Për shkak se shpesh përdoret për qëllime personale dhe joformale, të shkruash një email zyrtar mund të jetë e frikshme. Sidoqoftë, nëse duhet të shkruani një email zyrtar për një mësues, shef, partner biznesi, agjenci qeveritare ose person tjetër që ka nevojë për formalitet, thjesht ndiqni këto udhëzime të thjeshta. Shprehni shkurtimisht dhe qartë pikën tuaj dhe ndiqni rregullat e shkrimit, stilit dhe formatit të letrës zyrtare. Së fundi, kontrolloni dhe korrigjoni emailin tuaj para se ta dërgoni.
Hapi
Metoda 1 nga 3: Formatimi i postës elektronike
Hapi 1. Përdorni një adresë emaili profesionale
Në mënyrë ideale, adresa e postës elektronike është një ndryshim i emrit tuaj të vërtetë, jo një emër përdoruesi ose pseudonimi. Përdorni pika, pika ose nënvizime, pa numra ose shkronja të tjera, nëse është e mundur.
Për shembull [email protected] do të dukej joprofesionale. Ndërkohë, [email protected] do të ishte më e përshtatshme për t'u përdorur
Hapi 2. Përdorni një font profesional
Shumica e shërbimeve të postës elektronike sot ju lejojnë të shkruani me një larmi fontesh dhe tekstesh. Sidoqoftë, për emailet zyrtare, është më mirë t'i përmbaheni shkronjave zyrtare si Times New Roman dhe Arial. Shmangni shkronjat dekorative si Comic Sans ose Old English. Përveç:
- Shkruani emailin tuaj me një font të lexueshëm, siç është madhësia 12.
- Shmangni shkrimet e veçanta të tilla si shkronja të pjerrëta, shkronja të theksuara ose shumëngjyrëshe, përveç nëse i përshtatet përmbajtjes dhe qëllimit të postës elektronike.
- Mos e shkruani email -in tërësisht me shkronja të mëdha. Të shkruarit kështu do t’ju bëjë të dukeni sikur i bërtisni marrësit.
Hapi 3. Jepini email -it një titull (subjekt) të shkurtër dhe të saktë
Përdorni disa fjalë kyçe që lidhen me përmbajtjen e emailit në titull. Kjo do të ndihmojë në parandalimin e marrësit nga injorimi i emailit tuaj. Email -et e dërguara pa titull ose duke përdorur një titull të errët do të duken të parëndësishme për marrësin.
- Titujt e postës elektronike si "Pyetje të Shpejta", "Kontaktimi me Ju" ose "Çështje të Rëndësishme" do të duken të panjohura për marrësin.
- Ndërkohë, titulli i emailit "Orari, Lista e Vizitorëve, Ftesa për Drekë dhe Përmbledhja e Takimit për 12 Mars" do të dukej shumë e gjatë dhe do të përmbante tema të shumta në të njëjtën kohë.
- Nga ana tjetër, titulli i emailit "Takimi në lidhje me dëmtimin e shkallëve lëvizëse më 12 mars" është mjaft i shkurtër dhe i qartë. Ky titull mund t'i japë marrësit një përmbledhje të temës kryesore, si dhe një datë të qartë.
Metoda 2 nga 3: Shkrimi i Përmbajtjes
Hapi 1. Përdorni një përshëndetje të përshtatshme
Filloni gjithmonë një email zyrtar me një përshëndetje. Ju mund të shkruani emrin e marrësit direkt (nëse e dini). Plotësoni emrin e marrësit me titullin ose titullin e tij (Z., Znj., Dr., etj.). Ju gjithashtu mund të shkruani "I dashur" para emrit dhe titullit të marrësit nëse preferoni.
- Nëse nuk e dini emrin e marrësit të emailit, thjesht shkruani "Dear Sir/Madam", ose "Për palët e interesuara".
- Mos përdorni "Përshëndetje" ose "Përshëndetje" ose përshëndetje të tjera joformale.
Hapi 2. Prezantoni veten në paragrafin e parë (nëse është e nevojshme)
Nëse i shkruani dikujt që nuk e keni kontaktuar kurrë më parë, të tillë si një klient i ri, menaxher i burimeve njerëzore ose zyrtar qeveritar, prezantojeni veten dhe shpjegoni pse po dërgoni email. Shkruani këtë në fjalinë e parë ose të dytë të emailit tuaj.
Për shembull, kur dërgoni me email një aplikim për punë, mund të shkruani: "Emri im është Maria Isabella. Unë ju kontaktova për të aplikuar për një punë si asistente administrative e shpallur në faqen e internetit JobXYZ.com."
Hapi 3. Përparësoni informacionin më të rëndësishëm
Pasi të prezantoheni dhe të deklaroni qëllimin tuaj kryesor për dërgimin e emailit, mund të vazhdoni me trupin e emailit. Listoni informacionin më të rëndësishëm në krye. Në atë mënyrë, ju do të vlerësoni më shumë kohën e marrësit dhe do ta bëni qëllimin e emailit më të qartë.
Kur i shkruani një email një zyrtari qeveritar, për shembull, mund të filloni me: "Emri im është Maria Isabella. E mora adresën tuaj të emailit nga faqja zyrtare e Gjykatës së Qytetit Salatiga. Po ju dërgoj këtë letër për të shprehur kundërshtimin tim ndaj biletën e kam marrë më 29 shkurt 2015.”
Hapi 4. Shkoni në pikën e shkronjës drejtpërdrejt
Në një letër zyrtare, ju mund të shprehni pikën tuaj drejtpërdrejt. Bisedat e vogla vetëm do ta bëjnë lexuesin të hutuar dhe të vështirë për të kuptuar se çfarë keni nevojë ose keni nevojë prej tyre.
- Për shembull, kur i shkruani një letër një profesori në kampus, nuk keni nevojë të shkoni rrotull e të shkruani gjëra të tilla si: "Unë jam Maria Isabella. A më njeh mua? Kimia 221 është kursi im i preferuar tani sepse materialet mësimore janë të organizuara shumë mirë. Pra, unë gjithmonë mund të ndjek dhe të di se çfarë do të testohet. Në lidhje me provimin, më kujtohet provimi i ardhshëm."
- Nga ana tjetër, të shkruash një email si ky mund ta bëjë më të qartë, "Unë jam Maria Isabella. Unë jam një studente që marr Kiminë 221, dhe doja t'ju tregoja për një përplasje të mundshme të orareve të provimeve."
Hapi 5. Shkruani një email të shkurtër
Ndërsa nuk ka një kufi specifik të gjatësisë, është një ide e mirë të bëni një email po aq sa një laptop ose ekran kompjuteri.
Nëse emaili juaj është mjaft i gjatë, ndani atë në disa paragrafë të shkurtër. Lini një vijë të zbrazët midis secilit paragraf në vend që ta shkruani atë të prerë
Hapi 6. Përdorni gjuhën zyrtare
Meqenëse emailet zyrtarë janë bërë për qëllime profesionale, duhet të bëni një përshtypje të mirë. Përdorni fjali të plota dhe fraza të sjellshme. Shmangni sa vijon:
- Zhargon
- Shkurtesat e panevojshme
- Përdorimi i emoticons dhe emoji
- Fjalë pa respekt
- Shaka
Hapi 7. Përdorni një përshëndetje të përshtatshme mbyllëse
Ashtu si hapja e përshëndetjeve, ka disa mundësi për mbylljen e përshëndetjeve që mund të përdoren në letra zyrtare. Sigurohuni që të përfshini emrin dhe titullin tuaj të plotë, si dhe çdo titull tjetër (nëse ka). Shembuj të përshëndetjeve përfundimtare që mund të përdoren përfshijnë:
- "Përshëndetje të mira",
- "Juaji me besnikëri,"
- "Faleminderit,"
- "Përshëndetje",
- "Studenti juaj,"
Metoda 3 nga 3: Përgatitja për të dërguar letra
Hapi 1. Përfshini bashkëngjitjet e kërkuara
Nëse duhet të përfshini një shtojcë, sigurohuni që ta përfshini në trupin e emailit në mënyrë që njerëzit që e lexojnë ta shohin atë. Mundohuni të kufizoni numrin e bashkëngjitjeve dhe madhësive të skedarëve dhe përdorni lloje të zakonshme dhe të përdorura gjerësisht të skedarëve.
Për shembull, përfshini një njoftim të tillë si "Unë jam duke bashkangjitur një kopje PDF të curriculum vitae dhe portofolit tim."
Hapi 2. Përmirësoni përmbajtjen, drejtshkrimin dhe gramatikën e emailit
Mos u mbështetni vetëm në shërbimet e postës elektronike për të zbuluar gabimet tuaja drejtshkrimore dhe gramatikore. Lexoni emailin tuaj me zë të lartë ose kërkoni që dikush ta kontrollojë dhe ta rregullojë atë. Në atë mënyrë, ju mund të gjeni lehtësisht gabime drejtshkrimore dhe fjali të paqarta.
Hapi 3. Sigurohuni që emaili juaj të mos përmbajë ndonjë informacion të ndjeshëm
Gjithmonë mbani mend se emaili nuk është një mënyrë e sigurt komunikimi. Mbani në mend se serverët e postës elektronike mund të hakohen, ose marrësi mund të ndajë me dashje ose pa dashje informacionin që ju nuk dëshironi të zbuloni.
