Sot, emaili është një nga mjetet më të përdorura të komunikimit, përveç SMS, telefonit dhe aplikacioneve të mesazheve të menjëhershme. Dërgimi i postës elektronike është bërë një aktivitet shumë i zakonshëm, kështu që shumë njerëz harrojnë se si të shkruajnë një email të mirë. Një email i mirë tregon profesionalizëm dhe ndershmëri në mesazhin që përcjell, prandaj, duhet të dini se si të formatoni një mesazh me email.
Hapi
Hapi 1. Shkruani subjektin e emailit
Subjekti i mesazhit të postës elektronike shërben si një përmbledhje e shkurtër e përmbajtjes së mesazhit. Subjekti i emailit tuaj duhet të jetë pikërisht në shënjestër, në mënyrë që t'i japë marrësit një ide mbi përmbajtjen e emailit me vetëm disa fjalë.
- Për shembull, nëse po dërgoni një email të lidhur me biznesin, mos e bëni atë një temë të gjatë me shumë detaje, të tilla si "Unë e dua makinën tuaj. Ashtë një ngjyrë blu e bukur, gjithashtu edhe goma të këndshme".
- Shpjegoni se çfarë nënkuptoni duke dërguar email në një temë, të tillë si "Të interesuar për të blerë një sedan blu".
Hapi 2. Përdorni përshëndetjet e duhura
Mos e filloni emailin menjëherë me atë që dëshironi të thoni. Përdorni përshëndetjet e përgjithshme si "Mirëmëngjes/pasdite" ose "Përshëndetje". Ju me siguri nuk doni të bombardoheni me pyetje nga njerëz që nuk i njihni, apo jo? Epo, e njëjta mirësjellje vlen edhe për email -in.
Për ta bërë përshëndetjen më personale, përfshini mbiemrin e marrësit në përshëndetje
Hapi 3. Shkruani trupin e mesazhit
Në varësi të llojit dhe marrësit të mesazhit, mund ta shkruani mesazhin sipas dëshirës tuaj.
- Nëse po i shkruani një email dikujt që e njihni nga afër, mund ta shkruani emailin me një ton personal. Sidoqoftë, nëse jeni duke shkruar një email biznesi, përpiquni të përdorni gjuhën më profesionale të mundshme.
- Ju gjithashtu duhet t'i kushtoni vëmendje formatit të mesazhit. Mos përdorni një lloj, madhësi dhe formatim që është i vështirë për t'u lexuar, dhe shmangni shkronjat e mëdha. Në hapësirën kibernetike, shkronjat e mëdha nënkuptojnë zemërimin.
Hapi 4. Përfshini një përshëndetje përfundimtare - mos e përfundoni vetëm emailin
Mund të përdoret një përshëndetje përmbyllëse si "Përshëndetje" ose një përshëndetje tjetër e përshtatshme.
Ju duhet të zgjidhni një përshëndetje përmbyllëse që përputhet me emailin tuaj. Ju me siguri nuk doni të shkruani "Përshëndetje" në fund të një emaili biznesi sepse kjo do të ishte e vrazhdë, apo jo?
Hapi 5. Shto nënshkrim
Edhe nëse adresa juaj e emailit përfshin emrin tuaj në çdo email që dërgoni, ne ju rekomandojmë që të përdorni një nënshkrim në çdo email që dërgoni. Ju mund të përdorni tekst të thjeshtë ose imazhe (si logot, markat etj.) Në nënshkrimin tuaj.
Përdorni opsionin "Nënshkrimi" në klientin e postës elektronike në internet ose ofruesin e shërbimit që keni përdorur për të krijuar nënshkrimin
Këshilla
- Përveç formatimit të emailit tuaj, duhet të përdorni edhe një adresë të përshtatshme emaili. Dërgimi me email i mikut tuaj të fëmijërisë përmes "[email protected]" mund të jetë akoma në rregull, por nuk duhet ta përdorni atë email për t'i dërguar email -eve të biznesit shefit tuaj.
- Përdorni mirësjellje të mirë në internet kur shkruani email. Mos dërgoni email ose mesazhe të padëshiruara për kontakte të panjohura.
- Kontrolloni dy herë emailin tuaj para se të dërgoni për të parandaluar dërgimin e mesazheve të shumta tek i njëjti marrës. Nëse dërgoni email të shumtë, mesazhet tuaja mund të shënohen si Spam.
