Shkrimi i email -eve përkujtues miqësor mund të jetë i ndërlikuar. Ju nuk doni të dukeni nxitës ose të paduruar, por mesazhi juaj duhet të kalojë. Përdorni një ton miqësor në email me përshëndetje dhe shprehje të buta. Përfshi arsyen pse po dërgon email kujtues në mënyrë që marrësit të dinë se çfarë dëshiron. Sigurohuni që të mos ketë gabime në email në mënyrë që jo vetëm të dukeni miqësorë, por edhe profesionistë.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Përdorimi i një toni miqësor
Hapi 1. Përshëndetni marrësin
Në një situatë biznesi, mund të "duhet" të përdorni një përshëndetje zyrtare, siç është "I dashur". Sidoqoftë, email -i i personalizuar po përdoret gjithnjë e më shpesh. Disa përshëndetje me email që mund të ndihmojnë në krijimin e një toni miqësor përfshijnë:
- Pershendetje!
- Përshëndetje, mik
- Kohë pa u parë
- Hej!
Hapi 2. Aludoni për marrëdhënien tuaj me marrësin
Nëse përqendroheni vetëm në kujtesë, mesazhi juaj do të duket i ftohtë. Tregoni një marrëdhënie personale me marrësin duke përfshirë fraza që pasqyrojnë miqësi dhe përvoja të përbashkëta. Kjo perfshin:
- Si eshte shkolla?
- Ckemi shok si je ti?
- Fundjava e kaluar ishte shumë argëtuese.
- Kur ishte hera e fundit që folëm, një muaj më parë?
- Udhëtimi ynë i fundit ishte vërtet argëtues! Duhet ta bëjmë përsëri.
Hapi 3. Përsosni shprehjen tuaj
Kjo është veçanërisht e rëndësishme për pjesën e kujtesës së postës elektronike. Nëse nuk keni qenë në kontakt me marrësin për një kohë të gjatë, është më mirë të kërkoni falje ose të jepni një justifikim për t'i thirrur ata vetëm për t'i kujtuar ata. Disa shembuj të shprehjeve delikate përfshijnë:
- E di që nuk kemi folur për një kohë të gjatë, por doja t’ju kujtoja…
- Ardhja e një fëmije të ri më ka mbajtur të zënë, thjesht u kujtova t'ju kujtoj …
- E di që jeni të zënë, kështu që nuk dua t'ju shqetësoj, por doja të dërgoja një kujtesë…
Hapi 4. Jini të sjellshëm
Nëse përkujtesa është e rëndësishme, mund të hasni si nxitës. Mos harroni se marrësi është i zënë me jetën e tij. Thuaj gjithmonë "ju lutem" dhe "faleminderit" me shprehjet e duhura. Ju mund të dëshironi të përfshini fraza të sjellshme si:
- Më falni që ju shqetësoj, por doja të sigurohesha…
- Ju lutemi përgjigjuni këtij emaili sa më shpejt të jetë e mundur …
- Faleminderit që gjetët kohë për të lexuar dhe për t'iu përgjigjur këtij emaili rikujtues. E vlerësoj shumë.
- Pres pergjigjen tuaj.
Pjesa 2 nga 3: Kërkesat për listim
Hapi 1. Përdorni titujt e kolonave
Nuk keni nevojë të shkruani një kolonë të zgjuar të titullit. Titujt e kolonave që janë të qartë dhe të qartë nuk do të jenë më të dobishëm. Në atë mënyrë, marrësi mund ta dijë qëllimin e emailit në një shikim. Disa zgjedhje të zakonshme për email kujtues miqësor përfshijnë:
- Kontrolloni
- Kujtesë e shpejtë për…
- Udhëtimet/ngjarjet e ardhshme.
- Numërimi i pjesëmarrësve në udhëtim/ngjarje.
Hapi 2. Mos harroni të përfshini një kujtesë
Kur përpiqeni kaq shumë për të qenë të sjellshëm dhe miqësorë, mund të harroni diçka të rëndësishme, si një kujtesë. Shkruani një kujtesë të paketës në fillim të emailit, pas përshëndetjes dhe një fjalie për marrëdhënien personale. Për shembull:
- "Përshëndetje, mik, Ne nuk kemi folur për një kohë të gjatë, Ben. Si janë gruaja dhe fëmijët tuaj? Gruaja dhe fëmija im më kanë mbajtur të zënë, por doja t’ju pyesja për…”
-
Pershendetje!
Gjyshe, kam dashur të dërgoj këtë mesazh për një kohë të gjatë. Më fal që jam shumë i zënë. Dua t'i kujtoj gjyshes për drekën tonë …"
Hapi 3. Përdorni një gjuhë koncize
Shtë e vërtetë që gjuha e sjellshme kërkon fjali më të gjata. Për shembull, fraza "Puno më shumë" do të ishte më e sjellshme nëse do të shkruanit "Do të ishte më mirë nëse do të punonit më shumë." Ndërsa fjalët e sjellshme, të gjata mund ta bëjnë fokusin e emailit tuaj të paqartë.
Përdorni një strukturë më të thjeshtë për email -et tuaj. Ndoshta diçka si kjo: Përshëndetje (hapje) Relations Marrëdhënie personale → Kujtesë gre Përshëndetje mbyllëse (mbyllje)
Hapi 4. Ndryshoni informacionin e panevojshëm
Për secilën fjali dhe pjesë të fjalisë, pyesni veten: "A është kjo e nevojshme?" Në disa raste, "e nevojshme" mund të ketë një kuptim të gjerë të tillë si "Kjo është e nevojshme në mënyrë që emaili im të mos tingëllojë i ftohtë." Hiqni pjesët e panevojshme nga emaili.
Në përgjithësi, ndajfoljet (të tilla si "shumë", "shumë", "vërtet", "një herë" dhe "natyrisht") mund të hiqen për ta bërë emailin tuaj më konciz
Hapi 5. Përfundoni emailin me një përshëndetje përmbyllëse
"Bekimet" do të thotë të thuash "lamtumirë". Përshëndetja përmbyllëse përfshin shprehje të tilla si "Përshëndetje", "Sinqerisht", "Sinqerisht" dhe "Përshëndetje". Nënshkrimi juaj duhet të shkruhet pas përshëndetjes përfundimtare. Një përshëndetje e përgjithshme përfundimtare si kjo mund të duket zyrtare. Ju mund të dëshironi të provoni diçka si:
- shoku yt
- shoku yt
- dërgoni përshëndetje për suksesin
- Kalofshi nje dite te bukur
- radha jote
- Mezi pres të dëgjoj nga ju
Pjesa 3 nga 3: Sigurohuni që nuk ka gabime në email
Hapi 1. Kontrolloni dy herë emailin tuaj
Edhe duke hequr një email një ose dy herë do të zvogëlojë çdo gabim bazë që mund të shfaqet kur i shkruani ato. Pasi të hartoni emailin tuaj, kontrolloni dy herë drejtshkrimin dhe gramatikën në emailin tuaj.
- Shumë ofrues të postës elektronike kanë veçori të kontrollit të drejtshkrimit dhe gramatikës. Cilësia e funksionit varet nga ofruesi i postës elektronike. Në disa raste, kjo veçori mund të mos jetë shumë e saktë.
- Mos harroni të kontrolloni titullin, përshëndetjen dhe mbylljen (mbylljen) e fushave. Ju ndoshta do ta harroni këtë dhe thjesht do të përqendroheni në përmbajtjen e emailit.
Hapi 2. Lexoni emailin me zë të lartë
Nëse jeni duke shkruar një email të rëndësishëm, ose nëse doni të dukeni të sjellshëm dhe miqësorë me dikë, lexoni emailin tuaj nga fillimi në fund me zë të lartë. A tingëllon si një bisedë? Nëse po, emaili juaj është gati për t'u dërguar.
Rishkruani fjali ose fragmente që tingëllojnë të pakëndshme. Përdorni gjykimin tuaj më të mirë kur e vlerësoni këtë. Secili person do të ketë një pamje të ndryshme në varësi të mënyrës se si flisni
Hapi 3. Bëni që dikush tjetër të lexojë emailin tuaj
Për komunikime të rëndësishme, siç janë qëllimet e biznesit, mund të dëshironi të kërkoni nga dikush tjetër që të kontrollojë email -in e paralajmërimit para se ta dërgoni. Nëse emaili juaj është konciz, zakonisht merr vetëm një kohë të shkurtër dhe është e lehtë të dalloni edhe gabimet më të vogla.
- Kontrolloni shërbimet e mesazheve në internet. Dërgo email miqve në internet dhe bëni pyetje si: "Përshëndetje, a mund të lexoni emailin e shkurtër që duhet të dërgoj? Nuk do të zgjasë shumë”.
- Mos harroni të falënderoni gjithmonë të gjithë ata që lexojnë emailin tuaj. Në fund të fundit, ata ju ndihmojnë.
