Gjëra të ndryshme ndonjëherë ju detyrojnë të anuloni një takim, për shembull sepse jeni duke u përballur me një emergjencë, të bllokuar në bllokime të trafikut ose duke keqmenaxhuar orarin tuaj. Ju mund të ndiheni të shqetësuar kur mendoni se si të njoftoni anulimin, por njerëzit që nuk u gjetën mund ta kuptojnë nëse i njoftoni sa më shpejt të jetë e mundur. Vendosni një orar të ri takimesh kur e kontaktoni ose kur të krijohet mundësia. Për ta bërë atë të ndihet rehat, ofroni të takoheni në një vend afër shtëpisë ose zyrës së tij.
Hapi
Pjesa 1 nga 2: Anulimi me mirësjellje i takimeve
Hapi 1. Kontaktoni personin e zhdukur sa më shpejt të jetë e mundur
Po i bezdisni njerëzit e tjerë nëse e shtyni anulimin e takimit tuaj deri në minutën e fundit. T’i thuash para kohe tregon se e respekton dhe e vlerëson kohën që ai ka përgatitur për ty.
Hapi 2. Ju njoftoj personalisht me telefon nëse anuloni një takim që është shumë afër
Ju duhet të telefononi për të njoftuar personalisht nëse anuloni takimin në të njëjtën ditë. Anulimi i një takimi papritur në mënyrë që personi tjetër të ndihet i mërzitur mund të duket i vrazhdë nëse i njoftoni përmes emailit, mesazheve me tekst ose dikujt tjetër.
Hapi 3. Ofroni një falje të sinqertë
Edhe nëse u thoni atyre paraprakisht, sigurohuni që ata ta dinë që ju vjen keq që ju është dashur të anuloni takimin tuaj. Ndoshta ai është i zhgënjyer që ju anuluat takimin tuaj, edhe pse ai tashmë ka anuluar planet e tjera për tu takuar.
- Bëni një falje të shkurtër dhe të drejtpërdrejtë, për shembull, "Më fal, nuk mund të vij nesër".
- Mos përdorni fjalë të paqarta ose mos thoni që "mund" të mos e mbani premtimin tuaj. Tregoni lajmet sinqerisht dhe drejtpërdrejt.
Hapi 4. Jepni një shpjegim të shkurtër pse e anuluat takimin
Nëse arsyeja është logjike, për shembull, sepse automjeti është prishur ose jeni i sëmurë, tregojeni se çfarë është. Nëse arsyeja është e vështirë të pranohet, për shembull sepse keni harruar të bëni një takim ose keni planifikuar aksidentalisht dyfish, jepni një arsye të përgjithshme, për shembull, "Më fal, kam një nevojë urgjente".
- Nuk keni nevojë të jepni arsye të hollësishme edhe nëse thoni të vërtetën. Shpjegimi i gjatë të bën të duket sikur dëshiron të mbulosh diçka.
- Mos thoni: "Kam gjëra më të rëndësishme për të bërë" ose ndonjë justifikim tjetër të ngjashëm.
- Mos gënjeni sepse marrëdhënia do të jetë në telashe nëse zbulohet se nuk jeni të sinqertë.
Hapi 5. Sigurohuni që ai e di që ju e vlerësoni kohën e tij
Bëjeni të qartë se e vlerësoni gatishmërinë e tij për të gjetur kohë për ju dhe se vërtet ju vjen keq që atij iu desh të anulojë takimin sepse e kuptoni që ai është i zënë dhe ka gjetur kohë për t'ju takuar.
Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse jeni duke bërë takime me njerëz me të cilët keni nevojë për ndihmë, siç janë profesorët ose klientët
Pjesa 2 nga 2: Vendosja e një Programi Zëvendësues
Hapi 1. Kërkoni gatishmërinë e tij për të ndryshuar orarin e takimit kur jepni lajmet
Përveç zvogëlimit të sherrit të nevojës për ta kontaktuar përsëri për të caktuar një takim, ky hap tregon se ju vërtet dëshironi ta shihni. Kur telefononi ose dërgoni email, përfundoni duke thënë se dëshironi të bëni një takim tjetër nëse ai nuk e ka problem.
Hapi 2. Kontrolloni orarin tuaj dhe mbani shënim kohën në dispozicion për ta takuar
Ju mund të sugjeroni një orar takimesh, por përpiquni ta përshtatni orarin tuaj në orarin e tij. Ofroni disa opsione alternative të orarit dhe më pas kërkoni reagime.
Për shembull, thuaji atij, "Orari im nuk plotësohet të hënave nga mëngjesi në mbrëmje, të enjten nga 1 në 5 dhe të premten pas orës 2, por nëse nuk mundeni, unë do të rregulloj orarin."
Hapi 3. Sugjeroni që takimi të mbahet në një vend afër shtëpisë ose zyrës së tij
Si kompensim për anulimin e një takimi, është një ide e mirë të organizoni një takim në një vend ku ai mund të arrijë me lehtësi, të tilla si në zyrën e tij ose në një vend të caktuar ku kalon gjatë rrugës për në shtëpi.
Përndryshe, sugjeroni takim duke përdorur Skype ose Google Hangouts nëse ai është shumë i zënë ose jashtë qytetit
Hapi 4. Përcaktoni një orar zëvendësimi që mund të përmbushni
Pas anulimit të takimit të parë, mos lejoni që takimi i dytë të anulohet përsëri. Përveç të qenit më i bezdisshëm dhe i pakëndshëm, kjo mund të dëmtojë reputacionin tuaj. Para se të bini dakord për një orar zëvendësimi, kontrolloni orarin tuaj me kujdes dhe sigurohuni që të takoni takimet tuaja sipas orarit të ri.
Për shembull, nuk keni ndonjë takim gjatë Dhjetorit, por zakonisht, keni shumë aktivitete para vitit të ri. Pra, mos e mbushni atë kohë me një orar zëvendësimi
Hapi 5. Regjistroni orarin e ri të dakorduar të takimeve
Nëse ka një orar zëvendësimi, shënojeni atë në rendin e ditës. Gjithashtu, shkruani orarin tuaj në një copë letër dhe vendoseni në një vend lehtësisht të dukshëm si kujtesë.
Hapi 6. Falenderoni ata për mirëkuptimin dhe durimin kur i takoni
Hapeni bisedën duke e falënderuar atë (ose ata) që pranoi të anulojë takimin. Nuk keni pse të kërkoni falje përsëri. Në vend të kësaj, tregoni se e vlerësoni kohën e tij/saj duke vlerësuar mundësinë për të ndryshuar orarin.
Këshilla
- Sa më shumë që të jetë e mundur, mos i anuloni takimet e planifikuara sepse mund të dëmtojë reputacionin dhe marrëdhëniet me njerëzit e tjerë.
- Para se të lidhni një kontratë me dikë që ofron një shërbim të paguar, siç është një konsulent, zbuloni nëse anuloni takimin tuaj me të.
