoni burimet e informacionit
Në varësi të llojit të kërkimit që po bëni, mund t'ju duhet të listoni ofruesin e informacionit. Në një raport biznesi, një bibliografi ose faqe burimi synon t'i japë informacion lexuesit nëse ai dëshiron të kontrollojë ose të kërkojë të dhëna të tjera.
Përdorni formatin e duhur kur përfshini citimet në raporte sipas llojit të biznesit
Hapi 10. Kontrolloni raportin 2 herë
Ju nuk dukeni serioz kur raportoni ndonjë gabim drejtshkrimor ose gramatikor. Këto gabime vënë në dyshim besueshmërinë e studimit tuaj. Për më tepër, paraqitni informacion të qartë dhe të qartë.
- Për shembull, mos përdorni fjalë që janë të vështira për t'u kuptuar ose fjali që janë shumë të gjata.
- Shmangni shumëllojshmërinë e bisedave.
- Nëse lexuesi i raportit është në të njëjtin biznes, mund të përdorni zhargon ose terma teknikë, por mos e teproni.
- Zakonisht, raportet e biznesit shkruhen duke përdorur zërin pasiv. Ky raport është një shembull që tregon se shkrimi duke përdorur fjali pasive është më i mirë se fjalitë aktive.
- Kur kontrolloni raportet, gabimet mund të anashkalohen sepse keni shtypur vetë. Bëni një bashkëpunëtor mbështetës të lexojë raportin tuaj dhe më pas të kërkoni reagime. Muchshtë shumë më mirë të njohësh gabimet nga kolegët, sesa nga eprorët. Përfitoni nga kontributi i kolegëve për të përmirësuar raportet duke marrë parasysh sugjerimet.
Hapi 11. Krijoni një tabelë me përmbajtje
Shkruani një raport biznesi sipas formatit zyrtar duke krijuar një tabelë të përmbajtjes që është e dobishme si referencë kur kërkoni një faqe të caktuar. Përfshini numrat e faqeve të secilit seksion të raportit në tabelën e përmbajtjes, veçanërisht përmbledhjen ekzekutive dhe përfundimin.
Hapi 12. Koha për të lidhur raportin
Mënyra më e mirë për të përmirësuar një raport që ofron një përmbledhje të plotë të dobishme është ta lidhni atë sa më mirë që të jetë e mundur, për shembull duke përdorur tela spirale, lidhës ose mbulesa kartoni. Kështu, raporti duket i pastër dhe tërheqës në mënyrë që të tjerët të duan ta lexojnë deri në fund.
