Përmbledhja ekzekutive është pjesa më e rëndësishme e një dokumenti biznesi. Thingshtë gjëja e parë (ndonjëherë edhe e vetmja) që njerëzit do të lexojnë dhe gjëja e fundit që duhet të shkruani. Kjo përmbledhje është një përmbledhje e shkurtër e një dokumenti, me kusht që drejtuesit e zënë që do të lexojnë dokumentin tuaj të dinë saktësisht se sa të lexojnë dhe çfarë veprimi të ndërmarrin.
Hapi
Metoda 1 nga 2: Bazat
Hapi 1. Kuptoni që një përmbledhje ekzekutive është një përmbledhje e shkurtër e një dokumenti biznesi
Në këtë rast, "të shkurtër" dhe "përmbledhje" janë fjalët kyçe. Përmbledhja ekzekutive nuk është aspak gjithëpërfshirëse, as zëvendëson origjinalin. Përmbledhja ekzekutive nuk duhet të jetë më e gjatë se 10% e origjinalit. Synoni që të shkruani midis 5-10 përqind.
Një përmbledhje ekzekutive është e ndryshme nga një abstrakte. Abstrakti i jep lexuesit një paraqitje të shkurtër dhe orientim, ndërsa përmbledhja ekzekutive i jep lexuesit një përmbledhje. Abstraktet shkruhen më shpesh në akademi, ndërsa përmbledhjet ekzekutive përdoren më shumë për qëllime biznesi
Hapi 2. Sigurohuni që kjo përmbledhje t'i përmbahet udhëzimeve të caktuara strukturore dhe stilistike
Burimet më autoritare që shkruan përmbledhje ekzekutive bien dakord që udhëzime të caktuara strukturore dhe stilistike duhet të zbatohen. Ky udhëzues përfshin:
- Paragrafët duhet të jenë të shkurtër dhe konciz.
- Përmbledhja ekzekutive duhet të ketë kuptim edhe nëse nuk e keni lexuar raportin origjinal.
- Përmbledhja ekzekutive duhet të shkruhet në një gjuhë të përshtatshme për audiencën e synuar.
Hapi 3. Përcaktoni problemin
Përmbledhja ekzekutive duhet të përcaktojë qartë çështjen, nëse ka të bëjë me menaxhimin e zinxhirit të furnizimit ose një fushatë marketingu jashtë shtetit. Përmbledhja ekzekutive, në veçanti, kërkon një përkufizim të qartë të problemit sepse dokumenti mbi të cilin bazohet, Kërkesat për Propozime (RFP), është shkruar shpesh nga njerëz teknikë që kanë një kuptim të dobët të çështjeve konceptuale. Sigurohuni që problemi është përcaktuar në terma të qartë dhe të kuptueshëm.
Hapi 4. Jepni një zgjidhje
Një problem kërkon gjithmonë një zgjidhje. Në mënyrë që të paraqisni një deklaratë të qëllimit të kërkesës (dhe arsyet për financimin e sipërmarrjes), ju duhet të gjeni një zgjidhje që mund të adresojë në mënyrë efektive problemin. Nëse problemi juaj nuk është shkruar qartë, zgjidhja juaj nuk do të ketë kuptim.
Hapi 5. Përdorni grafikë, tregues dhe tituj nëse dokumenti është më i lehtë për t'u lexuar në një shikim në atë mënyrë
Një përmbledhje ekzekutive nuk është një ese që kërkon blloqe të gjata të tekstit. Ne se ti mundesh përmirësuar mirëkuptimin ose bëni një përmbledhje më e lexueshme në një shikim, është mirë të përdorni:
- Grafiku. Një tabelë e vendosur mirë që ilustron me saktësi karakteristikat e problemit të klientit mund të theksojë një pjesë të rëndësishme të përmbledhjes. Stimulimi i shqisave të tyre vizuale është shpesh po aq efektiv sa stimulimi i shqisave të tyre analitike.
- Detajet e pikëve. Listat e gjata të informacionit mund të ndahen në detaje më të tretshme.
- Titulli Zhvilloni një temë përmbledhëse, nëse është e nevojshme, duke përdorur një titull. Kjo do të ndihmojë në orientimin e lexuesit ndërsa ata zhyten në përmbledhje.
Hapi 6. Mbani shkrimet tuaja të freskëta dhe pa zhargon
Zhargoni është armiku i mirëkuptimit. Rastësisht zhargoni është shumë i popullarizuar në botën e biznesit. Fjalë si "ndërfaqe", "levë", "kompetencë thelbësore" dhe "platformë kritike" janë fjalë që duhet të përpiqeni të shmangni. Këto fjalë errësojnë kuptimin e tyre të vërtetë dhe mund ta bëjnë përmbledhjen tuaj të duket e paqartë dhe e pakuptimtë.
Metoda 2 nga 2: Detaje specifike
Hapi 1. Filloni me dokumentin origjinal
Meqenëse përmbledhja ekzekutive është një përmbledhje e një dokumenti tjetër, do t'ju duhet të njiheni me origjinalin për të qenë në gjendje ta kondensoni atë në një version informues dhe praktik. Qoftë një raport, plan biznesi, propozim, manual apo dokument tjetër, rishikoni origjinalin dhe kërkoni idetë kryesore.
Hapi 2. Shkruani një përmbledhje të shkurtër
Cili është qëllimi i kompanisë që sponsorizon dokumentin ose vetë dokumentin origjinal? Cila është mbulimi?
Shembull: "Women WorldWide është një organizatë jofitimprurëse që lidh gratë në të gjithë botën me zgjidhje efektive të dhunës në familje, ndërsa ofron një rrjet mbështetës për ata që janë viktima të dhunës në familje. Edhe pse vepron nga selia e saj në Alberta, Kanada, ajo ka marrja e referimeve nga gratë në 170 vende të botës"
Hapi 3. Bëni që "bërthama" të dalë në pah
Ky seksion është ndoshta pjesa më e rëndësishme e të gjithë përmbledhjes ekzekutive. Në dy deri në tre fjali, ju pritet t'i tregoni lexuesit pse biznesi juaj është i veçantë. Pse ia vlen të kontrolloni biznesin, të merrni një ofertë biznesi ose bashkëpunim nga personi që lexon përmbledhjen?
- Ndoshta ju keni Michael Jordanin si klient dhe ai ka promovuar produktin tuaj në Twitter falas. Ndoshta sapo keni nënshkruar një partneritet me Google. Alsoshtë gjithashtu e mundur që sapo ju është dhënë një patentë, ose sapo keni bërë shitjen tuaj të parë të madhe.
- Ndonjëherë një citim i thjeshtë ose dëshmi do të mjaftojë. Çelësi është që të tërhiqni vëmendjen e lexuesit, ta bëni reputacionin e biznesit tuaj të duket sa më mirë dhe ta joshni lexuesin të lexojë deri në fund të dokumentit.
Hapi 4. Përcaktoni problemin e madh
Përbërësi i parë i prekshëm i përmbledhjes ekzekutive është një diskutim i problemit, prandaj përshkruani problemin që adreson produkti/shërbimi juaj. Sigurohuni që problemi të jetë përcaktuar sa më qartë që të jetë e mundur. Problemet që nuk përshkruhen në detaje nuk do të tingëllojnë bindëse dhe nuk do ta bëjnë zgjidhjen tuaj aq domethënëse sa dëshironi të jetë.
Shembull: "Los Angeles është i gjymtuar nga bllokimet e trafikut. Përveç zonës së Metro DC, Los Angeles ka bllokimet më të këqija të trafikut në vend. Jo vetëm që smogu dhe ndotja e shkaktuar nga bllokimet e trafikut zvogëlon produktivitetin e punës, rrit normat e astmës dhe ngadalë krijon probleme serioze shëndetësore. Në LA ka më shumë makina sesa njerëz të vjetër sa për të vozitur"
Hapi 5. Paraqitni zgjidhjen tuaj unike
Problemi i madh është pjesa e lehtë. Tani ju duhet të bindni lexuesit tuaj se keni një zgjidhje unike për këtë problem të madh. Nëse mund t'i dorëzoni këto dy materiale, keni materialin për të dalë me një ide të shkëlqyeshme.
Shembull: "Innotech ka krijuar një sistem novator të kontrollit të trafikut që mund të shkurtojë kohën e udhëtimit duke instaluar" rrjete inteligjente "të patentuara në shenjat e ndalimit që mund të lexojnë numrin e makinave në një korsi të caktuar dhe të drejtojnë trafikun sipas kushteve. Shoferët amerikanë nuk e bëjnë këtë. do të duhet të presë përsëri në dritën e kuqe për minuta kur drita jeshile të ndizet duke treguar se nuk ka makina në drejtim të kundërt"
Hapi 6. Flisni për potencialin e tregut
Përshkruani problemin e madh duke ofruar statistika për industrinë tuaj. Kini kujdes të mos pretendoni se kontrolloni një treg më të madh se sa jeni në të vërtetë! Fakti që industria e pajisjeve mjekësore vlen 100 miliardë dollarë në vit nuk do të thotë asgjë sepse pajisja juaj e re mjekësore do t'i shërbejë vetëm një segmenti të caktuar të industrisë. Ngushtohuni në një potencial realist të tregut.
Hapi 7. Shkruani propozimin tuaj unik të shitjes
Ky është momenti ku ju përshkruani zgjidhjen tuaj unike. Çfarë i jep produktit ose shërbimit tuaj një avantazh mbi konkurrencën tuaj? Ndoshta shërbimi juaj i kujdesit në shtëpi në fakt dërgon mjekë në shtëpi në vend të infermierëve, ose ndoshta ju garantoni vizita të së njëjtës ditë në mënyrë që të mos keni nevojë të planifikoni paraprakisht. Tregoni pse biznesi juaj është i veçantë.
Shembull: "Intellilight ka përfitimin e shtuar për të qenë në gjendje të zbulojë kur askush nuk është në shtëpi. Nëse ndizet një dritë në një dhomë të zbrazët, ajo automatikisht fiket dhe ndizet përsëri kur zbulon lëvizjen në dhomë. Konsumatorët paguajnë faturat e tyre të energjisë elektrike dhe humbasin më pak energji"
Hapi 8. Flisni për modelin e biznesit tuaj, nëse është e nevojshme
Disa përmbledhje ekzekutive nuk kërkojnë një model biznesi. (Jo-fitimprurëse, jo-komerciale dhe OJQ-të mund të mos kenë nevojë të kenë një plan biznesi.) Por nëse biznesi juaj ka një të tillë, modeli juaj i biznesit duhet të jetë i qartë dhe i lehtë për t’u ndjekur. Në thelb, ju po i përgjigjeni pyetjes: "Si i bëni njerëzit të marrin para nga kuletat e tyre dhe t'ju japin ato?" Mbajeni modelin të thjeshtë, veçanërisht në përmbledhjen ekzekutive. Një përmbledhje e shkurtër është më se e mjaftueshme.
Hapi 9. Diskutoni me ekipin tuaj drejtues, nëse është e nevojshme
Në varësi të industrisë tuaj, kjo mund të jetë një nga pjesët më të rëndësishme të përmbledhjes suaj ekzekutive. Investitori ose bankieri juaj i beson ekipit tuaj, jo idesë që keni parashtruar. Idetë janë të lehta për tu propozuar, por për t'i realizuar ato kërkon një ekip të fortë. Tregoni shkurt pse ekipi juaj ka përvojën dhe njohuritë për të ekzekutuar mirë planin tuaj të biznesit.
Hapi 10. Siguroni parashikime financiare për të mbështetur deklaratën tuaj
Bazuar në tregun tuaj, modelin e biznesit dhe performancën historike, do t'ju duhet të zhvilloni një parashikim financiar nga poshtë-lart. Pika e projeksionit tuaj është thjesht të demonstroni kompetencën tuaj dhe aftësinë tuaj për të ndërtuar parashikime financiare bazuar në një grup supozimesh bindëse.
Nëse plani juaj është për një grup investitorësh, mos shpenzoni shumë kohë në këtë pjesë sepse ata e dinë që ju nuk e keni idenë sa para mund të fitoni. Investitorët në përgjithësi nuk do të marrin një vendim po ose jo bazuar në parashikimet tuaja financiare. Ata në thelb do të bëjnë parashikimet e tyre financiare
Hapi 11. Zbutni rrugën drejt kërkesës tuaj
Tani është koha për të paraqitur një kërkesë për investim ose hua, në varësi të objektivave të përmbledhjes suaj ekzekutive. Ju duhet të rishikoni pse kompania juaj ofron një vlerë të caktuar. Kujtojuni lexuesve një problem të madh që po zgjidhni me produktin/shërbimin tuaj, si dhe tregun tuaj të mundshëm. Në fund, ritheksoni ekipin tuaj dhe aftësinë e tyre për të përfunduar punën. Kërkoni shumën e parave të nevojshme për të arritur arritjen e ardhshme të biznesit tuaj të madh. Mos zbuloni se sa kapital jeni gati të hiqni dorë ose normën e interesit që jeni gati të paguani. Kjo duhet të bëhet më vonë përmes negociatave ballë për ballë.
Hapi 12. Rilexoni përmbledhjen tuaj
Nëse i keni shkruar bazat, rilexojini me kujdes. Ju duhet të korrigjoni përmbledhjen me shumë kujdes. Kur rilexoni, merrni parasysh edhe lexuesin e dokumentit. Sigurohuni që referencat e reja të shpjegohen mirë dhe gjuha të jetë e qartë për njerëzit që nuk e njohin temën. Rishkruaj nëse është e nevojshme.
- Kërkojuni të tjerëve me mendje të freskëta të lexojnë përmbledhjen tuaj ekzekutive, duke i kushtuar vëmendje:
- Qartësia A janë fjalët e përdorura të qarta, idetë të qarta dhe përmbledhja nuk përdor zhargon?
- Gabim. Mund të ndodhin gabime gramatikore, pikësimi dhe drejtshkrimore. Alsoshtë gjithashtu një ide e mirë të pyesni dikë tjetër që të verifikojë numrat dhe statistikat.
- detyrimi. A tingëllojnë idetë në përmbledhje si promovim i tepërt? Ku është mungesa e promovimit, nëse ka?
- Koherencë. Cilat pjesë nuk përshtaten së bashku? Cila pjesë është e përshtatshme?
Këshilla
- Sa më i ngarkuar të jetë ekzekutivi, aq më pak do të lexojë. Shkruani mjaft.
- Provoni modelet e dokumenteve që vijnë me shumicën e programeve të përpunimit të tekstit për të filluar.
- Dokumentet përmbledhëse ekzekutive mund të ndryshojnë në gjatësi, por duhet të jenë të shkurtra. Qëllimi juaj është të përcillni sa më shumë informacion të jetë e mundur në një sasi të vogël ose të moderuar të leximit. Nëse përfshini detaje në përmbledhjen tuaj, së pari përfshini pikat më të rëndësishme, të tilla si përfundimet dhe rekomandimet.
- Këto katër fusha të njëjta mund të përdoren për përmbledhje ekzekutive për marrëdhënie të ndryshme biznesi.
