Regjistrat e arkës përdoren për të regjistruar shifrat e pagesave dhe për të ruajtur paratë e gatshme të marra gjatë gjithë ditës së punës. Ekzistojnë disa lloje të arkave, duke përfshirë kasat elektronike, arkat e Square iPad dhe kasa të ndryshme të arkës të bazuara në kompjuter. Çdo lloj ka specialitetet e veta, si dhe ngjashmëritë me njëri -tjetrin.
Hapi
Pjesa 1 nga 4: Krijimi i arkës së arkës
Hapi 1. Vendosni arkën dhe lidheni atë me energjinë elektrike
Vendoseni atë në një sipërfaqe të fortë dhe të sheshtë. Në mënyrë ideale, arka vendoset në një arkë që është mjaft e gjerë që blerësi të vendosë produktet për të cilat ai do të paguajë. Lidhni arkën direkt me një burim energjie (mos përdorni një kordon shtesë të energjisë).
Hapi 2. Instaloni baterinë e motorit
Bateria siguron memorje rezervë për arkën në rast të ndërprerjes së energjisë, kështu që ajo duhet të instalohet para se të ekzekutoni ndonjë program në arkë. Hapni kapakun e letrës së faturës së pagesës dhe gjeni ndarjen e baterisë. Ju mund të keni nevojë për një kaçavidë të vogël për të hapur kapakun e ndarjes së baterisë. Pastaj instaloni baterinë në drejtimin e treguar në makinë. Tjetra, mbyllni përsëri ndarjen e baterisë.
- Në disa lloje të kasave, ndarja e baterisë është e vendosur nën mbajtësin e letrës së marrjes.
- Zëvendësoni baterinë një herë në vit për të siguruar që arka të funksionojë gjithmonë siç duhet.
Hapi 3. Instaloni letrën e faturës së pagesës
Hapni kapakun e mbajtësit të letrës së faturës së pagesës. Sigurohuni që skajet e rrotullës së letrës të jenë prerë drejt në mënyrë që të përshtaten lehtësisht në rrotullat. Vendosni rrotullën e letrës në rul në mënyrë që të shkojë deri në pjesën e përparme të arkës, kështu që mund të grisni faturën e pagesës për t'i dhënë klientit. Shtypni butonin FEED që makina të thithë letrën dhe të kryejë procesin e rrotullimit.
Hapi 4. Zhbllokoni sirtarin e pagesës së parave të gatshme
Ky sirtar parash zakonisht ka një bravë që siguron paratë e paguara nga blerësi. Kini kujdes që të mos e humbni këtë çelës. Mund ta vendosni këtë çelës në sirtarin e parave të gatshme kur është i hapur, kështu që mund ta gjeni lehtësisht kur keni nevojë ta mbyllni.
Hapi 5. Ndizni arkën
Në disa arka, çelësi ON/OFF ndodhet në pjesën e pasme ose në anën e makinës. Në llojet e tjera të arkave, ky buton ndodhet në pjesën e sipërme të përparme të makinës. Nisni motorin, ose ktheni çelësin në pozicionin REG (regjistrohuni).
Llojet më të reja të arkave nuk kanë një buton fizik, por kanë një buton MODE. Shtypni butonin MODE dhe gjeni opsionet REG ose mënyrën e funksionimit
Hapi 6. Vendosni programin në arkën tuaj
Shumica e arkave kanë butona që mund të programohen për të grupuar detaje të ngjashme në kategori. Këto grupe ose kategori mund të përcaktohen bazuar në faktin nëse detajet tatohen apo jo. Ju gjithashtu mund të vendosni cilësimet e shfaqjes së datës dhe orës.
- Funksionet e programimit zakonisht mund të arrihen duke e kthyer numrin në opsionin PRG ose P, ose duke shtypur çelësin e modalitetit drejt PROGRAM -it. Disa arka kanë një levë manuale të vendosur nën kapakun e letrës së faturës së pagesës. Kjo levë mund të zhvendoset në opsionet e Programit.
- Shumica e arkave kanë të paktën 4 butona taksash. Këto butona mund të programohen për norma të ndryshme tatimore, bazuar në faktin nëse i nënshtroheni një norme të sheshtë të taksës së shitjes (siç ndodh në disa vende) ose nëse i nënshtroheni një norme tatimore të veçantë për sistemin (për shembull, GST, PST, ose TVSH, në varësi të vendndodhjes tuaj).
- Ndiqni udhëzimet specifike në manualin tuaj të arkës për të programuar funksionet e ndryshme.
Pjesa 2 nga 4: Bërja e Shitjeve
Hapi 1. Shkruani kodin e sigurisë ose fjalëkalimin për të filluar përdorimin e arkës
Shumë arka kërkojnë një kod të arkës ose një lloj tjetër të kodit të sigurisë para se të mund të përdoren. Kodi i arkës është i dobishëm për sigurimin e informacionit se kush e përdor arkëtari çdo transaksion pagese. Me këtë kod, ju mund të gjurmoni çdo transaksion shitjesh dhe të merreni me çdo gabim që ndodh.
- Nëse punoni në një restorant, mund t'ju duhet të futni kodin e punonjësit së bashku me numrin e tryezës dhe numrin e mysafirëve në tryezë.
- Llojet më të reja të arkave (për shembull, arkat katrore) mund t'ju kërkojnë të regjistroheni me adresën tuaj të postës elektronike dhe fjalëkalimin.
Hapi 2. Shkruani numrin e parë të çmimit të produktit
Përdorni çelësat numerikë për të shkruar çmimin për këtë produkt. Zakonisht, nuk keni nevojë të futni një numër dhjetor, pasi arka do ta fusë atë automatikisht.
Disa arka kanë një funksion skanimi (skaner), kështu që nuk keni pse të futni numrat e çmimeve me dorë. Ky skaner do të lexojë barkodin dhe do të fusë informacionin e produktit automatikisht. Nëse arka juaj është e këtij lloji, nuk keni nevojë të shtypni butonat e kategorisë ose departamentit në hapin tjetër
Hapi 3. Shtypni butonin e kategorisë/departamentit përkatës
Shumica e arkave kërkojnë që ju të shtypni një buton pasi të ketë shënuar numrin e çmimit, për të përcaktuar se cilës kategori i përket çdo produkt i shitur (p.sh. veshje, ushqim, etj.).
- Butonat e kategorisë/departamentit mund të programohen bazuar në faktin nëse shitja tatohet apo jo. Studioni manualin tuaj të arkës për të mësuar se si të programoni normat e taksave për butonat.
- Vëzhgoni letrën e faturës së pagesës: shtypni shigjetën ose butonin FEED për ta bërë makinën të mbështjellë letrën, në mënyrë që të mund të lexoni numrin e përgjithshëm të transaksioneve të regjistruara në letër.
- Çdo produkt që shtoni gjithashtu do t'i shtohet një totali në rritje, i cili zakonisht shfaqet në ekranin e arkës.
Hapi 4. Shtoni një zbritje nëse është e nevojshme në çmimin e listuar të shitjes
Nëse një produkt është në shitje, mund t'ju duhet të vendosni numrin e përqindjes së zbritjes. Shkruani çmimin e produktit, shtypni butonin kategori/departament, shkruani numrin e përqindjes së zbritjes (lloji 15 për të futur një zbritje prej 15%, për shembull), pastaj shtypni butonin e përqindjes (%). Ky çelës zakonisht gjendet në një grup çelësash në të majtë të bllokut të numrave.
Hapi 5. Shkruani çmimin e produkteve të tjera
Përdorni butonat e numrave për të futur çmimin për secilin produkt që nuk është shënuar. Sigurohuni që të shtypni butonin përkatës të kategorisë/departamentit për secilin nga këto produkte.
Nëse dëshironi të futni të njëjtin produkt disa herë, shtypni numrin e produktit, pastaj shtypni butonin QTY, futni çmimin për njësinë e produktit, pastaj shtypni butonin e kategorisë/departamentit. Për shembull, nëse doni të përfshini 2 libra për Rp. 70,000, shtypni numrin 2, më pas shtypni QTY, pastaj shtypni 70000, pastaj shtypni butonin përkatës të kategorisë/departamentit
Hapi 6. Shtypni butonin nëntotal
Ky buton do të tregojë produktet totale të përfshira në atë shitje. Kjo shumë do të shtohet gjithashtu me taksat e zbatueshme kur është e nevojshme, sipas programimit që është kryer në secilën buton të kategorisë/departamentit.
Hapi 7. Përcaktoni llojin e pagesës që do të bëhet nga blerësi
Blerësit mund të paguajnë me para, me kartë krediti ose me mjete të tjera. Ju gjithashtu mund të pranoni pagesa në formën e kartave ose kuponëve të pagesave, të cilat zakonisht trajtohen njësoj si pagesat në para të gatshme.
- Para të gatshme: Shkruani numrin e parave të gatshme që paguan blerësi dhe shtypni butonin CASH/AMT TND (zakonisht ky është butoni më i madh i vendosur në anën e djathtë të poshtme të tastierës së arkës). Shumë arka do të tregojnë menjëherë numrin e ndryshimit që duhet t'i jepni blerësit. Sidoqoftë, disa arka nuk funksionojnë në këtë mënyrë, dhe ju do të duhet të bëni matematikë përmendësh. Pasi të jetë hapur sirtari i parave të gatshme, vendosni pagesën në të dhe merrni shumën e ndryshimit që ju nevojitet.
- Kartë krediti: Shtypni butonin CREDIT ose CR dhe përdorni makinën e kartës së kreditit për të rrëshqitur kartën e kreditit të blerësit.
- Çeqe: Shkruani shumën e pagesës të shënuar në çekun e blerësit, shtypni butonin CK ose CHECK, pastaj futeni fletën e çekut në sirtarin e parave të gatshme.
- Për të hapur sirtarin e parave kur nuk ka shitje, mund të shtypni butonin NO SALE ose NS. Ky funksion mund të mbrohet dhe mund të kryhet vetëm nga menaxheri. Menaxheri mund të ketë nevojë të përdorë një çelës për të zhvendosur cilësimet e makinës në një mënyrë tjetër, në mënyrë që funksioni NO SALE të funksionojë.
Hapi 8. Mbyllni sirtarin e parave të gatshme
Mbyllni gjithmonë sirtarin e parave menjëherë pas përdorimit të tij, në mënyrë që të mos lihet i hapur dhe të jeni në rrezik vjedhjeje ose grabitjeje.
Gjithmonë zbrazni ose hiqni sirtarin e parave në fund të ditës së punës dhe ruajeni në një vend plotësisht të sigurt
Pjesa 3 nga 4: Rregullimi i Gabimeve
Hapi 1. Anuloni shitjen
Nëse futni aksidentalisht një numër çmimi të pasaktë për një produkt, ose nëse një blerës anulon një blerje për një produkt pasi të keni futur çmimin, mund t'ju duhet të anuloni produktin ose shitjen. Anulimi i kësaj do të rezultojë në një ulje të numrit të përgjithshëm.
- Shkruani numrin specifik që dëshironi të anuloni, shtypni butonin e kategorisë/departamentit, shtypni butonin VOID ose VD për ta zbritur atë nga numri i përgjithshëm. Ju duhet të anuloni një produkt para se të futni të dhënat e çmimit për produktin tjetër. Përndryshe, do t'ju duhet të shtoni nëntotalet e të gjitha produkteve, pastaj shtypni butonin VOID, pastaj shtypni numrin e çmimit që dëshironi të anuloni dhe shtypni butonin e kategorisë/departamentit. Kjo do të zbresë numrin e pasaktë nga numri nëntotal.
- Nëse keni nevojë të anuloni një shitje të tërë të përbërë nga produkte të shumta, bëjeni këtë duke anuluar secilin produkt individualisht.
Hapi 2. Pagesa e rimbursimit
Nëse një blerës dëshiron të kthejë një produkt, ju duhet ta konsideroni atë në numrin e përgjithshëm të ditëve në fjalë para se t'i jepni këtë rimbursim blerësit. Për të bërë një rimbursim të kësaj pagese, shtypni butonin REF, shkruani numrin e çmimit të produktit që kthehet dhe shtypni butonin përkatës të kategorisë/departamentit. Shtypni butonin nëntotal, pastaj butonin CASH/AMT TND. Sirtari i parave do të hapet dhe ju mund t'i jepni blerësit një rimbursim.
- Disa butona dhe funksione të tilla si pagesat e rimbursimit mund të mbrohen dhe mund të përdoren vetëm nga menaxherët. Kjo mund të nënkuptojë që menaxheri do të duhet të përdorë një çelës për të kaluar arkën në një mënyrë tjetër në mënyrë që të bëjë një anulim ose rimbursim të shitjeve.
- Kontrolloni me mbikëqyrësin tuaj për politikat e sakta për trajtimin e kthimeve dhe pagesave të produktit.
Hapi 3. Ndaloni tingullin e gabimit
Disa lloje të arkave do të bëjnë një tingull të caktuar kur ndodh një gabim sepse shtypni butonat në rendin ose kombinimin e gabuar. Për të ndaluar këtë tingull gabimi, shtypni butonin CLEAR ose C.
Hapi 4. Fshini numrat e gabuar
Nëse keni shtypur numrin e gabuar dhe nuk keni shtypur butonin e kategorisë/departamentit, shtypni butonin CLEAR ose C për të pastruar numrin e gabuar. Nëse keni shtypur butonin e kategorisë/departamentit më parë, duhet të anuloni transaksionin.
Pjesa 4 nga 4: Merrni Raportet e Shitjeve dhe Informacionin mbi Bilancin e Arkës
Hapi 1. Lexoni totalin ditor në rritje
Disa menaxherë mund të duan të dinë shifrat totale të shitjeve në çdo kohë të ditës. Për të gjetur këtë total të përkohshëm, kthejeni krehrin në pozicionin X ose shtypni butonin e modalitetit dhe zgjidhni X. Shtypni butonin CASH/AMT TND. Shifrat totale të shitjeve ditore ndërkohë do të shtypen gjithashtu në letrën e faturës së pagesës.
Importantshtë e rëndësishme që të keni parasysh se X përfaqëson një total të përkohshëm që do të vazhdojë të lëvizë lart, ndërsa Z do ta kthejë totalin e përkohshëm në zero
Hapi 2. Drejtoni funksionin e raportit ditor të shitjeve
Të paktën, ky raport do t'ju tregojë shifrat totale të shitjeve për atë ditë. Shumë lloje të arkave mund të tregojnë shifrat totale të shitjeve në orë, për arkëtar, për kategori, ose me mjete të tjera. Për të marrë këtë raport, shtypni butonin MODE dhe zgjidhni modalitetin Z, ose kthejeni çelësin në pozicionin Z.
Mbani në mend se Z do të kthejë numrin total të shitjeve për ditën në zero
Hapi 3. Njihni gjendjen e arkës
Pas ekzekutimit të funksionit të raportit ditor të shitjeve, numëroni paratë në sirtarin e parave të gatshme. Nëse ka një fletë pagese me çek ose kartë krediti, shtoni numrin në total. Shumica e makinave të kartave të kreditit gjithashtu mund t'ju tregojnë shitjet totale ditore, kështu që lehtë mund ta krahasoni atë me shitjet totale që merrni nga arka. Zbritni këtë total nga numri i parave që keni përdorur para se të filloni tregtimin për atë ditë.
- Vendosni të gjitha paratë e gatshme, pagesat me kartë krediti dhe çeqet që merrni në një thes dhe çojeni çantën në bankë.
- Mbani shënime për paratë e gatshme, kartat e kreditit dhe çeqet. Kjo do t'ju ndihmojë në procesin e përgjithshëm të kontabilitetit.
- Vendosni disa para në sirtarin e parave çdo herë para se të filloni një ditë pune. Sigurohuni që t'i mbani paratë tuaja në një vend vërtet të sigurt kur nuk është një ditë jave.
Këshilla
- Gjeni manualin tuaj të arkës në internet duke përdorur një motor kërkimi në internet. Vendosni markën dhe llojin e arkës tuaj në motorin e kërkimit.
- Nëse përdorni një arkë të tipit Square, mund të zbatoni shumicën e udhëzimeve që vlejnë për një arkë të rregullt. Referojuni manualit të arkës së Square për më shumë informacion.
