Qasja është një ndërfaqe e menaxherit të bazës së të dhënave që lejon përdoruesit të importojnë një ose më shumë pjesë të një baze të dhënash Excel në sistem në mënyrë që ata të mund të gjejnë ndeshje midis ose brenda fushave (fushave) të tyre. Për shkak se një skedar i vetëm Access mund të përmbajë tabela të shumta Excel, ky program është gjithashtu i shkëlqyeshëm për të mbledhur ose analizuar sasi të mëdha të informacionit të spreadsheet Excel në Access. Thjesht duhet të bëni disa hapa kryesorë.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Përgatitja për të importuar Excel në Access
Hapi 1. Hapni të dy programet në kompjuter
Ju do të duhet të blini dhe shkarkoni një plan të Microsoft Office që përfshin Excel dhe Access. Ju mund ta bëni këtë vetëm përmes faqes së internetit të Microsoft.
- Pasi programi të ketë përfunduar shkarkimin, klikoni "Start" në Windows dhe zgjidhni "All Programs".
- Klikoni "Microsoft Office" dhe zgjidhni "Access" (ose "Excel") nga menyja rënëse. Ndoshta spreadsheet Excel u dërgua me email ose u shkarkua nga një sit. Skedari do të hapë një program Office në kompjuterin tuaj.
Hapi 2. Pastroni spreadsheet -in e Excel -it para se ta importoni në Access
Për t’i bërë gjërat më të lehta për ju, ju rekomandojmë të bëni disa hapa të thjeshtë para se të importoni skedarin Excel në Access. Çelësi është që të dhënat midis spreadsheets që do të importohen duhet të jenë të qëndrueshme.
- Ideashtë një ide e mirë të siguroheni që rreshti i parë i tabelës Excel të përmbajë titujt e kolonave (ose emrat e qelizave) dhe të kuptohet qartë dhe lehtë. Për shembull, për një kolonë që përmban mbiemrat e njerëzve, ne ju rekomandojmë që të jepni titullin e kolonës "Mbiemri". Siguroni tituj të qartë dhe të saktë për ta bërë më të lehtë përputhjen e titujve të kolonave të një fletë Excel në një tjetër.
- Qasja ju lejon të lidhni dy ose më shumë fusha midis shumë fletëve të punës. Thuaj që keni një fletë pune Excel që përmban informacione mbi listën e pagave. Kjo tabelë përmban emrin dhe mbiemrin e personit, adresën dhe shumën e pagës. Thuaj që dëshironi të përputheni me një fletë në Qasjen në një fletë të dytë Excel që përmban informacion në lidhje me një fushatë kontributi financiar. Kjo fletë e dytë përmban emrin, adresën dhe dhurimin e personit. Qasja ju lejon të përputheni një titull të kolonës me një tjetër. Për shembull, mund të lidhni titujt e emrave për të parë njerëzit me të njëjtin emër që shfaqen në të dy bazat e të dhënave.
- Skanoni fletën Excel për t'u siguruar që çdo lloj të dhëne trajtohet në të njëjtën mënyrë dhe pastrojeni para se t'i importoni në Access. Kjo është ajo që quhet "relacionale" në Access. Për shembull, nëse tabela juaj e pagave përmban emrat fillestarë të parë, të fundit dhe të mesëm në një kolonë, por spreadsheet -i i dytë përmban vetëm emrat e parë në kolona të veçanta, Access nuk do të shfaqë ndeshje. Titujt e kolonave/fushave duhet të përputhen saktësisht.
Hapi 3. Ndani informacionin në kolona në Excel
Për të zgjidhur këtë problem, informacioni duhet të ndahet në kolona në Excel në mënyrë që të mos rezultojë në "asnjë ndeshje" në Access.
- Për shembull, ju mund të ndani emrin, fillimin e mesëm dhe mbiemrin në mënyrë që secila të ketë kolonën e vet. Nëse fleta e dytë e punës është strukturuar në të njëjtën mënyrë, kur lidhni, të themi, mbiemrin me mbiemrin në Access, rezultatet e përputhjes shfaqen për të njëjtët emra.
- Për të ndarë një kolonë në Excel, nënvizoni kolonën që ka informacionin që dëshironi të ndani. Klikoni të dhënat "të dhëna" në shiritin e veglave në programin Excel. Klikoni "tekst në kolona". Zakonisht, ju do të zgjidhni opsionin "të kufizuar". Klikoni tjetër (tjetër).
Hapi 4. Vazhdoni të përdorni magjistarin për të ndarë kolonat që konvergojnë
Tani jeni gati për të ekzekutuar procesin e ndarjes së informacionit që është bashkuar në një kolonë në disa kolona.
- Zgjidhni se si të "kufizoni" të dhënat në kolonë. Kjo do të thotë, çdo pjesë e informacionit në një kolonë ndahet nga diçka. Zakonisht, ky ndarës është një hapësirë, presje ose pikëpresje. Shpesh ky informacion thjesht ndahet nga hapësira. Për shembull në shembullin e mëposhtëm, thoni se emri "Budi A. Dodo" shfaqet në një kolonë. Emri (Budi) dhe inicialet A. ndahen me hapësira. Mbiemri dhe inicialet e Dodos A. janë gjithashtu të ndara nga hapësira. Pra, zgjidhni një hapësirë në magjistarin e kufizuar.
- Klikoni tjetër, pastaj përfundoni (përfundoi). Programi do të ndajë Budi, A. dhe Dodo në tre kolona. Ju pastaj mund t'u jepni këtyre kolonave të reja tituj të rinj për të treguar llojin e informacionit që përmbajnë (Mbiemri, Emri, etj.) Bestshtë mirë që së pari të krijoni disa kolona bosh në të djathtë të të dhënave të ndara në mënyrë që të dhënat të shtyhen në një kolonë të re bosh (në vend të -në vend të kolonave të mbishkrimit që përmbajnë tashmë informacion).
Pjesa 2 nga 3: Importimi i Excel në Access
Hapi 1. Hapni programin Access në kompjuterin tuaj
Shkoni në menunë e programit kompjuterik. shkoni te menyja Start, zgjidhni Microsoft Office dhe klikoni Microsoft Access. Ju duhet të hapni një bazë të dhënash të re bosh Access për të qenë në gjendje të importoni Excel.
- Zgjidhni "bazën e të dhënave të zbrazët të desktopit" për të krijuar një bazë të dhënash të re në programin Access.
- Jepini një emër të ri nëse dëshironi. Klikoni "krijoni" (krijoni).
Hapi 2. Importoni tabelën Excel në Access
Hapi tjetër është tërheqja e tabelës Excel (një ose më shumë) në bazën e të dhënave Access.
- Klikoni "Të dhënat e jashtme" në shiritin e veglave një herë në menaxherin e bazës së të dhënave Access. Zgjidhni "Excel". Në disa versione të Access, ky funksion mund të gjendet duke klikuar "file" në shiritin e veglave dhe "Merr të dhëna të jashtme".
- Kur shfaqet "emri i skedarit", klikoni "shfletoni" për të gjetur fletën Excel në kompjuterin tuaj.
- Mbani të pakontrolluar kutinë që thotë "importoni të dhënat burimore në një tabelë të re në bazën e të dhënave aktuale". Ky cilësim është paracaktuar si parazgjedhje.
- Kur të gjeni spreadsheet -in që dëshironi të importoni në kompjuterin tuaj, klikoni mbi të. Klikoni "OK". Ky hap do t'ju çojë te magjistari për importimin e Excel në Access.
Pjesa 3 nga 3: Përdorimi i Wizard për të përfunduar Procesin e Importit
Hapi 1. Kaloni hapat në magjistarin që shfaqet në Access
Për të përfunduar procesin e importimit të tabelave, plotësoni hapat në magjistarin.
- Zgjidhni fletën e punës në spreadsheet Excel që dëshironi të importoni. Sidoqoftë, ndonjëherë njerëzit krijojnë faqe të shumta në një spreadsheet Excel, të cilat mund të shihen duke klikuar etiketat në fund të spreadsheet. Nëse është kështu, ju duhet t'i tregoni magjistarit Access fletën e punës të zgjedhur. Kliko tjetër.
- Faqja tjetër ka një kuti që pyet nëse rreshti i parë i fletës Excel ka tituj kolonash. Kjo do të thotë që rreshtat në tabelë që përfaqësojnë të dhënat në secilën kolonë (p.sh. mbiemri, adresa, paga, etj.) Duhet të pastrohen së pari për t'u siguruar që rreshti i parë është titulli i kolonës. Pastaj, kontrolloni "po që rreshti i parë përmban titujt e kolonave" (po, rreshti i parë përmban titujt e kolonave). Kjo është mënyra më e thjeshtë. Kliko tjetër.
- Nëse rreshti juaj i parë nuk përmban tituj kolonash, faqja tjetër do t'ju pyesë nëse doni të emërtoni ato që quhen "fusha" në Access (këto janë titujt e kolonave). Nëse nuk e keni mbushur secilën nga këto fusha me emra të qartë dhe të lehtë për t’u mbajtur mend para importimit (rekomandohet), bëni këtë këtu.
Hapi 2. Përfundoni procesin e importit
Kanë mbetur disa hapa në procesin e importimit. Faqja tjetër e magjistarit do të pyesë nëse doni të identifikoni çelësin kryesor.
- Ky hap nuk është i detyrueshëm, por mund të bëhet. Çelësi kryesor do të thotë që programi kompjuterik do t'i caktojë një numër unik secilës rresht informacioni. Ky hap mund të jetë i dobishëm më vonë kur renditni të dhënat. Kliko tjetër.
- Ekrani përfundimtar në magjistar ka një hapësirë që përmban emrin fillestar. Ju mund të riemërtoni fletën Excel të importuar (skedari do të bëhet një "tabelë" në Access në anën e majtë të faqes kur të përfundojë importimin).
- Klikoni "import", pastaj klikoni "mbyll". Do të shihni një tabelë në anën e majtë të ekranit. Fleta tani është importuar në Access.
- Nëse doni të lidhni më shumë se një grup të dhënash, përsëriteni këtë proces me një ose më shumë tabela të tjera. Tani, jeni gati të përputheni me të dhënat në fletën në Access.
Paralajmërim
- Nëse skedari Excel është nga një version i Office i ndryshëm nga Access, procesi i importit mund të jetë pak i vështirë.
- Përsëri theksojmë se ju duhet të pastroni spreadsheet para se ta importoni atë. Një nga arsyet është analizimi i ekzistencës së problemeve në të dhëna.
- Mbani gjithmonë një kopje të spreadsheetit origjinal në mënyrë që ky proces të mos ketë nevojë të përsëritet nëse bëni një gabim.
- Ju nuk mund të importoni më shumë se 255 qeliza/kuti në Access.
