Ndonjëherë, menaxhmenti i kompanisë u kërkon punonjësve të bëjnë raportet e tyre të performancës. Në këtë mënyrë, pronarët e bizneseve mund të kenë një ide se si punonjësit vlerësojnë punën e tyre. Nëse ju kërkohet të bëni raportin, mos u shqetësoni. Shfrytëzojeni këtë mundësi për të demonstruar suksesin tuaj në punë duke raportuar për përparimin tuaj në punë, arritjet dhe performancën sa më mirë që mundeni.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Përgatitja për të shkruar një raport
Hapi 1. Sigurohuni së pari formatin e raportit të përdorur nga kompania
Formatet e raportit të performancës ndryshojnë sipas nevojës. Disa kompani kërkojnë që raportet të dërgohen me postë elektronike. Kompanitë e tjera përcaktojnë politikën që raportet të përgatiten bazuar në kritere të caktuara për diskutim të mëtejshëm.
- Nëse kompania ofron një format standard, krijoni një raport sipas atij formati. Ndiqni udhëzimet sa më mirë që të mundeni në mënyrë që të siguroni një raport të plotë në mënyrë që të mos dukeni të rrëmujshëm. Ndonjëherë, kompanitë u kërkojnë punonjësve të plotësojnë formularët ose të përgatisin raporte të shkruara në formën e eseve.
- Mundohuni të kuptoni se çfarë të raportoni para afatit të dorëzimit të raportit. Në këtë mënyrë, ju mund të raportoni të gjitha arritjet për një vit sipas kritereve të specifikuara. Sigurohuni që performanca juaj të plotësojë kriteret e specifikuara.
Hapi 2. Mos nxitoni raportin
Për të treguar performancën më të mirë, përpiquni të përgatitni raporte në gramatikë të mirë dhe të saktë pa gabime shtypi. Ju duhet të përgatitni disa skica dhe pastaj të zgjidhni më të mirën.
- Merrni kërkesat e kompanisë seriozisht sepse rezultatet e vlerësimit të punës do të jenë një pjesë e rëndësishme e historisë së punës të secilit punonjës. Nëse ka të dhëna të caktuara në historinë tuaj të punës dhe ju duhet të konkurroni me punonjësit e tjerë, raporti i performancës do të jetë vendimtar.
- Bëni një raport të shkurtër të performancës në një stil gjuhësor profesional. Për të krijuar një raport konciz, përmblidhni të gjitha arritjet tuaja më të mira gjatë vitit në mënyrë që raporti juaj të jetë jo më shumë se dy faqe, në vend që të përshkruani çdo artikull në detaje. Jepini përparësi shfaqjeve që i konsideroni më të rëndësishme dhe siguroni dëshmi mbështetëse. Sidoqoftë, zgjidhni informacionin vërtet të dobishëm sepse askush nuk dëshiron të lexojë një raport me 30 faqe.
Hapi 3. Merrni zakon të bëni stilim të mirë gjatë punës
Për ta bërë më të lehtë shkrimin e një raporti, së pari mblidhni të gjitha dokumentet e rëndësishme. Ideashtë një ide e mirë të filloni mbledhjen e dokumenteve në fillim të vitit.
- Bashkangjitni disa dokumente që tregojnë suksesin e punës, për sa kohë që është në formatin e përcaktuar nga kompania. Zgjidhni mostrën e duhur të dokumentit në mënyrë që të shfaqni performancën më të mirë. Gjithashtu përgatitni objektivat që ishin vendosur kur keni marrë vlerësimin e mëparshëm.
- Mblidhni shënime sugjerimesh dhe reagimesh nga eprorët kur bëni një vlerësim të përparimit të mesit të vitit (nëse kompania kryen një vlerësim). Të dhënat që merrni gjatë gjithë vitit mund të përdoren kur krijoni raporte për t'i bërë informacionet që paraqisni më specifike dhe më të dobishme.
Hapi 4. Dijeni se çfarë pret kompania nga ju
Para se të filloni të shkruani një raport, duhet të jeni në gjendje t'i përgjigjeni pyetjes: "Çfarë pret kompania nga ju?" Pyesni shefin tuaj nëse nuk e dini përgjigjen. Mundohuni të kuptoni marrëdhënien midis vlerësimit të performancës dhe objektivave që duhet të arrini në mënyrë që qëllimet e kompanisë të mund të realizohen.
- Krijoni raporte të performancës bazuar në përshkrimet e punës në mënyrë që t'i shkruani ato në mënyrë sistematike. Sidoqoftë, së pari sigurohuni nëse ndonjë nga përshkrimet e punës ka ndryshuar dhe të gjitha objektivat e punës janë të shënuara në përshkrimet e punës.
- Përshkruani secilën detyrë bazuar në veprimet që duhet të bëni dhe më pas shpjegoni se keni arritur në arritjen e objektivave të kërkuar nga kompania. Për këtë, ju keni të drejtë për një shpjegim të asaj që kompania pret nga ju. Përndryshe, vlerësimet e performancës priren të jenë subjektive dhe të çojnë në kritika të pabazuara.
Pjesa 2 nga 3: Shkruani informacionin e saktë në raport
Hapi 1. Informoni arritjet më të mira
Mos bëni raporte mediokre të performancës. Shfrytëzojeni këtë mundësi për të raportuar të gjitha detyrat që keni përfunduar me rezultatet më të mira. Më tregoni gjithçka dhe jini krenarë për arritjet tuaja!
- Raportoni së pari arritjet më të mira që kanë më shumë ndikim në performancën e kompanisë, veçanërisht gjëra të rëndësishme që mbështesin arritjen e qëllimeve të kompanisë dhe janë diskutuar gjatë vlerësimit të fundit të performancës. Mos e përshkruani të gjithë punën që keni bërë në një vit.
- Sidoqoftë, përpiquni të përcillni informacionin në një mënyrë të sjellshme dhe profesionale. Përdorni fjalë pozitive dhe mos ofendoni ose poshtëroni kolegët. Përqendrohuni në performancën tuaj.
- Mos harroni të raportoni arritjet në fillim të periudhës që do të vlerësohet. Punonjësit zakonisht janë më të fokusuar në gjërat që bëjnë në fund të periudhës.
Hapi 2. Zbuloni përfitimet e prekshme të punës tuaj
Çdokush mund të bëjë një raport që përmban klishe dhe gjëra të zakonshme, por një raport do të jetë i një cilësie më të lartë nëse mbështetet nga prova të vërteta.
- Paraqisni fakte, shifra, data dhe të dhëna të tjera mbështetëse. Për shembull: nëse punoni si menaxher i llogarisë së mediave sociale për një kompani, siguroni një raport në formën e të dhënave sasiore (numri i llogarive që klikuan "Pëlqimet", komentet lënë, etj.). Kërkoni të dhëna të tjera që mund të rrisin besueshmërinë tuaj.
- Krahasoni arritjet tuaja me qëllimet dhe objektivat e kompanisë për të treguar se jeni një punonjës i denjë.
Hapi 3. Listoni dhe diskutoni objektivat e punës
Ju duhet të përgatitni një raport shumë specifik si bazë për përcaktimin e objektivave të punës për vitin e ardhshëm. Gjithashtu përcillni një plan të vetë-zhvillimit, gjegjësisht gjërat që dëshironi të arrini.
- Shpjegoni se si ta arrini këtë qëllim. Listoni objektivat që duhet të arrini bazuar në rezultatet e vlerësimit të performancës të kryer në fillim të periudhës dhe sa mirë i keni arritur.
- Gjithashtu shkruani në raport nëse ju kërkohet të bëni një detyrë jashtë përshkrimit të punës ose merrni iniciativën për të punuar më shumë.
Hapi 4. Diskutoni kompetencat tuaja themelore
Në përgjithësi, kompania ka përcaktuar kompetencat themelore që çdo punonjës duhet të ketë për të punuar mirë. Informoni dhe shpjegoni këtë në detaje.
- Tregoni se kompetenca juaj është më e lartë se standardet e vendosura nga kompania.
- Përdorni fjalën "kompetencë" sipas kushteve standarde të kompanisë për të provuar se ekziston një lidhje konkrete midis arritjeve tuaja dhe objektivave të kompanisë. Përshkruani performancën tuaj në të njëjtat kushte.
Hapi 5. Vlerësoni me mençuri
Para se t'i nënshtroheni një vlerësimi të performancës, mund t'ju kërkohet të vlerësoni veten. Për të përcaktuar vlerën e saktë, duhet të kuptoni se çfarë do të thotë.
- Një A zakonisht u jepet punonjësve që demonstrojnë udhëheqje dhe janë në gjendje të sjellin ndryshime brenda kompanisë. Një notë B zakonisht u jepet punonjësve që performojnë mbi objektivin dhe sjellja e të cilëve është shembullore.
- Një notë C zakonisht u jepet punonjësve që arrijnë objektivat dhe sillen mirë. Vlera e D tregon se performanca është nën objektivin dhe konsiderohet e pakënaqshme. Vlera e E pasqyron performancën e dobët sepse punonjësit nuk punojnë mirë. Kërkoni informacion të plotë për të siguruar përkufizimin e secilës vlerë dhe si të përcaktoni vlerën sipas rregulloreve të kompanisë.
Hapi 6. Përpiloni raportin sa më mirë që mundeni
Ndonjëherë, kompanitë u kërkojnë punonjësve të bëjnë raporte të performancës në një rend të caktuar. Nëse nuk është specifikuar, gjeneroni raportin në rendin e mëposhtëm:
- Filloni me një fjali hapëse pozitive dhe bindëse. Kjo fjali është pjesa më e rëndësishme e raportit vjetor të performancës.
- Pas kësaj, shkruani arritjet tuaja së bashku me të dhënat mbështetëse të hollësishme. Për secilën arritje, bëni pyetjen "pse?" Në këtë mënyrë, ju mund të provoni se kontributi juaj është i rëndësishëm dhe i denjë për respekt. Asnjëherë mos bëni një raport të performancës me fjalë negative.
- Nëse ka objektiva që nuk janë arritur ose aspekte të caktuara që ju duhet të përmirësoni, mos i shkruani ato në fund të raportit në mënyrë që fillimi dhe fundi i raportit të përmbajnë gjëra pozitive. Pjesa e fundit e raportit është pjesa më e rëndësishme sepse është më e lehta për t’u mbajtur mend. Pra, rendisni gjërat që duhet të përmirësoni në mes të raportit.
Pjesa 3 nga 3: Përdorimi i fjalëve të duhura
Hapi 1. Përqendrohuni në krijimin e një raporti që përshkruan performancën tuaj të punës
Siç e dimë, ju e keni krijuar këtë raport sepse ju është kërkuar të vlerësoni veten. Sidoqoftë, shumë njerëz përfshijnë gjëra negative dhe flasin për njerëzit e tjerë.
- Mos përdorni raporte të performancës në vetëmbrojtje. Bëhuni sa më mirë që të jetë e mundur, për shembull duke thënë: "Unë gjithmonë caktoj një orar takimesh pasi bisedoj me kolegët, kolegët dhe klientët sepse vërtet e vlerësoj kohën e tyre dhe zënien e tyre." Vlerësimi i kohës mund të japë një përshtypje pozitive dhe të tregojë një mendim të mençur.
- Mos diskutoni për njerëzit e tjerë sepse ky raport nuk është për të kritikuar punën ose personalitetin e njerëzve të tjerë.
- Gjithashtu nuk keni pse ta krahasoni veten me të tjerët kur raportoni arritjet. Shpjegoni se çfarë keni bërë pa rrëzuar kolegët që nuk kanë arritur të njëjtin nivel të performancës.
Hapi 2. Shkruani kritika konstruktive për dobësitë tuaja
Një raport që përmban vetëm gjëra të mira mund të duket jorealist, por duhet të jeni shumë të kujdesshëm kur pranoni gabimet.
- Jepini vetes një kritikë në një seksion të veçantë për të treguar sinqeritetin tuaj në trajtimin e këtij problemi. Për shembull: “Unë i jap përparësi punës aq shumë dhe dua të arrij rezultatet më të mira saqë mendoj se më intereson më pak kolegët e mi. Unë do të vazhdoj të përmirësoj aftësitë e mia të komunikimit për të adresuar këtë çështje. " Këto deklarata mund të japin një imazh pozitiv të autorit (një perfeksionist që përqendrohet në punë është një gjë e mirë) dhe tregon aftësinë për të qenë të vetëdijshëm për dobësitë e dikujt.
- Përmendni aspektet që kanë nevojë për përmirësim. Mos e mbushni të gjithë raportin me plane përmirësimi. Përqendrohuni në shpjegimin e arritjeve, por duhet të rendisni disa aspekte që duhet të përmirësohen ose përmirësohen. Sidoqoftë, mos e kritikoni shumë veten sepse do të perceptoheni si të mangët në vetëbesim.
- Demonstroni një mentalitet pozitiv duke paraqitur plane përmirësimi. Jini pozitiv dhe të orientuar drejt veprimit. Përshkruani planin tuaj me fjalë konstruktive. Në vend që të tregoni vetëm një histori për dështimin tuaj, thoni që dëshironi të përmirësoheni në një aspekt të caktuar dhe çfarë veprimesh do të ndërmerrni.
Hapi 3. Propozoni mundësi të zhvillimit të karrierës
Nëse doni të merrni një shans për të marrë pjesë në trajnim ose për t'u ftuar në një takim, një raport i performancës është një mënyrë e shkëlqyeshme për ta përcjellë atë. Mos propozoni kompensim përmes këtij raporti.
- Ndani gjithashtu mendimet tuaja për të bërë projekte novatore që janë të dobishme për kompaninë.
- Mundohuni të zbuloni pse shefi juaj ju kërkoi të bëni një raport, nëse do të diskutoni me të tjerët, përcaktoni shpërndarjen e shpërblimeve, etj.
Hapi 4. Përdorni fjali të plota
Shumë punonjës përpiqen të shkruajnë sa më shumë informacion të jetë e mundur në mënyrë që raportet të duken të çrregullta. Mos lejoni që raporti juaj të duket si një shënim i përzier.
- Për shembull, shmangni përdorimin e frazës "përmbajtje e rishikuar" sepse është shumë e shkurtër. Ideashtë një ide e mirë të përdorni fjali të plota për të shpjeguar temën që po diskutoni ose për të përcjellë informacion pikë për pikë.
- Përveç mbikëqyrësit tuaj të menjëhershëm, raporti juaj mund të lexohet nga dikush tjetër, për shembull nga një menaxher i nivelit më të lartë. Prandaj, duhet të jepni informacion të qartë dhe të detajuar, në vend që të supozoni se të gjithë tashmë e dinë atë që po përpiqeni të thoni ose bëni.
Hapi 5. Jini pozitiv dhe i sinqertë
Edhe nëse ka gjëra që duhet të rregullohen, ju mund t'i bëni ato të ndodhin më vonë. Përqendrohuni në të ardhmen, jo në dështimet e së kaluarës.
- Mos jepni një përshtypje negative, ankuese, nervozë ose arrogante. Tregoni një qëndrim pozitiv, jini në gjendje të punoni në një ekip dhe shpjegoni arritjet tuaja me përulësi.
- Nëse ka gjëra që nuk ju pëlqejnë në kompani, mos i shkruani ato në raport. Shfrytëzojeni këtë mundësi për të vërtetuar pse keni nevojë për kompaninë.
Hapi 6. Provoje, mos fol vetëm
Mundohuni të jepni informacion specifik në raportin tuaj, jo vetëm deklarata të përgjithshme.
- Për shembull: në vend që të thuash, "Unë jam një punonjës i besueshëm. Mbërrita në zyrë dhe mbërrita në dhomën e takimeve në kohë. " siguroni më mirë të dhëna të sakta të pjesëmarrjes dhe dëshmi specifike që jeni të denjë për respekt.
- Siguroni dëshmi (përfshirë numrat) për të mbështetur deklaratat e përgjithshme për ta bërë raportin tuaj më të dobishëm dhe të besueshëm.
Lexoni lidhjen:
Këshilla
- Bëni raporte paraprakisht. Mos e shtyni derisa të mbaroni kohën.
- Tregoni një qëndrim pozitiv!
- Rilexoni raportin e performancës të vitit të kaluar në mënyrë që të jeni në gjendje të mbani mend qartë objektivat dhe objektivat e punës që keni vendosur.
Paralajmërim
- Mos pretendoni ose gënjeni.
- Mos jepni informacion negativ për bashkëpunëtorët në raportet e performancës.
