Edhe pse njerëzit rrallë i dërgojnë dokumentet me faks, mund t'ju duhet të dërgoni faks në një moment. Ka një numër arsyesh që njerëzit vazhdojnë të dërgojnë faks, veçanërisht për të dërguar kontrata ose nëse nuk kanë pajisjet ose teknologjinë e nevojshme për të dërguar dokumente në një mënyrë tjetër. Për fat të mirë, ju mund të dërgoni dokumente duke përdorur një makinë faksi, një kompjuter dhe madje edhe një smartphone.
Hapi
Metoda 1 nga 3: Përdorimi i një makine faksi
Hapi 1. Bëni cilësimet në pajisjen e faksit
Për të dërguar dhe marrë dokumente me një makinë faksi, sigurohuni që faksi të jetë i kyçur dhe i lidhur me një linjë telefoni fikse.
- Ne ju rekomandojmë që të regjistroheni në një linjë telefonike të dedikuar nëse dërgoni faks shpesh. Ju nuk do të jeni në gjendje të përdorni telefonin dhe faksin në të njëjtën kohë.
- Gjithashtu sigurohuni që makina e faksit të ketë toner dhe letër nëse doni të merrni një faks.
- Nëse nuk keni një makinë faksi në zyrë ose shtëpi, mund ta merrni me qira në një kompjuter me qira ose bibliotekë publike. Ky opsion është i përsosur nëse nuk i dërgoni shpesh dokumentet me faks.
Hapi 2. Rregulloni cilësimet
Jo çdo makinë faksi është e njëjtë, por zakonisht do t'ju jepet mundësia për të rregulluar cilësimet. Lexoni udhëzuesin e përdoruesit për të mësuar rreth veçorive të veçanta të ofruara nga pajisja juaj e faksit.
- Nëse doni të dini nëse dokumenti është dërguar me sukses, aktivizoni faqen e konfirmimit. Nëse kjo veçori është e aktivizuar, faksi do të printojë një faqe pasi të dërgoni faksin, i cili përmban një njoftim nëse dokumenti është dërguar me sukses ose dështon.
- Ju gjithashtu mund të vendosni titullin e faksit, i cili është rreshti i tekstit që do të shfaqet në krye të dokumentit që dërgohet. Zakonisht përmban informacion bazë për dërguesin e faksit.
- Nëse planifikoni gjithashtu të merrni fakse, mund të zgjidhni midis një mënyre pritjeje automatike ose manuale, e cila kërkon që ju të jepni leje kur të vijë një faks.
Hapi 3. Përgatitni dokumentin
Përdorni dokumente origjinale, jo fotokopje, për rezultate më të pastra dhe më të lexueshme.
Përdorni një fletë mbuluese mbi faqen që dëshironi të dërgoni. Fleta e kopertinës përmban disa informacione, të tilla si emri i dërguesit dhe numri i faksit, emri i marrësit dhe numri i faksit, data dhe numri i faqeve të përfshira në faks
Hapi 4. Vendoseni dokumentin në pajisjen e faksit
Shumë makina sigurojnë një ushqyes letre (një vend për letër si një printer) dhe një ekran të sheshtë (ekran të sheshtë) në të njëjtën kohë. Nëse dëshironi të dërgoni vetëm një dokument me një faqe, përdorni një nga këto veçori. Nëse dëshironi të dërgoni faqe të shumta të një dokumenti, ju rekomandojmë të përdorni një ushqyes letre.
- Kur përdorni ushqyesin e letrës, mund të ngarkoni të gjitha faqet e një dokumenti menjëherë. Makina e faksit ka një ikonë për të treguar drejtimin në të cilin duhet të jetë letra kur është e ngarkuar në ushqyesin e letrës. Disa makina gjithashtu ofrojnë mundësinë për të skanuar dhe dërguar dokumente mbrapa dhe me radhë. Pra, kontrolloni manualin e përdoruesit për të parë nëse pajisja juaj e faksit e siguron këtë veçori.
- Kur përdorni funksionin e ekranit të sheshtë, hapni kapakun në krye të faksit dhe vendoseni dokumentin me fytyrë poshtë në ekran. Sigurohuni që e keni rreshtuar dokumentin sipas rreshtave në ekran. Pas kësaj, mbyllni makinën para se të vazhdoni.
Hapi 5. Fut numrin e faksit
Sigurohuni që numri i futur të përmbajë kodin e zonës, kodin e vendit dhe numrin e marrësit të dokumentit. Vendosni numrin në të njëjtën mënyrë si kur thirrni numrin në telefon.
Hapi 6. Shtypni butonin "Dërgo" për të dërguar faksin
Disa momente më vonë, faksi do të dërgojë dokumentin dhe letrat do të fillojnë të hyjnë në makinë.
Butoni për të shtypur në faks mund të thotë "shko" ose "faks" në vend të "dërgoj"
Hapi 7. Kërkoni mesazhin e konfirmimit
Disa aparate faksi shfaqin një mesazh në ekran duke u thënë se faksi është dërguar me sukses. Nëse e vendosni faksin të printojë një konfirmim, ai do të printojë detaje të statusit të faksit që keni dërguar.
Metoda 2 nga 3: Përdorimi i një kompjuteri
Hapi 1. Zgjidhni programin që dëshironi të përdorni
Kur dërgoni një faks përmes një kompjuteri, mund të përdorni softuerin e instaluar në kompjuter ose të përfitoni nga një shërbim online.
- Disa sisteme operative janë të pajisura me aplikacione që mund të përdoren për të dërguar fakse. Për shembull, Windows 7 siguron një mjet të quajtur Fax dhe Scan për të dërguar fakse pa përdorur një makinë faksi.
- Për të përdorur një program kompjuterik, së pari lidhni kompjuterin me një linjë fikse. Nëse kjo nuk është e mundur, thjesht përdorni një shërbim online.
- Disa nga shërbimet online që mund të përdoren përfshijnë eFax, MyFax dhe FaxZero. Disa shërbime janë falas për t'u përdorur, dhe të tjerët kërkojnë që ju të paguani për një pajtim ose anëtarësim. Ka edhe shërbime që paguajnë një tarifë për çdo faks të dërguar.
Hapi 2. Hapni programin e dëshiruar dhe krijoni një faks të ri
Jo çdo softuer është i njëjtë, por do t'ju jepet mundësia për të krijuar një faks të ri ("krijoni faks të ri") ose diçka të ngjashme.
Hapi 3. Bashkangjit dokumentin
Për të dërguar një faks përmes një kompjuteri, duhet të ngarkoni dokumentin në një mesazh. Do të gjeni një buton që thotë "ngarkoni dokumente" ose diçka të ngjashme.
- Nëse keni një dokument elektronik, gjeni atë në kompjuterin tuaj dhe bashkëngjiteni mesazhit.
- Nëse dokumenti është ende letër, përdorni një skaner për ta kthyer atë në një skedar dixhital. Nëse nuk keni një skaner, mund të bëni një fotografi të dokumentit dhe ta dërgoni me email te vetja ose ta transferoni direkt në kompjuterin tuaj.
Hapi 4. Fut numrin e faksit dhe trupin e mesazhit
Shkruani një mesazh të shkurtër për marrësin në hapësirën e dhënë në ekran, ashtu si kur keni dërguar një email. Punon si fletë mbuluese, kështu që nuk keni nevojë të bashkëngjitni një fletë të veçantë mbulimi. Ju gjithashtu duhet të futni numrin e faksit të marrësit në fushën TO.
Ju gjithashtu mund të keni nevojë të futni një kod konfirmimi për të vërtetuar se nuk jeni robot
Hapi 5. Shtypni butonin "Dërgo"
Pasi të keni bashkangjitur dokumentin, të shkruani mesazhin dhe të futni numrin e faksit të marrësit, shtypni butonin Dërgo për të përfunduar punën tuaj.
Metoda 3 nga 3: Përdorimi i një telefoni ose tableti
Hapi 1. Shkarkoni aplikacionin
Ka shumë aplikacione për tableta dhe telefona që mund t'i përdorni për të dërguar fakse ashtu siç do të bënit përmes një kompjuteri. Disa aplikacione mund të merren falas, ndërsa të tjerat paguhen. Disa nga aplikacionet e njohura përfshijnë Fax Burner, Files Anywhere dhe JotNot Fax.
Disa aplikacione do t'ju caktojnë një numër të përkohshëm të faksit. Kjo nuk është ideale nëse dërgoni dhe merrni fakse shpesh
Hapi 2. Drejtoni aplikacionin dhe zgjidhni dokumentin që do të dërgohet
Pasi të hapet aplikacioni në pajisjen tuaj celular, do t'ju kërkohet të krijoni një faks të ri. Gjëja e parë që duhet të bëni është të zgjidhni dokumentin që dëshironi të dërgoni me faks.
- Nëse dokumenti ruhet në pajisjen tuaj, në email ose në një shërbim të ruajtjes së cloud, siç është DropBox, gjeni dhe ngarkoni dokumentin nga ai aplikacion.
- Nëse dokumenti është ende letër, përdorni një tabletë ose telefon për të bërë një fotografi të dokumentit dhe bashkëngjiteni atij mesazhit.
Hapi 3. Fut numrin e faksit dhe trupin e mesazhit
Shkruani mesazhin në marrësin e faksit, ashtu siç do të bënit në një kompjuter. Sigurohuni që të futni numrin e faksit të marrësit në fushën TO të mesazhit.
Hapi 4. Prekni butonin "Dërgo"
Pas bashkimit të dokumentit, shtypjes së mesazhit dhe futjes së numrit të faksit të marrësit, shtypni butonin Dërgo për të dërguar faksin.
Këshilla
- Blini një printer gjithëpërfshirës në mënyrë që të dërgoni fakse nga puna ose shtëpia pa pasur nevojë të shkarkoni programe, të ngarkoni dokumente në internet ose të blini një makinë faksi të veçantë. Sidoqoftë, do t'ju duhet akoma një linjë fikse.
- Nëse keni një llogari që ofron një shërbim faksi në internet, të tillë si RingCentral ose eFax, përdorni atë llogari për të dërguar fakse direkt nga Gmail. E tëra çfarë ju duhet të bëni është të futni numrin e faksit të marrësit të ndjekur nga @domainname.com në fushën TO. Për shembull, nëse përdorni eFax, shkruani [email protected].
- Makinat e faksit mund të bllokojnë dhe dokumentet e letrës të ngjiten së bashku. Nëse është kështu, dokumenti duhet të paraqitet përsëri.
