Microsoft Excel ka veçori të ndryshme dhe njëra prej tyre po gjeneron raporte automatikisht. Ju mund të krijoni tabela ndërvepruese për të thjeshtuar procesin e futjes së të dhënave për të tjerët në librin e punës, duke automatizuar gjithashtu gjenerimin e raportit. Të dyja këto karakteristika kërkojnë njohuri të mjaftueshme të Visual Basic. Hapat për të kryer të dy detyrat janë përshkruar më poshtë.
Hapi
Metoda 1 nga 2: Krijimi i një tabele interaktive
Hapi 1. Përcaktoni paraqitjen e spreadsheet
Paraqitja e tabelës duhet të bëhet në mënyrë që të tjerët të gjejnë fushat e nevojshme për të futur të dhëna.
Paraqitjet e tabelave mund të vendosen horizontalisht ose vertikalisht. Shumica e përdoruesve e kanë më të lehtë të punojnë me një plan urbanistik vertikal, veçanërisht nëse tabela do të printohet
Hapi 2. Krijoni etiketa teksti për spreadsheet
Shkruani një etiketë në krye të secilës kolonë dhe në të majtë të secilës qelizë në kolonën që planifikoni të përdorni si hyrje të të dhënave.
Hapi 3. Shtypni tastet alt="Image" dhe F11 së bashku
Ky kombinim kyç do të hapë redaktorin Microsoft Visual Basic.
Hapi 4. Klikoni dy herë "Ky libër pune" në panelin "Project-VBA Project" në pjesën e sipërme të majtë
Një dritare për të shkruar kodin do të shfaqet në pjesën kryesore të redaktuesit.
Hapi 5. Zgjidhni "Procedura" nga menyja Insert
Do të shfaqet kutia e dialogut Shto procedurë.
Hapi 6. Shkruani emrin e procedurës në fushën Emri
Vendosni një emër kuptimplotë për procedurën, siç është "SumExpenses" nëse spreadsheet do të përdoret për të raportuar shpenzimet e udhëtimit. Klikoni OK për të mbyllur kutinë e dialogut.
- Emrat e procedurave nuk mund të përmbajnë hapësira, por mund të përdorin një nënvizim (_) për të zëvendësuar hapësirat.
- Pasi të mbyllet kutia e dialogut Shto Procedurë, do të shfaqet një rresht e etiketuar "Pub Sub" e ndjekur nga emri i procedurës. Nën atë rresht është një hapësirë dhe fjalët "End Sub".
Hapi 7. Futni kodin për secilën fushë hyrëse në spreadsheet
Ju do të shkruani dy rreshta të kodit për secilën hyrje.
- Rreshti i parë i kodit është në formën e "Gama (" emri i qelizës "). Zgjidh", "emri i qelizës" përfaqëson qelizën ku futet hyrja. Plotësoni emrin e qelizës që është menjëherë në të djathtë të etiketës së tekstit. Nëse etiketa e tekstit është në qelizën A2, fusha për hyrje është qeliza B2 (Range ("B2"). Zgjidhni). Thonjëzat para dhe pas emrit të qelizës janë ende të shkruara në këtë fazë, por nuk përfshihen më në deklaratën e plotë të kodit.
- Kodi në rreshtin e dytë është "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" përfaqëson tekstin që do të shfaqet për të njoftuar përdoruesin për llojin e të dhënave që do të futen në qelizën hyrëse. Për shembull, nëse qeliza hyrëse do të mbushet me shpenzime ushqimore, zëvendësoni "InputPrompt" me "Futni shpenzimet totale për ushqim, përfshirë këshilla". (Thonjëzat për tekstin udhëzues hyrës janë ende të përfshira, ndërsa thonjëzat para dhe pas komandës nuk kanë nevojë të shkruhen.)
Hapi 8. Fut kodin për secilën fushë llogaritëse
Përsëri dy linjat e përdorura janë të njëjta si më parë, por këtë herë ActiveCell. Value është një llogaritje e një funksioni numerik, për shembull SUM, ku funksioni InputBox funksion përdoret për të shfaqur udhëzimet hyrëse.
Hapi 9. Shtoni një linjë kodi për të ruajtur spreadsheet -in tuaj interaktiv
Formati është "ActiveWorkbook. SaveAs Filename: =" Filename.xls "." Filename "është emri i tabelës interaktive. (Thonjëzat para dhe pas" Filename.xls "mbeten të shkruara, ndërsa thonjëzat për të gjitha komandat janë nuk kërkohet.)
Nëse jeni duke përdorur Microsoft Excel version 2007 ose më vonë, përdorni ".xlsx" në vend të ".xls". Sidoqoftë, nëse ka përdorues interaktivë të tabelave me versionin Excel 2003 dhe më poshtë, ata nuk do të jenë në gjendje të përdorin spreadsheet-in pa një plug-in lexues
Hapi 10. Shtypni tastet alt="Image" dhe Q njëkohësisht
Redaktori i Visual Basic do të mbyllet.
Hapi 11. Shtypni tastet alt="Image" dhe F8 njëkohësisht
Do të shfaqet kutia e dialogut Makro.
Hapi 12. Klikoni emrin e procedurës në listën Macros
Nëse procedura e krijuar është e vetmja në listë, ajo do të zgjidhet automatikisht.
Hapi 13. Klikoni në butonin Options
Do t'ju kërkohet të futni një karakter të tastierës për ta përdorur si shkurtore me butonin Ctrl. Zgjidhni një shkronjë kuptimplotë që nuk është përdorur si një karakter shkurtues, siç është "e" për "hyrje".
Hapi 14. Klikoni "OK" për të mbyllur dialogun Macro Options
Tani mund të shpërndani spreadsheets ndërveprues tek përdoruesit. Pas hapjes së tij, përdoruesi mund të përdorë çelësat e shkurtoreve për të bërë shënime dhe të ndjekë udhëzimet që keni krijuar për të plotësuar të dhënat.
Metoda 2 nga 2: Automatizimi i Gjenerimit të Raportit
Hapi 1. Krijoni një raport në një Tabelë Pivot
Tabelat Pivot janë krijuar për të përmbledhur të dhënat në mënyrë që të mund të krahasoni numrat dhe të identifikoni tendencat. Tabela Pivot duhet të lidhet me të dhënat që janë në një nga përpunuesit e të dhënave ose të importuara nga një bazë të dhënash specifike.
Hapi 2. Shkruani një skript të Visual Basic për të hapur dhe mbyllur raportin
Skripti duhet të jetë në gjendje të kryejë funksione të ndryshme të listuara më poshtë. Çdo funksion do të përshkruhet i ndjekur nga kodi i dhënë në kllapa për ta zbatuar atë. Kur shkruani kodin aktual, shkruajeni atë në një bllok të vetëm, duke zëvendësuar emrin në shembullin tuaj dhe mos përfshini kllapa në fillim dhe në fund të mostrës së kodit.
- Hapni tabelën në modalitetin vetëm për lexim. [DIM XLAppSet XLApp = Krijo Objekt ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Ringarko të dhënat dhe ruaj raportin, në këtë shembull ato ruhen si PDF me titullin e datës. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Tani ()) &"-"& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Tani ()), 2) & "-" E drejta ("0" & DatePart ("d", Tani ()), 2) & ".pdf"] Nëse formati i dokumentit dalës është i ndryshëm, zëvendësoni formatin ".pdf" me shtrirja e duhur sipas dëshirës.
- Mbyllni spreadsheet -in pa e ruajtur atë, pastaj mbyllni Excel -in. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Përdorni ".xlsx" në vend të ".xls" në fund të tabelës nëse spreadsheet ruhet në Excel 2007 dhe një format të mëvonshëm të bazuar në XML.
Hapi 3. Shkruani një skenar grumbull për të filluar skriptin Visual Basic
Qëllimi i shkrimit të shkrimit është që skriptet e Visual Basic të mund të ekzekutohen automatikisht. Pa skenarë grumbull, skriptet VB duhet të ekzekutohen me dorë.
Skenari është shkruar në formatin e mëposhtëm, duke u zëvendësuar me emrin e dosjes dhe emrin e skedarit për emrin e dhënë në këtë shembull: [cscript /nologo / fileloc / script.vbs]
Hapi 4. Shkruani një skript grumbull për të siguruar që skedari dalës ekziston siç është krijuar
Skripti juaj duhet të kryejë funksionet e mëposhtme. Çdo funksion do të pasohet nga kodi i dhënë në kllapa për ta zbatuar atë. Kur shkruani kodin aktual, shkruajeni atë në një bllok të vetëm, duke zëvendësuar emrin në shembull me emrin që ju nevojitet dhe mos përfshini kllapa në fillim dhe në fund të kodit shembull.
- Kontrolloni nëse ka një skedar dalës. [Për /f "argumentet = 2-4 delimat = /" %% a in ('date /t') bëni set rreport = reportname _ %% c-%% a-%% b.pdf)] Nëse formati i skedarit dalës nuk është PDF, zëvendësoni ".pdf" me shtesën e duhur.
- Nëse skedari/raporti dalës ekziston, dërgojeni atë si një email personit që ka nevojë për të. [Nëse ekziston / pdfloc \%rreport%(sendmail -f dë[email protected] -t [email protected] -u Raporti i planifikuar -m Raporti %% raporti%është i bashkangjitur. -A / pdfloc \%rreport%-s yourerver: port -xu username -xp password)]
- Nëse skedari/raporti dalës nuk ekziston në vendndodhjen e specifikuar, krijoni një procedurë në mënyrë që t'ju dërgojë një mesazh që dërgesa dështoi. [Tjetër (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Raporti nuk u ekzekutua -m skedari % rreport % nuk ekziston në / pdfloc / -s e juaja server: port -xu username -xp password)]
Hapi 5. Sigurohuni që dosja "Desktop" të jetë në kompjuter
Ju duhet të verifikoni ekzistencën e dosjes Desktop për të dy sistemet 32-bit dhe 64-bit. Përndryshe, Excel dhe spreadsheet duhet të hapen me dorë.
- Vendndodhja e sistemit 32-bit: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- Vendndodhja e sistemit 64-bit: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
Hapi 6. Programoni detyrat për të ekzekutuar skriptet sipas nevojës
Skriptet në grup duhet të ekzekutohen në mënyrë të vazhdueshme dhe të vazhdueshme, edhe nëse askush nuk po përdor kompjuterin. Privilegjet duhet të vendosen në cilësimin më të lartë të mundshëm.
