Microsoft Access është një program për ndërtimin e bazës së të dhënave që lejon këdo që të krijojë dhe menaxhojë bazat e të dhënave. Ky program është i përshtatshëm për projekte të vogla për bizneset e mëdha dhe funksionon shumë vizualisht. Kjo e bën atë të shkëlqyeshme për futjen e të dhënave, pasi nuk keni pse të punoni me tabela ose fletë pune. Shikoni hapat e parë më poshtë për të filluar të përfitoni sa më shumë nga Microsoft Access.
Hapi
Pjesa 1 nga 6: Krijimi i një baze të re të të dhënave
Hapi 1. Klikoni skedën File dhe zgjidhni "New"
Një bazë të dhënash është një vend ku të dhënat tuaja ruhen në forma të ndryshme. Ju mund të zgjidhni të krijoni një bazë të dhënash të zbrazët, ose të zgjidhni nga një model ekzistues.
- Një bazë e të dhënave boshe është baza standarde e të dhënave Access dhe rekomandohet për përdorim lokal. Krijimi i një baze të dhënash lokale do të përfshijë një tabelë.
- Bazat e të dhënave në internet janë krijuar për të qenë në përputhje me pajisjet në internet të Access -it. Krijimi i një baze të dhënash në internet do të përfshijë një tabelë.
- Modelet janë bazat e të dhënave që janë krijuar për përdorime të ndryshme. Zgjidhni një model nëse nuk doni të shpenzoni kohë në hartimin e bazës së të dhënave.
Hapi 2. Emërtoni bazën e të dhënave
Pasi të keni zgjedhur llojin e bazës së të dhënave, jepini asaj një emër që pasqyron përmbajtjen e tij. Kjo është veçanërisht e dobishme nëse do të punoni me shumë baza të të dhënave të ndryshme. Shkruani emrin e bazës së të dhënave tuaja në kutinë "Emri i skedarit". Zgjidhni "Krijo" për të krijuar një skedar të ri të bazës së të dhënave.
Pjesa 2 nga 6: Shtimi i të dhënave në bazën e të dhënave
Hapi 1. Përcaktoni strukturën më të mirë për të dhënat tuaja
Nëse jeni duke krijuar një bazë të dhënash të zbrazët, do t'ju duhet të mendoni se si t'i organizoni të dhënat tuaja dhe të shtoni strukturat e duhura të të dhënave. Ka mënyra të ndryshme për të formatuar dhe bashkëvepruar me të dhënat tuaja në Access:
- Tabelat - Tabelat janë mënyra kryesore e ruajtjes së të dhënave në bazën tuaj të të dhënave. Tabelat mund të krahasohen me fletët e punës në Excel: të dhënat organizohen në kolona dhe tabela. Prandaj, importimi i të dhënave nga Excel dhe programe të tjera të përpunimit të numrave është një proces i lehtë.
- Format - Format janë një mënyrë për të shtuar të dhëna në bazën tuaj të të dhënave. Edhe pse mund të shtoni të dhëna në bazën e të dhënave direkt në tabela, përdorimi i formave do të përshpejtojë hyrjen vizuale të të dhënave.
- Raportet - Raportet janë të dobishme për përmbledhjen dhe shfaqjen e të dhënave nga baza e të dhënave tuaja. Raportet përdoren për të analizuar të dhënat dhe për t'iu përgjigjur pyetjeve të veçanta, të tilla si sa fitim është bërë, ose ku janë më shumë klientë. Raportet janë krijuar për t'u shtypur.
- Pyetje - Pyetja është mënyra e marrjes dhe renditjes së të dhënave. Mund ta përdorni për të shfaqur shënime të veçanta nga tabela të ndryshme. Ju gjithashtu mund të përdorni pyetje për të shtuar dhe përditësuar të dhënat.
Hapi 2. Krijoni tabelën tuaj të parë
Nëse filloni një bazë të dhënash të zbrazët, do të filloni me një tabelë të zbrazët. Mund të filloni të futni të dhëna në këtë tabelë, me dorë ose duke i kopjuar ato nga një burim tjetër.
- Çdo pjesë e të dhënave duhet të ruhet në kolonën (fushën) e vet, ndërsa të dhënat duhet të vendosen në rreshtin e vet. Për shembull, të dhënat e secilit klient ruhen në një rresht, ndërsa fushat në dispozicion janë informacione të ndryshme për atë konsumator (emri, mbiemri, adresa e emailit, etj.)
- Ju mund të emërtoni etiketat e kolonave për ta bërë më të lehtë për ju të dini emrin e secilës fushë. Klikoni dy herë kokën e kolonës për ta riemërtuar atë.
Hapi 3. Importoni të dhëna nga burime të tjera
Nëse dëshironi të importoni nga një skedar ose vendndodhje e mbështetur, mund të vendosni Access për të pranuar informacionin dhe shtuar atë në bazën tuaj të të dhënave. Kjo është e dobishme për marrjen e të dhënave nga serverët në internet ose burime të tjera të përbashkëta.
- Klikoni në skedën Të dhënat e jashtme
- Zgjidhni llojin e skedarit që dëshironi të importoni. Në seksionin "Import dhe Lidhje", do të shihni disa opsione për llojet e të dhënave. Mund të klikoni Më shumë për të parë më shumë opsione. ODBC qëndron për Open Database Connectivity, dhe përfshin bazat e të dhënave të tilla si SQL.
- Shfletoni vendndodhjet e të dhënave. Nëse të dhënat janë në server, duhet të futni adresën e serverit.
- Në dritaren tjetër, zgjidhni "Specifikoni se si dhe ku dëshironi të ruani të dhënat në bazën e të dhënave aktuale". Zgjidhni "OK". Ndiqni hapat për të importuar të dhënat tuaja.
Hapi 4. Shtoni një tabelë tjetër
Ju do të dëshironi të ruani regjistrime të ndryshme në bazat e të dhënave të ndryshme. Kjo do të bëjë që baza e të dhënave tuaja të funksionojë pa probleme. Për shembull, mund të keni një tabelë të informacionit të klientit dhe një tabelë tjetër për porositjen e informacionit. Pastaj mund të lidhni tabelën e informacionit të klientit me tabelën e informacionit të porosisë.
Në seksionin "Krijo" të skedës Home, klikoni butonin "Tabela". Një tabelë e re do të shfaqet në bazën tuaj të të dhënave. Ju mund të futni informacion në të njëjtën mënyrë si tabela e parë
Pjesa 3 nga 6: Menaxhimi i marrëdhënieve midis tabelave
Hapi 1. Kuptoni se si funksionojnë bravat
Çdo tabelë do të ketë një çelës primar unik për secilën hyrje. Fillimisht, Access krijon një kolonë ID, numri i së cilës rritet me secilën hyrje. Kjo kolonë do të veprojë si "çelësi kryesor". Tabelat gjithashtu mund të kenë fusha "çelësi i huaj", të cilat janë fusha të lidhura nga tabelat e tjera në bazën e të dhënave. Fushat e lidhura do të kenë të njëjtat të dhëna.
- Për shembull, në tabelën e Porosive, mund të keni një fushë të ID të Klientit për të regjistruar atë që porositi klienti. Ju mund të krijoni një marrëdhënie për atë fushë me fushën ID në tabelën Klientët.
- Përdorimi i marrëdhënieve midis tabelave do të ndihmojë në qëndrueshmërinë, efikasitetin dhe lehtësinë e qasjes në të dhënat tuaja.
Hapi 2. Klikoni skedën Mjetet e bazës së të dhënave, pastaj klikoni butonin Marrëdhëniet në seksionin Marrëdhëniet
Kjo do të hapë një dritare të re me një vrojtim të të gjitha tabelave në bazën e të dhënave. Çdo fushë do të shfaqet nën emrin e secilës tabelë.
Ju duhet të krijoni një fushë për "çelësin e huaj" para se të krijoni një marrëdhënie. Për shembull, nëse doni të përdorni ID -në e Klientit në tabelën Orders, krijoni një fushë të quajtur Customer në tabelë dhe lini fushën bosh. Sigurohuni që formati të jetë i njëjtë me fushën me të cilën po lidheni (p.sh. numrat)
Hapi 3. Tërhiqeni fushën që dëshironi të përdorni si çelës të huaj në fushën që keni krijuar për çelësin e huaj
Klikoni Krijo në dritaren që shfaqet për të vendosur marrëdhënien midis fushave. Një linjë do të shfaqet midis dy tabelave që lidhin dy fushat.
Kontrolloni kutinë e kontrollit "Zbatoni integritetin referues" kur krijoni një marrëdhënie. Kjo do të thotë, nëse të dhënat ndryshohen në një fushë, të dhënat në fushat e tjera gjithashtu do të ndryshojnë. Kjo do t'i bëjë të dhënat tuaja më të sakta
Pjesa 4 nga 6: Krijimi i një pyetjeje
Hapi 1. Kuptoni rolin e pyetjeve
Pyetjet janë veprime që ju lejojnë të shikoni, shtoni dhe modifikoni shpejt të dhënat në një bazë të dhënash. Ka shumë lloje pyetjesh, duke filluar nga kërkimet e thjeshta deri te krijimi i tabelave të reja bazuar në të dhënat ekzistuese. Pyetjet janë të rëndësishme në krijimin e raporteve.
Pyetjet ndahen në dy lloje kryesore: Zgjidh dhe Veprim. Pyetja e parë tërheq të dhënat nga tabela dhe mund t'i llogarisë ato, ndërsa e dyta mund të shtojë, modifikojë dhe fshijë të dhëna nga tabela
Hapi 2. Përdorni magjistarin e pyetjes për të krijuar një pyetje bazë Select
Nëse doni të përdorni një pyetje bazë Select, përdorni Query Wizard për t'ju udhëhequr përmes hapave. Mund të hyni në Magjistarin e Kërkimit nga skeda Krijo. Kjo ju lejon të shfaqni fusha të veçanta nga një tabelë.
Krijimi i një pyetjeje të zgjedhur me kritere
Hapi 1. Hapni Hartimin e Pyetjes
Ju mund të përdorni kritere për të minimizuar pyetjen tuaj Select dhe shfaqni vetëm informacionin që ju nevojitet. Për të filluar, klikoni në skedën Krijo dhe zgjidhni Query Design.
Hapi 2. Zgjidhni tabelën tuaj
Do të hapet kutia Show Table. Klikoni dy herë mbi tabelën që dëshironi të përdorni dhe klikoni Mbyll.
Hapi 3. Shtoni fushat në të cilat do të nxirren të dhënat
Klikoni dy herë në secilën fushë në tabelë që dëshironi të shtoni në Pyetje. Fusha do të shtohet në listën e Dizajnit.
Hapi 4. Shtoni kritere
Ju mund të përdorni lloje të ndryshme kriteresh, të tilla si tekst ose funksione. Për shembull, nëse doni të shfaqni një çmim më të lartë se 50 dollarë nga fusha Çmimi, futni
=50
mbi kriteret. Nëse dëshironi të tregoni vetëm klientë nga MB, futni
Britania e Madhe
në kutinë e Kritereve.
Ju mund të përdorni kritere të shumta në secilën pyetje
Hapi 5. Klikoni "Run" për të parë rezultatin
Ky buton është në skedën Dizajni. Rezultatet e pyetjes suaj do të shfaqen në dritare. Shtypni Ctrl+S për të ruajtur pyetjen..
Krijimi i një pyetjeje të zgjedhur me parametra
Hapi 1. Hapni Hartimin e Pyetjes
Pyetja me parametra ju lejon të vendosni se çfarë të dhënash dëshironi të merrni sa herë që drejtoni një pyetje. Për shembull, nëse keni një bazë të dhënash të klientëve nga qytete të ndryshme, mund të përdorni një pyetje me parametra për të pyetur se për cilin qytet doni të shfaqni të dhënat.
Hapi 2. Krijoni një pyetje Select dhe përcaktoni tabelën
Shtoni fushat për të cilat dëshironi të merrni të dhëna në pyetje duke klikuar dy herë në pamjen paraprake të tabelës.
Hapi 3. Shtoni parametra në seksionin Kriteret
Parametrat shënohen me karaktere "" rreth tyre. Teksti në kllapa do të shfaqet në pyetjen që shfaqet kur pyetja të ekzekutohet. Për shembull, për të kërkuar hyrjen e qytetit, klikoni në qelizën e Kritereve për fushën Qyteti dhe futni
[Cili qytet?]
Mund t'i përfundoni parametrat me? ose:, por jo me! ose
Hapi 4. Krijoni një pyetje me shumë parametra
Ju mund të përdorni parametra të shumtë për të krijuar hapësirë të personalizuar në rezultatet e pyetjes tuaj. Për shembull, nëse fusha juaj e preferuar është Data, ju mund të merrni rezultate midis datave specifike duke shtypur kodin> Mes [Data e Fillimit:] Dhe [Data e Fundit:]. Do të merrni dy kërkesa kur të ekzekutoni pyetjen.
Krijimi i një pyetjeje për krijimin e tabelës
Hapi 1. Klikoni në skedën Krijo dhe zgjidhni Query Design
Ju mund të përdorni një pyetje për të marrë të dhëna specifike nga një tabelë ekzistuese dhe për të krijuar një tabelë të re me ato të dhëna. Kjo është shumë e dobishme nëse doni të ndani një pjesë të caktuar të bazës së të dhënave tuaja, ose të krijoni një formë për një pjesë të caktuar të bazës së të dhënave. Së pari do të krijoni një pyetje të rregullt Select.
Hapi 2. Zgjidhni tabelën nga e cila dëshironi të merrni të dhëna
Klikoni dy herë mbi tabelat. Nëse është e nevojshme, mund të zgjidhni shumë tabela njëherësh.
Hapi 3. Zgjidhni fushën nga e cila dëshironi të merrni të dhëna
Klikoni dy herë në secilën fushë që dëshironi të shtoni nga pamja paraprake e tabelës. Kjo fushë do të shtohet në listën tuaj të pyetjeve.
Hapi 4. Vendosni kriteret
Nëse dëshironi të specifikoni të dhëna të caktuara në një fushë, përdorni seksionin Kriteret për t'i vendosur ato. Shikoni seksionin "Krijimi i një pyetjeje të zgjedhur me kritere" për detaje.
Hapi 5. Testoni pyetjen tuaj për t'u siguruar që rezultatet përputhen me nevojat tuaja
Para se të krijoni tabelën tuaj, drejtoni një pyetje për t'u siguruar që të marrë të dhënat e sakta. Rregulloni kriteret dhe fushat derisa të merrni të dhënat e duhura.
Hapi 6. Ruani pyetjen duke shtypur Ctrl+S
Pyetja do të shfaqet në kornizën e navigimit në të majtë të ekranit. Klikoni në pyetjen për ta zgjedhur përsëri dhe klikoni në skedën Dizajn.
Hapi 7. Klikoni "Bëni tabelë" në seksionin "Lloji i pyetjes"
Do të shfaqet një dritare që kërkon një emër të ri të tabelës. Vendosni një emër të tabelës dhe klikoni OK.
Hapi 8. Kliko Run
Tabela juaj e re do të krijohet bazuar në pyetjen që keni ndërtuar. Tabela do të shfaqet në kornizën e navigimit në të majtë të ekranit.
Krijimi i pyetjes shtesë
Hapi 1. Hapni pyetjen që është krijuar më herët
Ju mund të përdorni një pyetje Shtoj për të shtuar të dhëna në një tabelë ekzistuese nga një tabelë tjetër. Kjo është e dobishme nëse keni nevojë të shtoni të dhëna në një tabelë që keni krijuar përmes një kërkese për krijimin e tabelës.
Hapi 2. Klikoni butonin Shto në skedën Dizajn
Kjo do të hapë dritaren Shtoj. Zgjidhni tabelën në të cilën dëshironi të shtoni të dhëna.
Hapi 3. Ndryshoni kriteret e pyetjes tuaj sipas dëshirës
Për shembull, nëse krijoni një tabelë me kriteret "2010" në fushën "Viti", ndryshojeni atë në vitin që dëshironi të shtoni, për shembull "2011".
Hapi 4. Vendosni se ku dëshironi të shtoni të dhënat
Sigurohuni që të keni vendosur fushat e sakta për secilën kolonë ku i shtoni të dhëna. Për shembull, duke përdorur ndryshimet e mësipërme, të dhënat duhet të shtohen në kutinë e Vitit në rreshtin "Shto tek".
Hapi 5. Drejtoni pyetjen
Klikoni "Run" në skedën Design. Pyetja do të ekzekutohet dhe të dhënat do të shtohen në tabelë. Pastaj mund të shtoni një tabelë për të kontrolluar nëse të dhënat janë futur saktë.
Pjesa 5 nga 6: Krijimi dhe Përdorimi i Formularëve
Hapi 1. Zgjidhni tabelën për të cilën dëshironi të krijoni formularin
Formularët ju lejojnë të shikoni të dhënat në secilën fushë dhe të lëvizni midis shënimeve dhe të krijoni shënime të reja shpejt dhe me lehtësi. Formularët janë shumë të rëndësishëm nëse futni të dhëna për një periudhë të gjatë kohore, sepse shumë njerëz e kanë më të lehtë të përdorin sesa tabelat.
Hapi 2. Klikoni butonin Form në skedën Krijo
Kjo do të krijojë një formë të bazuar në fushat në tabelë automatikisht. Qasja krijon fusha me madhësi të mjaftueshme, por ju mund të ndryshoni madhësinë dhe të lëvizni elementët në formë sipas dëshirës.
- Nëse nuk dëshironi që fusha të caktuara të shfaqen në formular, mund të klikoni me të djathtën dhe të zgjidhni Fshij.
- Nëse tabela juaj ka një marrëdhënie, një rresht të dhënash do të shfaqet poshtë secilës hyrje që shfaq të dhënat e lidhura. Kjo ju lejon të redaktoni më lehtë të dhënat e lidhura. Për shembull, secili shitës në bazën tuaj të të dhënave mund të ketë të dhëna të klientit të lidhura me hyrjen e tyre.
Hapi 3. Shfletoni në formën tuaj
Butonat drejtues në pjesën e poshtme janë të dobishme për të lëvizur midis shënimeve. Kutitë në formular do të mbushen me të dhënat tuaja ndërsa lëvizni midis shënimeve. Ju mund të përdorni butonat në qoshe për të kaluar në regjistrimin e parë ose të fundit.
Hapi 4. Klikoni butonin Datasheet për të përdorur tabelën
Ky buton është në pjesën e sipërme të majtë dhe do t'ju lejojë të filloni të ndryshoni përmbajtjen e të dhënave tuaja me formularin.
Hapi 5. Ndryshoni shënimet që keni bërë
Ju mund të redaktoni tekstin në të gjithë kutinë për secilën hyrje për të ndryshuar të dhënat ekzistuese në tabelë. Ndryshimet e bëra do të shfaqen menjëherë në tabelë dhe të dhënat e lidhura.
Hapi 6. Shtoni një hyrje të re
Klikoni butonin "Shto Regjistrim" pranë butonave të navigimit për të krijuar një hyrje të re në fund të rreshtit. Ju mund të përdorni kuti për të futur të dhëna në kuti të zbrazëta në tabelë. Kjo është një mënyrë e thjeshtë për të shtuar informacion, në vend që të përdorni një pamje të tabelës.
Hapi 7. Ruani formularin kur të përfundoni
Sigurohuni që ta ruani formularin duke shtypur Ctrl + S në mënyrë që të keni qasje në të në një datë të mëvonshme. Formulari do të shfaqet në kornizën e navigimit në të majtë të ekranit.
Pjesa 6 nga 6: Bërja e një raporti
Hapi 1. Zgjidhni një tabelë ose pyetje
Raportet do t'ju lejojnë të shfaqni një përmbledhje të të dhënave tuaja. Raportet shpesh përdoren për raportet e pagave dhe dorëzimit, dhe mund të personalizohen për çdo përdorim. Raportet marrin të dhëna nga tabelat ose pyetjet që keni krijuar.
Hapi 2. Klikoni në skedën Krijo
Zgjidhni llojin e raportit që dëshironi të krijoni. Ka disa mënyra për të bërë raporte që mund të bëni. Qasja mund të gjenerojë raporte për ju automatikisht, dhe gjithashtu mund të krijoni raporte të personalizuara.
- Raport - Kjo do të gjenerojë një raport automatik me të gjitha të dhënat nga burimi juaj. Këtu nuk ka grupim të të dhënave, por për bazat e të dhënave të vogla ky lloj raporti mund të jetë i përshtatshëm për nevojat tuaja.
- Raporti Bosh - Kjo do të krijojë një raport bosh që mund t'i plotësoni të dhënat sipas dëshirës. Ju mund të zgjidhni nga fushat në dispozicion për të krijuar një raport të personalizuar.
- Magjistari i Raportit - Magjistari i krijimit të raportit do t'ju udhëheqë përmes procesit të krijimit të raportit, duke ju lejuar të zgjidhni dhe gruponi të dhëna dhe të formatoni të dhënat.
Hapi 3. Zgjidhni burimin e të dhënave për raportin tuaj bosh
Nëse zgjidhni të krijoni një raport bosh, duhet të zgjidhni burimin e të dhënave. Së pari, klikoni në butonin Rregulloni dhe zgjidhni Fletën e Pronës. Ose, gjithashtu mund të shtypni Alt+Enter.
Klikoni shigjetën poshtë pranë Burimit të Regjistrimit. Do të shfaqet një listë e tabelave dhe pyetjeve tuaja. Zgjidhni një tabelë ose pyetje dhe opsionet tuaja do të zgjidhen për raportin
Hapi 4. Shtoni fusha në raportin tuaj
Pasi të keni burimet, mund të shtoni fusha në raportin tuaj. Klikoni në skedën "Format" dhe klikoni "Shto fushë ekzistuese". Një listë fushash do të shfaqet në të djathtë.
- Klikoni dhe tërhiqni fushat që dëshironi të shtoni në kornizën e Dizajnit. Hyrja do të shfaqet në raportin tuaj. Kur shtoni fusha shtesë, ato do të vendosen automatikisht me fushat ekzistuese.
- Ju mund të ndryshoni madhësinë e një fushe duke klikuar në cepin e saj dhe duke e tërhequr atë me miun.
- Hiqni një fushë nga raporti duke klikuar mbi titullin e saj dhe duke shtypur Fshij.
Hapi 5. Gruponi raportet tuaja
Grupimi ju lejon të përpunoni shpejt informacionin nga raportet, sepse të dhënat e ndërlidhura tashmë janë të organizuara. Për shembull, ju mund të dëshironi të gruponi shitjet sipas rajonit ose sipas shitësit. Grupimi ju lejon të bëni pikërisht atë.
- Klikoni në skedën "Dizajni" dhe klikoni "Grupi dhe Renditja".
- Klikoni me të djathtën kudo në fushën që dëshironi të gruponi. Zgjidhni "Grupi aktiv" në meny.
- Do të krijohet një kokë për grupin. Ju mund të personalizoni titujt e titujve në grupet e etiketave.
Hapi 6. Ruani dhe ndani raportin
Pasi të keni përfunduar raportin tuaj, mund ta ruani dhe ndani ose printoni si çdo dokument tjetër. Përdorni raportet për të ndarë raportet e performancës me investitorët, informacionin e kontaktit për punëtorët dhe më shumë.
Këshilla
Microsoft Access hapet në modalitetin "Pamja në prapaskenë", e cila ofron opsionet e menysë që ju lejojnë të hapni një bazë të dhënash, të krijoni një bazë të dhënash të re ose të përdorni komandat për të redaktuar bazën tuaj të të dhënave
Paralajmërim
Disa veçori në Access nuk janë gjithmonë të disponueshme, në varësi të llojit të bazës së të dhënave që po krijoni. Për shembull, nuk mund të ndani një bazë të dhënash desktop në Web, dhe veçori të caktuara të desktopit, si numri i pyetjeve nuk janë të disponueshme në bazën e të dhënave të Uebit
== Burimi ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
