Të gjitha bizneset, të mëdha apo të vogla, duhet të monitorojnë të gjitha transaksionet e tyre. Ka shumë sisteme të thjeshta softuerike financiare për shitje, por ju ende duhet të keni një kuptim të qartë se si funksionojnë transaksionet e kontabilitetit. Të gjitha transaksionet e biznesit, të tilla si marrja e të ardhurave ose pagesa e faturave, do t'i regjistroni në një ditar kontabël të ngjashëm me librin kryesor. Këtu, ju kërkohet të grumbulloni kategori të ndryshme të quajtura llogari dhe do të regjistroni në një debitim ose kredi (sipas rritjes ose zvogëlimit). Shembujt do të jepen më vonë. Prodhuesit e programeve të kontabilitetit gjithashtu ndjekin këtë formulë në krijimin e programeve të tyre, por procesi është bërë më i lehtë për përdoruesit e rastësishëm.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Hyrja e Transaksioneve
Hapi 1. Mblidhni të gjitha dokumentet në lidhje me transaksionet e biznesit
Këto dokumente zakonisht përfshijnë faturat e furnizuesit, faturat e shërbimeve (si uji dhe energjia elektrike), memorandumet e kreditit të lëshuara për klientët, deklaratat tatimore, çeqet e lëshuara dhe informacionin e pagave. Kontrolloni çdo faturë dhe pagesë të marrë për të qenë të sakta dhe të verifikuara para regjistrimit të ditarit të kontabilitetit. Sigurohuni që gjithçka është pranuar nga mbikëqyrësi ose pronari i biznesit para se të futni transaksionet në sistem.
Hapi 2. Krijoni llogari ose kategori të ndryshme për secilin lloj transaksioni
Llogaritë që regjistrohen për shembull Paraja e gatshme, Inventari, Shpenzimet, etj. Mendoni për këto llogari si faqe të veçanta në një fletore ose një linjë artikujsh të listuar në një buxhet personal. Vendosni llojet e mëposhtme të llogarisë:
- Llogaria e shitjeve, ose të ardhurave, regjistron të gjitha shitjet për klientët.
- Një llogari shpenzimesh regjistron të gjitha paratë që një biznes shpenzon, për shembull për të operuar një strukturë biznesi, për të prodhuar produkte dhe për të shitur produkte.
- Përveç kësaj, bizneseve u kërkohet gjithashtu që të regjistrojnë aktivet e tyre, të tilla si paratë e gatshme, llogaritë e arkëtueshme (shitjet e papaguara) dhe pronat, impiantet dhe pajisjet si ndërtesat dhe pajisjet.
- Një llogari detyrimi regjistron të gjitha paratë që biznesi merr hua nga palët e jashtme, të tilla si kreditë bankare, detyrimet tregtare (p.sh. furnizuesve) dhe pagat e pagueshme (pagat që tashmë i detyrohen punonjësve por nuk janë paguar).
- Këto kategori të mëdha zakonisht ndahen në llogari më të vogla, specifike.
Hapi 3. Përcaktoni nëse llogaria është debituar ose kredituar
Importantshtë e rëndësishme të mbani mend se çdo transaksion përfshin llogari debiti dhe krediti dhe numri i përgjithshëm i debitave dhe kredive duhet të jetë i njëjtë. Për shembull, kur merrni një pagesë nga një klient, ju do të regjistroni Para në dorë si debit dhe Llogaritë e arkëtueshme si kredi. Kur paguani për reklama, do të regjistroni Shpenzimet e Reklamimit në një debit dhe Para në kredi.
- Regjistroni çdo rritje të shpenzimeve, aktiveve (të tilla si paratë e gatshme dhe pajisjet), dhe llogaritë e dividentit si debitë dhe regjistroni ulje si kredi. Në llogaritë e tjera, të tilla si detyrimet dhe të ardhurat, rritjet regjistrohen si kredi dhe uljet regjistrohen si debite. Ky sistem i kontabilitetit ka logjikën e tij dhe filloni të mbani mend ndërsa përdorni logjikën tuaj për të përcaktuar shkaqet e "rritjes" dhe "zvogëlimit" të llogarive.
- Mbani në mend se numrat që publikohen në debitë dhe kredi mund të mos jenë të njëjtë, por totali duhet të jetë i njëjtë. Për shembull, nëse një klient paguan për një produkt pjesërisht me para të gatshme dhe pjesërisht me kredi, dy llogari publikohen në debit, përkatësisht Paraja dhe Llogaritë e arkëtueshme. Ndërsa llogaria që publikohet me kredi është vetëm një, përkatësisht Shitjet.
- Të gjitha sistemet kompjuterike kompjuterike do ta bëjnë të lehtë regjistrimin e ditarëve të kontabilitetit duke futur të gjitha llogaritë në vendet e tyre të sakta në Ditari.
- Ju mund të keni nevojë të krijoni një emër të ri llogarie në ditar nëse keni një transaksion të jashtëzakonshëm siç është shitja e aksioneve ose blerja e tokës.
Hapi 4. Kontrolloni të gjitha transaksionet kontabël të regjistruara në ditar të paktën dy herë
Çdo transaksion do të shfaqet në kategorinë e vet: për shembull, debitimi në njërën anë të ditarit, dhe shuma duhet të jetë e barabartë me shumën që shfaqet në anën e kreditit të ditarit.
Për shembull, ju do të regjistroni një transaksion të pagesës së faturës së energjisë elektrike duke futur Llogaritë e Pagueshme në anën e debitit të Rp. 500,000 dhe Paraja Rp. 500,000 në kredi. sigurohuni që të përfshini numrin e faturës dhe një përshkrim të shkurtër në pjesën e shënimeve
Hapi 5. Lëvizni llogaritë në ditar në librin kryesor në mënyrë periodike
Libri kryesor është një koleksion i të gjitha llogarive tuaja. Për shembull, ka faqe për secilën kategori të parave të gatshme, të arkëtueshme, të pagueshme, shpenzime etj. Në librin tuaj të përgjithshëm. Pastaj, do të jeni në gjendje të shihni shumën totale për secilën llogari gjatë një periudhe kohore.
- Një libër i përgjithshëm regjistron informacionin sipas llogarisë, në kontrast me një ditar që regjistron transaksionet. Me fjalë të tjera, një transaksion që zhvendoset në librin kryesor do të jetë në të paktën dy vende (llogari) në librin kryesor.
- Për shembull, arkëtimet në para nga klientët për shitjet do të regjistroheshin në ditar si një transaksion dhe do të njiheshin para në debitim dhe të ardhura me kredi. kur transferohen në librin kryesor, këto shënime regjistrohen në vende të veçanta: llogari të parasë dhe të ardhurave. Në atë mënyrë, ju mund të shihni se si transaksionet ndikojnë në secilën llogari individuale.
- Regjistrimet në librin kryesor duhet të datohen në mënyrë që burimi i transaksionit të mund të identifikohet. Disa kontabilistë gjithashtu përfshijnë një numër reference, për shembull në formën e një numri serik, në mënyrë që transaksionet të mund të monitorohen përsëri në ditar me lehtësi.
Pjesa 2 nga 3: Balancimi i Transaksioneve të Kontabilitetit
Hapi 1. Bilanconi librin kryesor para mbylljes sa herë që hyni në një transaksion kontabël
Përgatitni bilancet e provës dhe raportet e tjera për të siguruar që numrat dhe llogaritë e regjistruara për secilin transaksion janë të sakta. Pavarësisht se sa transaksione janë regjistruar, shumat e përgjithshme të debitit duhet të jenë të barabarta me totalin e krediteve.
Nëse mbani shënime me dorë ose me një program kompjuterik, të gjithë numrat në debitë dhe kredite do të shtohen, pavarësisht nga kategoria. Shuma totale e debiteve dhe kredive duhet të jetë e njëjtë
Hapi 2. Kontrolloni për gabimet në Bilancin Gjyqësor
Nëse debitimet nuk janë të barabarta me kreditet, do të duhet të gjeni gabime në shënimet e ditarit tuaj. Në fakt, gabimet mund të ndodhin edhe nëse shumat e debitit dhe të kredisë janë të njëjta, për shembull për shkak të regjistrimit të dyfishtë ose transaksioneve të regjistruara në llogari të gabuar.
- Për shembull, kur merrni një pagesë nga një klient, mund të keni regjistruar Cash, por keni harruar të regjistroni llogaritë e arkëtueshme në mënyrë që ditari të duket se të arkëtueshmet janë ende të papaguara. Kështu, shuma në debit do të jetë e ndryshme nga kredia.
- Në disa raste, mund t'ju kërkohet të gjurmoni regjistrimet në shënimin fillestar në ditar për të gjetur gabime. Kjo është arsyeja pse data e transaksionit dhe/ose numri i referencës duhet të regjistrohen në ditar në mënyrë që gjurmimi të jetë i lehtë.
Hapi 3. Drejtoni raportet për pasqyrën e të ardhurave, bilancin dhe raportin e ndryshimit të kapitalit
Këto raporte financiare mund të bëhen me dorë ose me një sistem softuerik të kontabilitetit. Nga këto raporte ju merrni një pamje të plotë të biznesit tuaj.
- Për shembull, pasqyra e të ardhurave do të zbres të ardhurat e fituara nga shpenzimet e bëra gjatë një periudhe të caktuar kohe, dhe nga ky raport ju e dini që kompania ka bërë një fitim ose humbje.
- Bilanci tregon të gjitha aktivet dhe detyrimet e kompanisë. Asetet e kompanisë përfshijnë paratë e gatshme, pajisjet, tokën dhe llogaritë e arkëtueshme. Detyrimet përfshijnë llogaritë e pagueshme dhe shënimet e pagueshme.
- Nëse keni paguar dividentë (shpërblime) për aksionarët në periudhat e mëparshme, do t'ju duhet gjithashtu një pasqyrë e ndryshimeve në kapitalin neto. Ky raport tregon sasinë e fitimit të krijuar (jo të ardhurat neto) minus dividentët e paguar. Fitimet e pashpërndara përfaqësojnë fitimet që riinvestohen në kompani.
Pjesa 3 nga 3: Mbajtja e shënimeve të hollësishme të transaksioneve të kontabilitetit
Hapi 1. Përfshini një përshkrim të shkurtër të çdo transaksioni të regjistruar në ditar
Për shembull, "pagesat e reklamave të parave televizive, shkurt, 2016." Kështu, shuma, shkaku dhe procesi i regjistrimit të secilit transaksion do të jetë më i qartë.
Hapi 2. Mbani një kopje rezervë të ditarit tuaj të transaksioneve
Rezervimet duhet të bëhen në rast të gabimeve ose pyetjeve të ardhshme. Dokumentacioni i të gjitha regjistrimeve mund të regjistrohet duke futur një numër regjistrimesh dhe datën e një ditari në një paketë. Gjithkush duhet të jetë në gjendje të kërkojë shënimet e ditarit në librin kryesor dhe pastaj të ketë qasje me lehtësi në dokumentacionin rezervë
Hapi 3. Mbani kopje në letër të të gjithë dokumentacionit për të paktën një vit
Kjo përfshin shënimet dhe librat e ditarit, së bashku me të gjitha faturat dhe dokumentet e tjera të transaksionit. Të gjitha këto dokumente janë të nevojshme për arsye kontrolli dhe tatimore.
Hapi 4. Mbani dokumentacionin në mënyrë elektronike për të paktën shtatë vjet
Skanoni dokumentet tuaja të letrës, mbrapa dhe me radhë, dhe ruajini ato në dy kuti elektronike: një për ruajtje në zyrë dhe një tjetër diku tjetër për përdorim në rast urgjence. Ekziston gjithmonë mundësia që taksat e korporatave të kontrollohen gjatë viteve të fundit, kështu që këto dokumente duhet të mbahen.
Këshilla
- Bilanconi ditarin tuaj çdo ditë. Monitoroni të gjitha gabimet dhe korrigjoni ato menjëherë. Kjo është aq e rëndësishme saqë bëhet një nga mësimet e para për studentët e kontabilitetit.
- Siguroni trajnime të ndërsjella të punonjësve në mënyrë që të kuptojnë sistemin e kontabilitetit dhe mënyrën e lidhjes së transaksioneve për më shumë se një punonjës.
