Një certifikatë punësimi (ose letër verifikimi punësimi) është një korrespondencë zyrtare e shkruar zakonisht nga një punëdhënës për palën kërkuese, me qëllim të vërtetimit të historisë së punës së punonjësit. Një certifikatë punësimi zakonisht kërkohet për të aplikuar për një hua, për të marrë me qira një pronë, për të aplikuar për një punë të re ose për arsye të tjera për të verifikuar historinë e punës. Kur shkruani një certifikatë punësimi, shpjegoni se kush jeni, jepni një përmbledhje të sinqertë të detyrave të punonjësit dhe verifikoni punën. Kjo certifikatë duhet të përdorë letër me kokë profesionale dhe të sigurojë informacionin e kontaktit dhe nënshkrimin. Lexoni udhëzimet më poshtë për të mësuar se si të bëni një certifikatë të plotë dhe të saktë punësimi.
Hapi
Pjesa 1 nga 2: Përgatitja për të shkruar një Certifikatë Punësimi
Hapi 1. Mendoni pse po shkruani një certifikatë punësimi
Përmbajtja dhe toni i gjuhës së letrës varet nga marrësi. Për institucionet financiare, përdorni një ton profesional të gjuhës dhe përfshini informacion financiar (p.sh. pagat, komisionet, ngritjet dhe shpërblimet). Nga ana tjetër, nëse jeni duke shkruar një certifikatë punësimi për një punonjës që po aplikon për një punë të re, toni i gjuhës mund të jetë më joformal dhe ju nuk mund të përfshini informacion financiar.
Duke kuptuar qëllimin dhe qëllimin e tij, ju mund të shkruani një letër që i përshtatet nevojave të marrësit
Hapi 2. Mendoni se kush duhet ta shkruajë atë
Normalisht, një certifikatë punësimi shkruhet nga një mbikëqyrës. Në këtë situatë, punonjësi do t'ju kërkojë si punëdhënës të shkruani një letër punësimi për qëllime specifike. Nga ana tjetër, punonjësit mund të shkruajnë një letër certifikate punësimi për veten e tyre. Në këtë situatë, ju si punonjës do ta shkruani vetë dhe më pas kërkoni nga shefi që ta nënshkruajë ose ta ndryshojë sipas nevojës. Kurdo që është e mundur, punëdhënësi duhet ta shkruajë atë në emër të punonjësit, jo anasjelltas.
- Nëse jeni shefi që u shkruan letra punonjësve, mund t'i strukturoni ato sipas specifikave tuaja dhe të kontrolloni mesazhet në to. Përveç kësaj, si punëdhënës, letra që shkruani konsiderohet e vërtetë dhe e sinqertë. Sidoqoftë, pengesa kryesore është koha që duhet. Si shef, natyrisht, ju keni një orar të ngjeshur, ndërsa përgatitja e kësaj letre do të marrë kohë. Për shkak të kësaj, certifikatat e punësimit janë zakonisht të shkurtra dhe koncize në mënyrë që të mos humbni shumë kohë, veçanërisht nëse e keni bërë tashmë.
- Nëse jeni një punonjës që shkruani vetë, mund të përcaktoni se çfarë informacioni do t'u transmetoni marrësve dhe nuk keni pse të gjeni kohë për të ndarë idetë me shefin tuaj. Për më tepër, shefi gjithashtu nuk është i ngarkuar me kohën që duhet siguruar për ta shkruar atë (nëse e shkruani vetë, shefi mund të jetë i lumtur sepse nuk ka pse ta bëjë vetë). Sidoqoftë, shefi duhet të nënshkruajë gjithmonë dhe ekziston mundësia që ai të ngurrojë ta bëjë këtë pasi të lexojë përmbajtjen e letrës suaj. Nëse është kështu, ose duhet ta rishkruani ose ta bindni që ta shkruajë vetë për ju.
Hapi 3. Mblidhni informacionin e nevojshëm
Pasi ta njihni marrësin dhe kush do të shkruajë letrën, duhet të mblidhni informacionin e kërkuar në letër.
- Nëse jeni shefi, flisni me punonjësin për të parë atë që ai ose ajo dëshiron të përfshijë. Diskutoni se kush është marrësi, cili është qëllimi i letrës, cilat specifikime duhet të përfshihen dhe kur duhet të dërgohet.
- Nëse jeni punonjës dhe e shkruani letrën vetë, i gjithë informacioni i nevojshëm është tashmë atje, por ju duhet së pari të flisni me shefin tuaj dhe të pyesni se çfarë lloj letre ai ose ajo pret. Kjo siguron që ju të shkruani një letër që përputhet me specifikimet e punëdhënësit dhe merr nënshkrimin e tij.
Pjesa 2 nga 2: Shkrimi i Certifikatës së Punësimit
Hapi 1. Përdorni letrat me kokë të kompanisë
Shkruani një certifikatë punësimi në kokën zyrtare të kompanisë. Nëse jeni shef, kjo letër është falas për t'u përdorur. Nëse jeni punonjës, pyesni së pari nëse mund t'i përdorni. Fleta zyrtare e kompanisë do të vërtetojë letrën tuaj dhe do ta bëjë marrësin të besojë në përmbajtjen e saj.
Nëse nuk keni shkronja zyrtare, mund të përdorni një kompjuter për të krijuar tituj letrash. Titulli duhet të përmbajë emrin e kompanisë, adresën, numrin e telefonit dhe adresën e postës elektronike. Gjithashtu jepni informacion në lidhje me autorin e letrës (dhe titullin) dhe datën e shkrimit të letrës
Hapi 2. Drejtojeni letrën marrësit sa më specifikisht të jetë e mundur
Nëse e dini emrin e marrësit, drejtojeni atë drejtpërdrejt personit në fjalë. Nëse nuk e dini se kush do ta lexojë, drejtojuni organizatës, me një rresht subjekti që përshkruan përmbajtjen e letrës.
- Për shembull, nëse e dini adresën dhe emrin e marrësit, shkruajeni atë menjëherë nën titull. Ndiqeni atë me një përshëndetje të përshtatshme, siç është "I dashur [Zoti Sudirman]".
- Nëse nuk e dini se kujt i drejtohet letra, dërgojeni atë në departamentin përkatës me një rresht subjekti që përshkruan përmbajtjen e letrës. Për shembull, për një letër drejtuar një institucioni financiar me qëllim të marrjes së një huaje, ju mund t'i dërgoni një letër degës tuaj lokale me titullin e lexuar, "Përshkrimi i Punonjësve për Aplikimin e Kredisë". Vazhdoni me një përshëndetje të tillë si "Për kë shqetësohet".
Hapi 3. Përshkruani se kush jeni
Në paragrafin e parë të trupit, shpjegoni se kush jeni dhe qëllimin e shkrimit të letrës. Tregoni pozicionin tuaj, kohëzgjatjen e shërbimit dhe sa kohë e keni njohur punonjësin që ka kërkuar certifikatën. Nëse jeni punonjës që shkruani vetë, vazhdoni të shkruani sikur letra të ketë ardhur nga shefi juaj sepse ai do të jetë ai që do ta nënshkruajë atë.
Për shembull, "Emri im është Budi Jatmiko dhe unë jam Zëvendës Shef i Marketingut dhe Shitjeve në PT. ABC. Kam punuar në PT. ABC për 12 vjet dhe e kam njohur këtë punonjës për shtatë vjet. Për tre vitet e fundit kam ishte mbikëqyrësi i drejtpërdrejtë i punonjësit"
Hapi 4. Siguroni verifikim
Paragrafi tjetër i përmbajtjes përmbledh punën e punonjësit, duke përfshirë datën e fillimit të punës, titullin, nëse puna është e përkohshme ose e përhershme dhe nëse punonjësi ende punon atje. Ky paragraf siguron informacion financiar të punonjësve nëse është e nevojshme.
- Për shembull, "Kjo letër është një konfirmim se punonjësi me të vërtetë punon këtu. Ai ka punuar në PT. ABC për shtatë vjet, që nga 7 shtator 2003. Ai mban pozicionin e zëvendësdrejtorit të shitjeve, i cili është një pozicion i përhershëm në PT. ABC. Deri më 7 janar 2011, ai është ende duke punuar me atë pozicion në PT. ABC."
- Një shembull tjetër: "Kjo letër konfirmon që punonjësi ka punuar në PT. ABC për shtatë vjet. Personi në fjalë ka punuar në PT. ABC nga 7 shtator 2003 deri më 7 janar 2011. Ai mbante pozicionin e zëvendës drejtorit të shitjeve në PT. ABC Ai punoi si punonjës i përhershëm për shtatë vjet në PT ABC me një pagë prej 35 milion IDR në muaj."
Hapi 5. Përmblidhni detyrat e punonjësit
Ky paragraf përshkruan detyrat e punonjësit, të cilat janë shumë të nevojshme në certifikatën e punësimit për punonjësit që aplikojnë për punë të tjera. Edhe pse certifikata e punësimit nuk është një letër rekomandimi, nuk ka asgjë të keqe të përfshini një vlerësim pozitiv të punonjësit. Ky informacion shtesë do të rrisë reputacionin tuaj si punëdhënës dhe do të ndihmojë punonjësit në gjetjen e vendeve të reja të punës, pronës ose huave.
Për shembull, "Detyrat e një punonjësi në PT. ABC janë si më poshtë: Përgjegjës për shitjet e radiatorëve në zonën e Bogorit dhe rrethinat e tij. Ai mban një pozicion menaxherial dhe është përgjegjës për motivimin e një ekipi prej shtatë deri në nëntë persona. Ai duhet të sigurojë kënaqësinë e klientit, zgjidh ankesat e klientëve dhe raporto përparimin e shitjeve çdo tre muaj në zyrën qendrore."
Hapi 6. Shmangni informacionin e ndjeshëm ose të paligjshëm në lidhje me punonjësit
Ka dispozita për atë që mund të përfshihet në referencat e punësimit dhe deklarata të tjera për punëdhënësit e mundshëm. Ekziston një kusht që ju mund të përfshini informacionin e punonjësve vetëm me lejen përkatëse. Ekziston gjithashtu një rregull që ju mund të zbuloni çdo informacion në lidhje me punonjësin në fjalë për sa kohë që është i sinqertë dhe me mirëbesim. Para se të zbuloni informacione të ndjeshme, sigurohuni që të kontrolloni se çfarë është e pranueshme dhe e përshtatshme për t'u përfshirë, sipas përshtatshmërisë sociale dhe ligjit në fuqi.
Hapi 7. Jepni informacionin tuaj të kontaktit
Paragrafi i fundit duhet të përfshijë informacionin tuaj të kontaktit (punëdhënësit). Ky informacion kërkohet nëse marrësi ka ndonjë pyetje. Sigurohuni që të deklaroni që marrësi mund t'ju kontaktojë.
Për shembull, "Nëse keni ndonjë pyetje ose keni nevojë për më shumë informacion, mos ngurroni të më kontaktoni në (021) 21215555 ose në [email protected]."
Hapi 8. Nënshkruani dhe dorëzoni
Pasi të jetë shkruar letra, përfundojeni me një përshëndetje përfundimtare, firmoseni dhe jepjani punonjësit që e ka kërkuar ose dërgojeni vetë marrësit.
- Mbyllni letrën me përshëndetjen "Sinqerisht".
- Vendosni firmën tuaj, së bashku me emrin dhe pozicionin tuaj të plotë.
- Shtoni një vulë zyrtare ose verifikuese që përdoret zakonisht nga kompanitë për këtë lloj letre.
Këshilla
- Disa procese të aplikimit për vizë kërkojnë që ju të shkruani pozicionin që punonjësi do të mbajë, nëse jepet një vizë. Ju mund të keni nevojë të shpjegoni rëndësinë e punës së punonjësit që aplikon për vizë.
- Disa punëdhënës i kërkojnë punonjësit të hartojë një letër, të cilën ai ose ajo do ta nënshkruajë. Nëse i kërkoni punonjësve të shkruajnë të tyren, sigurohuni që t'i lexoni me kujdes para se të nënshkruani.
- Disa kompani kanë një person të caktuar për të bërë verifikimin e punës, dhe ka edhe kompani që kanë një model specifik. Nëse keni dyshime, kontrolloni me departamentin e burimeve njerëzore.
Paralajmërim
- Futni informacion financiar vetëm kur punonjësi e kërkon atë. Nëse jeni punonjës dhe e shkruani vetë letrën, mund të futni sa më shumë informacion që të jetë e nevojshme.
- Mos futni informacione personale për punonjësit nëse ata nuk e lejojnë atë.
- Nëse punonjësi që ka kërkuar certifikatën e punës nuk punon më me ju, mos jepni arsye për largim edhe nëse nuk ka rast apo problem.
