Një plan pune është një grup qëllimesh dhe procesesh që mund të ndihmojnë një ekip dhe/ose person të arrijë atë qëllim. Duke lexuar një plan pune, mund të kuptoni më mirë shkallën e një projekti. Pavarësisht nëse përdoren në vendin e punës ose në akademi, planet e punës ju ndihmojnë të mbani projektet e organizuara. Përmes një plani pune, ju e ndani procesin në detyra të vogla dhe të lehta, ndërsa dini se çfarë doni të arrini. Mësoni si të krijoni një plan pune në mënyrë që të jeni më të përgatitur për projektin tuaj të ardhshëm.
Hapi
Hapi 1. Vendosni se për çfarë është plani juaj i punës
Ka shumë arsye pse ne hartojmë një plan pune. Vendoseni atë qëllim paraprakisht në mënyrë që të përgatiteni mirë për projektin. Mos harroni, shumica e planeve të punës janë të vlefshme për një periudhë të caktuar kohore, për shembull 6 muaj ose 1 vit.
- Në zyrë një plan pune ndihmon shefin tuaj të dijë se në cilat projekte do të punoni gjatë muajve të ardhshëm. Shefi juaj ka nevojë për atë informacion zakonisht pas një rishikimi vjetor të performancës ose kur ekipi juaj po punon në një projekt të madh. Një plan pune mund të jetë gjithashtu rezultat i një sesioni të planifikimit strategjik që kompania bën në fillim të një kalendari të ri ose viti fiskal.
- Në botën akademike, planet e punës janë të përshtatshme për t'u përdorur nga studentët për të punuar në projekte të mëdha, ose nga pedagogë për të hartuar një program mësimor për semestër.
- Për projektet personale, një plan pune ju jep një ide se çfarë keni ndërmend të bëni, si do ta bëni dhe kur planifikoni ta përfundoni atë.
Hapi 2. Shkruani një hyrje dhe sfond
Për një plan pune profesional, duhet të shkruani një hyrje dhe sfond. Shefi ose menaxheri juaj do të marrë informacionin që u nevojitet për të kuptuar planin e punës. Nga ana tjetër, planet e punës akademike zakonisht nuk kanë nevojë për një hyrje dhe sfond.
- Hyrja duhet të jetë e shkurtër dhe interesante. Kujtoni shefit tuaj pse e keni bërë atë plan pune. Prezantojeni atë me një projekt në të cilin do të punoni gjatë një periudhe të caktuar kohe.
- Sfondi duhet të nënvizojë pse keni krijuar planin e punës. Ju mund ta bëni këtë, për shembull, duke paraqitur detaje ose statistika të raportit të fundit, duke identifikuar çështjet që duhet të adresohen, ose arsye të tjera bazuar në të dhënat dhe reagimet që keni marrë gjatë punës në projektet e mëparshme.
Hapi 3. Përcaktoni qëllimet dhe objektivat
Qëllimet dhe objektivat janë dy gjëra të ndërlidhura. Në planin e punës, të dy çojnë në arritjen e rezultateve. Dallimi është se qëllimet janë të përgjithshme, ndërsa synimet janë më specifike.
- Qëllimet janë fotografia e përgjithshme e projektit tuaj. Shkruani cilat rezultate përfundimtare dëshironi nga plani i punës. Sigurohuni që mbulimi të jetë i gjerë. Për shembull, thoni që dëshironi të plotësoni një punim kërkimor ose të mësoni të shkruani.
- Synimet duhet të jenë specifike dhe të prekshme. Me fjalë të tjera, ju duhet të jeni në gjendje të kaloni hapat në listën tuaj të synimeve pasi t'i keni përfunduar ato. Gjetja e burimeve të intervistueshme për punimin tuaj kërkimor është një shembull i mirë i një objektivi.
- Nëse objektivat ekzistues janë shumë të ndryshëm, ju mund t'i ndani ato në afat të gjatë i shkurtër, periudhë e mesme, dhe afat e gjateMe Për shembull, objektivi afatshkurtër i kompanisë për të rritur numrin e auditorëve me 30% në tre muaj është i ndryshëm nga objektivi afatgjatë i forcimit të dukshmërisë së markës në mediat sociale për një vit.
- Synimet zakonisht shkruhen në fjali aktive duke përdorur folje veprimi me kuptime të veçanta. Për shembull, "planifiko", "shkruaj", "përmirëso" dhe "masë". Shmangni foljet me kuptime të paqarta si "mëso", "kupto" dhe "di".
Hapi 4. Zhvilloni një plan pune me objektivat "SMART"
SMART është një akronim që përdoret zakonisht për të kërkuar rezultate më të prekshme dhe të zbatueshme në planet e punës.
- Specifike do të thotë i detajuar. Çfarë saktësisht do të bëjmë për kë? Përshkruani popullsinë të cilës do t'i shërbeni dhe çdo veprim specifik që do të përdorni për t'i ndihmuar ata.
- I matshëm do të thotë e matshme. A është objektivi sasior dhe i matshëm? A mund ta llogarisni rezultatin? A e keni planifikuar punën në mënyrë që "nivelet e shëndetit në Afrikën e Jugut të përmirësohen në 2012"? Ose, a e strukturoni atë në mënyrë që "numri i rasteve të infektimit me HIV/AIDS tek të sapolindurit në Afrikën e Jugut të bjerë me 20% deri në vitin 2020"?
- E arritshme do të thotë e arritshme. A mund ta përfundoni atë brenda kohës së caktuar me burimet në dispozicionin tuaj? Duke pasur parasysh të gjitha kufizimet që ekzistojnë, objektivi juaj duhet të jetë realist. Rritja e shitjeve me 500% ka kuptim nëse kompania juaj është e vogël. Rritja e shitjeve me 500% është një objektiv gati i pamundur për një kompani që ka dominuar tregun.
- Relevante lidhet me interesat. A do të ketë objektivi një ndikim në qëllimin ose strategjinë tuaj të dëshiruar? Edhe pse e rëndësishme për shëndetin e përgjithshëm, a është e vërtetë që matja e gjatësisë dhe peshës së nxënësve të shkollave të mesme mund të çojë drejtpërdrejt në ndryshime në procedurat e shëndetit mendor? Sigurohuni që qëllimet dhe metodat tuaja të punës të kenë një lidhje të qartë dhe intuitive.
- I kufizuar në kohë është e kufizuar në kohë. Kur u arrit objektivi dhe/ose kur e dinit që e kishit arritur? Përcaktoni datën e përfundimit të projektit. Gjithashtu përmendni, nëse ka, çfarë lloj rezultati përfundimtar mund të ketë bërë që projekti juaj të përfundojë herët, me të gjitha rezultatet e arritura.
Mos harroni, një numër bazë duhet të specifikohet për të llogaritur ndryshimin. Nëse nuk e dini sa të porsalindur në Afrikën e Jugut janë të infektuar me HIV/AIDS, si mund të siguroheni që numri i rasteve të zvogëlohet me 20%?
Në situata të caktuara, mund t'ju duhet të konsultoheni me një ekspert për t'u siguruar që objektivat në planin tuaj të punës janë të arritshme
Hapi 5. Listoni burimet që keni
Në këtë listë shkruani gjithçka që ju nevojitet për të arritur qëllimet dhe objektivat tuaja. Burimet marrin forma të ndryshme, varësisht se për çfarë është plani juaj i punës.
- Burimet në zyrë përfshijnë buxhetet financiare, punonjësit, konsulentët, ndërtesat ose dhomat dhe librat. Mund të bashkëngjitni një buxhet të detajuar nëse plani i punës është më formal.
- Burimet në akademi përfshijnë qasjen në biblioteka; materiale kërkimore të tilla si libra, gazeta dhe revista; qasje në kompjuter dhe internet; si dhe profesorë ose njerëz të tjerë që mund t'ju ndihmojnë kur keni pyetje.
Hapi 6. Njohja e kufizimeve ekzistuese
Kufijtë janë pengesa që mund të pengojnë përpjekjet tuaja për të arritur qëllimet dhe objektivat tuaja. Për shembull, kur bëni detyra kërkimore në shkollë ose kolegj, orari juaj rezulton të jetë shumë i ngushtë kështu që ju nuk mund të hulumtoni dhe shkruani mirë. Prandaj, kufiri juaj është një orar i vrullshëm. Mundohuni të eliminoni angazhimet e tjera gjatë semestrit në mënyrë që të mund të përfundoni planin tuaj të punës në mënyrë efektive.
Hapi 7. Kush është përgjegjës?
Përgjegjshmëria është një element thelbësor i një plani të mirë. Kush është përgjegjës për përfundimin e secilës detyrë? Edhe nëse ekziston një ekip që punon në një detyrë, një person duhet të jetë përgjegjës për të siguruar që detyra të përfundojë në kohë.
Hapi 8. Shkruani një strategji
Vëzhgoni planin tuaj të punës, pastaj vendosni se si do t'i përdorni burimet tuaja duke kapërcyer kufizimet për të arritur qëllimet dhe objektivat tuaja.
- Shkruani një listë të detajuar të veprimeve. Identifikoni se çfarë duhet të ndodhë çdo ditë ose çdo javë për të arritur qëllimet tuaja. Gjithashtu listoni se çfarë veprimesh duhet të ndërmarrin anëtarët e tjerë të ekipit. Ju mund të përdorni programin e menaxhimit të projektit ose një kalendar personal për të organizuar këtë informacion.
- Bëni një orar. Ndërsa ju mund të bëni një orar pune paraprak, ngjarje ose situata të paparashikuara mund të lindin herë pas here. Prandaj, bëni vend në orarin tuaj për të shmangur vonesat.
Këshilla
- Përcaktoni piketa nëse projekti juaj është i madh. Piketat janë pikat përgjatë një projekti që nxjerrin në pah arritjen e caqeve të caktuara. Ju gjithashtu mund ta konsideroni atë një pikë reflektimi, kur vëzhgoni sa larg ka përparuar procesi dhe në të njëjtën kohë sigurohuni që të mos devijojë nga plani i punës.
- Krijoni një plan pune që funksionon për ju. Mund të jetë i detajuar, mund të jetë i gjerë, në varësi të dëshirave ose nevojave tuaja. Mund të shkruani në një copë letër ose me softuer profesional, duke përdorur fotografi dhe ngjyra. Përdorni gjithçka që është më e natyrshme dhe efektive për ju.
