Shkrimi i një propozimi për menaxhmentin mund të bëhet kur doni të propozoni përmirësime në procedurat e punës, sugjeroni mënyra për të kursyer, ofroni informacion në lidhje me mundësitë e fitimit ose sugjeroni ndryshime. Nëse doni të shkruani një propozim për menaxhimin e kompanisë, merrni kohë për të mbledhur informacionin e nevojshëm. Diskutoni idetë me kolegët për të gjetur se çfarë mendojnë ata dhe merreni me menaxhimin me mençuri.
Hapi
Metoda 1 nga 2: Hartimi i një Propozimi
Hapi 1. Përcaktoni idenë ose çështjen që do të trajtohet në propozim, siç është përmirësimi i rrjedhës së punës ose zvogëlimi i kostove
Në përgjithësi, ju mund të vizualizoni idetë qartë. Sidoqoftë, nëse doni të zgjidhni një problem ose të bëni një propozim për diçka të rëndësishme, kushtojini vëmendje gjithçkaje që lidhet.
Hapi 2. Bëni kërkimin tuaj dhe kontrolloni situatën aktuale para se të shkruani një propozim
Diskutoni me palët përkatëse, të tilla si bashkëpunëtorët, menaxherët ose klientët. Kërkoni informacion në lidhje me konkurrentët dhe shihni se si ata punojnë.
Për shembull, nëse mendoni se shërbimi i hotelierisë në zyrë duhet të ndryshohet, bisedoni së pari me stafin e kuzhinës. A kanë punuar diku tjetër, me ofrues të ndryshëm hotelieri? Çfarë mendojnë kolegët tuaj? Mund të jetë që pakënaqësia juaj nuk është një problem cilësor, por vetëm një çështje shije
Hapi 3. Shkruani një përshkrim të problemit
Filloni propozimin duke shpjeguar kushtet aktuale. Përfshini të gjitha faktet relevante, të tilla si autori, data dhe vendndodhja. Kur shkruani një propozim hapës, mos bëni gjykime. Shpjegoni kushtet sipas realitetit.
Për shembull, "PT Sukses Maju ka përdorur shërbimet e hotelierisë të zonjës Nyengir për 7 vjet. Megjithatë, menyja kryesore në dispozicion po zvogëlohet gradualisht, nga pesë menu në dy. Disponueshmëria e menusë vegjetariane gjithashtu ndikohet. Në fakt, në ditë të caktuara, menutë vegjetariane nuk janë në dispozicion."
Hapi 4. Pasi të keni përshkruar problemin, shkruani zgjidhjen që dëshironi të propozoni dhe hapat për ta zbatuar atë
Filloni duke shkruar thelbin e zgjidhjes dhe përshkruani atë që keni gjetur bazuar në vëzhgimet tuaja.
Për shembull, "Sipas mendimit tim, PT Sukses Maju duhet të kërkojë një ofrues të ri hotelieri. PT Fast Bangkrut përdor disa shërbime të tjera hotelierike. Catering Znj. Sisca Soewitomo dhe Z. Rudi Chaeruddin ofrojnë më shumë menutë me çmime konkuruese. Përveç kësaj, për shkak të ushqimit Z. Rudi Chaeruddin ofron menu vegjetariane, vegane dhe pa gluten çdo ditë, hotelieri është më në përputhje me nevojat e kompanisë. Ushqyerja për zonjen Sisca Soewitomo gjithashtu mund të shihet, edhe pse menyja vegjetariane në ushqim nuk është të ndryshme si ajo e furnizuesit të z. Rudi Chaeruddin. Sipas një studimi të punonjësve të vitit 2011, 40% e punonjësve të PT Sukses Maju janë vegjetarianë, 10% janë veganë dhe 2% duhet të mbajnë një dietë pa gluten."
Hapi 5. Krijoni një plan zbatimi
Shpjegoni çdo hap që duhet bërë, dhe kohën dhe koston e përfshirë. Shkruani atë që dini dhe atë që keni ende për të mësuar. Merrni parasysh të shkruani hapat në formën e një liste, pastaj t'i shpjegoni ato në detaje. Mos i ekzagjeroni ndryshimet. Sidoqoftë, mos harroni të shpjegoni rezultatet e mundshme të këtyre ndryshimeve.
Për shembull, "Për të përdorur një shërbim tjetër hotelieri, kompania duhet të: 1. Përfundojë kontratën me znj. Nyengir. 2. Kërkoni nga furnizuesi zonjë Sisca Soewitomo dhe z. Rudi Chaeruddin të bëjnë një test shije. 3. Zgjidhni një nga 4. Nënshkruani një kontratë me furnizuesin e zgjedhur. Tarifat e ushqimit të kërkuara nuk ndryshojnë shumë nga tarifat e ushqimit të zonjës Nyengir. Për sa kohë që kompania përmbush detyrimet e saj kontraktuale me znj. Nyengir, kompania nuk do të penalizohet Përveç kësaj, nëse punonjësit preferojnë ushqimin e ofruar, ata do të jenë më të kënaqur me kushtet e punës."
Hapi 6. Shkruani rezistencën e mundshme ndaj planit tuaj
A do të refuzohet plani juaj nga disa punonjës? Në këtë rast, disa punonjës mund të pëlqejnë shijen e gatimit të zonjës Nyengir. Ose, nëse propozoni një ide produkti, a mund t'i bindni zyrtarët e agjencisë përkatëse se produkti i ri është i sigurt për t'u përdorur? Shkruani hapat që mund të ndërmerrni për të bindur të tjerët për projektin tuaj.
Hapi 7. Pasi të keni shkruar hapat, shënoni materialet e kërkuara ose burimet njerëzore, nëse ka
Gjithashtu, shkruani kohën që do të duhet për të zbatuar ndryshimet, sepse koha është para. Bëni një listë të thjeshtë kontrolli. Në rastin e shembullit të mësipërm, mund të krijoni një listë si më poshtë:
Burimet e nevojshme: nën-komiteti për vlerësimin e ushqimit (4 persona nga seksione të ndryshme), 2 orë për testimin e shijes dhe 3 orë për shkrimin e raportit
Hapi 8. Përfundoni propozimin duke rishkruar ndryshimet që dëshironi të bëni dhe përfitimet e tyre kryesore
Rishkruani tre pikat tuaja kryesore, pastaj bëni një fjali përfundimtare. Mendoni për fundin e propozimit si një përmbledhje ekzekutive. Për shembull:
- "Siç u shpjegua më parë, ushqimi i zonjës Nyengir ka zvogëluar gradualisht menunë kryesore të disponueshme gjatë 7 viteve të fundit. Catering Znj. Sisca Soewitomo dhe Z. Rudi Chaeruddin ofrojnë një menu më të larmishme me çmime konkurruese. Prandaj, unë sugjeroj që PT Sukses Maju të bëjë provoni shijen dhe zgjidhni një ushqyes të ri për kompaninë. Me këtë furnizues të ri ushqimi, kënaqësia e punonjësve pritet të rritet dhe punonjësit do të kenë më shumë gjasa të qëndrojnë."
- Tregoni përfitimet sasiore ose financiare të ndryshimit, nëse ka.
- Shpjegoni përparësitë cilësore të ndryshimit. Ndonjëherë, përfitimet e ndryshimit nuk mund të maten me numra ose fakte. Nëse ndryshimi juaj i propozuar lidhet me lumturinë e punonjësve, shpjegojeni atë. Ndryshimi cilësor mund të jetë po aq i vlefshëm sa ndryshimi sasior.
Metoda 2 nga 2: Ndarja e Propozimit
Hapi 1. Bëni një bashkëpunëtor të lexojë dhe të japë komente për propozimin tuaj
Ai mund ose nuk mund të pajtohet me ndryshimet tuaja të propozuara. Nëse ai nuk pajtohet, merrni parasysh pse. Nëse arsyet janë të vlefshme dhe ndikojnë në propozimin tuaj, përgatituni ta rishikoni atë. Ju gjithashtu mund të shtoni mosmarrëveshjen e partnerit tuaj në kolonën "Mosmarrëveshje", nëse e kuptoni mendimin, por nuk pajtoheni.
Hapi 2. Pasi krijoni një propozim dhe kërkoni kolegët për reagime, rishikoni rrjedhën, gramatikën, saktësinë dhe numrin e fjalëve të propozimit
Mos bëni një propozim shumë të gjatë në mënyrë që propozimi juaj të vërehet nga menaxheri. Bëni një propozim 1-2 faqe, nëse është e mundur.
Hapi 3. Pasi propozimi të jetë gati, dijeni kujt duhet t'i dorëzohet, dhe më pas dërgojeni propozimin
Në disa kompani, vendimmarrësit janë të qartë, por të tjerët kanë një strukturë më të rrjedhshme që e bën të vështirë të dihet se kë të kontaktojë. Shikoni sfondin e kompanisë për të gjetur se kujt duhet t'i dërgoni një propozim.
