Para se të merrni një pozicion të ri në punë, menaxheri ose mbikëqyrësi juaj zakonisht do t'ju kërkojë të shoqëroni punonjësin që do të vazhdojë punën tuaj. Gatishmëria juaj për të ndihmuar gjatë periudhës së tranzicionit duke bërë përgatitje dhe dorëzime të detajuara është një mënyrë për të siguruar aktivitete të qetë të kompanisë dhe për të ndërtuar një reputacion të shkëlqyer kur ndryshoni punë ose merrni një pozicion të ri.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Përgatitja për një dorëzim pune
Hapi 1. Ftoni shefin tuaj për të diskutuar planin e dorëzimit
Takohuni me shefin tuaj për të diskutuar në detaje se çfarë duhet të bëni gjatë tranzicionit. Në varësi të punës tuaj dhe stilit të udhëheqjes së shefit tuaj, ai ose ajo mund t'ju kërkojë të kontribuoni shumë gjatë dorëzimit, për shembull, nëse ju kërkohet të mësoni ose trajnoni një punonjës zëvendësues për disa ditë ose disa javë.
- Zakonisht, ju duhet të përgatitni dokumente si dëshmi të dorëzimit zyrtar.
- Diskutoni këtë plan me shefin tuaj. Pyesni sa shpreson ai ose ajo të kontribuojë dhe çfarë duhet t'i jepni përparësi gjatë tranzicionit.
Hapi 2. Hartoni dokumentin e dorëzimit
Pasi të njihni pritjet e shefit në detaje, përgatitni një draft dokument dorëzimi. Përveç që ju ndihmon të përgatiteni, ky dokument përmban detyra dhe informacione që duhet të dorëzohen gjatë tranzicionit. Të mëposhtmet duhet të përfshihen në dokumentin e dorëzimit:
- Informacion i detajuar në lidhje me aktivitetet e përditshme, punën dhe përparësitë e punës.
- Një përshkrim i gjërave të rëndësishme për të bërë dhe përgjegjësive që duhet të përmbushen në pozicionin tuaj aktual.
- Çfarë pritet nga personi që do t'ju zëvendësojë.
- Lista përmban skedarë të rëndësishëm që duhet të dorëzohen, siç është një marrëveshje ose program pune.
Hapi 3. Përfundoni detyrat e papërfunduara
Nëse duhet të ndryshoni punë menjëherë, përpiquni të përfundoni çdo punë në progres. Përveç sigurimit të kënaqësisë nga kjo arritje, ju po ndihmoni edhe të tjerët që të fillojnë punën e tyre nga e para. Në këtë mënyrë, do të jeni në gjendje të lini një përshtypje pozitive dhe të krijoni një reputacion të mirë.
- Sado e vështirë të jetë, punoni më shumë nëse ka një detyrë që po i afrohet afatit.
- Përfundimi i një detyre të re që po i afrohet një afati mund të jetë shumë e vështirë për njerëzit që ende nuk i kuptojnë ndërlikimet.
Hapi 4. Flisni me kolegët
Para fillimit të periudhës së tranzicionit, lini kohë për të diskutuar me kolegët tuaj në lidhje me planin e dorëzimit dhe pyetni cilat janë përparësitë tuaja. Nëse ka një çështje të re për të cilën nuk jeni në dijeni, shfrytëzoni këtë mundësi për të kërkuar informacion dhe për të përcaktuar një zgjidhje.
- Çështjet e reja zakonisht nuk bëjnë shumë ndikim përpara një lëvizjeje, por ato mund t'i kalohen personit që do t'ju zëvendësojë nëse e dini tashmë për të.
- Përfitoni nga ky rast për të ndarë planet tuaja dhe datat lëvizëse me kolegët. Gjithashtu informojini ata për periudhën e tranzicionit në mënyrë që ata të mund të përgatiten vetë.
- Ju duhet t'u tregoni kolegëve tuaj për planet tuaja lëvizëse pasi produktiviteti i punës tenton të bjerë gjatë periudhës së tranzicionit.
Hapi 5. Përgatitni një dokument formal të dorëzimit me shkrim
Hapi i fundit në përgatitjen për periudhën e tranzicionit është prodhimi i një dokumenti formal të dorëzimit. Kur përgatitni një draft, listoni dhe shpjegoni të gjitha informacionet e rëndësishme dhe pastaj diskutojeni atë me eprorët dhe menaxhmentin të cilët do të preken nga ky plan. Plotësoni dokumentet e dorëzimit dhe ia dërgoni pasardhësit tuaj disa ditë para se ai të fillojë punën. Përmbajtja mund të ndryshojë sipas punës, por dokumenti i dorëzimit duhet të paktën të përfshijë sa vijon:
- Lista e detyrave dhe orari i punës.
- Informacion në lidhje me punën në vazhdim.
- Kalendari përmban aktivitetet dhe afatet e planifikuara.
- Informacioni i fjalëve kyçe dhe procedurat e hyrjes.
- Lista e kontakteve që lidhen me punën.
- Udhëzues për të hyrë në skedarë dhe drejtori në një kompjuter.
Pjesa 2 nga 3: Kalimi i Tranzicionit
Hapi 1. Merrni sa më shumë kohë të jetë e mundur
Pasi punonjësi që ju zëvendësoi fillon të punojë, ju mund të mos jeni shpërngulur dhe ju është kërkuar që ta shoqëroni derisa të kuptojë punën e tij. Kohëzgjatja e periudhës së tranzicionit është e pasigurt, mund të jetë ditë ose javë. Sidoqoftë, sa më shumë kohë t’i jepni vetes, aq më shumë informacion mund të përcillni.
Për të siguruar që ju jepni informacion të plotë dhe se asgjë nuk ju mungon, përfshini zëvendësuesin tuaj në një sërë aktivitetesh të përditshme
Hapi 2. Paraqisni dokumente të rëndësishme drejtpërdrejt
Gjatë periudhës së tranzicionit, do t'ju duhet të dorëzoni personalisht të dhëna dhe dokumente të rëndësishme. Në këtë mënyrë, ju mund të siguroheni që gjërat e rëndësishme janë bërë si duhet dhe prioritetet janë përcaktuar qartë. Përveç kësaj, ju të dy keni ende kohë për të diskutuar informacionin që duhet diskutuar më tej para se të lëvizni.
- Shfrytëzojeni këtë mundësi për t’i shpjeguar atij informacione të rëndësishme dhe ai mund të kërkojë gjëra shumë të dobishme për të bërë një dorëzim të mirë.
- Kur diskutoni, merrni kohë për të siguruar një përmbledhje të situatës së punës dhe shpjegoni kontekstin e bisedës në mënyrë që të mos humbasë asnjë informacion.
Hapi 3. Bëni një përpjekje për të ofruar ndihmë
Nëse të dy punoni ende në të njëjtën zyrë, jini mbështetës dhe aktivë. Nëse ka një problem, siguroni ndihmë duke identifikuar shkakun dhe duke gjetur një zgjidhje së bashku. Punonjësit e rinj zakonisht ndihen të pakëndshëm ose të pakëndshëm ditët e para dhe nuk do t'ju shqetësojnë duke bërë pyetje.
- Bëjeni të qartë se jeni në dispozicion për të ofruar mbështetje dhe ndihmë nëse është e nevojshme.
- Në këtë mënyrë, të dy ju mund të mbështesni njëri -tjetrin për të përmbushur përgjegjësitë gjatë tranzicionit.
Hapi 4. Mbani një takim përfundimtar për të diskutuar dorëzimin
Para se të vazhdoni dhe të bëni një dorëzim të plotë, bëni një takim me personin që do t'ju zëvendësojë. Kërkojini atij të përgatisë pyetje dhe të mbajë shënime me gjërat me të cilat është marrë. Ky takim është një mundësi e mirë për të siguruar që ai të kuptojë rolin dhe përgjegjësitë e tij.
- Të gjitha çështjet që kanë nevojë për sqarime të mëtejshme mund të diskutohen në takim.
- Në varësi të vendit ku punoni, merrni parasysh nëse do të ftoni apo jo shefin tuaj në një takim.
- Ju duhet t'i tregoni shefit tuaj kur dhe ku do të mbahet takimi. Pyeteni atë nëse ka ndonjë sugjerim ose informacion që do të donte të ndante.
Pjesa 3 nga 3: Përgatitja e një Plani Zhvillimor Afatgjatë
Hapi 1. Përshkruani mbështetjen dhe trajnimin e ofruar nga kompania
Kur dorëzoni, tregoni një gatishmëri për të kontribuar duke hapur shansin më të mirë të suksesit për të tjerët. Në vend që të hiqni dorë nga detyrat dhe puna, jepni këshillat tuaja zëvendësuese në mënyrë që ai të zhvillohet profesionalisht dhe të sigurojë mbështetje për ish -shefin e tij në mënyrë që ai të jetë gjithmonë i shëndetshëm dhe i suksesshëm në punë.
- Siguroni informacione të programit të trajnimit që lidhen me punën.
- Kur filloni të punoni, mund të keni marrë pjesë në trajnime për të rregulluar dhe rritur njohuritë tuaja.
- Mos harroni t'ia përcillni këtë informacion personit që vazhdon punën tuaj dhe inkurajojeni atë që të shfrytëzojë sa më shumë nga mundësia.
Hapi 2. Mos e injoroni kulturën e punës
Nëse për ca kohë keni ende kohë për të punuar me personin që do të zërë vendin tuaj, mos u përqëndroni vetëm në aspektet teknike të punës. Çdo zyrë ka një mjedis dhe kulturë unike të punës që mund të jetë dërrmuese ose konfuze për të sapoardhurit. Merrni kohë për të shpjeguar gjërat dhe situatat aktuale të zyrës.
- Merrni atë rreth zyrës dhe prezantojeni atë me të gjithë punonjësit.
- Shpjegoni rolet dhe përgjegjësitë e punonjësve të rinj dhe atyre ekzistues.
- Nëse si punonjës i ri merr detyra të ndryshme ose përgjegjësitë dhe përparësitë e tij të punës përqendrohen në gjëra të ndryshme, sigurohuni që punonjësi i vjetër ta kuptojë këtë.
Hapi 3. Jepni informacion të detajuar të kontaktit
Nëse doni të ndihmoni një punonjës të ri, tregojini atij se si të lidhet me ju dhe bëjani të ditur se mund t'ju kontaktojë nëse ka një problem serioz ose ka nevojë për informacion. Sidoqoftë, jo të gjithë janë të gatshëm të ndihmojnë pasi të ndryshojnë punë ose të zënë një pozicion të ri. Kjo zakonisht ndikohet nga marrëdhëniet me ish eprorët.
- Shpesh, problemet mund të zgjidhen thjesht duke komunikuar me email.
- Edhe nëse jeni zhvendosur, të qenit i gatshëm për të ndihmuar do të bëjë një përshtypje të mirë dhe do të përmirësojë reputacionin tuaj.
