Aftësia për të qenë profesionist luan një rol të rëndësishëm në arritjen e suksesit në karrierë. Pothuajse të gjithë punonjësit duhet t'u përgjigjen thirrjeve telefonike, pavarësisht nga pozicioni i tyre në kompani. Për t'i bërë telefonuesit të ndihen rehat, mësoni se si të bëni thirrje të mira për të lënë një përshtypje pozitive dhe përgatituni t'u përgjigjeni pyetjeve të bëra.
Hapi
Pjesa 1 nga 2: Marrja e thirrjeve telefonike
Hapi 1. Merrni telefonin sa më shpejt
Kur bie telefoni i zyrës, nuk është e sjellshme ta mbash telefonuesin në pritje. Para ziles së tretë, merrni menjëherë telefonin dhe thoni përshëndetje personit që po thërret.
Hapi 2. Mbajeni celularin para fytyrës tuaj
Ju mund të dëshironi të flisni menjëherë, por së pari sigurohuni që marrësi në telefon të jetë para fytyrës tuaj. Flisni kur marrësi është në pozicionin e duhur në mënyrë që telefonuesi të marrë informacion të plotë.
Hapi 3. Merrni frymë thellë para se të flisni
Pasi ta vendosni telefonin para fytyrës tuaj, merrni frymë thellë për të qetësuar veten dhe përqendroni mendjen para se të përshëndeteni. Në këtë mënyrë, ju mund të flisni me qetësi ndërsa përqendroheni.
Hapi 4. Thoni emrin dhe emrin e kompanisë tuaj
Kjo metodë i thotë telefonuesit se ai tashmë është i lidhur me kompaninë që dëshiron të telefonojë. Prandaj sigurohuni që ai e di emrin e kompanisë tuaj dhe emrin tuaj. Shënoni emrin e kompanisë së pari. Ju mund të shkruani fjalët që dëshironi të thoni kur merrni një telefonatë, në mënyrë që të mos mendoni se çfarë të thoni kur bie telefoni. Formulimi mund të përshtatet me situatën dhe kushtet në të cilat punoni.
- Nëse punoni si recepsionist, jepni informacion të plotë për kompaninë sepse për telefonuesin, ju jeni hyrja për të marrë atë që i nevojitet. Për shembull, përshëndetni telefonuesin duke thënë: "Mirëmëngjes/pasdite/mbrëmje. Selia e WikiHow është këtu. Unë jam Nikita këtu për të ndihmuar." Përmes këtij informacioni, telefonuesi e di emrin e kompanisë tuaj dhe emrin tuaj, kështu që ai ndihet më komod për të vazhduar bisedën. Nëse jeni sekretar privat, jepni emrin e punëdhënësit tuaj (për shembull, "Zyra e zotit Miller është këtu. Unë jam Nikita.") Sepse telefonuesi dëshiron të kontaktojë shefin tuaj.
- Nëse jeni anëtar i një departamenti të caktuar, informoni pozicionin tuaj në mënyrë që ai të bëjë pyetje përkatëse, për shembull, "Mirëmëngjes. Unë jam Yesika në departamentin e kontabilitetit". Në këtë mënyrë, telefonuesi e di nëse ai ose ajo është i lidhur me departamentin dhe personin për të telefonuar ose ka nevojë të flasë me dikë tjetër.
Hapi 5. Përgatitni shkrimi dhe fletore pranë telefonit
Në atë mënyrë, ju mund të mbani shënime menjëherë nëse telefonuesi dëshiron të lërë një mesazh ose të japë informacion. Mos e mbani në pritje sepse do të duhet të gjeni letër dhe stilolaps për të shkruar.
Pjesa 2 nga 2: Të folurit në telefon
Hapi 1. Buzëqeshni kur flisni
Edhe nëse jeni të mërzitur, falsifikimi i një buzëqeshje e bën zërin tuaj të tingëllojë më i këndshëm për telefonuesin. Edhe pse e detyruar, kjo metodë mund të përmirësojë gjendjen shpirtërore.
Hapi 2. Flisni qartë dhe profesionalisht
Kur punoni në një mjedis profesional, sigurohuni që ju dhe telefonuesi të jeni në gjendje të komunikoni qartë dhe drejtpërdrejt. Flisni me një ritëm të ngadaltë dhe thoni secilën fjalë me artikulim të qartë në mënyrë që informacioni që përcillni të kuptohet nga telefonuesi.
- Mos thoni fjalë jo standarde, të tilla si "jo", "gllënjkë" ose "nah". Thuajeni secilën fjalë qartë, të tilla si "po" ose "jo" në mënyrë që të dyja palët të kenë një kuptim të mirë të asaj që thuhet. Jini të sjellshëm duke thënë "Faleminderit" dhe "Ju mirëpresim" sipas nevojës.
- Nëse keni nevojë të ndani numra ose shkronja, të tilla si dhënia e emrave ose numrave të telefonit, mësoni alfabetin fonetik (shqiptimi i tingujve të të folurit). Në këtë mënyrë, telefonuesit nuk ngatërrohen kur shqiptoni shkronja që tingëllojnë njësoj, siç janë shkronjat B dhe P. Kur shkruani emrin e Budit, shqiptoni shkronjën B duke shpjeguar "B të fjalës balineze".
Hapi 3. Përshëndetni telefonuesit në mënyrë profesionale
Në vend që të përshëndetni telefonuesin me emrin e parë, sigurohuni që të thoni "baba" ose "nënë" para se të thoni emrin e tyre, siç është "Zoti Jon", veçanërisht nëse nuk e njihni personalisht telefonuesin. Mundohuni të mbani mend emrin dhe ta thoni gjatë gjithë bisedës.
Shkruani emrin e telefonuesit sapo ai t'ju tregojë emrin e tij në mënyrë që të mos harroni
Hapi 4. Lidhni telefonuesit me njerëzit e tjerë nëse është e nevojshme
Dikush që telefonon një kompani ose zyrë zakonisht ka nevojë për ndihmë sepse dëshiron të gjejë informacion ose po përballet me një problem. Nëse nuk mund t'i përgjigjeni një pyetjeje ose të gjeni një zgjidhje, pyesni nëse ai dëshiron të flasë me dikë që mund të ndihmojë. Ky hap tregon se ju kujdeseni për telefonuesin dhe doni të ndihmoni që problemi të zgjidhet shpejt.
- Telefonat e zyrës zakonisht përdorin sistemin për të transferuar thirrje. Zbuloni nëse telefonat në zyrën tuaj janë të transferueshme dhe mësoni se si funksionojnë. Nëse jo, gjeni numrin e telefonit të personit që duhet të telefononi dhe ndajeni atë me telefonuesin.
- Pyesni telefonuesin me mirësjellje nëse mund ta lidhni me dikë tjetër. Për shembull, "Na falni, nuk mund t'i përgjigjem pyetjes suaj. Po si ta transferoj linjën telefonike që të mund të flisni drejtpërdrejt me Pak Bambang? Ai mund të japë një zgjidhje." Sigurohuni që telefonuesi të pajtohet para se të transferoni linjën telefonike.
- Nëse personi që mund të ndihmojë nuk është në zyrë, pyesni nëse telefonuesi do të donte të linte një mesazh. Mos harroni të përcillni mesazhin tek njerëzit kompetent.
Hapi 5. Përfundoni bisedën në mënyrë profesionale
Të thuash "Faleminderit" ose "Mirëmëngjes/pasdite/mbrëmje" është një mënyrë për t'i bërë të ditur telefonuesit se biseda ka përfunduar dhe ai mund ta mbyllë. Mos u ngatërroni nëse biseda po vazhdon apo jo.
Prisni që telefonuesi të mbyllet. Nëse jeni ju që merrni thirrjen telefonike, lejoni që telefonuesi të thotë gjithçka që dëshiron të thotë derisa të përfundojnë. Mund të hasni si të pasjellshëm ose do të humbni informacionin nëse e mbyllni kur ai nuk ka mbaruar së foluri
Këshilla
- Mos merrni telefonata personale në punë. Ju jeni në zyrë për punë, jo për të biseduar me miqtë. Nëse doni të bisedoni ose t'i shkruani një shoku, shtyjeni atë derisa pushimi i drekës ose koha e punës të ketë mbaruar.
- Shmangni shpërqendrimet. Për ta bërë telefonuesin të ndihet i kujdesshëm, shtyjeni punën në vazhdim dhe përqendrohuni te telefonuesi. Mos u hutoni ose mos u dukni shumë të zënë për t'iu përgjigjur pyetjeve ose për të ofruar ndihmë.
- Mos flisni ndërsa hani, pini ose përtypni çamçakëz ndërsa jeni në telefon sepse fjalimi juaj do të jetë i vështirë për tu kuptuar dhe do ta bëjë telefonuesin të ndihet i pavlerësuar.
- Edhe nëse telefonuesi bën një ankesë ose është i pasjellshëm, tregoni ndjeshmëri, jini të qetë dhe jepni një përgjigje profesionale.
