Arkivimi sipas alfabetit është një mënyrë për të organizuar dokumente që janë të rëndësishme si në jetën personale ashtu edhe në atë profesionale. Arkivimi alfabetik ju lejon të gjeni shpejt dhe rivendosni skedarët individualë. Kjo siguron që të gjitha dokumentet të jenë të mbrojtura dhe gjithmonë në dispozicion. Ka shumë rregulla për paraqitjen alfabetike në indonezisht për të ruajtur një sistem të arsyeshëm regjistrimi.
Hapi
Pjesa 1 nga 2: Arkivimi sipas alfabetit
Hapi 1. Vendosni cilin sistem alfabetik të përdorni
Ndërsa mund të duket e thjeshtë, sistemi alfabetik i regjistrimit ka disa mundësi për të zgjedhur. Ju duhet të zgjidhni një sistem dhe ta zbatoni atë në mënyrë të vazhdueshme.
- Regjistrimi shkronjë-shkronjë bazohet në secilën shkronjë në secilën fjalë në rendin në të cilin ndodh dhe injoron hapësirat midis fjalëve.
- Arkivimi fjalë për fjalë bëhet duke renditur çdo skedar bazuar në shkronjën e parë të secilës fjalë me radhë.
- Paraqitja njësi pas njësie merr parasysh secilën fjalë, shkurtim dhe iniciale dhe i rendit ato. Ky është sistemi që zakonisht rekomandohet të zbatohet.
Hapi 2. Gruponi skedarët
Pasi të keni të gjithë skedarët që ju nevojiten për të arkivuar, vendosni se si t'i gruponi të gjitha së bashku. Ju mund të përdorni një format fjalori, ku gjithçka renditet sipas alfabetit, pavarësisht nga lloji i skedarit ose skedarëve në të. Ju gjithashtu mund të përdorni formatin e enciklopedisë, ku gruponi skedarët sipas llojit ose subjektit, dhe pastaj i renditni ato sipas alfabetit.
Nëse keni lloje të ndryshme skedarësh për tu arkivuar (fatura, fletëparaqitje, letra, etj.), Ne ju rekomandojmë të përdorni formatin e enciklopedisë. Gruponi skedarët sipas llojit së pari, pastaj renditini ato sipas alfabetit. Përdorni një kufi ose kod ngjyra për të ndarë dokumentet
Hapi 3. Indeksoni skedarët e arkivuar
Indeksimi është grupimi i secilës pjesë të titullit të skedarit në njësi të përshtatshme. Për të indeksuar skedarët para se të arkivohen, duhet të ndani elementët e secilit emër skedari dhe të krijoni një emër të ri të përshtatur alfabetikisht dhe të ndryshëm nga emri i paracaktuar. Si nje shembull:
- Thuaj që duhet të indeksoni dhe arkivoni skedarët e mëposhtëm: një artikull mbi anoa të titulluar "Anoa Ushqimi i Sjelljes", një biografi e ekspertit kryesor të anoas, Jasmin A. Dahlia, dhe një broshurë promovuese për një ekspozitë anoa në kopshtin zoologjik të Xhakartës.
- Biografia e Jasmin A. Dahlia indeksohet si "Dahlia, Jasmin A.", sepse në regjistrim, mbiemri duhet të jetë i pari. Kështu, dosjet arkivohen në grupin e shkronjave "D".
- Nëse zgjidhni një metodë klasifikimi të tillë si një fjalor, artikulli "Sjellja e të ngrënit Anoa" duhet të indeksohet në përputhje me rrethanat. Prandaj, arkivojeni atë në grupin e shkronjave "P" (për "Sjelljen").
- Përndryshe, mund të indeksoni "Sjelljet e të ngrënit Anoa" si "Anoa, Sjelljet e të ngrënit" nëse përdorni një grupim të formatuar në enciklopedi, në vend që thjesht të arkivoni skedarë të lidhur me anoa. Ky skedar arkivohet më pas në grupin e shkronjave "A".
- Një broshurë promovuese mund të indeksohet si "Anoa, ekspozitë (kopshti zoologjik i Xhakartës)" nëse parashikoni që do të ketë shumë material në ekspozitën anoa. Për shembull, mund të indeksohet një skedar tjetër si "Anoa, ekspozitë (kopshti zoologjik Bandung).
- Përndryshe, broshura promovuese mund të indeksohet si "Kopshti Zoologjik i Xhakartës, (Ekspozita Anoa)" nëse prisni të merrni disa skedarë që lidhen me Kopshtin Zoologjik të Xhakartës, ose nëse dëshironi të përdorni grupimin e formatit të enciklopedisë në skedarë sipas vendndodhjes gjeografike.
Hapi 4. Renditini skedarët sipas alfabetit sipas emrit të indeksit të tyre
Rregulli i përgjithshëm i regjistrimit sipas alfabetit është rregullimi i skedarëve nga A (e para) në Z (e fundit). Përdorni informacionin e veçantë për të përcaktuar dallimin dhe rendin në mënyrë që të ndani skedarët. Si nje shembull:
- Rendi i indeksuar në hapin e mëparshëm mund të jetë diçka e tillë (në varësi të sistemit të përdorur): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Ekspozita Anoa)" dhe "Anoa Eating Behavior" OSE "Anoa, ekspozitë (Xhakartë Kopshti Zoologjik)) "," Anoa, Sjellja e Ushqimit "dhe" Dahlia, Jasmin A. ".
- Skedarët për "Kangur" janë renditur sipas skedarëve për "Elephant". Dosjet për "Gjirafën" do të jenë në mes, dhe skedarët për "Anoa" janë porositur para "Bear" dhe "Dele". Kështu, rendi është: "Anoa", "Bear", "Dele", "Elephant", "Giraffe", "Kanguroo".
- Nëse shtoni më vonë skedarët "Armadillo", ato do të jenë pas "Anoa". Meqenëse të dy fillojnë me shkronjën "A", do të duhet të shikoni shkronjën pas A ("N" për anoa dhe "R" për "armadillo") për të përcaktuar rendin. Kështu, rendi i ri është: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Dele", "Elephant", "Giraffe", "Kanguroo".
Hapi 5. Etiketoni dosjen tuaj të skedarëve
Për ta bërë më të lehtë gjetjen, etiketoni secilën dosje arkivi me emrin e indeksit që korrespondon me skedarin në të. Kjo metodë gjithashtu e bën më të lehtë arkivimin e skedarëve të rinj në rregull.
- Vendoseni arkivin në dosjen e tij.
- Do të ishte më e lehtë nëse e kodoni dosjen me ngjyra për të rritur përdorshmërinë e tij. Për shembull, nëse përdorni grupimin e formatit të enciklopedisë, secilit grup i caktohet ngjyra e vet dhe secili skedar në secilin grup etiketohet sipas ngjyrës së tij.
Hapi 6. Dokumentoni sistemin e indeksimit dhe regjistrimit
Sistemi juaj i indeksimit dhe regjistrimit duhet të zbatohet në mënyrë të vazhdueshme. Sigurohuni që të gjithë ata që kanë qasje në skedar e dinë sistemin në të cilin po funksionon. Për shembull, mund të krijoni ose ndani një dokument që përmban detaje të rregullave të sistemit tuaj të regjistrimit. Kjo do t'i ndihmojë të gjithë të jenë në gjendje të përdorin sistemin e regjistrimit në mënyrë efikase.
Hapi 7. Arkivoni skedarin e ri siç duhet
Vendosni skedarët në dollap sipas emrit të indeksit dhe renditjes alfabetike, sipas sistemit tuaj. Nëse është e nevojshme, zhvendosni skedarin aktual për të përfshirë skedarin e ri në vendin e tij të saktë.
Pjesa 2 nga 2: Trajtimi i rasteve speciale
Hapi 1. Arkivoni skedarët sipas kushteve të rëndësishme
Ndonjëherë është më e lehtë të arkivosh skedarët sipas fjalës kyçe, në vend të titullit ose emrit të listuar atje. Kjo siguron që skedarët të indeksohen dhe kërkohen duke përdorur termat më logjikë. Si nje shembull:
"Banka e Parë në Xhakartë" mund të indeksohet dhe arkivohet si "Xhakarta, Banka e Parë". "Jakarta" është termi kryesor në këtë hyrje, në vend të "First" ose "Bank", veçanërisht nëse keni skedarë të tjerë me një emër të ngjashëm, të tillë si "First Bank in Bandung" ose "First Bank in Medan"
Hapi 2. Renditni emrat sipas mbiemrit
Arkivi standard rekomandon që mbiemrat e njerëzve të indeksohen së pari pasi konsiderohen si terma domethënës.
- Prandaj, "Jasmin A. Dahlia" indeksohet dhe arkivohet si "Dahlia, Jasmin A.".
- Përfshini titullin (Dr., Ir, etj.) Në fund. Për shembull, “Dr. Jasmin A. Dahlia”indeksohet dhe arkivohet si“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Zakonisht, emrat renditen sipas shkrimit të tyre shkronjë për shkronjë. Për shembull, "MacDonald" do të jetë para "McDonald". Prandaj, "D" "," L "", "Le", "de", etj. konsiderohet si pjesë e emrit dhe jo një njësi e veçantë. Kjo zakonisht zbatohet për emrat e huaj. Për shembull, skedarët "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" dhe "Wolfe", janë renditur saktë (JO "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Një përjashtim nga ky rregull zakonisht zbatohet kur emri i një personi është pjesë e emrit të një biznesi ose organizate. Në këtë rast, trajtojeni emrin e personit si njësi në emrin e biznesit. Për shembull, "Shërbimet e Kontrollit të Dëmtuesve Jasmin A. Dahlia" regjistrohen nën grupin e shkronjave "J" dhe NUK indeksohen si "Dahlia, Jasmin A. Shërbimet e Kontrollit të Dëmtuesve".
Hapi 3. Injoroni artikujt, lidhëzat dhe parafjalët
Artikujt (p.sh. "a", "an" dhe "the" në anglisht), lidhëzat (p.sh. "dhe", "por", dhe "ose"), dhe parafjalët (p.sh. "me", "nga" dhe " to”) zakonisht anashkalohet në indeksimin dhe arkivimin sipas alfabetit sepse nuk konsiderohet një term domethënës. Kjo është e vërtetë edhe nëse artikujt, lidhëzat ose parafjalët përbëjnë emrin e skedarit. Si nje shembull:
- Dosja e titulluar "Një hetim i praktikave të ushqyerit me Emu" arkivohet në grupin e shkronjës "E", për "Emu" (një fjalë domethënëse në titullin e skedarit), në vend të shkronjës "A" nga "an" pasi kjo është një Artikull anglisht.
- "Dahlia dhe Soetono, Shërbimet e Kontrollit të Dëmtuesve" janë renditur pas "Dahlia, Jasmin A." Emrat e indeksit të dy fillojnë me shkronjat "Dahlia" në mënyrë që përcaktimi i rendit të zhvendoset në termin tjetër domethënës (në këtë rast, "Soetono" dhe "Jasmin") për të përcaktuar rendin e regjistrimit. Injoroni fjalën "dhe" sepse nuk është domethënëse.
Hapi 4. Trajtoni shkurtesat sikur të ishin shqiptuar
Gjatë paraqitjes, mund të hasni shkurtime të tilla si "Tbk". (shkurt për "Hapur"). Në mënyrë tipike, ju indeksoni dhe arkivoni skedarët si një fjalë, dhe jo vetëm një varg shkronjash.
Për shembull, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" është arkivuar pas "Jasmin A. Dahlia Tbk."
Hapi 5. Regjistroni numrat si zakonisht
Kur arkivoni skedarët në mënyrë alfabetike, do të shihni skedarë që kanë numra. Zakonisht, këto skedarë arkivohen si zakonisht, dhe jo sikur të ishin shkruar. Numrat gjithashtu arkivohen para shkronjave.
- Për shembull, "3 ditë përgjithmonë" do të arkivohet para "100 këshillave të biznesit" (sepse "3" vjen para "100").
- "Këshillat e tregtisë" dhe "Këshillat për lojën e aksioneve" do të arkivohen pas "100 Këshillave të Biznesit" sepse numrat renditen para shkronjave.
- Numrat e shqiptuar trajtohen si fjalë në vend të numrave. Për shembull, dosjet "100 udhëheqës të mëdhenj në botën e biznesit", "Dyqind këshilla të fuqishme për të bërë biznes" dhe "Këshilla për të bërë biznes" janë në rregull.
- Sidoqoftë, nëse e bën regjistrimin tuaj më të lehtë, mos ngurroni të bëni një përjashtim dhe gjithmonë renditni numrat sikur të ishin shkruar.
Hapi 6. Trajtoni karaktere speciale
Të gjithë karakteret jo-alfabetikë ose jo-numerikë të hasur gjatë indeksimit duhet të merren parasysh. Sidoqoftë, trajtimi i karaktereve të lidhura varet nga lloji:
- Shenjat e pikësimit (të tilla si apostrofet, pikat dhe presjet) zakonisht injorohen. Për shembull, dosjet "Kafeja më e mirë e Uashingtonit" dhe "Panairi i Shtetit i Uashingtonit" arkivohen sipas radhës.
- Zakonisht, diakritikët injorohen dhe konsiderohen si shkronja të lidhura. Për shembull, "clair" arkivohet si "Eclair", dhe "ber" si "Uber". Sidoqoftë, metoda nuk zbatohet nëse arkivoni skedarin në mënyrë alfabetike në një gjuhë që përdor diakritikë në mënyrë që rendi normal alfabetik i asaj gjuhe të respektohet.
Hapi 7. Përdorni rregullin "asgjë para diçkaje" nëse është e nevojshme
Në mënyrë tipike, hapësirat (përfshirë pikësimin dhe elementët e tjerë që anashkalohen) injorohen kur arkivohen sipas alfabetit. Sidoqoftë, nëse hasni skedarë që fillojnë në një mënyrë të ngjashme, përdorni një hapësirë ose rregullin "asgjë para diçkaje" për të specifikuar rendin në arkiv.
- Për shembull, skedarët "Bank Jakarta", "Bank Bandung" dhe "Bank Medan" arkivohen në këtë mënyrë.
- Kështu, dosja "Dahlia, Jasmin A." ishte para "Dahlia, Jasmin A., Dr."
Hapi 8. Dalloni skedarin me informacion më të detajuar, nëse është e nevojshme
Në raste të rralla, informacioni alfabetik nuk është i mjaftueshëm për të përcaktuar rendin e skedarëve. Po të jetë kështu. Përdorni më shumë informacion për të indeksuar dhe arkivuar skedarët. Shënoni informacion shtesë në secilën skedar në mënyrë që ato të dallohen. Si nje shembull:
- Nëse keni dosje për dy persona të quajtur Jasmin A. Dahlia, renditini ato sipas datës së lindjes. Dosja "Dahlia, Jasmin A. (lindur 1853)" vjen para "Dahlia, Jasmin A. (lindur 1967).
- Ju gjithashtu mund të rendisni skedarët sipas vendndodhjes gjeografike. Nëse keni skedarë nga tre banka të ndryshme nga tre vende të ndryshme, dhe secila bankë ka emrin "Bank Mandiri", renditeni atë si shembulli i mëposhtëm: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Xhakartë)" dhe "Bank Mandiri (Medan) ".
- Prandaj, nëse keni dy skedarë për arinjtë ose llojet e ariut, dallojini ato më tej sipas specieve, vendndodhjes gjeografike, etj. Për shembull, skedarët për "Bear, Chocolate" dhe "Bear, Polar" (sipas radhës), ose dosjet për "Bear (Evropë)" dhe "Bear (Amerika e Veriut)" (sipas radhës).
Hapi 9. Njoftoni të gjitha përjashtimet dhe rregullat e veçanta
Sigurohuni që të gjithë ata që përdorin skedarët tuaj janë të vetëdijshëm për ndonjë përjashtim nga udhëzimet standarde të sistemit të regjistrimit. Kjo do të ndihmojë që të gjithë të përdorin sistemin e depozitimit në mënyrë korrekte dhe efikase.
