Dëftesa është një deklaratë me shkrim e bërë si dëshmi e marrjes së parave të gatshme ose pagesës me mjete të tjera. Kur kryeni transaksione biznesi ose shitje, shitësit dhe blerësit zakonisht bëjnë fatura për interesat e njëri -tjetrit, për shembull për kontabilitetin ose dokumentacionin. Dëftesa është një dokument që dëshmon ekzistencën e një marrëveshjeje të ndërsjellë midis shitësit dhe blerësit si bazë për regjistrimin e transaksionit të marrjes ose disbursimit të parave.
Hapi
Pjesa 1 nga 2: Krijimi i faturave
Hapi 1. Përgatitni një formular fature që jep një fletë karboni si kopje
Nëse dëshironi të krijoni fatura me dorë, përgatitni një formular të faturës së karbonizuar. Në atë mënyrë, ju duhet të shkruani vetëm një herë dhe menjëherë të merrni dy fatura, një për ju dhe një për palën që bën pagesën.
Faturat e karbonit zakonisht shtypen në një format të caktuar si dëshmi e shitjeve dhe marrjes së parave, për shembull: një fletë në formën e një forme që ka të shtypur emrin e kompanisë dhe disa fjalë ose vetëm disa rreshta janë të shtypura për tu mbushur informacion i saktë dhe i qartë
Hapi 2. Përdorni një stilolaps të zi
Shkrimi i faturave me bojë të zezë kërkohet për të siguruar vlefshmërinë e faturave. Mos shkruani fatura me lapsa ose bojë me ngjyrë të hapur sepse faturat shërbejnë si dëshmi e mbajtjes së librave për një afat të gjatë.
Dëftesat që krijohen me dorë duhet të plotësohen me shkrim të madh dhe të qartë në mënyrë që të lexohen lehtë. Nëse jeni duke përdorur një faturë të karbonizuar, do t'ju duhet të shtypni ndërsa shkruani në mënyrë që të shfaqet në fletën e dytë ose të tretë si një kopje
Hapi 3. Përdorni një vulë të kompanisë ose një faturë të shtypur që ka emrin e kompanisë në të
Për të bërë një faturë të vlefshme ligjërisht, duhet të vendosni vulën e kompanisë në krye ose në fund të faturës në përputhje me ligjet në fuqi. Përveç kësaj, ju mund të përdorni fatura të shtypura që tashmë kanë emrin dhe logon e kompanisë. Kjo i dëshmon blerësit se produkti që tregtohet vjen nga biznesi ose kompania juaj dhe ky dokument do të jetë një referencë në një datë të mëvonshme nëse është e nevojshme.
Hapi 4. Përfshini të gjitha informacionet e kërkuara në faturë
Kur krijoni fatura me dorë ose përdorni forma që mund të shkarkohen nga një program kompjuterik, duhet të përfshini sa vijon:
- Të dhëna të hollësishme të shitësit.
- Të dhëna të hollësishme të blerësit.
- Data e transaksionit.
- Të dhëna të hollësishme të produktit.
- Shuma e parave.
- Metoda e pagesës.
- Nënshkrimi i shitësit dhe blerësit.
Hapi 5. Përfshini të gjithë informacionin e kërkuar kur krijoni një faturë qiraje
Faturat e qirasë kërkohen nga qiramarrësit që paguajnë para në dorë ose përdorin çeqe për të regjistruar disbursimet në para. Pranimet kërkohen gjithashtu nga qiradhënësi si dëshmi se tarifa e qirasë është marrë dhe është në përputhje me ligjin që kërkon që qiradhënësi të sigurojë një faturë për qiramarrësin. Faturat e bëra si dëshmi e marrjes së pagesave të qirasë duhet të përfshijnë sa vijon:
- Shuma e qirasë së paguar.
- Data e pagesës.
- Emri i plotë i qiramarrësit.
- Emri i plotë i qiradhënësit.
- Adresa e plotë e pronës me qira.
- Periudha e paguar e qirasë.
- Mënyra e pagesës së qirasë (para në dorë, çek, etj.)
- Nënshkrimet e qiradhënësit dhe qiramarrësit.
Hapi 6. Shkarkoni formularin e pranimit online (online) falas
Nëse dëshironi të përdorni faturat e printuara për biznesin ose kompaninë tuaj, përfitoni nga format e marrjes që mund të shkarkohen falas përmes internetit. Pasi të jetë shtypur formulari i dëftesës, vendosni vulën e kompanisë në mënyrë që të jetë gati për t'u përdorur për transaksionet e përditshme.
Pjesa 2 nga 2: Njohja e Qëllimit dhe Arsyet e Pranimeve
Hapi 1. Njihni qëllimin e marrjes
Faturat janë një dokument i rëndësishëm për regjistrimin e të ardhurave dhe nevojiten kur raportoni tatimet. Mbani të gjitha faturat e pagesës sepse këto dokumente zakonisht duhet të bashkëngjiten si dëshmi e shpenzimeve në raportin tatimor. Si biznesmen, ju jeni të detyruar t'i jepni një faturë blerësit kur merrni pagesën. Pasi blerësi të bëjë një pagesë, shitësi zakonisht siguron një faturë për pagesën.
Pasi të paguani për mallra ose shërbime që janë relativisht të shtrenjta, bërja e një fature konsiderohet një detyrim si për blerësin ashtu edhe për shitësin. Ky dokument duhet të përgatitet në pritje të një shkelje të ligjit gjatë transaksionit të shitblerjes sepse të dyja palët mund ta përdorin faturën si dëshmi në gjykatë
Hapi 2. Mësoni katër llojet e faturave që përdoren zakonisht
Teorikisht, faturat mund të bëhen për të gjitha transaksionet e pagesave, për shembull: pagesat e qirasë, shërbimet e parukerisë ose tarifat e dizajnit të kopshtit. Në përgjithësi, faturat ndahen në katër grupe dhe një prej tyre mund ta shihni kur bëni një transaksion blerjeje ose shitjeje.
- Faturën e blerjes. Pas pagesës, shitësi do të krijojë një faturë pagese duke përfshirë numrin e faturës, datën e transaksionit dhe shumën e parave të marra. Nëse pagesa bëhet me para të gatshme, duhet të ketë fjalën "para" në faturë. Nëse pagesa bëhet me çek ose xhiro, fatura duhet të përfshijë një numër çeku ose numër depozite me kërkesë. Nëse pagesa bëhet me kartë krediti, ajo duhet të përfshijë emrin e kompanisë lëshuese të kartës së kreditit (shembull: Mastercard, Visa, American Express) dhe katër shifrat e fundit të numrit të kartës së kreditit.
- Faturë trajtimi. Ky dokument lëshohet për pagesë për shërbimet shëndetësore, për shembull për shërbimet e mjekut, blerjen e barnave ose përdorimin e instrumenteve kirurgjikale. Dëftesa duhet të përfshijë emrin e pacientit, kodin e diagnozës, emrin e mjekut, emrin e ilaçit ose pajisjes mjekësore të paguar, datën e trajtimit, orët e konsultimit dhe shumën e pagesës.
- Shitje Shënim. Në shumicën e rasteve, do të merrni një faturë shitje kur blini. Si sipërmarrës, duhet të siguroni një faturë shitjeje pasi të keni futur të dhëna për artikujt e shitur. Ky dokument është dëshmi e shitjes dhe duhet të përfshijë shumën e pagesës, datën e shitjes, emrin dhe çmimin e mallrave, emrin e personit që përpunoi transaksionin e shitjes dhe mori pagesën.
- Faturë pagese me qira. Kjo faturë lëshohet nga pronari i pronës me qira si dëshmi e marrjes së pagesës nga qiramarrësi. Fatura e pagesës duhet të përfshijë emrin e qiradhënësit, emrin e qiramarrësit, adresën e pronës që jepet me qira, periudhën e faturimit, shumën e tarifës së qirasë, datën e fillimit dhe përfundimit të marrëveshjes së qirasë.
- Kryesit e blerjes ose shitjes së transaksioneve përmes internetit do të marrin ose sigurojnë fatura elektronike. Informacioni i përfshirë në faturën elektronike është i njëjtë me informacionin në faturat e tjera të pagesave dhe shërben si dëshmi e blerjes në rrjet (online).
Hapi 3. Njihni gjërat e rëndësishme për blerësit dhe shitësit që duhet të përfshihen në faturë
Ky artikull përqendrohet në krijimin e faturave të pagesave midis blerësve dhe shitësve. Pala që shet mallrat ose shërbimet duhet të përfshijë informacionin e mëposhtëm në faturë:
- Të dhëna të hollësishme të shitësit. Përfshini emrin e personit ose kompanisë që ka bërë shitjen, adresën, numrin e telefonit dhe adresën e emailit në krye të dëftesës. Gjithashtu përfshini emrin e menaxherit të dyqanit ose pronarit të kompanisë.
- Të dhëna të hollësishme të blerësit. Përfshini emrin e plotë të blerësit ose palës që bëri transaksionin e blerjes.
- Data e transaksionit. Përfshi datën, muajin dhe vitin e transaksionit sepse ky informacion është i nevojshëm për të raportuar taksat.
- Të dhëna të hollësishme të produktit. Shkruani një përshkrim të shkurtër për të shpjeguar mallrat ose shërbimet që shiten, për shembull: emri i produktit, sasia, numri i produktit dhe informacione të tjera për të identifikuar produktin. Këto të dhëna do të jenë të dobishme nëse keni nevojë të gjeni informacion në lidhje me produktet që janë shitur.
- Çmimet e mallrave/shërbimeve. Përfshini çmimin e mallrave/shërbimeve në detaje duke filluar nga çmimi i shitjes, taksat, kostot e paketimit ose transportit, zbritjet ose zbritjet në kontekstin e programeve promovuese. Transaksionet e shitjeve do të jenë më të vlefshme dhe më specifike nëse çmimet e artikujve shkruhen në detaje.
- Metoda e pagesës. Përfshini mënyrën se si blerësi e bëri pagesën, për shembull: me para në dorë, me çek, kartë krediti ose kartë debiti.
- Nënshkrimi i shitësit dhe blerësit. Pasi fatura të jetë bërë ose printuar dhe blerësi të bëjë pagesën, vendosni vulën "Paguar" (nëse është shlyer) në fund të dëftesës dhe më pas firmoseni nga shitësi. Ju mund të nënshkruani një faturë për blerësin si dokumentacion.
Gjërat e nevojshme
- Letër ose faturë e zbrazët
- Ballpoint
- Informacion i detajuar në lidhje me transaksionet e blerjes
