E kërkuar apo jo, shkrimi i një raporti statusi mund të jetë një mënyrë e shkëlqyer për të komunikuar arritjet. Një raport i statusit të mirë do të ndihmojë shefin, si dhe ju, të gjurmoni detyrat dhe rezultatet e punës. Më poshtë është një udhëzues për shkrimin e raporteve të statusit të lexueshëm.
Hapi
Metoda 1 nga 1: Shkrimi i një Raporti të Statusit
Hapi 1. Jepini raportit një titull dhe një datë
Një titull që përmban një datë (për shembull, "Rezultatet e Javës së Parë të Dhjetorit") është një opsion efikas titulli. Sigurohuni që të shkruani datën në raport.
- Nëse raporti do të dërgohet me email, mund të përdorni emrin dhe datën si kokë.
- Nëse raporti është një dokument, vendosni titullin dhe datën si kokën e dokumentit.
Hapi 2. Shkruani informacion të detajuar në lidhje me projektin, siç janë emri i projektit, data e fillimit/mbarimit dhe emrat e personelit
Hapi 3. Përshkruani arritjet me titujt "Arritjet", "Detyra e Përfunduar" dhe të ngjashme
- Sigurohuni që të përmendni periudhën e raportimit, p.sh. javën, muajin, tremujorin, etj.
- Përdorni folje aktive për të filluar raportin, të tilla si "përfundoni", "shpjegoni", "dizajnoni", "përmirësoni", "përsosni", etj.
- Për raportet javore, thjesht mund të përfshini 3-6 pikë, secila nga një fjali e gjatë.
Hapi 4. Shkruani se çfarë duhet të arrihet në periudhën e ardhshme raportuese, titullin "Plani tjetër", "Detyra tjetër", "PR", etj
- Llogaritni kohën që duhet për të përfunduar një detyrë nëse është e mundur, për shembull "Dokumentoni një ndryshim të dizajnit (Koha e parashikuar: 2 ditë)".
- Përputhni detyrën tjetër me orarin e projektit tuaj.
- Për raportet javore, thjesht mund të përfshini 3-6 pikë, secila nga një fjali e gjatë.
Hapi 5. Shkruani gjithashtu problemet që po përjetoni ose do të përjetoni aktualisht me titujt "Probleme" ose "Probleme dhe Komente"
Për këtë pjesë, mund të shkruani 1-2 paragrafë të shkurtër.
- Për shembull, nëse keni probleme të kontaktoni me furnizuesin tuaj sepse nuk ka askush në zyrë këtë javë, ose keni sugjerime për të përmirësuar mënyrën se si punon kompania juaj, shkruajini ato në seksionin "Çështje dhe Komente".
- Nëse thjesht po raportoni një problem, por nuk keni nevojë për ndihmë kur është shkruar, mos harroni ta përmendni. Komentet si "Problemi zgjidhet brenda 2 ditëve" do t'i thonë mbikëqyrësit tuaj që të mos ndërhyjë, por mbani një sy në çështjen që keni.
- Nëse problemi juaj i punës nuk zgjidhet, mbikëqyrësi nuk mund të thotë që nuk i keni thënë.
Hapi 6. Lexoni përsëri raportin, pastaj dërgojeni atë palëve përkatëse
Shembull
Këtu është një shembull i raportit të statusit nga redaktuesi i wikiHow. Përputhni stilin, formatin dhe listën e arritjeve në këtë shembull me të dhënat nga puna juaj, por kini parasysh se çdo hap fillon me një folje aktive.
Raporti i Gjendjes 26 Shtator 2011.
E perfunduar
- Filluan 3 artikuj: 1 artikull nga ideja juaj, 2 artikuj për të përmbushur kërkesat.
- Zhvilloni 2 artikuj
- Rishkruaj 1 artikull
- Patrullon gati 400 ndryshime dhe kontrollon redaktimin e kërkesave për gabime/dublikime.
Plani tjetër
- Shtimi i një imazhi në 1 artikull.
- Lexoni dhe redaktoni 1 artikull.
- Pyesni një redaktues me një përvojë mjekësore ose ndihmë të parë për të rishikuar artikujt në lidhje me frakturat. Autori nuk ka një përvojë mjekësore, kështu që ai dyshon në rezultatet e hulumtimit të tij.
- Rishikimi i 1 artikulli që është tashmë i mirë, por kërkon përmirësim stilistik dhe informacion shtesë.
Probleme/Komente
- Faleminderit programuesve, sepse ata u siguruan që përditësimi i softuerit të kësaj jave shkoi pa probleme. Problemet që shfaqen do të raportohen më vonë.
- Një vullnetar është i trishtuar sepse macja e tij vdiq. Vullnetarëve iu kërkua të pushonin së pari.
Këshilla
- Nëse është e mundur, shkruani një raport pozitiv. Raportet nuk janë vendi për t’u ankuar, për t’u zemëruar ose për të kërkuar justifikime. Një mënyrë për të shkruar një raport pozitiv është të jepni sugjerime, ose të paktën udhëzime për zgjidhjen e një problemi, nëse raportoni një problem. Sugjerimi juaj është dëshmi se keni marrë iniciativën për të zgjidhur problemin.
- Thuaji faleminderit në vendin e duhur, për shembull një kolegu që ju ka ndihmuar. Nëse ndihmoni një bashkëpunëtor tjetër, përmendeni atë edhe në raport.
- Jini të sinqertë në raportim. Mos i raportoni gjërat që nuk i bëni.
- Shkruani një raport të shkurtër. Menaxheri juaj është një person i zënë, ai nuk ka shumë kohë për të lexuar raportin tuaj. Nëse menaxheri ka nevojë për më shumë informacion, ai do të pyesë.
- Nëse shkruani një raport të Premten pasdite, do të dini se sa po përparon puna juaj kur të ktheheni në punë të hënën në mëngjes.
- Nëse keni shumë gjëra për të monitoruar (kërkesa për blerje, kërkesa për ndryshim, kërkesa për punë, shënime, etj.), Krijimi i një tabele ose baze të dhënash mund të jetë një mënyrë e mirë për t'i mbajtur nën kontroll.
- Shkruani raporte specifike.
- Bëni një kopje të raportit për veten tuaj. Kopja mund t'ju ndihmojë kur shkruani një rezyme, ose shkruani arritje kur është koha për një rritje.
- Nëse doni të shkruani një raport të statusit, shkruani një raport rregullisht, ose të paktën shkruani një arritje, në mënyrë që të mos kaloni orë të tëra duke ndjekur atë që keni bërë. Çdo ditë, shënoni arritjet kur plotësoni kartën e pjesëmarrjes.
- Kjo metodë e shkrimit të një raporti të statusit mund të përdoret edhe kur raportoni statusin e një projekti në një takim.
- Raportimi për diçka që sapo keni filluar, një libër që sapo keni lexuar ose diçka që po hulumtoni është mirë. Jo gjithçka mund të bëhet brenda një jave, dhe përgatitja që bëni mund të marrë kohë dhe t'i japë vlerë projektit.
Paralajmërim
- Shkruani raporte në mënyrë profesionale. Raporti juaj mund të lexohet nga më shumë njerëz sesa mendoni, veçanërisht nëse është dërguar me email.
- Nëse i dërgoni shefit tuaj një raport të pakërkuar, jini të përgatitur për të shkruar të njëjtin raport javën e ardhshme!
- Në përgjithësi, mos bëni shumë premtime. Thjesht më thuaj çfarë mund të bësh.
