Një faturë pagese, ose shpesh e referuar edhe si faturë, është një dokument që përmban detajet e shërbimeve të ofruara si dhe një kërkesë për pagesë, e cila i paraqitet personit që ka bërë blerjen. Për shembull, nëse jeni kopshtar dhe keni shtuar bimë në faqen kryesore të klientit, përfshini detajet e shërbimeve tuaja në faturë për të marrë pagesën.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Zgjedhja e një Formati
Hapi 1. Krijoni një faturë profesionale
Nëse i shkruani faturat shpesh, është ide e mirë të krijoni një model fature që mund ta modifikoni sa herë që i dërgoni një faturë të re një klienti. Ky model është veçanërisht i dobishëm për kontraktorët ose të tjerët që ofrojnë shërbime në baza të vazhdueshme. Ju mund të krijoni modele faturash duke përdorur programin tuaj të preferuar të përpunimit të tekstit ose të kërkoni në internet për to.
- Një faturë zakonisht përfshin një titull me emrin tuaj ose biznesin tuaj, adresën dhe numrin e telefonit, si dhe një logo të kompanisë, së bashku me detajet e shërbimeve të ofruara, shumën që duhet paguar dhe udhëzimet e pagesës.
- Faturat zakonisht krijohen në mënyrë elektronike, numërohen dhe ruhen në një kompjuter. Në atë mënyrë, ju gjithmonë keni një kopje të faturës tuaj dhe nuk keni pse të shqetësoheni për humbjen e letrës tuaj të faturimit. Sidoqoftë, sigurohuni që gjithmonë të kopjoni skedarin tuaj të faturës duke përdorur një shërbim të ruajtjes së skedarëve në internet, të tillë si Google Drive ose Dropbox. Në atë mënyrë, nëse hard disku i kompjuterit tuaj dështon, do të keni akoma një kopje të faturave tuaja.
- Zgjidhni një sistem numërimi që jua bën të lehtë organizimin e dokumenteve tuaja. Një opsion është të përdorni datën e krijimit. Pra, "FTR311216" është një faturë e krijuar më 31 dhjetor 2016. Nëse krijoni më shumë se një faturë në ditë, futni inicialet e shitësit.
Hapi 2. Zgjidhni librin e faturave
Librat e faturave mund të blihen në librari ose dyqane të palëvizshme. Ky libër ka përfshirë hapësira për të renditur shërbimet e ofruara dhe informacione të ndryshme pagese. Sa herë që shkruani një faturë pagese, thjesht duhet të plotësoni hapësirën bosh të dhënë.
- Librat e faturave janë të dobishëm për njerëzit që shkruajnë fatura për mallrat që shesin. Për shembull, nëse shisni ëmbëlsira të bëra vetë, mund të jetë më e lehtë të shkruani një faturë pagese në vend që të krijoni një faturë në kompjuterin tuaj sa herë që bëni një shitje.
- Zgjidhni një libër faturë që ka një shtresë letre të njëtrajtshme prapa çdo fature të zbrazët në mënyrë që ju dhe klienti juaj të mund të merrni secili nga një kopje.
- Sidoqoftë, ju ende keni nevojë për një zonë të sigurt ruajtjeje. Sigurohuni që të mbani një kopje të faturës në një kasafortë kundër zjarrit.
Hapi 3. Përdorni një sistem pagese online
PayPal ose Square ju lejojnë të dërgoni fatura. Sidoqoftë, shërbimi është i pagueshëm (2.9% + 30 dollarë amerikanë për faturë që nga janari 2017), por komoditeti i pagesës në mënyrë elektronike e bën këtë metodë më të besueshme.
- Nga llogaria juaj PayPal, zgjidhni opsionin e menysë "Dërgo dhe Kërko" në krye. Pastaj, zgjidhni "Krijo dhe Menaxhoni Faturat" (krijoni dhe menaxhoni faturat). Së fundi, klikoni butonin "Krijo" për të krijuar një faturë të re.
- Ju do të duhet të dini adresën e emailit të klientit për të plotësuar seksionin "Fatura Për:" të faturës. PayPal ose Square do të faturojnë llogarinë me atë adresë emaili.
Hapi 4. Merrni një aplikacion fature të personalizuar
Aplikacionet e faturimit si Invoice2go ju lejojnë të dërgoni dhe gjurmoni faturat nga telefoni juaj dhe të vendosni kujtesa automatike të pagesave. Klientët mund të paguajnë online duke përdorur një kartë krediti ose debiti.
Hapi 5. Krijoni fatura me softuer kontabël
Nëse përdorni softuer kontabël për të menaxhuar biznesin tuaj, duhet të përfshihet një sistem faturimi. Për shembull, QuickBooks ka një buton "Faturë" të përshtatshme për përdoruesit në pult, i cili ju udhëzon gjatë procesit. Klientët tuaj nuk do të kenë mundësi pagese të menjëhershme, por ju mund të monitoroni statusin e faturimit së bashku me regjistrimet e tjera të biznesit.
Pjesa 2 nga 3: Përfshirja e Informacionit Bazë
Hapi 1. Përfshini informacionin e kompanisë
Pavarësisht nëse jeni duke faturuar në një kompjuter ose përdorni një libër fature, shkruani emrin e kompanisë në krye. Përfshini informacionin e mëposhtëm vetëm nën emrin e kompanisë tuaj:
- Adresa e plotë e kompanisë
- Numrin e telefonit të kompanisë
- Adresa e emailit ose ndonjë informacion kontakti
Hapi 2. Shkruani datën
Ju dhe klienti duhet të dini datën e faturës. Kjo ndodh sepse afati i pagesës zakonisht bazohet në datën e krijimit të faturës.
Hapi 3. Numri i faturës, nëse kërkohet
Ju do të keni nevojë për numra fature në mënyrë të njëpasnjëshme sipas numrit të transaksioneve të bëra me klientin. Për shembull, nëse i shisni një tortë të njëjtit klient në 3 ngjarje të ndryshme, fatura për shitjen e tretë do të numërohej #3.
- Nëse jeni duke përdorur një faturë të palëvizshme të faturës të blerë nga dyqani, fatura tashmë duhet të jetë e numëruar.
- Nëse përdorni softuer kontabël ose PayPal, fatura gjithashtu do të numërohet automatikisht.
Hapi 4. Shkruani informacionin e klientit
Përfshini emrin e klientit ose klientit ose kompanisë. Nëse ofroni shërbime kontraktuese për klientët, duhet të përfshini gjithashtu adresën dhe numrin e telefonit të kompanisë.
Pjesa 3 nga 3: Shkrimi i Gjërave Specifike
Hapi 1. Shkruani një përshkrim të shërbimeve të ofruara
Përfshini çdo punë, shërbim ose produkt që klienti ofron. Nëse ofroni më shumë se një shërbim, listoni secilin në një listë. Përfshini informacionin e mëposhtëm në lidhje me shërbimin ose produktin në listën përkatëse:
- Shërbimet ose produktet e ofruara. Për shembull, "1 tortë ditëlindjeje me dekorime të Thomas".
- Data e dorëzimit të shërbimit
- Tarifa e shërbimit
- Pasi të jetë listuar çdo produkt ose shërbim, llogaritni totalin dhe përfshini shumën përfundimtare të faturuar.
Hapi 2. Specifikoni kushtet specifike të pagesës
Nëse dëshironi që fatura të paguhet para një date të caktuar, përfshini atë informacion. Vendosni detaje në lidhje me llojin e pagesës së pranuar, qoftë me para, çek ose kartë krediti.
Gjithashtu llogarisni taksën që do t'i shtohet kostos. Kërkoni normat e zbatueshme të taksave në vendin tuaj në mënyrë që të mund të përcaktoni shumën e faturuar me saktësi
Hapi 3. Jepni informacion shtesë
Në fund të faturës, shkruani një përshkrim të politikës së kthimit. Ju gjithashtu mund të përfitoni nga ky rast për të falënderuar klientin dhe për të listuar produkte ose shërbime të tjera që ju gjithashtu ofroni.
