Organizimi i një takimi efektiv është i nevojshëm për të mbështetur mbarëvajtjen e aktiviteteve të kompanisë ose organizatës. Takimet janë një mundësi për të koordinuar punën, për të shkëmbyer informacion, për të përmirësuar punën në grup dhe për të arritur qëllimet në mënyrë efikase. Takimet efektive kërkojnë përgatitje të mirë, udhëheqje dhe delegim të detyrave. Gjatë takimit, përpiquni të rrisni motivimin e pjesëmarrësve dhe të përfshini të gjithë ekipin.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Mbajtja e Takimeve
Hapi 1. Përgatituni për takimin sa më mirë që mundeni
Para së gjithash, hartoni një axhendë takimi që përmban orarin dhe temat që do të diskutohen dhe përcaktoni gjërat e rëndësishme që duhet të riafirmohen para përfundimit të takimit.
- Ejani në dhomën e takimeve në kohë, sepse vendi ku punoni do të ndikojë në mënyrën se si ju perceptojnë njerëzit e tjerë. Pritja në dhomën e takimeve 15 minuta më herët i bën njerëzit e tjerë të mendojnë se jeni më pak produktivë ose doni të lini një punë tjetër me arsyetimin për të shkuar në një takim.
- Përgatitni një fotokopje të rendit të ditës. Edhe pse mund të krijoni një axhendë dixhitale, përgatitni edhe një fotokopje të agjendës për ta bërë më të lehtë përdorimin.
Hapi 2. Drejtoni takimin
Kur drejtoni një takim, sigurohuni që të mbuloni të gjitha temat në rendin e ditës dhe të dëgjoni atë që të gjithë pjesëmarrësit kanë për të thënë në mënyrat e mëposhtme:
- Qarkulloni listën e pjesëmarrësve. Takimi është një mjet për shpërndarjen e informacionit brenda ekipit dhe bëhet një mundësi për diskutim në mënyrë që të gjithë të dinë përgjegjësitë e tyre përkatëse në mënyrë që të jenë në gjendje të ofrojnë performancën e pritshme të punës. Duke qarkulluar listën e pjesëmarrësve, ju e dini se kush nuk ka ardhur në mënyrë që ata të kontaktohen dhe të bashkohen në takim. Gjithashtu tregon se informacioni që do të ndani në takim është i rëndësishëm.
- Përdorni axhendën si një udhëzues për ta bërë më të lehtë për secilin pjesëmarrës të takimit të përqëndrohet dhe të dijë se çfarë duhet të bëjë. Pjesëmarrësit në takim mund të vijnë me radhë. Pra, përgatitja e agjendës para takimit ju bën më të fokusuar kur drejtoni takimin.
Hapi 3. Zhvilloni një plan pune
Plani i punës është përmbledhja përfundimtare që konfirmon punën që do të bëhet pas takimit dhe është një plan i vazhdueshëm që prek të gjithë pjesëmarrësit e takimit. Bëni një plan pune sipas udhëzimeve të mëposhtme:
- Caktoni dikë si person përgjegjës për një objektiv specifik. Personi i caktuar nuk ka pse ta arrijë objektivin personalisht sepse ai do të jetë menaxheri i projektit i ngarkuar me lidhjen e anëtarëve të ekipit të cilët duhet të përfshihen dhe përgatitjen e burimeve të kërkuara.
- Kërkoni raporte progresi zyrtarisht dhe joformalisht në mënyrë që personeli i caktuar të raportojë punën që është arritur brenda një harku kohor të caktuar.
Hapi 4. Përqendrohuni në temën sipas axhendës së takimit
Pas diskutimit të një teme në rendin e ditës dhe kryerjes së diskutimeve të nevojshme, paraqitni një përmbledhje të rezultateve të diskutimit, ofroni një mundësi për të bërë pyetje, pastaj vazhdoni takimin duke diskutuar temën tjetër.
Hapi 5. Përcaktoni orarin për takimin e ardhshëm
Njoftoni orarin e takimit të ardhshëm kur të gjithë janë mbledhur për ta bërë më të lehtë për të planifikuar. Në atë mënyrë, ju keni informuar orarin e takimeve paraprakisht për të parandaluar përplasjen e orareve.
Kërkojuni anëtarëve të ekipit të sugjerojnë me email se cilat tema duhet të jenë në rendin e ditës. Pasi të mbarojë takimi, tregojini atyre se do të përdorni të njëjtën axhendë për takimin e ardhshëm dhe kërkoni nga pjesëmarrësit e takimit që të paraqesin sugjerime mbi temën që mbështesin arritjen e qëllimeve të kompanisë/organizatës
Pjesa 2 nga 3: Përgatitja për Takimin
Hapi 1. Vendosni se kush do të kryesojë takimin
Ky rol zakonisht i caktohet një menaxheri, por ju mund t'u jepni anëtarëve të ekipit mundësinë për të udhëhequr takimet e departamenteve në mënyrë që ata më vonë të drejtojnë takimet në një nivel më të lartë.
Hapi 2. Ftoni folësit
Një folës është një person i cili është i ftuar të marrë pjesë në një takim për një arsye të veçantë, sepse ai ka përvojë në menaxhimin e burimeve njerëzore dhe burimeve të tjera në mënyrë që anëtarët e ekipit të arrijnë performancën më të mirë, përfshirë shpjegimin e proceseve dhe rezultateve të punës në mënyrë efektive. Përveç kësaj, ai është gjithashtu në gjendje të japë këshilla për të parashikuar rrethana të paparashikuara dhe për të rritur burimet sipas nevojës.
Hapi 3. Përcaktoni orarin e duhur të takimeve
Kur vendosni një orar, merrni parasysh disponueshmërinë e kohës dhe kufizimet e pjesëmarrësve. Për shembull: të gjithë pjesëmarrësit mund të marrin pjesë në takimin e së premtes pasdite, por nuk është koha e duhur për të diskutuar çështje të mëdha.
- Në mënyrë që të gjithë anëtarët e ekipit të mund të marrin pjesë në takimin e ardhshëm, së pari pyesni personin e projektit përgjegjës për orarin dhe pastaj kërkoni nga të gjithë pjesëmarrësit që të rregullojnë oraret e tyre përkatëse sipas planit.
- Përcaktoni se kush do të marrë procesverbalin dhe sigurohuni që informacioni mbi rezultatet e takimit t'u dërgohet edhe pjesëmarrësve që mungojnë.
Hapi 4. Përgatitni axhendën e takimit
Agjenda e takimit duhet të përmbajë të paktën një listë të temave që do të diskutohen, delegimin e detyrave të prezantimit dhe ndarjen e kohës për diskutimin e secilës temë. Ju mund të organizoni axhendën e takimit sipas sugjerimeve të mëposhtme:
- Kërkoni të dhëna nga të gjithë pjesëmarrësit në takim duke dërguar email të paktën 2 ditë para takimit. Emaili është mjeti më i mirë për këtë sepse do të merrni kërkesa me shkrim.
- Bëni një axhendë të takimit të tryezës për të regjistruar të gjitha temat që do të diskutohen, folësit dhe ndarjen e kohës. Nëse ka një kërkesë për një temë që devijon nga tema e përgjithshme, kontaktoni personin në fjalë dhe kërkoni që ai ose ajo të bëjë një kërkesë specifike për t'u diskutuar në takimin e ardhshëm.
- Bëni një orar realist. Shpjegimet dhe diskutimet që zgjasin 30 minuta nuk duhet të detyrohen të përfundojnë në 15 minuta. Bëni një orar sipas nevojës dhe përfundojeni takimin herët kur të jenë diskutuar të gjitha temat.
Hapi 5. Propozoni rregullat e takimit
Nuk keni nevojë të vendosni rregulla formale ose të vendosni sanksione, por zbatimi i rregullave e bën takimin të zhvillohet pa probleme dhe të gjithë mund të shprehin mirë mendimin e tyre.
Tregoni rregullat kur takimi hapet duke thënë: “Për të kursyer kohë, pjesëmarrësit mund të bëjnë pyetje dhe të përgjigjen pasi folësi të ketë përfunduar paraqitjen. Nëse keni akoma reagime pasi të ketë mbaruar koha e diskutimit, ju lutemi më dërgoni me email që ta diskutojmë më tej."
Hapi 6. Përcaktoni ndarjen e kohës
Vendosni rendin e ditës për takimin duke përcaktuar se sa kohë do t'i duhet secilit folës dhe duke diskutuar për secilën temë.
- Informoni ndarjen e kohës para fillimit të takimit në mënyrë që të gjithë pjesëmarrësit të dinë se kur mund të kontribuojnë dhe parandalojnë diskutimet e rastësishme ose të shtrembëruara.
- Si udhëzues, lejoni të paktën 10 minuta për të diskutuar pasi të jenë diskutuar tema të caktuara.
Hapi 7. Paraqisni axhendën e takimit
Një ditë para takimit, dërgoni axhendën e takimit të gjithë pjesëmarrësve në mënyrë që të gjithë të kenë një fotokopje të orarit dhe të dinë qëllimin e takimit. Përveç kësaj, ata gjithashtu mund t'ju bëjnë të ditur nëse ka informacion të pasaktë në rendin e ditës.
Hapi 8. Dërgo një kujtesë
Para se të filloni një takim për herë të parë ose jo rutinë, dërgoni një kujtesë një orë para se të gjithë pjesëmarrësit të jenë në kohë.
Pjesa 3 nga 3: Duke u bërë një drejtues efektiv i takimit
Hapi 1. Bëhuni një drejtues i mirë takimesh
Mundohuni të komunikoni me të gjithë pjesëmarrësit gjatë takimit në mënyrë që objektivat e takimit të arrihen. Delegoni përgjegjësinë për drejtimin e takimeve folësve të ftuar për të diskutuar tema të veçanta. Ju vetë duhet të merrni pjesë aktive gjatë diskutimit.
Hapi 2. Informoni objektivat e punës që janë arritur dhe nuk janë arritur
Nëse qëllimi i takimit është diskutimi i disa objektivave, informoni progresin e arritur dhe kush është përgjegjës për arritjen.
- Nëse ka një plan pune që nuk ka përparuar që nga takimi i fundit, pyesni pse.
- Nëse kjo është për shkak të mungesës së kohës ose burimeve të tjera, diskutoni zgjidhjen me personin e caktuar për të qenë përgjegjës për projektin ose diskutoni çështjen në detaje jashtë takimit.
Hapi 3. Përqendrohuni nëse diskutimi devijon nga tema
Ndonjëherë, diskutimi humbet rrugën për shkak të entuziazmit ose zhgënjimit të pjesëmarrësve. Përqendroni vëmendjen dhe ridrejtoni diskutimet e humbura duke bërë mënyrat e mëposhtme:
- Mendoni për takimin si një mision për mbledhjen e fakteve. Jepini secilit pjesëmarrës një shans për të folur në mënyrë që të mblidhni sa më shumë informacion të jetë e mundur. Kjo metodë gjithashtu i bën pjesëmarrësit në takim të flasin me radhë, përfshirë ata që duan të dominojnë takimin.
- Përdorni Cyberstorming, një program komunikimi elektronik për të ndarë idetë në grupe dhe mund të përdoret për takime joformale. Kjo metodë parandalon konkurrencën midis anëtarëve të ekipit për të dëshiruar të dëgjohen sepse të gjithë në grup mund të shohin të dhëna nga anëtarët e tjerë.
- Bëhuni neutral nëse dikush në takim diskuton një temë jashtë rendit të ditës, për shembull duke thënë: «Ide interesante, Bob! Mund të flasim për të më vonë. " Shumë njerëz nuk e kuptojnë se po diskutojnë gjëra që devijojnë nga axhenda e takimit, por ata do të vijnë tek ju për diskutim nëse çështja është me të vërtetë e rëndësishme.
- Kontrolloni drejtimin e diskutimit. Përveç pjesëmarrësve që flasin shumë gjatë, problemet në takim mund të ndodhin sepse dikush vazhdon të diskutojë tema që janë jashtë rendit të ditës. Për ta kapërcyer këtë, së pari dëgjoni atë që ka për të thënë dhe më pas sugjeroni që çështja të diskutohet më tej në takimin e ardhshëm. Theksoni se takimi do të vazhdojë të diskutojë temat e renditura në rendin e ditës.
- Bëni një bisedë private me personin që dominon takimin dhe pyesni pse. Tregoni shqetësim, në vend që të mërziteni. Përqendrohuni në atë që keni vërejtur gjatë takimit dhe lejojeni që të shpjegojë sjelljen e tij. Ofroni për ta ndihmuar atë të ndalojë dominimin e takimit.
Hapi 4. Kaloni në temën tjetër sipas orarit
Praktikoni menaxhimin e kohës duke qenë pohues, mos jini të pasjellshëm. Përcaktimi i kohës mirë e bën secilin pjesëmarrës të dijë se takimi është ende në vazhdim dhe diskutimet që nuk kanë lidhje me takimin mund të vazhdojnë pasi të ketë përfunduar takimi.
Mos u nxitoni. Edhe nëse ju duhet të merrni kontrollin e situatës, takimi do të jetë më pak i dobishëm nëse diskutimi shkurtohet. Para se të rifillojë takimi, jepini pjesëmarrësve mundësinë të bëjnë pyetje ose të japin informacion. Sigurohuni që të gjithë anëtarët e ekipit të ndihen të përfshirë, në vend që të ndihen të lënë pas dore
Hapi 5. Theksoni temën e rëndësishme
Theksoni objektivat kryesore që duhen arritur dhe marrëdhënien e tyre me objektivat e tjerë që mbështesin arritjen e objektivave kryesorë.
Shpjegojuni pjesëmarrësve në takim në mënyrë që ata të kuptojnë fushëveprimin e projektit në të cilin po punojnë dhe rolet e tyre përkatëse si pjesë e rëndësishme e një njësie
Hapi 6. Nëse është e nevojshme, ndihmoni me marrjen e shënimeve
Para se të fillojë takimi, vendosni se kush do të mbajë procesverbalin. Nëse ai është i mbingarkuar, jepni një ndihmë ose mbani shënime vetë.
Hapi 7. Sqaroni në rast të keqkuptimit
Pasi të jenë diskutuar të gjitha temat, drejtuesi i takimit do të bëjë një përmbledhje në mënyrë që pjesëmarrësit të dinë rezultatet e takimit dhe të bëjnë pyetje nëse ka ende gjëra që nuk janë të qarta.
Si udhëheqës i takimit, jepni shpjegime të hollësishme në mënyrë që të gjithë pjesëmarrësit të kuptojnë rezultatet e takimit
Hapi 8. Para mbylljes së takimit, jepni një përmbledhje të plotë
Drejtuesit që janë të vendosur në marrjen e vendimeve do të parandalojnë ngecjen dhe pavendosmërinë, do t'i bëjnë punonjësit të punojnë me zell dhe të motivuar, të jenë të përgjegjshëm ndaj ndryshimeve dhe informacioneve të reja. Kjo mund të shihet nga karakteristikat e mëposhtme:
- Keni qëllime të qarta për të siguruar që ka një përafrim midis vendimeve me qëllimet e kompanisë/organizatës dhe etikën.
- Kujdes duke treguar shembullor në jetën e jetës dhe duke respektuar etikën e punës si bazë për vendimmarrje efektive dhe efikase.
- Demonstroni transparencë, domethënë vetëmohim duke dëshmuar se vendimet që janë të dobishme për kompaninë u japin të gjithëve mundësinë të zhvillojnë veten e tyre.
- Duke parë dështimin si një mundësi mësimi që do të jetë një gur për të qenë në gjendje të marrë vendime më të mira. Kur diçka shkon keq, një udhëheqës vendimtar është në gjendje të kuptojë situatën.
- Komunikimi i hapur dhe efektiv në përputhje me kulturën korporative/organizative për të parandaluar mospërputhjet ose kontradiktat kur komunikoni me vartësit ose eprorët.
