Nga natyra e tyre, emaili nuk është aq formal sa një letër e shkruar. Sidoqoftë, ka raste kur duhet të përdorni një ton më formal kur shkruani email. Konsideroni se kush është marrësi, pastaj zgjidhni përshëndetjen e duhur. Pas kësaj, mund të mendoni për një format përshëndetës dhe të shkruani një fjali hapëse.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Duke marrë parasysh Marrësit
Hapi 1. Vendosni sa formal duhet të jeni
Edhe nëse shkruani një email "formal", niveli i formalitetit varet nga personi që e merr atë. Për shembull, niveli i formalitetit të një emaili për një pedagog nuk është i njëjtë me një email për një aplikim për punë.
Në kontaktin e parë, për të qenë të sigurt, përdorni një ton më formal
Hapi 2. Gjeni emrin e marrësit
Bëni disa kërkime për të gjetur marrës që nuk i njihni. Njohja e emrit do ta bëjë përshëndetjen më personale edhe nëse përdorni një teknikë zyrtare.
Hapi 3. Ndiqni shembullin e marrësit
Nëse marrësi ju dërgon me email së pari, mund të kopjoni përshëndetjen që ai përdor. Për shembull, nëse ai përdor "Hi" dhe emrin tuaj të parë, ju mund të përgjigjeni në të njëjtin stil, duke përdorur "Hi" dhe emrin e tij të parë.
Pjesa 2 nga 3: Zgjedhja e Përshëndetjeve
Hapi 1. Përdorni "I dashur"
Përshëndetje "I dashur". (e ndjekur nga emri i marrësit) përdoret shumë shpesh për ndonjë arsye. Ky përshëndetje është formal pa qenë mbingarkues, dhe aq i njohur sa nuk merr shumë vëmendje, dhe kjo është mirë. Ju nuk doni një përshëndetje që bie në sy sepse është e papërshtatshme.
Hapi 2. Provoni "Sinqerisht" nëse nuk e dini emrin e marrësit
Ky përshëndetje përdoret relativisht formal në email -et e biznesit, veçanërisht nëse nuk e dini emrin e marrësit. Sidoqoftë, është një ide e mirë që së pari të kërkoni emrin nëse është e mundur.
Ju gjithashtu mund të përdorni "Për kë mund të shqetësohet" nëse emaili është shumë formal dhe nuk e dini emrin e marrësit. Sidoqoftë, ky përshëndetje ndonjëherë i fyen njerëzit sepse nuk është personal
Hapi 3. Merrni parasysh "Përshëndetje" ose "Përshëndetje" në një email më pak formal
Emailet kanë tendencë të duken më pak formale sesa letrat në përgjithësi. Pra, mund të përdorni një përshëndetje si "Përshëndetje" në një email mjaft formal. Për shembull, nëse i shkruani një email një pedagogu, veçanërisht atij që e njihni, është akoma e përshtatshme të thoni përshëndetje.
Hapi 4. Mos përdorni "Hej"
Ndërsa "Hi" është i pranueshëm në emailet gjysmë zyrtarë, "Hey" është një histori tjetër. Ky përshëndetje është shumë rastësor, madje edhe në fjalimin e drejtpërdrejtë. Kështu që ju duhet ta shmangni atë. Edhe nëse e njihni mirë shefin tuaj, shmangni përdorimin e "Hey" në emailet që i drejtohen atij ose asaj.
Hapi 5. Përdorni titullin në vend të emrit nëse është e nevojshme
Ndonjëherë, kur i shkruani një email dikujt, ju e dini vetëm pozicionin e tij në kompani ose organizatë. Në këtë rast, thjesht përdorni titullin në vend të emrit, të tillë si "I dashur. Menaxher i burimeve njerëzore, "I dashur. Komiteti i Rekrutimit”, ose“I dashur. Profesor ".
Hapi 6. Shtoni një përshëndetje për ta bërë emailin më formal
Nëse është e mundur, shtoni "Zotëri", "Baba", "Nënë", "Dr." ose "Profesor" para emrit të marrësit për një përshtypje më formale. Gjithashtu, përdorni mbiemrin ose emrin tuaj të plotë, jo vetëm emrin tuaj.
Pjesa 3 nga 3: Hartoni dhe filloni një email
Hapi 1. Vendosni përshëndetjen në rreshtin e parë
Rreshti i sipërm zë përshëndetja që keni zgjedhur, e ndjekur nga emri i marrësit. Përdorni një titull ose titull nëse është e mundur, të tilla si "Mr", "Mother" ose "Dr.", e ndjekur nga emri dhe mbiemri juaj.
Hapi 2. Përdorni presje
Në përgjithësi, duhet të përdorni një presje pas përshëndetjes. Në një letër zyrtare, mund të përdorni një zorrë të trashë, por kjo zakonisht është shumë formale për një email. Një presje do të jetë e mjaftueshme, por ju mund të përdorni një zorrë të trashë nëse jeni duke shkruar një letër hapëse në një email.
Hapi 3. Vazhdoni në rreshtin tjetër
Salam ka vendin e vet në krye. Pas kësaj, shtypni butonin Enter për të vazhduar në rreshtin tjetër. Nëse jeni duke përdorur hapësira për paragrafë të rinj në vend të fjalive të vendosura, vendosni një vijë bosh midis përshëndetjes dhe paragrafit të parë.
Hapi 4. Prezantoni veten në fjalinë hyrëse, nëse është e nevojshme
Për emailin e parë, prezantojeni veten edhe nëse e njihni marrësin në jetën reale. Duke siguruar informacione personale, marrësit do të inkurajohen të lexojnë emailin tuaj.
- Për shembull, "Emri im është Jessica Hartono, dhe unë jam drejtoreshë e marketingut në ABC Company." Ju gjithashtu mund të prezantoheni me marrësin, të tillë si "Emri im është Rama Susanto dhe marr klasën tuaj të marketingut (Marketingu 101 çdo të martë dhe të enjte pasdite)."
- Nëse e njihni tashmë marrësin dhe i keni dërguar email atij, ndjehuni të lirë të përdorni fjalën e parë si përshëndetje. Për shembull, "Faleminderit për një përgjigje kaq të shpejtë" ose "Ju uroj shëndet të mirë".
Hapi 5. Shkruani trupin e emailit
Shumica e postave elektronike zyrtare hyjnë në thelbin e çështjes. Kjo do të thotë që fjalitë e para dhe të dyta duhet të adresojnë pse po i shkruani marrësit. Mos harroni, tregohuni sa më të shkurtër në lidhje me qëllimin tuaj.
