Një mënyrë që bizneset të mbeten konkurruese është të përmirësojnë proceset e tyre të biznesit, si nga perspektiva operacionale ashtu edhe financiare. Për ta bërë këtë kërkon një mënyrë për të matur përparimin specifik të procesit. "Ajo që nuk mund të matet nuk mund të menaxhohet." Një biznes nuk mund të menaxhojë një proces nëse nuk ka një metodë të përshtatshme matjeje. Prandaj, metrikat (detajet e procesit të matshëm) përdoren për të mbledhur të dhëna para dhe pas zbatimit të ndryshimeve. Analiza e këtyre metrikave siguron të dhëna që komunikojnë sasinë e përmirësimit që është për shkak të ndryshimeve të procesit. Për të filluar, së pari do të duhet të zgjidhni një metrikë që i përshtatet procesit që po matni.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Ngritja e Sistemit të Përmirësimit të Procesit
Hapi 1. Përcaktoni se çfarë duhet të matet
Kjo është, çfarë kuptoni me "përmirësim". Dëshironi një proces më të besueshëm, më të shpejtë, efikas ose më të mirë në diçka tjetër? Kjo do të sqarojë projektin tuaj. Sigurohuni që procesi juaj të prodhojë dalje të matshme.
Për shembull, një kompani që dëshiron të rrisë shpejtësinë e dorëzimit të produktit do të masë kohën e dorëzimit. Kompanitë e digjitalizimit të të dhënave mund të dëshirojnë të matin përqindjen e gabimeve të karakterit në një grup, ose dalje të procesit
Hapi 2. Sigurohuni që fjalori i projektit tuaj të jetë konsistent
Përdorni terma të kuptuar zakonisht për të siguruar saktësinë dhe qëndrueshmërinë e matjeve. Kjo siguron besueshmërinë e informacionit të ndarë me palët e tjera nga vende dhe objekte të ndryshme. Kjo do të parandalojë keqkuptimet dhe do të qartësojë përkufizimet e të gjithë variablave që maten.
Për shembull, kompania mat kohën në ditë. Degët e tjera të së njëjtës kompani mund të kenë interpretime të ndryshme të fjalës "një ditë". Ndoshta, ata e konsiderojnë atë si një ditë pune 8 -orëshe, dhe jo 24 orë. Gjëra të tilla mund të çojnë në keqkuptime midis degëve të kompanisë
Hapi 3. Vendosni se si do të mblidhen të dhënat
Të dhënat duhet të mblidhen në të njëjtën mënyrë në të gjithë ndërmarrjen. Për shembull, nëse një departament përdor një mostër të rastësishme për të mbledhur të dhëna, të gjitha departamentet duhet të ndjekin shembullin. Përndryshe, të dhënat nuk do të jenë të krahasueshme. Për më tepër, njësitë e matjes duhet të jenë të njëjta. Sigurohuni që njësitë e matjes të përdorura të jenë të njëjta kur matni daljen.
Për shembull, shpejtësia e dorëzimit mund të matet në minuta ose orë. Shndërrimi nga një njësi në tjetrën është vetëm humbje kohe
Hapi 4. Përcaktoni standardin e saktësisë së llogaritjes
Kjo do të thotë që një departament nuk duhet të rrumbullakosë numrat derisa të mos ketë presje dhe një departament tjetër duhet të rrumbullakosë deri në dy shifra pas presjes. Dallimi në nivelin e detajeve në numra do të prishë rezultatet. Mos harroni, njësitë më të vogla priren të japin rezultate më të sakta.
Për shembull, të gjitha departamentet duhet të bien dakord se si të rrumbullakosin numrat
Pjesa 2 nga 3: Përcaktimi i metrikave të përshtatshme për projektin
Hapi 1. Zgjidhni një metrikë parësore
Metrikat kryesore përcaktojnë rezultatet ose qëllimet e përmirësimit të procesit. Për shembull, një prodhues automobilistik mund të masë numrin e makinave të prodhuara në orë. Para se të kryhet përmirësimi i procesit, së pari merret baza e matjes. Në fund të projektit, procesi ri-matet. Pastaj, bëhet llogaritja e numrit të përmirësimeve në proces.
Hapi 2. Lidhni metrikat kryesore me metrikat e biznesit
Metrikat e biznesit matin sesi përmirësimet e procesit operacional arrijnë një nga qëllimet e kompanisë. Për shembull, nëse metrika parësore është të përshpejtojë prodhimin e produktit, metrika e biznesit mund të rrisë fitimet ose të ulë kostot fikse. Ekziston një lidhje shkak-pasojë midis metrikave kryesore dhe metrikave të biznesit. Kjo mospërputhje shpjegon arsyen pse përmirësimet në metrikat kryesore gjithashtu përmirësojnë performancën e kompanisë.
Hapi 3. Merrni parasysh rezultatet e mundshme të papritura
Ngarkesa të papritura mund të lindin si rezultat i projekteve të përmirësimit të procesit. Nëse metrika parësore mat atë që duhet përmirësuar, do të ketë metrikë të tjerë pasues për të matur atë që nuk duhet të ndryshojë. Të dhënat metrike pasuese duhet të merren para, gjatë dhe pas projektit. Nga shumë metrika të mundshme pasuese në një projekt, vetëm disa kanë një ndikim të madh në cilësinë e prodhimit dhe duhet të merren parasysh.
Për shembull, një kompani që kërkon të rrisë shpejtësinë e dorëzimit nuk duhet të përjetojë kosto të rritura për shkak të trajtimit të dobët dhe dëmtimit të produktit. Në këtë rast, përqindja e defekteve të produktit është një metrikë pasuese
Hapi 4. Përcaktoni metrikën financiare
Kursimi i parave nuk është domosdoshmërisht metrika kryesore e kompanisë. Sidoqoftë, kompanitë duhet të monitorojnë rezultatet financiare të përmirësimeve të procesit. Kjo nuk duhet ngatërruar me kostot e kontabilitetit të projektit. Metrikat financiare duhet të jenë një mjet për të analizuar përfitimet financiare të projekteve të ndërmarra. Shumë kompani vazhdojnë të monitorojnë metrikën financiare deri në një vit pas përfundimit të projektit.
Për shembull, një rritje në kohën e prodhimit mund të pritet të rrisë të ardhurat e kompanisë. Kompania do të monitorojë të ardhurat, së bashku me faktorë të tjerë si fitimi, nga koha e zbatimit të ndryshimit, dhe për të matur se si do të jetë ndikimi i ndryshimit të procesit
Pjesa 3 nga 3: Mbledhja e të dhënave
Hapi 1. Matni kohën
Koha e procesit mat gjatësinë e hapave në procesin e bërjes së një produkti ose shërbimi të fundit. Metrikat e tjera të kohës matin kohëzgjatjen e kohës që një projekt shton vlerën, ose gjatësinë e kohës që duhet për t'iu përgjigjur një kërkese të klientit. Llogaritja e metrikës mund të jetë një përqindje e kohës së dorëzimit.
Strategjitë për të zvogëluar kohën e procesit janë vërtetuar se rrisin biznesin. Kjo mund të rrisë prodhimin dhe shpërndarjen më të shpejtë të produkteve ose shërbimeve. Nëse çmimi dhe cilësia e mallrave ose shërbimeve janë të njëjta me ato të konkurrentëve, klientët do të zgjedhin të blejnë mallra ose shërbime që pranohen më shpejt. Nëse koha e përpunimit mund të zvogëlohet, shanset për të marrë porosi dhe biznes të ri do të jenë më të mëdha
Hapi 2. Matni kostot
Metrika e kostos vlerëson koston totale të procesit të prodhimit. Kjo metrikë gjithashtu mat kostot e funksionimit në lidhje me nivelet e prodhimit. Kostoja për transaksion mat koston e prodhimit të një njësie. Kursimet e kostos matin uljen e kostos për transaksion. Kursimi i punës mat zvogëlimin e orëve të punës të kërkuara për të prodhuar mallra ose shërbime.
Një strategji për uljen e kostos bëhet e rëndësishme kur të ardhurat e biznesit fillojnë të bien. Për shembull, Banka e Amerikës përjetoi një rënie të të ardhurave nga huadhënia dhe tregtimi në vitin 2011. Prandaj, ata pakësuan fuqinë punëtore në mënyrë që të vazhdojnë të paguajnë aksionerët. Menaxherët dhe konsulentët e bankës vendosën të përdorin metrikë të kostos për të identifikuar punët që mund të fshihen për të kursyer para pa dëmtuar kompaninë
Hapi 3. Matni cilësinë
Metrikat e cilësisë matin kënaqësinë e klientit. Të dhënat e kënaqësisë së klientit mund të merren përmes sondazheve, ankesave të klientëve dhe reagimeve të tjera. Metrikat e cilësisë vlerësojnë gjithashtu nëse një proces i shton vlerë klientit. Kjo metrikë gjithashtu shikon shpeshtësinë e gabimeve dhe ripunimit. Përqindja e gabimeve do të shihet në nivelin e defekteve të produktit. Përqindja e përfundimit dhe niveli i saktësisë matin frekuencën e proceseve pa defekte.
- Industria e kujdesit shëndetësor mbështetet shumë në metrikën e cilësisë. Përmirësimi i cilësisë duhet të bazohet në të dhëna. Analistët shikojnë të dhënat financiare dhe klinike për të përcaktuar ndryshimet në ofrimin e kujdesit shëndetësor. Procesi i ofrimit të shërbimeve ndahet dhe pastaj kërkohet për zona të kota ose të tepërta për të krijuar një proces që jep rezultate me cilësi të lartë. Reduktimi i kostos nuk shton vlerë nëse nuk mund të përmirësojë ose ruajë një nivel të caktuar të cilësisë.
- Çelësi për përmirësimin e cilësisë është rritja e efikasitetit pa ulur efektivitetin. Efikasiteti i referohet sasisë së burimeve të kërkuara për të ofruar një produkt ose shërbim. Efektiviteti i referohet sa mirë janë arritur qëllimet e produktit ose shërbimit.
Hapi 4. Matni daljen
Metrikat e prodhimit matin sasinë e një produkti ose shërbimi të ofruar gjatë një periudhe kohore. Objektivat e prodhimit duhet të përputhen me kërkesat e klientëve. Metrikat e prodhimit gjithashtu shikojnë inventarin e mbetur dhe shumën e tepërt (shuma e të dyjave duhet të jetë minimale). Së fundi, puna në progres matet për të përcaktuar numrin e produkteve ose shërbimeve që janë në proces.
Një strategji për të rritur prodhimin në prodhim është puna e standardizuar. Për shembull, në industrinë e automobilave, prodhuesit e makinave kanë metoda standarde për instalimin e makinave. Prodhuesit mund të vendosin standarde të procesit të prodhimit për të rritur prodhimin. Metrikat mund të ndihmojnë në analizimin se sa mirë një proces po përmirëson prodhimin. Procesi thuhet se është i suksesshëm nëse produkti prodhohet brenda një kohe të caktuar me një proces të ri të standardizuar në rritje në numër
Hapi 5. Matni kompleksitetin e procesit
Kjo metrikë mat numrin e hapave në procesin e prodhimit që duhet të kalohen. Kjo metrikë tregon gjithashtu shpeshtësinë e ngadalësimit të procesit për shkak të ndryshimeve të duarve ose kërkesave për miratimin e mbikëqyrësit. Numri i hapave në proces llogaritet së bashku me hapat e procesit të vlerës së shtuar. Këto hapa e bëjnë produktin ose shërbimin më të vlefshëm. Metrika gjithashtu mat frekuencën e kthimit të produktit për riparimet e defekteve.
