Vendosja për formatin e duhur të letrës kryesisht varet nga lloji i letrës që dëshironi të shkruani dhe kujt i drejtoheni letrës. Formati i shkronjave që mund të përdorni kur i shkruani një shoku do të jetë shumë i ndryshëm nga ai i përdorur për të shkruar letra zyrtare. Për më tepër, formati tradicional i letrës i dërguar me postë është i ndryshëm nga ai i përdorur për email. Vazhdoni të lexoni për të mësuar më shumë se si të formatoni siç duhet një letër që mund të përdorni për të shkruar letrën tuaj të radhës.
Hapi
Metoda 1 nga 4: Formatimi i një letre biznesi ose zyrtare
Hapi 1. Shkruani emrin dhe adresën tuaj në krye të letrës tuaj
Përfshini adresat e rrugëve, qytetet, provincat dhe kodet postare në blloqe, të rreshtuara majtas dhe me një hapësirë.
- Qyteti, krahina dhe kodi postar shkruhen në një rresht, ndërsa adresat e rrugëve shkruhen në një rresht të veçantë.
- Nëse po dërgoni një letër duke përdorur letër me kokë që tashmë përmban këtë informacion, kaloni këtë hap. Mos e përfshini adresën e kthimit dy herë.
Hapi 2. Shkruani datën menjëherë nën adresën tuaj
Shkruani datën kur është shkruar letra ose datën kur letra është përfunduar, varet nga ju.
- Data shkruhet në të majtë, njësoj si të shkruani adresën që ndodhet mbi të.
- Shkruani datën në formatin "muaj-ditë-vit". Shkruani muajin me shkronja, por përdorni numra për të shkruar ditën dhe vitin. Për shembull: 9 shkurt 2013.
Hapi 3. Lini një vijë bosh midis datës dhe pjesës tjetër të letrës
Kjo do të ndajë adresën nga pjesa tjetër, duke e bërë më të lehtë leximin.
Hapi 4. Shkruani vijën e referencës, nëse është e nevojshme
Nëse letra është shkruar me një referencë në një pikë të veçantë, mund të ndihmojë lexuesin të shkruajë një linjë referimi që fillon me "Re:"
- Linjat e referencës shkruhen të rreshtuara majtas dhe përpiqen të përbëhen nga vetëm një rresht.
- Shkruani vijën e referencës kur i përgjigjeni letrave, hapjeve të punës ose kërkoni informacion.
- Nëse jeni duke shkruar një linjë referencash, lini një rresht bosh pas saj për të ndarë linjën e referencës nga pjesa tjetër e letrës.
Hapi 5. Shkruani adresën e marrësit
Shkruani emrin dhe titullin e marrësit, si dhe emrin e kompanisë, adresën e rrugës, qytetin, shtetin dhe kodin postar.
- I gjithë ky informacion lihet i barabartë dhe i ndarë me një hapësirë. Emri i marrësit shkruhet në një rresht të veçantë, së bashku me titullin e marrësit, emrin e kompanisë dhe adresën e rrugës. Qyteti, krahina dhe kodi postar shkruhen në një rresht.
- Nëse dërgoni një letër në një vend tjetër, shkruani emrin e vendit me shkronja të mëdha në një rresht të veçantë nën adresën e marrësit.
- Drejtojeni letrën një personi të caktuar, nëse është e mundur, dhe shkruani emrin e personit me një titull të përshtatshëm siç është "Mr" ose "Nëna". Nëse nuk e dini gjininë e marrësit, nuk keni nevojë të shkruani titullin.
- Lini një vijë bosh nën adresën e plotë të marrësit.
Hapi 6. Filloni trupin e letrës tuaj me një përshëndetje të sjellshme
Një përshëndetje e zakonshme zakonisht fillon me "Dear Sir", e ndjekur nga titulli dhe mbiemri i marrësit. Vendosni një presje pas mbiemrit të marrësit.
- Përshëndetjet shkruhen në të njëjtën linjë.
- Nëse nuk e dini gjininë e marrësit, mund t'i drejtoheni marrësit me emrin e tij të plotë, ose të shkruani titullin e punës së marrësit i ndjekur nga mbiemri i tij / saj.
- Lini një vijë bosh pas përshëndetjes.
Hapi 7. Shkruani një linjë temash, nëse dëshironi
Shkruani rreshtin e subjektit me shkronja të mëdha poshtë përshëndetjes, të rreshtuar majtas.
- Mbani rreshtin e lëndës të shkurtër, por përshkrues. Mundohuni të përbëhet nga vetëm një rresht.
- Duhet të theksohet se kjo është jokonvencionale dhe nuk duhet të përdoret shpesh.
- Mos përfshini një rresht subjekti nëse tashmë keni përfshirë një linjë referimi.
- Lini një vijë të zbrazët pas vijës së subjektit nëse përfshini një rresht subjekti.
Hapi 8. Filloni trupin e letrës me një hyrje të shkurtër duke shpjeguar qëllimin e letrës suaj
Paragrafët e shkronjës shkruhen të rreshtuar majtas, por fillimi i secilit paragraf është shkruar i prerë.
Hapi 9. Ndiqni hyrjen e shkronjës me trupin më të gjatë të shkronjës
Ky seksion duhet të shpjegojë qëllimin e letrës dhe gjithashtu të përfshijë një përfundim që përmbledh gjithçka që është shkruar në letër.
Shkruani trupin e letrës shkurt. Çdo paragraf është me një hapësirë të vetme, por lini një vijë bosh midis secilit paragraf dhe pas paragrafit të fundit
Hapi 10. Përfundoni letrën tuaj me një përshëndetje mbyllëse të sjellshme
Shembuj të përshëndetjeve të sjellshme të mbylljes përfshijnë "Sinqerisht", "Përshëndetje" ose "Faleminderit". Mos harroni të shkruani përshëndetjen mbyllëse të rreshtuar majtas dhe të ndjekur nga një presje.
Vetëm shkronja e parë e fjalës së parë të përshëndetjes përfundimtare shkruhet me shkronjë të madhe
Hapi 11. Ndiqni përshëndetjen përfundimtare me emrin tuaj
Sidoqoftë, lini tre rreshta bosh nën përshëndetjen përfundimtare para se të shkruani emrin tuaj të plotë, të ndjekur nga titulli i punës tuaj në rreshtin më poshtë.
Hapi 12. Listoni bashkëngjitjet në fund të letrës suaj
Nëse jeni duke bashkangjitur një shtojcë, shkruani "Shtojca" / "Shtojcë" një rresht nën emrin dhe titullin tuaj dhe shkruani çdo bashkëngjitje që përfshihet me shkronjën.
- Vini re se kjo nuk është e detyrueshme nëse nuk përfshini asnjë bashkëngjitje.
- Shtojcat lihen të rreshtuara dhe të ndara vetëm.
Hapi 13. Futni inicialet e daktilografistit, nëse dëshironi
Nëse dikush tjetër po shtyp shkronjën dhe ju po diktoni, rendisni emrin dhe mbiemrin e daktilografistit në fund të letrës tuaj, një rresht poshtë bashkëngjitjes.
Hapi 14. Nënshkruani letrën pas printimit
Nënshkruani letrën me një stilolaps midis përshëndetjes përfundimtare dhe emrit tuaj. Nënshkrimi i një letre me një stilolaps i tregon marrësit se ju po merrni kohën tuaj për t'i dërguar këtë letër atyre dhe se kjo është e rëndësishme.
Metoda 2 nga 4: Formatimi i një letre drejtuar një miku të ngushtë ose të afërm (Letër personale)
Hapi 1. Shkruani datën
Përfshini datën kur është shkruar letra ose datën kur letra është përfunduar në të djathtën e sipërme të letrës.
- Shkruani datën në formatin "muaj-ditë-vit". Shkrimi i muajit me shkronja është zakonisht formati standard, por për këtë lloj letre mund të shkruani të gjithë datën me numra.
- Data shkruhet e rreshtuar drejtë.
Hapi 2. Shkruani një përshëndetje miqësore
Përshëndetja "E dashur" është akoma përshëndetja më e përdorur, por, në varësi të marrëdhënies tuaj me marrësin, mund të jeni në gjendje të shkruani emrin e marrësit pa ndonjë formalitet.
- Përshëndetjet shkruhen të majta dhe të pasuara nga një presje.
- Kur i shkruani një shoku ose kolegu, zakonisht mund të shkruani vetëm emrin e tyre. Për shembull: "Jane e dashur".
- Për një letër edhe më personale, mund të dëshironi të zëvendësoni "I dashur" me një përshëndetje rastësore si "Përshëndetje", "Përshëndetje" ose "Hej".
- Nëse i shkruani një prindi ose dikujt që vërtet duhet të respektoni, përfshini titullin dhe mbiemrin personal të marrësit. Për shembull: "E dashur zonja Roberts"
- Lini një vijë të zbrazët midis përshëndetjes dhe tekstit kryesor të letrës.
Hapi 3. Shkruani hyrjen, trupin/trupin dhe përfundimin e tekstit kryesor të letrës suaj
Hyrja dhe përfundimi duhet të jenë vetëm një paragraf të shkurtër secili, por trupi i letrës është zakonisht shumë më i gjatë.
- Teksti kryesor i letrës lihet i rreshtuar, por rreshti i parë i secilit paragraf është i prerë.
- I gjithë teksti kryesor i letrës është me një hapësirë të vetme. Zakonisht nuk lini paragrafë midis paragrafëve në një letër personale, por mundeni nëse e bën letrën tuaj më të lehtë për t'u lexuar.
- Lini një rresht bosh pas fjalisë së fundit të tekstit tuaj kryesor për të ndarë tekstin kryesor nga përshëndetja përfundimtare.
Hapi 4. Mbylleni me një përshëndetje të përshtatshme mbyllëse
"Sinqerisht" përdoret akoma mjaft shpesh, madje edhe për letra personale. Nëse letra është mjaft rastësore, megjithatë, mund të përfshini një përshëndetje mbyllëse më pak konvencionale. Provoni diçka si "Shihemi më vonë!" ose "Shihemi më vonë!" nëse i shkruani një shoku të ngushtë.
- Vendosni një presje pas përshëndetjes përfundimtare, por mos shkruani emrin tuaj pas saj.
- Përshëndetja përfundimtare shkruhet paralelisht me kokën e shkronjës.
Hapi 5. Nënshkruani letrën tuaj
Nënshkruani letrën tuaj nën përshëndetjen përfundimtare. Zakonisht, emri juaj shkruhet me dorë, në vend që të printohet në një printer.
Nëse zakonisht i thërrisni njëri -tjetrit emrat e parë me marrësin e shkronjës, thjesht mund të shkruani emrin tuaj dhe të përfundoni me të. Sidoqoftë, nëse marrësi mund të mos e di se kush jeni nga emri juaj, sigurohuni që të përfshini edhe mbiemrin tuaj
Metoda 3 nga 4: Formatimi i një emaili zyrtar ose biznesi
Hapi 1. Filloni duke shkruar një përshkrim të shkurtër por të saktë të qëllimit të emailit tuaj
Ky përshkrim gjendet në subjektin e emailit tuaj, jo në trupin e emailit.
Nëse email -i juaj është pritur nga marrësi i emailit, ky përshkrim mund të jetë vetëm një referencë për temën që po diskutohet. Nëse ky email nuk pritet, shkrimi i një përshkrimi mund të jetë pak i vështirë. Qëllimi i shkrimit të një përshkrimi është në mënyrë që lexuesit të mund të marrin me mend se për çfarë është emaili juaj kur hapin dhe lexojnë emailin tuaj. Kjo do të thotë që përshkrimi duhet të motivojë lexuesit tuaj për të hapur dhe lexuar emailin tuaj
Hapi 2. Filloni të shkruani emailin me një përshëndetje zyrtare
Zakonisht fillon me "I dashur" dhe ndiqet nga titulli zyrtar i marrësit të emailit ose kompanisë që po i dërgoni email.
- Drejtojeni letrën një marrësi specifik nëse është e mundur. Shmangni dërgimin e letrave për marrësit anonimë. Përdorni "Për kë mund të shqetësohet" vetëm nëse nuk ka mundësi tjetër.
- Në fakt, shenjat e pikësimit më të përshtatshme për t'u përdorur pas një përshëndetjeje është ende dy pika. Sidoqoftë, në ditët e sotme, shumica e njerëzve përdorin një presje pas përshëndetjes për të shkruar email zyrtar.
- Nëse nuk jeni të sigurt nëse do ta përshëndetni marrësin me "Mama" ose "Baba", thjesht shkruani emrin e plotë të marrësit.
- Lini një vijë bosh pas përshëndetjes zyrtare.
Hapi 3. Shkruani tekstin kryesor të letrës, duke e mbajtur atë të shkurtër, por informues
Ashtu si çdo lloj letre, teksti kryesor duhet të përfshijë një hyrje, trup dhe përfundim. Mbani të gjitha pjesët, përfshirë pjesët e trupit, sa më të shkurtër dhe të saktë.
- Teksti kryesor lihet i rreshtuar.
- Fillimi i secilit paragraf nuk ka nevojë të shënohet.
- Teksti kryesor është me një hapësirë të vetme, por lini një vijë bosh midis secilit paragraf dhe pas paragrafit të fundit.
Hapi 4. Përdorni një përshëndetje të sjellshme përmbyllëse
Shkruani "Sinqerisht", ose një përshëndetje tjetër po aq të sjellshme, pas tekstit kryesor të letrës suaj dhe ndiqeni atë me presje.
- Mos harroni të shkruani përshëndetjen përfundimtare të rreshtuar majtas dhe vetëm shkronja e parë e fjalës së parë të përshëndetjes shkruhet me shkronjë të madhe.
- Përshëndetje të tjera zyrtare përmbyllëse që mund të përdoren përfshijnë "Faleminderit", "Përshëndetje" dhe "Përshëndetje".
Hapi 5. Shkruani emrin tuaj menjëherë nën përshëndetjen përfundimtare
Ndryshe nga letrat e shkruara/shtypura në letër, nuk do të jeni në gjendje të nënshkruani email -et tuaj me një stilolaps.
Emri juaj është lënë në linjë
Hapi 6. Shkruani informacionin tuaj të kontaktit në fund
Lini një vijë bosh pas emrit tuaj, pastaj shkruani adresën tuaj fizike, numrin e telefonit, adresën e postës elektronike dhe faqen tuaj të internetit ose blogun nëse keni një të tillë.
Të gjitha informacionet janë të shkruara në të majtën dhe me një hapësirë të vetme. Çdo informacion kontakti shtypet në një linjë të veçantë
Metoda 4 nga 4: Formatimi i email -it për miqtë
Hapi 1. Filloni duke shkruar një përshkrim të shkurtër por të saktë të subjektit tuaj të postës elektronike në seksionin e subjektit të postës elektronike
Ky përshkrim i lejon marrësit të dinë me një shikim subjektin e emailit tuaj para se ta hapin atë dhe u jep atyre informacion të mjaftueshëm në mënyrë që ata të mund të marrin me mend se për çfarë bëhet fjalë në emailin tuaj.
Hapi 2. Filloni duke shkruar një përshëndetje ose përshëndetje të sjellshme në pjesën e tekstit të emailit
Ju mund të shkruani çdo përshëndetje të sjellshme që ju pëlqen, të tilla si "I dashur". Ndiqeni këtë me emrin e marrësit.
- Përshëndetjet shkruhen në të njëjtën linjë.
- Nëse i shkruani një shoku të ngushtë, mund ta lini përshëndetjen plotësisht jashtë rrugës dhe thjesht të filloni me emrin e tyre të parë të ndjekur nga një presje.
- Lini një vijë të zbrazët midis përshëndetjes dhe pjesës së emailit tuaj.
Hapi 3. Shkruani trupin e emailit tuaj
Ashtu si të gjitha llojet e letrave, trupi i emailit tuaj duhet të përfshijë një hyrje, trup dhe përfundim. Sidoqoftë, nëse po i shkruani një email një shoku të ngushtë, ky lloj formati mund të mos jetë i nevojshëm.
Hapi 4. Përfundoni emailin tuaj me një përshëndetje përfundimtare
Kur mbyllni një email për një mik, përshëndetja e mbylljes nuk ka nevojë të jetë zyrtare, por duhet të jetë një shenjë që emaili juaj po përfundon.
Nëse po i shkruani një miku shumë të ngushtë, ndonjëherë është në rregull të përfundoni emailin tuaj me emrin tuaj në vend që të shkruani një përshëndetje përfundimtare
Këshilla
- Duhet të theksohet se ka dallime të vogla midis letrave zyrtare në Shtetet e Bashkuara dhe letrave zyrtare në Mbretërinë e Bashkuar (MB). Në MB, adresa dhe data e kthimit janë rreshtuar drejtë dhe rreshti i subjektit, nëse ka, është i përqendruar. Për më tepër, data shkruhet në formatin "ditë-muaj-vit", dhe një presje shkruhet pas përshëndetjes, jo një zorrë e trashë.
- Nëse nuk ju pëlqen formati i përshkruar këtu, i cili nganjëherë quhet format bllok, mund të përdorni edhe formatin e modifikuar të bllokut dhe formatin gjysmë-bllok. Këto formate përmbajnë në thelb të njëjtin informacion, dhe vetëm vendet janë të ndryshme.
