Në vitin 2013, rreth 78,000 punonjës në SHBA u zbuluan se kishin vjedhur rreth 55 milionë dollarë nga punëdhënësit e tyre. Të dhënat marrin parasysh vetëm punonjësit e sektorit të shitjes me pakicë. Ky trend i vjedhjes së zyrave nuk është pa viktimat e tij. Bizneset dhe komunitetet që shërbehen nga këto biznese do të humbasin sepse me zvogëlimin e fitimeve, bizneset do të detyrohen të rrisin çmimet në mënyrë që konsumatorët të preken. Për fat të mirë, ka mënyra që të gjitha kompanitë, nga punonjësit më të ulët deri tek pronarët e bizneseve, të kapin punonjës të pandershëm dhe t'i japin fund vjedhjes në vendin e punës.
Hapi
Metoda 1 nga 3: Kapja e punonjësve të pandershëm si mbikëqyrës
Hapi 1. Mblidhni me kujdes çdo dëshmi të vjedhjes
Për të kapur një hajdut në punë, duhet të keni informacion. Sapo të bëhet një kërkim, mblidhni informacion që mund t'ju ndihmojë të kuptoni kur, ku dhe nëse është e mundur, rreth kujt ka ndodhur vjedhja.
-
Të dhënat që mund të dëshironi të mblidhni përfshijnë:
- Data dhe koha e saktë e humbjes së parave/mallrave;
- Bilanci fillestar dhe përfundimtar i secilës arkë (në rast të vjedhjes së parave);
- Inventari dhe shitjet totale (në rast të vjedhjes së mallrave);
- Emri i punonjësit që ishte në punë kur ndodhi vjedhja;
- Qasuni në të dhënat e rrëshqitjes së kartës, kurdo që të jetë e mundur;
- Raportet e shpenzimeve të punonjësve; dhe
- Shënime për përdorimin e pajisjeve.
- Nëse nuk keni informacion, filloni të regjistroni kur dyshoni për vjedhje. Regjistrimi është zakonisht i mjaftueshëm për të parandaluar vjedhjet në të ardhmen, por nëse vjedhja vazhdon, do të jeni më të përgatitur për të kapur një hajdut.
Hapi 2. Gjeni defektet në shënime
Hidhini një sy shënimeve tuaja dhe gjeni çdo gjë që nuk duket se ka kuptim, ose ndonjë boshllëk ku mund të humbasin para ose sende. Sa më mirë të mbani librat tuaj, aq më shumë ka gjasa që të gjeni dëshmi të vjedhjes.
Për shembull, kur kontrolloni regjistrimet e aksioneve, mund të vini re se 20 telefonat inteligjentë në fillim të ditës kishin rënë në 10, por vetëm 9 u shitën. Rezultatet e këtyre llogaritjeve janë sigurisht një pikëpyetje, dhe ju duhet të hetoni
Hapi 3. Kushtojini vëmendje funksionit të arkës
Punonjësit që vjedhin nga arka zakonisht përdorin taktika të ndryshme për të mbuluar gjurmët e tyre, zakonisht me ndihmën e funksioneve të caktuara për të pasur një shans për të vjedhur. Për shembull, një punonjës i pandershëm mund të përdorë funksionin e shitjes së arkës për të vjedhur. Kur një blerës jep para, një urdhër shitje në arkë futet në mënyrë që makina të hapet. Punonjësit do të japin ndryshim për klientët dhe do të marrin para nga arka. Konsumatori nuk do të kishte asnjë mënyrë për ta ditur këtë dinakëri dhe as shitja nuk do të regjistrohej.
-
Funksionet e arkës për të cilat duhet të jeni të vetëdijshëm përfshijnë:
- Asnjë Shitje
- Rimbursim
- 0 $ Shitje
- Raportet (punonjësit e pandershëm mund të fusin në xhep të ardhurat e shitjeve që ndodhin kur arka printon raportin).
- O'Dell Restaurant Consulting ka një udhëzues gjithëpërfshirës që përmban truket e zakonshme të vjedhjes së punonjësve, dhe disa prej të cilave përfitojnë nga funksionet e veçanta të arkës. Lexoni udhëzuesin në këtë lidhje. Ndërsa lidhja përqendrohet në restorante, shumë nga truket e përmendura në udhëzues zbatohen gjithashtu për shumë fusha të tjera, përfshirë shitjen me pakicë.
Hapi 4. Në rast të vjedhjes së parave, bëni llogaritjen e parave në arkë
Një nga mënyrat më të zakonshme për t'u marrë me vjedhjen e parave është që punonjësit të numërojnë paratë në arkë në fillim të ndërrimit dhe t'i numërojnë përsëri në fund të ndërrimit. Rezultatet e llogaritjes do të krahasohen me raportin e shitjeve. Sistemi është relativisht i lehtë për t’u zbatuar, dhe ndërsa nuk është e garantuar të ndalojë vjedhjen e parave nga arka, vjedhja e hapur mund të kapet lehtësisht.
-
Përdorimi i tabelave standarde do ta bëjë më të lehtë për pronarët dhe mbikëqyrësit të zbatojnë këtë sistem. Përfshini rreshtat e mëposhtëm në tabelë:
- Fillimi i ekuilibrit
- Shitje me para në dorë
- Kartë krediti/shitje çeku
- Shitjet totale
- Bilanci përfundimtar
Hapi 5. Nëse është e mundur, përdorni të dhëna nga regjistrimet video
Nëse kompania juaj ka një sistem sigurie CCTV, shikoni pamjet për të gjetur dëshmi të vjedhjes, veçanërisht nëse kamera tregon një vend vjedhjeje siç është një arkë. Përdoreni atë informacion për të ngushtuar kohën dhe vendin e incidentit, pastaj prisni për shenja të fshehta të vjedhjes, të tilla si:
- Duart e punonjësve lëvizin para nga arka në xhep.
- Paratë që lëvizin nga arka tek mbajtësi i bakshishit.
- Zakonet e çuditshme në zonën e arkës (për shembull, një punonjës i pandershëm mund të shënojë arkën me kujdes për të kujtuar se sa ka vjedhur nga arka në mënyrë që të mund të rregullojë pasqyrat financiare).
- Shitja e mallrave që lëvizin në xhepa, kuleta, çanta, etj.
- Artikujt që ende mund të shiten zhvendosen në plehra.
- Qasje e paautorizuar në arkat e parave, kasafortat, etj.
- Vizita në zyrë jashtë orarit të punës,
Hapi 6. Pyetni punonjësit një nga një
Ndërsa një hajdut nuk do të rrëfejë gjatë marrjes në pyetje, një punonjës i ndershëm mund të jetë në gjendje t'ju japë një çelës. Merrni parasysh thirrjen e punonjësve në zyrën tuaj për një diskutim të sinqertë dhe të hapur rreth vjedhjes në zyrë. Ju mund të pyesni nëse ata dinë për ndonjë punonjës që vjedh, ose kërkoni që ata të ndihmojnë në ndalimin e vjedhjes. Ju gjithashtu mund t'i kujtoni punonjësit tuaj rregullat e lidhura me vjedhjen në zyrën tuaj.
- Ftoni punonjësit të flasin një nga një në dhomën tuaj. Punonjësit tuaj mund të ndihen më të sigurt nëse nuk merren me punonjës të tjerë.
- Ju gjithashtu mund të dëshironi të flisni me sa më shumë punonjës të jetë e mundur, madje edhe me të gjithë punonjësit nëse është e mundur. Kështu, nëse punonjësi që vodhi do të pushohej nga puna, do të ishte e vështirë për të të dinte se kush zbuloi informacion në lidhje me sjelljen e tij.
Hapi 7. Merrni parasysh kryerjen e një auditimi të brendshëm me ndihmën e një hetuesi të palës së tretë
Pronarët dhe mbikëqyrësit nuk janë vetëm në trajtimin e problemit të vjedhjes në zyrë. Shumë konsulentë dhe hetues të pavarur për sigurinë e zyrës dhe parandalimin e vjedhjeve mund t'ju ndihmojnë. Edhe pse kostoja është shumë e lartë për një incident të vogël, nëse vjedhja vazhdon dhe bëhet problem i madh, shërbimet e këtij konsulenti do të jenë shumë domethënëse.
Auditimi i brendshëm është shumë i dobishëm kur ndodh mashtrimi në nivelin e kontabilitetit. Punonjësit e kontabilitetit mund të vjedhin shumë nga një kompani pa u kapur, kështu që auditorët e jashtëm mund të jenë shumë të dobishëm
Hapi 8. Përballuni me hajdutin vetëm nëse keni prova bindëse
Mos akuzoni ose pushoni nga puna pa prova sepse kjo vetëm do të demoralizojë punëtorët dhe do të dëshmojë se mund të pushoni nga puna në mënyrë arbitrare, veçanërisht nëse më vonë vërtetohet se punonjësi që keni pushuar nuk ka vjedhur. Për të shmangur këtë, prisni derisa të provoni vjedhjen para se të qëlloni.
Përveç kësaj, nëse pushoni nga puna një punonjës të pafajshëm dhe kontrata e punonjësit përmban një klauzolë sigurie për pozicionin, veprimet tuaja do të përfshijnë pushimin nga puna pa arsye, gjë që mund të rezultojë në ndjekje penale. Sidoqoftë, shumica e kontratave të punës në SHBA ju lejojnë të pushoni nga puna një punonjës në çdo kohë, ose pa ndonjë arsye ose për një arsye
Metoda 2 nga 3: Mbrojtja e biznesit nga vjedhjet
Hapi 1. Krijoni një sistem reagimi anonim
Nëse doni të lironi zyrën e punonjësve të këqij, ndihmoni punonjësit e mirë ta bëjnë këtë. Të kesh një sistem reagimi anonim e bën më të sigurt për punonjësit tuaj që të raportojnë vjedhje ose sjellje të tjera të pahijshme në punë. Përveç kësaj, punonjësit tuaj gjithashtu mund të ngrenë shqetësime, kritika dhe sugjerime për ta bërë vendin e tyre të punës më të mirë.
-
Sistemet anonime të reagimeve mund të zbatohen në mënyra të ndryshme, për shembull:
- Kutia e sugjerimeve në një hapësirë të padukshme (p.sh. në dhomën e pushimit) në mënyrë që punonjësit të mund të shkruajnë shënime pa u vënë re.
- Një llogari e -mail që censuron automatikisht emrin e punonjësit që dërgon email në atë adresë.
- Programet e reagimeve anonime të palëve të treta, të tilla si 3sixty, Suggestionox, etj.
Hapi 2. Instaloni softuer të trajtimit të përjashtimeve në sistemin tuaj të arkës
Shanset që punonjësit të vjedhin nga arka do të jenë më pak nëse ata e dinë që përdorimi i funksionit të përjashtimit në arkë do t'i raportohet shefit. Konsideroni softuer që raporton automatikisht përjashtime, ose kërkon autorizim nga menaxheri para se të bëhen përjashtime, për të ruajtur arkën tuaj.
- Funksionet e trajtimit të përjashtimeve zakonisht janë pjesë e softuerit modern të arkës. Nëse arka në kompaninë tuaj është e vjetër, merrni parasysh azhurnimin e arkës për arsye sigurie.
-
Programet e rekomanduara të arkës përfshijnë:
- AmberPOS
- Shitësit POS
- Shitje me pakicë Lightspeed
- Shitje me pakicë iVend
- NCR Counterpoint POS dhe Menaxhimi me pakicë
Hapi 3. Instaloni një sistem sigurie video nëse zyra juaj nuk e ka tashmë një të tillë
Për punonjësit e pandershëm, mbikëqyrja do të jetë motivi më i lartë për të ndaluar vjedhjen. Vendosni kamerat në vende të cenueshme (të tilla si arka, zona të shtrenjta të mallrave, etj.) Për të zvogëluar vjedhjen dhe për të siguruar dëshmi të forta kur ndodh vjedhja.
Shtë vërtetuar gjithashtu se kamerat e rreme mund të zvogëlojnë shkallën e vjedhjeve në zyrë. Sigurisht, kjo varet nga fakti nëse punonjësit tuaj e dinë që kamera që po instaloni është e rreme. Sidoqoftë, kamerat e rreme rekomandohen vetëm për të "forcuar" gamën e shikimit, jo për të zëvendësuar plotësisht kamerën origjinale
Hapi 4. Merrni parasysh opsionet e tjera të monitorimit ligjor
Regjistrimi i videove nuk është e vetmja mënyrë ligjore për kompanitë për të monitoruar performancën e punonjësve. Ekzistojnë gjithashtu një sërë opsionesh të tjera monitorimi, dhe përdorimi i tyre do të varet nga sa serioz është problemi i vjedhjes në zyrën tuaj. Sidoqoftë, sigurohuni që monitorimi që përdorni nuk shkel asnjë ligj në zonën tuaj, ose kontratat që ju dhe punonjësit tuaj keni lidhur. Gjithashtu, sigurohuni që punonjësit tuaj të jenë të vetëdijshëm për monitorimin që do të bëni para se të fillojë monitorimi.
-
Monitorimi shtesë që mund të bëni mund të marrë formën e:
- Kontrolloni historikun e shfletimit të internetit;
- Skanimi i komunikimeve për fjalë kyçe të dyshimta;
- Monitorimi i mesazheve, emaileve, lidhjeve Wi-Fi në pajisjet personale, etj;
- Shtimi i forcave të sigurisë; dhe
- Rrëshqitni regjistrimin e aksesit të kartës në zona të ndjeshme.
- Sidoqoftë, monitorimi nga afër i punonjësve mund të jetë i rrezikshëm. Mbikëqyrja e tepërt nga shefi mund t'i bëjë punonjësit të ndihen të frikësuar në mënyrë që morali i tyre të gërryhet, veçanërisht nëse mbikëqyrja juaj është shumë më e rreptë se standardet në grupin tuaj të biznesit.
Hapi 5. Mundohuni të krijoni një marrëdhënie personale me secilin punonjës
Shumica e kompanive i dinë tre arsyet kryesore për vjedhjen e punonjësve: punonjësi ka një numër të madh nevojash urgjente, punonjësi ndihet i neglizhuar nga kompania dhe punonjësi vjedh për shkak të një mundësie. Ndërsa ju nuk mund ta kontrolloni arsyen e parë, dhe e treta mund të trajtohet me mbajtjen dhe mbikëqyrjen më të rreptë të librave, e dyta është një çështje ndjenjash. Me pak fjalë, punonjësit nuk do të vjedhin nëse vlerësohen në punë dhe pëlqejnë shefin e tyre.
-
Ju mund të krijoni marrëdhënie të mira me punonjësit në mënyrat e mëposhtme:
- Bisedoni joformalisht me punonjësit, për jetën, shpresat, etj.
- Ofron shpërblime dhe shpërblime për performancë të mirë.
- Mundohuni të bisedoni, qoftë edhe pak, me secilin nga punonjësit.
- Merrni parasysh ngjarjet shoqërore jashtë punës (pushimet, daljet në familje, etj.).
- Empatizoni me ankesat dhe zhgënjimet e punonjësve.
- Mendoni për këtë: Në një sondazh të vitit 1976, gati gjysma e të anketuarve u përgjigjën se ata vodhën nga zyrat e tyre përkatëse pa u ndjerë fajtorë. Mos u bëni një shef i bezdisshëm që njerëzit tuaj të mund të vjedhin pa faj, por bëhuni mik me punonjësit tuaj në mënyrë që ata të mos vjedhin.
Hapi 6. Pas pushimit nga puna, riorganizoni sigurinë në zyrë
Edhe pse është e rrallë, punonjësit që janë pushuar nga puna mund të vjedhin nga zyra e tyre e vjetër, veçanërisht nëse kanë akoma çelësa, hyrje, etj. Për të shmangur që kjo të ndodhë, rivendosni sistemin e sigurisë në zyrë pasi të keni pushuar nga puna disa punonjës. Bëni sa vijon, në varësi të llojit të biznesit tuaj:
- Ndryshoni bllokimin e ndërtesës.
- Ndryshoni kodin e bllokimit elektronik.
- Ndryshoni fjalëkalimin e llogarisë së emailit të kompanisë tuaj, fjalëkalimin Wi-Fi, etj.
- Merrni çelësin, kodin kryesor ose kredencialet e tjera të hyrjes të punonjësit të pushuar nga puna.
Hapi 7. Provoni zgjidhje të tjera jokonvencionale
Problemi në rritje i vjedhjes ka shkaktuar ide krijuese nga kompani të ndryshme për ta zgjidhur atë. Ndërsa jo të gjitha idetë e mëposhtme do t'i përshtaten situatës tuaj, ato janë provuar të jenë efektive në parandalimin e vjedhjes në raste të caktuara.
- Përdorni mbeturina të pastra plastike. Punonjësit mund të fshehin sendet e vjedhura në plehra, pastaj t'i sigurojnë ato kur hedhin plehrat. Me mbeturina të pastra plastike, kjo do të jetë më e vështirë për tu bërë.
- Bëjeni rregull të siguroheni që secila kuti të rrafshohet para riciklimit, për ta bërë më të lehtë vjedhjen përmes metodës së koshave të plehrave të diskutuar më herët.
- Rirregulloni mobiljet, ose riorganizoni zyrën për të parandaluar hapësirën e padukshme. Nëse nuk ka dhomë të errët, do të jetë edhe më e vështirë për punonjësit të vjedhin.
- Kryeni një inspektim ose kontroll të papritur të arkës. Edhe pse punonjësit nuk e pëlqejnë, kjo metodë është mjaft efektive sepse nëse e dinë që arka mund të kontrollohet në çdo kohë, ata kanë më pak gjasa të vjedhin.
- Jepni dhurata rregullisht. Dhënia e artikujve që nuk u shiten mirë punonjësve falas është një mënyrë për të zvogëluar vjedhjet. Për shembull, nëse punonjësit në restorantin tuaj shpesh vjedhin ushqim, lejo që ata të marrin çdo ushqim që nuk shitet mirë.
Metoda 3 nga 3: Ndihmoni të ndaloni vjedhjet si punonjës
Hapi 1. Nëse vëreni ndonjë gjë të dyshimtë, kontaktoni shefin tuaj
Si punonjës, ju nuk keni fuqinë për të ndryshuar sistemet dhe për të ndaluar vjedhjen, por kjo nuk do të thotë që nuk mund të ndihmoni. Nëse shihni, dëgjoni ose dini ndonjë gjë që mund të çojë në vjedhje, kontaktoni menjëherë mbikëqyrësin tuaj. Mos hesht sepse në rregullat e shumë kompanive, përpjekjet e heshtjes për të vjedhur mund të të tërheqin.
Në shumë kompani, veçanërisht ato me nivele të ulëta të kënaqësisë së punonjësve ose kompani me një distancë të madhe midis drejtuesve të lartë dhe punonjësve, mund të ketë një kulturë heshtjeje. Punonjësit që vjedhin presin që vjedhja e tyre të mos raportohet dhe mund të ngacmojnë punonjësit që guxojnë ta bëjnë këtë. Në këtë rast, mos e prishni marrëdhënien tuaj me punonjësit e tjerë duke i raportuar sjelljen e tyre shefit tuaj në punë. Kontaktoni shefin tuaj me email, telefon ose në mënyrë anonime më poshtë
Hapi 2. Përdorni një sistem reagimi anonim
Fatkeqësisht, në disa kompani, është një gjë e keqe të kesh një reputacion "kovë që rrjedh" për raportimin e vjedhjes. Nëse jeni kapur në këtë situatë, rekomandohet që të raportoni vjedhjen në mënyrë anonime. Duke raportuar në mënyrë anonime, menaxhmenti mund të trajtojë problemin e vjedhjes, por hajduti nuk mund t'ju akuzojë se jeni një sinjalizues.
-
Gjërat që mund të përpiqeni të raportoni vjedhjet në mënyrë anonime përfshijnë:
- Kaloni një shënim anonim nën derën e zyrës së shefit;
- Shkruani informacione në sistemin anonim të reagimeve;
- Shkruani një email shefit me një adresë të disponueshme;
- Bisedoni me shefin jashtë orarit të punës për të diskutuar çështjen e vjedhjes.
Hapi 3. Mblidhni informacion me kujdes, por mos e teproni
Nëse shihni një mundësi për të regjistruar vjedhjen me shënime, foto ose video, bëjeni këtë, por kini kujdes kur e regjistroni. Nëse hajduti vëren se është duke u regjistruar, ai mund t'ju shmangë dhe t'ju bëjë të vështirë të provoni se ai është. Në rastin më të keq, mund të etiketoheni si "kovë që rrjedh" dhe marrëdhënia juaj me miqtë e tjerë në punë do të përkeqësohet.
Mos harroni se në shumicën e rasteve, të kujtosh vendin dhe kohën e incidentit dhe njerëzit e përfshirë do të jetë e mjaftueshme. Nëse shefi ju beson dhe përshkrimi juaj përputhet me rekordin e tyre, shefi juaj mund të ketë informacion të mjaftueshëm për të vepruar, edhe pa ndonjë dëshmi shtesë
Hapi 4. Shmangni akuzat në mënyrë impulsive
Punonjësit me të vërtetë duhet të raportojnë vjedhjen tek shefi, megjithatë, akuzimi i punonjësve të tjerë pa dëshmi sigurisht që nuk lejohet. Për më tepër, edhe nëse ka dëshmi se vjedhja është kryer nga një punonjës i veçantë, punonjësi nuk duhet të poshtërohet para punonjësve ose klientëve të tjerë.
Përveç që janë të turpshme kur janë të gabuara, akuzat pa prova mund të ulin edhe moralin. Akuzat pa prova i bëjnë punonjësit të ndiejnë se menaxhmenti mund t'i akuzojë ata në çdo kohë
Këshilla
Merrni parasysh shfletimin e bazave të të dhënave akademike për të gjetur studime shkencore dhe sondazhe mbi vjedhjet në vendin e punës për të gjetur strategji të reja për të parandaluar vjedhjen. Për shembull, Google Scholar ka qindra artikuj të revistave mbi këtë temë, të cilat mund të arrihen në
Paralajmërim
- Mos u përpiqni të monitoroni njerëzit për të cilët dyshoni jashtë punës, pasi do të shiheni si një ndjekës dhe mund të ndiqeni penalisht.
- Mos u përpiqni të gjykoni një hajdut në vendin e punës pa lejen e mbikëqyrësit tuaj sepse nëse dështoni, hajduti do të ndihet i vëzhguar, ose mund të keni probleme për këtë. Përveç kësaj, punonjësit e kapur duke vjedhur mund të veprojnë në mënyrë impulsive ose të zemërohen dhe të shkaktojnë konflikt në zyrë. Ky konflikt mund të ulë moralin.
