Nëse zotëroni një biznes, mund t'ju duhet të shkruani letra për klientët. Ju mund të shkruani diçka për t'i njoftuar klientët për ngjarje të reja ose speciale, ose mund t'i përgjigjeni ankesave të klientëve në emër të kompanisë. Pavarësisht nga arsyeja e letrës, gjithmonë duhet të mbani një stil profesional.
Hapi
Pjesa 1 nga 2: Formatimi i një letre biznesi
Hapi 1. Përdorni letër me kokë profesionale
Letra e biznesit do të jetë një përfaqësim i kompanisë tuaj. Pra, duhet të duket ndryshe dhe me cilësi të lartë. Letra e biznesit gjithashtu duhet të përmbajë logon ose markën e kompanisë tuaj.
Ju mund të krijoni letra me kokë duke përdorur mostra të paracaktuara të ngjyrës së letrës në Microsoft Word. Sigurohuni që të përdorni logon ose markën që është në kokën e letrës
Hapi 2. Hapni një program të përpunimit të tekstit
Ju gjithmonë duhet të shkruani letra biznesi në kompjuter.
- Krijoni një dokument të ri dhe vendosni një kufi 2.5 cm në dokument.
- Përdorni një shkronjë serif të tillë si Times New Roman, Georgia ose Ariel. Sigurohuni që të përdorni gjithmonë një madhësi fonti që nuk është më e madhe se 12 pikë dhe jo më e vogël se 10 pikë. Një letër biznesi duhet të lexohet lehtë për shkak të përzgjedhjes së shkronjave ose madhësisë së shkronjave.
- Sigurohuni që dokumenti është vendosur në një hapësirë të vetme.
Hapi 3. Rregulloni formën e blloqeve
Forma e bllokimit është formati më i zakonshëm i përdorur në letrat e biznesit. Kjo formë është gjithashtu më e lehtë për tu vendosur dhe ndjekur. Çdo titull duhet të rreshtohet dhe duhet të ketë një hapësirë midis secilit titull. Duke filluar nga fundi i dokumentit, letra juaj e biznesit duhet të ketë titujt e mëposhtëm:
- Data e sotme, ose data kur keni dërguar letrën. Data është e rëndësishme sepse mund të përdoret si shënimi juaj ashtu edhe shënimi i marrësit. Përveç kësaj, hurmat gjithashtu mund të kenë përdorime ligjore. Prandaj sigurohuni që data të jetë e saktë.
- Adresa e kthimit. Ky seksion përmban adresën tuaj të formatuar në stilin standard të adresës. Nëse adresa juaj është tashmë në kokën e letrës, mund ta kaloni këtë seksion.
- Adresa brenda. Ky seksion përmban emrin dhe adresën e personit që ka marrë letrën. Përdorimi i fjalës Mr / Ms është fakultative. Kështu, për shembull, nëse i shkruani një letër Nina Marlina, mund t'i shkruani Znj. në emrin e tij nëse nuk jeni të sigurt se cili është statusi i tij martesor.
- Të fala. Përshëndetjet mund të përdorin fjalët "E dashur zonja Marlina" ose "E dashur Nina Marlina". Nëse nuk jeni të sigurt se kush do ta lexojë letrën, përdorni fjalën "Sinqerisht." Ju gjithashtu mund të përdorni "Për Palët e interesuara", por vetëm si mjeti i fundit nëse nuk e dini se kush është auditori juaj.
- Trupi i shkronjës. Ne do ta diskutojmë këtë më shumë në pjesën tjetër të artikullit.
- Letër përcjellëse, me nënshkrim. Ju mund të përdorni fjalët "Sinqerisht", ose "Përshëndetje".
Pjesa 2 nga 2: Shkrimi i një letre biznesi
Hapi 1. Identifikoni auditorin tuaj
Stili i letrës duhet të mbetet gjithmonë profesional, pavarësisht se kush është auditori. Sidoqoftë, ju mund të rregulloni gjuhën ose zgjedhjen tuaj të fjalës bazuar në personin që do të marrë letrën tuaj. Nëse jeni duke shkruar për departamentin e burimeve njerëzore në një kompani tjetër, mund t'ju duhet të përdorni gjuhë më formale. Por nëse po shkruani për një klient specifik, mund të përdorni gjuhë më joformale ose rastësore.
- Identifikimi i auditorit tuaj gjithashtu do të thotë që ju do të parandaloni konfuzionin në auditorin tuaj. Shmangni përdorimin e termave që lexuesit tuaj nuk do t'i kuptojnë. Për shembull, klientët nuk do t'i dinë shkurtesat e përdorura për programin hapësinor të kompanisë suaj, kështu që shmangni përdorimin e tyre me shkronja.
- Rregulli numër një për të shkruar një letër të mirë biznesi është që ajo të jetë e qartë, koncize dhe e sjellshme.
Hapi 2. Shpjegoni qëllimin e shkronjës në rreshtin e parë
Konsideroni qëllimin e letrës. A është për t'i njoftuar klientët për vendndodhjen tuaj të re në një pjesë të re të qytetit? A është për t'i kujtuar klientët faturat ose bilancet e papaguara? Apo për t'iu përgjigjur ankesave të klientëve? Me këtë qëllim në mendje, shkruani një rresht të parë që e bën lexuesin të dijë menjëherë se për çfarë bëhet fjalë. Mos e shkruani qëllimin e letrës që nuk është e qartë. Shkoni drejt në pikë.
- Filloni duke përdorur "Unë" nëse jeni duke shprehur mendimin tuaj si pronar biznesi. Përdorni "ne" nëse shkruani në emër të një kompanie ose organizate.
- Përqendrohuni në deklaratat e drejtpërdrejta të tilla si: "Me këtë letër ju informojmë" ose "Me këtë letër ne kërkojmë". Ju gjithashtu mund të përdorni një deklaratë "Unë" nëse jeni duke shkruar një letër si pronar biznesi. Për shembull: "Unë ju kontaktova sepse" ose "Kam dëgjuar kohët e fundit për … dhe dua të di më shumë rreth …"
- Për shembull, nëse ju (pronari i biznesit) i keni shkruar Nina Marlina për një faturë të papaguar që muajin e kaluar, filloni letrën me: "Unë ju kontaktova sepse keni një bilanc të papaguar në llogarinë tuaj që nga marsi 2015."
- Ose, nëse jeni punonjës në një kompani dhe po shkruani për t'iu përgjigjur një ankese të klientit në lidhje me programin hapësinor të kompanisë, filloni letrën me: "Ne kemi marrë ankesën tuaj për programin tonë hapësinor në Mars."
- Nëse jeni duke shkruar një letër për t'i njoftuar lexuesit se ata kanë fituar një konkurs, ose se ata kanë një vend në një program diplomimi, filloni me një frazë si: "Unë jam i lumtur t'ju them se …" ose "Ne do të doja t'ju thoja këtë … ".
- Nëse po thoni lajme të këqija, filloni me një frazë si: "withshtë me zemër të rëndë që ju themi se …". Ose, "Pas shqyrtimit të kujdesshëm, kam vendosur të mos …".
Hapi 3. Përdorni fjali aktive, jo ato pasive
Ne përdorim zërin pasiv gjatë gjithë kohës në fjalimin e zakonshëm. Por zëri pasiv mund ta bëjë shkrimin tuaj të duket i zymtë ose konfuz. Fjalitë aktive janë shumë më efektive në letrat e biznesit sepse ato tregojnë një stil më pohues të gjuhës.
- Një shembull i një fjalie pasive është: "Çfarë ankese mund të trajtoj për ju?" Subjekti i fjalisë, përkatësisht klienti ("ju"), shfaqet në fund të fjalisë, jo në fillim të fjalisë.
- Një shembull i një fjalie aktive do të ishte: "Çfarë mund të bëj për të adresuar ankesën tuaj?" Ky version i fjalisë, me zërin aktiv, është shumë më i qartë dhe më i lehtë për t’u kuptuar për lexuesin.
- Përdorimi i zërit pasiv mund të jetë një mënyrë e mirë për të përcjellë mesazhin tuaj pa tërhequr vëmendjen në pikat e gabuara ose të pakëndshme. Por përdorni zërin pasiv vetëm në këtë rast. Në përgjithësi, zëri aktiv është shumë më efektiv në një letër biznesi.
Hapi 4. Referojuni ngjarjeve të mëparshme ose komunikimeve të mëparshme me lexuesit, nëse ka
Ju mund të keni kontaktuar Nina Marlina në fillim të muajit të fundit me një paralajmërim për faturën e saj të papaguar. Ose ndoshta klientët kanë shprehur zhgënjimin e tyre me programin hapësinor muajin e kaluar në një konferencë. Nëse keni pasur kontakt me lexuesit më parë, deklarojeni atë. Kjo do t'i kujtojë lexuesit kontaktet tuaja të mëparshme dhe do ta bëjë letrën e biznesit më urgjente dhe të rëndësishme.
Përdorni fraza si: "Sipas letrës sime të mëparshme për faturën tuaj të papaguar …" ose "Faleminderit për pagesën tuaj në Mars." Ose "Të dëgjosh për problemet e tua me programin hapësinor në një konferencë në maj ishte shumë e dobishme."
Hapi 5. Bëni një kërkesë ose ofertë për ndihmë
Tregoni një stil pozitiv të gjuhës lexuesit duke bërë një kërkesë të sjellshme ose ofertë ndihme në formën e një marrëdhënie pune.
- Le të themi se ju jeni një pronar biznesi që përpiqeni t'i bëni klientët të paguajnë faturat. Përdorni fraza të tilla si: "Unë vlerësoj vëmendjen tuaj të shpejtë ndaj faturës tuaj të papaguar."
- Supozoni se shkruani në emër të kompanisë tuaj. Përdorni fraza si: "Ne do të donim të organizonim një takim ballë për ballë me ju dhe drejtuesin tonë të Burimeve Njerëzore."
- Ju gjithashtu duhet të ofroni përgjigje për çdo pyetje ose shqetësim që lexuesit mund të kenë. Përdorni fraza si: "Do të isha i lumtur t'i përgjigjem çdo pyetjeje ose shqetësimi që mund të keni në lidhje me faturimin tuaj" Ose, "A dëshironi që ne t'ju ofrojmë më shumë detaje rreth këtij programi?"
Hapi 6. Përmblidhni letrën
Shtoni një thirrje për veprim, nga ana juaj, ose nga ana e lexuesit. Kjo kërkesë mund të jetë një kërkesë për pagesë deri në një datë të caktuar, ose një shënim për krijimin e një takimi zyrtar me lexuesin.
- Shtoni një fjali për të kontaktuar marrësin e letrës në të ardhmen. "Mezi pres t'ju shoh në takimin e buxhetit javën e ardhshme." Ose "Mezi pres ta diskutoj këtë më tej me ju gjatë vizitës tuaj në selinë tonë."
- Regjistroni çdo dokument që keni përfshirë me letrën tuaj. Shtoni fraza si "Faturat e bashkangjitura të papaguara" ose "Bashkangjitur një kopje të programit tonë të zgjerimit të hapësirës".
- Përfundoni letrën me një frazë mbyllëse. Përdorni "Sinqerisht" ose "Sinqerisht" për një klient ose klient.
- Përdorni "Përshëndetje" për letra zyrtare për njerëzit që nuk i njihni fare.
- Thjesht përdorni "Përshëndetje" ose "Sinqerisht" nëse i shkruani dikujt që e njihni mirë ose keni një marrëdhënie pune.
Hapi 7. Korrigjoni shkronjën
I gjithë formatimi dhe shkrimi i kujdesshëm shkon dëm nëse letra është e mbushur me gabime drejtshkrimore!
- Kërkoni çdo fjali që përdor zërin pasiv dhe përpiquni ta ndryshoni fjalinë në një fjali aktive.
- Kushtojini vëmendje çdo fjalie që është shumë e gjatë ose e paqartë dhe e drejtpërdrejtë. Në letrat e biznesit, më pak është zakonisht më mirë, kështu që zvogëloni gjatësinë e fjalisë tuaj nëse është e mundur.
