Ju sapo jeni zgjedhur ose emëruar sekretar i komitetit në të cilin jeni anëtar. E sigurt! A dini si të krijoni, përgatitni dhe paraqisni procesverbalet? Pavarësisht nëse ndiqni "Rregullat e Rendit të Robertit" nga legjislatura ose merrni minuta në një mjedis më pak formal, këtu janë metoda të rëndësishme që duhen ndjekur.
Hapi
Pjesa 1 nga 4: Përgatitja fillestare
Hapi 1. Kuptoni politikat e takimit të organizatës suaj
Nëse sekretari pritet të marrë procesverbal zyrtar, pyesni nëse grupi ndjek Rregulloren e Robertit ose udhëzime të tjera. Në një mjedis më joformal, pyesni se çfarë duhet të përfshihet në procesverbal ose si do të përdoren ato.
- Si shënues, nuk keni nevojë të njiheni me të gjithë faqen e Rregullave të Rendit. Sidoqoftë, marrja e një kopje të librit (ose huazimi nga kryesuesi) mund të jetë i dobishëm për t'iu përgjigjur pyetjeve specifike.
- Kuptoni mirë rolin tuaj. Disa sekretarë që morën procesverbal nuk morën pjesë në takim, ndërsa të tjerët morën procesverbal dhe gjithashtu kontribuan në diskutim. Në të dy rastet, sekretari nuk duhet të jetë dikush që ka një rol tjetër parësor, siç është udhëheqësi i takimit ose lehtësuesi.
Hapi 2. Përgatitni shabllonin paraprakisht
Çdo procesverbal do të përmbajë të njëjtin informacion. Modelet krijojnë një format të qëndrueshëm për referencë të lehtë. Përfshini hapësira për informacionin e mëposhtëm.
- Emri i Organizatës.
- Lloji i takimit. A është ky një takim javor ose vjetor, një takim më i vogël i komitetit, apo një takim i mbajtur për një qëllim të veçantë?
- Data, koha dhe vendi. Bëni vend për fillimin dhe mbarimin e takimit (hapja dhe shpërbërja).
- Emri i kryesuesit ose kryesuesit të takimit dhe emri i sekretarit (ose pasardhësit të tyre).
- Lista e "pjesëmarrësve" dhe "falje për mungesën". Ky është një term i zbukuruar për listat e pjesëmarrjes. Vini re nëse është arritur kuorumi (numër i mjaftueshëm i njerëzve për votim).
- Lini vend për nënshkrimin tuaj. Si mbajtës i shënimeve, gjithmonë duhet të nënshkruani shënimet tuaja. Mund të kërkohen nënshkrime shtesë kur miratohen procesverbalet, sipas politikave të organizatës suaj.
- Një libër axhende, nëse është i disponueshëm. Nëse kryesuesi ose lehtësuesi i takimit nuk ju kërkon të hartoni një axhendë, ajo duhet të jetë në dispozicion sipas kërkesës. Të kesh një axhendë për referencë do të të ndihmojë të organizosh minutat e takimit.
Hapi 3. Merrni me vete fletoren ose laptopin tuaj
Sigurohuni që gjithçka që sillni është e rehatshme për ju. Nëse do të mbani shënime shpesh, mbani një fletore për këtë qëllim, ose krijoni një dosje në kompjuterin tuaj.
- Nëse merrni procesverbal për një takim të mëparshëm që nuk është miratuar, merrni ato me vete.
- Ndërsa një regjistrues audio mund t'ju ndihmojë të transkriptoni minutat më vonë, ato nuk janë zëvendësuese për minuta. Nëse jeni duke regjistruar një takim, sigurohuni që të gjithë të pranishmit të jenë dakord dhe mos i dorëzoni tundimit për të bërë një transkriptim fjalë për fjalë.
- Mësimi i stenografisë do të përshpejtojë marrjen e shënimeve, por nuk keni nevojë të shkruani çdo fjalë për të mbajtur shënime. Në fakt, ju duhet ta shmangni atë.
- Nëse ju kërkohet të mbani procesverbal publikisht në një takim, përdorni një OHP ose tabelë prezantimi. Sigurohuni që të mund të mbani shënime më pas në shtëpi pa e zbehur bojën, në mënyrë që të përdorni shtypjen stenografike për të shtypur shënimet tuaja.
Pjesa 2 nga 4: Bërja e Procesverbalit të Takimit
Hapi 1. Ndani listën e pjesëmarrjes
Sapo të gjithë janë të pranishëm, shpërndani një copë letër (më shumë për takime më të mëdha) me hapësirë të mjaftueshme që njerëzit të shkruajnë emrat dhe informacionin e tyre të kontaktit. Ju mund ta përdorni këtë letër pas takimit për të plotësuar pjesën e listës së pjesëmarrësve në shabllonin tuaj, ose ngjiteni këtë listë në procesverbalin tuaj të përfunduar.
Nëse nuk jeni të njohur me numrin e madh të njerëzve të pranishëm, skiconi një tabelë ulësesh dhe plotësojeni kur i kërkoni të gjithëve të prezantohen. Bëni gati këtë fletë grafiku ndërsa shkruani procesverbalin tuaj në mënyrë që të mund t'i emërtoni njerëzit me emra kur është e mundur (siç diskutohet më poshtë)
Hapi 2. Plotësoni sa më shumë që të jetë e mundur në modelet në dispozicion
Ndërsa prisni që takimi të fillojë, shënoni emrin e organizatës, datën dhe vendin e takimit dhe llojin e takimit (takimi javor i bordit, takimi i komisionit special, etj.). Kur fillon takimi, shënoni kohën e fillimit.
- Nëse nuk keni një model, vini re këtë informacion në krye të shënimit tuaj.
- Nëse takimi po mbahet për një qëllim ose ngjarje të veçantë, ruani njoftimet e dërguara për t'i njoftuar anëtarët. Ju do të duhet ta ngjisni në shënim pasi të jetë kopjuar.
Hapi 3. Regjistroni rezultatet e lëvizjes së parë
Shumica e takimeve formale do të fillojnë me një mocion për të miratuar një axhendë, kështu që ky hap do të përdoret si shembull. Nëse takimi fillon me një lëvizje tjetër, sigurohuni që të regjistroni të gjithë informacionin përkatës:
- Formulimi i duhur për fillimin e mocionit është "Unë bëj një propozim". Kjo është në përgjithësi për fjali të tilla si "Unë propozoj miratimin e kësaj axhende".
- Emri i propozuesit (personi që parashtron mocionin).
- Rezultatet e votimit. Nëse votimi është i suksesshëm, shkruani "mocioni i pranuar". Nëse dështon, shkruani "mocioni u refuzua".
- Ju mund të bëni një lëvizje të gjatë të paraqitur me shkrim nëse nuk mund ta regjistroni me saktësi. Nëse kjo përsëritet, pyesni në margjinat e takimit nëse paraqitja e mocioneve në këtë punim mund të bëhet politikë zyrtare për mocionet me një numër të caktuar fjalësh.
- Nëse hartoni rendin e ditës, mund të jeni propozuesi i këtij mocioni si dhe sekretari i procesverbalit. Mund të bëhet; për sa kohë që qëndroni objektiv nuk duhet të ketë asnjë problem të regjistroni marifetet tuaja.
Hapi 4. Regjistroni lëvizje të tjera gjatë takimit
Dëgjoni me vëmendje të gjithë diskutimin, por (nëse nuk udhëzohet ndryshe!) Mos e regjistroni. Kur bëhet një lëvizje e re, regjistroni informacionin përkatës.
- Mbani mend, çdo mocion duhet të përfshijë formulimin e saktë të mocionit, emrin e propozuesit dhe rezultatin e votimit.
- Disa mocione kërkojnë përkrahës të propozimeve para se të shkojnë në votim. Nëse dikush thotë "Unë e mbështes këtë lëvizje" ose fjalë të ngjashme, vini re emrin e atij personi si mbështetës.
- Nëse nuk e dini emrin e propozuesit ose keni nevojë të përsërisni mocionin, ndërpriteni takimin me edukatë. Regjistrimi i saktë i informacionit është i rëndësishëm për të justifikuar ndërprerjet e vogla.
- Nëse një lëvizje korrigjohet, thjesht ndryshoni formulimin e lëvizjes në shënimet tuaja. Nëse ndryshimi nuk është i diskutueshëm dhe ndez një diskutim të gjatë, nuk ka nevojë të theksohet se ndryshimi ndodhi në takim.
Hapi 5. Dëgjoni raportin dhe merrni një kopje të raportit
Sa herë që një raport, buletin lajmesh ose artikuj të ngjashëm lexohen me zë të lartë, shënoni titullin e raportit dhe personin që e ka lexuar atë (ose emrin e nënkomitetit që e ka hartuar atë). Nëse një lëvizje është e bashkangjitur, regjistrojeni atë si çdo lëvizje tjetër.
- Mostshtë më praktike të marrësh një kopje të raportit në fund të takimit. Bëni një shënim për të kërkuar një kopje nga lexuesi ose udhëheqësi i takimit (kryetari ose presidenti) pas takimit. Do t'i bashkëngjitni një kopje të secilit raport deri në minutat e kopjuara më parë.
- Nëse një kopje nuk është e disponueshme, shënoni se ku ruhet origjinali. Ju mund të keni nevojë të kërkoni këtë informacion pas takimit.
- Nëse anëtarët po bëjnë një raport me gojë (dhe nuk lexojnë nga një dokument), shkruani një përmbledhje të shkurtër dhe objektive të raportit. Mos përfshini fjalë për fjalë detaje të veçanta ose citime të folësve.
Hapi 6. Regjistroni veprimet e marra ose të dhëna
Kjo përfshin "kontrollimin" ndaj detyrave në takimet e kaluara, si dhe veprimet e reja. A është caktuar dikush për të shkruar një letër? Shkruani emrat dhe udhëzimet e tyre.
- Në varësi të asaj se sa zyrtare është takimi juaj, shumë nga këto veprime bien në kategorinë e "lëvizjeve". Për takime më pak formale, mund t'ju duhet të mbani një sy në vendimet që nuk janë shumë të qarta.
- Përfshini një lëvizje të shkurtër të arsyeve pas një vendimi nëse ka.
Hapi 7. Regjistroni të gjitha pikat e udhëzimit dhe vendimit
Sa herë që një kundërshtim futet në procedurë, regjistroni kundërshtimin dhe bazën e tij, si dhe vendimin e plotë të dhënë nga kryesuesi.
Sigurohuni që të përfshini referenca në Rregullat e Rendit të Robertit, rregullat e brendshme organizative ose protokollet e kompanisë
Hapi 8. Vetëm kur ju kërkohet, regjistroni një përmbledhje të diskutimit
Zyrtarisht, procesverbalet janë një regjistrim i asaj që është "bërë", jo asaj që është thënë ". Megjithatë, përmbushni të gjitha kërkesat specifike të organizatës që ju janë bërë.
- Kur regjistroni diskutime, jini sa më objektiv që të jetë e mundur. Përfshini pika konkrete, jo opinione dhe minimizoni përdorimin e mbiemrave dhe ndajfoljeve. Shkrimi i thatë, faktik dhe i mërzitshëm është qëllimi juaj!
- Mos i përmendni njerëzit me emër në përmbledhjen e diskutimit. Kjo është veçanërisht e rëndësishme në argumentet e nxehta që mund të shkaktojnë probleme.
Hapi 9. Mbylle në fund të takimit
Regjistroni kohën kur takimi u pushua. Mos harroni të kërkoni një kopje të raportit ose t'i kujtoni dikujt që t'jua dërgojë atë.
Skanoni shënimet tuaja për të parë nëse keni humbur ndonjë gjë ose nëse keni nevojë për sqarime. Nëse keni nevojë t'i bëni dikujt një pyetje, bëjeni tani para se të largohet
Pjesa 3 nga 4: Kopjimi i Procesverbalit
Hapi 1. Filloni këtë proces sa më shpejt të jetë e mundur
Bestshtë mirë të kopjoni procesverbalin zyrtar menjëherë pas takimit, ndërsa ngjarjet janë ende të freskëta në kujtesën tuaj.
Hapi 2. Përdorni një kompjuter për të shkruar procesverbalin tuaj të takimit
Me siguri e keni bërë këtë nëse përdorni laptopin tuaj në një takim. Ruani shënimet tuaja dhe krijoni një dokument të ri për minutat në mënyrë që të mund të krahasoni shënimet dhe shënimet tuaja krah për krah.
Hapi 3. Formatoni shënimet tuaja në paragrafë të pastër
Çdo lëvizje, vendim ose pikë udhëzimi e re duhet të përfshihet në një paragraf të veçantë. Kur krijoni formatin, kontrolloni që:
- Përdorni drejtshkrimin dhe gramatikën e duhur. Përdorni një kontrollues drejtshkrimor nëse është e nevojshme.
- Përdorni të njëjtën formë të gjuhës gjatë gjithë raportit. Përdorni kohën e kaluar ose kohën e tashme, por kurrë mos i ndryshoni ato në të njëjtin dokument.
- Shkruani sa më objektivisht të jetë e mundur. Mendimi juaj nuk duhet të nxirret nga procesverbali. Po përpiqeni të krijoni një rekord objektiv që të gjithë ta përdorin.
- Përdorni një gjuhë të thjeshtë dhe të përcaktuar. Gjuha e paqartë duhet të zëvendësohet me fjalë të caktuara. Përshkrimi i luleve duhet të hiqet krejt.
- Thjesht listoni veprimet e marra, jo diskutimet. Nëse nuk ju kërkohet të regjistroni një diskutim, duhet të përqendroheni në çfarë bërë, jo çfarë tha.
- Siguroni numrat e faqeve për referencë të lehtë.
Hapi 4. Ndani procesverbalin tuaj me anëtarët
Dërgoni një kopje secilit anëtar duke përdorur informacionin e kontaktit në listën e pjesëmarrjes. Nëse nuk keni informacionin e tyre të kontaktit, udhëheqësi i takimit duhet të jetë në gjendje t'i kontaktojë ata.
Hapi 5. Sillni procesverbalin tuaj për miratim
Mund t’ju kërkohet të lexoni procesverbalin me zë në takimin tjetër dhe t’i paraqisni për miratim. Nëse lëvizja është e suksesshme, shënoni që procesverbali është pranuar.
- Nëse procesverbali është i justifikuar para se të pranohet, regjistroni ndryshimet në dokument dhe tregoni në fund se procesverbali është korrigjuar. Mos e përshkruani korrigjimin në mënyrë specifike.
- Nëse bëhet një mocion për të korrigjuar procesverbalin pasi ato janë marrë, përfshini formulimin e saktë të mocionit në procesverbalin përkatës dhe nëse mocioni është miratuar apo jo.
Pjesa 4 nga 4: Përdorimi i modeleve të procesverbalit të takimit
Hapi 1. Vizitoni sitin e grumbullimit të modelit të takimit
Ky model i gatshëm do t'ju ndihmojë të kurseni kohë duke përgatitur minutat e takimit duke parandaluar gabimet në marrjen e shënimeve.
Hapi 2. Merrni pak kohë për të eksploruar këto vende
Përdorni funksionin e kërkimit dhe eksploroni opsionet e disponueshme për të gjetur më të mirën për ju.
Nëse keni nevojë për një shabllon të veçantë, të përgjithshëm ose standard për shembull, shfletoni sitin për të gjetur atë që i përshtatet nevojave tuaja specifike, pastaj shkarkojeni duke klikuar butonin "shkarkoni" ose "përdorni shabllonin". Sigurohuni që ta mbani diku të lehtë për tu gjetur në mënyrë që të mos e humbni
Hapi 3. Hapni skedarin e modelit
Pasi të shkarkohet, hapni skedarin zip dhe më pas hapeni me Microsoft Word ose Excel. Për të marrë modelin me cilësi më të lartë dhe për ta bërë më të lehtë përdorimin, përdorni versionin më të fundit të fjalës Microsoft. Përdorimi i versionit të fundit do ta bëjë punën tuaj më të thjeshtë ndërsa ju lejon të përdorni veçori të reja.
Hapi 4. Shtoni logon e kompanisë dhe shenjën e të drejtës së autorit në kokën e modelit
Hiqni logon e mostrës, por sigurohuni që të lexoni kushtet e përdorimit të faqes burimore të shabllonit. Ju nuk doni të përballeni me probleme ligjore të panevojshme, apo jo?
Hapi 5. Ndryshoni titullin
Në pjesën e titullit, nënvizoni fjalën "Takim/Grup" dhe më pas shkruani një titull për procesverbalin tuaj të takimit.
Hapi 6. Ndryshoni temën (sipas dëshirës)
Për t'i bërë minutat e takimeve më të bukura dhe më profesionale, merrni parasysh ndryshimin e ngjyrave ose zgjedhjen e një teme të paracaktuar. Truku është i thjeshtë, kërkoni për "Paraqitjen e faqeve", pastaj hapni seksionin "Ngjyrat dhe Temat". Në këtë pjesë, mund të vendosni pamjen e shabllonit. Ju madje mund të personalizoni ngjyrën që të përputhet me ngjyrën e logos së kompanisë.
Hapi 7. Emërtoni pjesët e shabllonit
Duhet të ketë disa seksione në shabllon. Ju mund të keni nevojë për më shumë, ose më pak, ose thjesht nuk ju pëlqen vërtet emri. Ju mund ta ndryshoni atë për t'iu përshtatur nevojave tuaja specifike të takimit.
Hapi 8. Ruajeni këtë shabllon në laptopin tuaj në mënyrë që ta merrni me vete për të marrë minuta takimi
Nëse jeni ende duke përdorur Microsoft Office, kjo punë do të jetë e lehtë dhe e shpejtë për tu bërë. Ju gjithashtu duhet të jeni në gjendje të merrni pjesë në takime më rregullisht dhe më saktë se më parë. Përndryshe, ju gjithashtu mund të printoni një shabllon dhe të shkruani minutat me dorë. Sidoqoftë, sigurohuni që t'i bëni pjesët mjaft të gjera në mënyrë që të përfshini sa më shumë informacion që është e nevojshme.
Hapi 9. Kontrolloni modelin tuaj
E sigurt! Keni përfunduar krijimin e modelit të procesverbalit të takimit. Produktiviteti juaj dhe saktësia e punës gjatë takimeve duhet të përmirësohen ndjeshëm tani që keni një model udhëzues për organizimin e shënimeve të takimeve. Ashtu si çdo punë tjetër, lexoni detajet në shabllon për të parë nëse diçka mungon ose nuk është e qartë. Pasi të jeni siguruar që gjithçka është e saktë, ky model mund të përdoret dhe do të përgatiteni më mirë për takimin tuaj të ardhshëm.
Këshilla
- Shkruani procesverbalin tuaj sapo të përfundojë takimi. Shtë më mirë ta bëni këtë ndërsa ngjarjet janë ende të freskëta në kujtesën tuaj. Importantshtë e rëndësishme që pjesëmarrësit të marrin një kopje të artikullit të veprimit sa më shpejt të jetë e mundur pas takimit.
- Uluni sa më afër drejtuesit të takimit. Kjo do t'ju lejojë të dëgjoni gjithçka dhe të kërkoni sqarime pa pasur nevojë të ngrini zërin.
- Kërkojuni njerëzve të regjistrojnë lëvizjet e tyre në mënyrë që të mos keni nevojë të regjistroni në vend.
- Mbajini procesverbalet në një skedar të sigurt.
Mos kini frikë të ndërprisni dhe kërkoni sqarime në çdo kohë.
- Shënimet janë shumë të rëndësishme. Këto regjistra mbahen dhe mund të përdoren për referencë në të ardhmen. Kur bëhet fjalë për çështje ligjore, për shembull, reputacioni i dikujt mund të varet nga minutat tuaja.
- Lexoni pjesët në Rregulloren e Robertit, veçanërisht pjesën mbi profesionin e sekretarisë.
- Shkruani gjërat e rëndësishme kur flasin. Nëse e njëjta temë është ngritur dy herë, mos i gruponi ato së bashku.
Paralajmërim
- Mos përfshini shumë detaje në procesverbal. Edhe nëse ju kërkohet të regjistroni një diskutim, mbajeni atë sa më të shkurtër dhe të drejtpërdrejtë. Kufizoni veten në regjistrimin e pikave të rëndësishme të bëra ose do të tronditeni duke mbushur procesverbalin me detaje të panevojshme.
- Interpretimet dhe ndjenjat personale të mbajtësit të shënimeve nuk duhet të përfshihen në shënime.
- Nëse një pjesë e takimit bie në kategorinë e konfidencialitetit avokat-klient, mos regjistroni atë pjesë. Vini re se "Këshilltari informon se ky diskutim përfshin konfidencialitetin avokat-klient. Ky diskutim nuk regjistrohet."
- Nëse ju kërkohet të regjistroni diskutime konfidenciale, si mes avokatëve dhe klientëve, bëni procesverbalet "e ndryshme" dhe mbajini ato të ndara nga procesverbalet e rregullta. Shënoni si konfidenciale dhe bëni të qartë se kush ka qasje në dokument.
