A keni nevojë të shkruani një letër të mirë, të patëmetë profesionale? Shumica e letrave të biznesit ndjekin një format fiks, të lehtë për t’u mësuar, të cilin mund ta aplikoni në çdo lloj përmbajtje. Letrat e biznesit duhet të përmbajnë gjithmonë datën, informacionin e dërguesit dhe marrësit dhe disa paragrafë të trupit. Ndiqni hapat e mëposhtëm dhe bëni modifikime sipas standardeve të kompanisë tuaj.
Hapi
Pjesa 1 nga 4: Fillimi i një letre
Hapi 1. Njihni formatin
Cilado qoftë përmbajtja e letrës suaj, ka disa prezantime standarde të letrave të biznesit që duhen ndjekur. Letrat e biznesit duhet të shtypen dhe hartohen me një font të zakonshëm, të tillë si Arial ose Times New Roman. Përdorni paragrafët bllok. Kjo do të thotë, ju filloni një paragraf të ri duke shtypur Enter dy herë. Në paragrafët bllok, mos bëni indentin e rreshtit të parë.
- Përdorni një diferencë prej 2.54 cm në të gjitha anët.
- Letrat e biznesit të dërguara me email gjithashtu duhet të shtypen me një font të zakonshëm. Mos përdorni skripta ose ngjyra të tjera përveç bardh e zi në email -et e biznesit.
Hapi 2. Zgjidhni llojin e duhur të letrës
Shkronjat duhet të printohen në letër A4 me përmasa 21 x 29.7 cm ose A4 me përmasa 21.5 x 29.7 cm. Disa shkronja ose kontrata të gjata mund të printohen në letër F4 ose 21 x 33 cm Folio.
Nëse letra do të dërgohet me postë, merrni parasysh shtypjen e saj në letër me kokë të kompanisë. Përdorimi i letrës do të përforcojë një përshtypje profesionale dhe do të sigurojë logon dhe informacionin e kontaktit të kompanisë
Hapi 3. Përfshini informacion në lidhje me kompaninë tuaj
Shkruani emrin dhe adresën e kompanisë dhe përdorni një rresht të ri për të shënuar secilën pjesë të adresës. Nëse jeni i vetëpunësuar ose një kontraktues i pavarur, vendosni emrin tuaj në vend të emrit të kompanisë, ose mbi emrin e kompanisë tuaj
- Nëse kompania juaj ka tashmë letër me kokë, mund ta përdorni në vend që të keni nevojë të shkruani emrin dhe adresën e kompanisë.
- Nëse adresa duhet të shtypet, ajo duhet të rreshtohet në të djathtë ose në të majtë në krye të faqes, në varësi të preferencës tuaj dhe asaj të kompanisë.
- Nëse letra është dërguar jashtë shtetit, shkruani emrin e vendit tuaj me shkronja të mëdha.
Hapi 4. Shkruani datën
Shkrimi i datës së plotë është opsioni më profesional. Për shembull, shkruani "1 Prill 2012". Data duhet të lihet e rreshtuar, disa rreshta mbi informacionin e marrësit.
Nëse po e shkruani letrën për disa ditë, përdorni datën kur e keni përfunduar
Hapi 5. Shtoni informacionin e marrësit
Shkruani informacionin e marrësit në rendin e mëposhtëm: emri i plotë, titulli (nëse ka), emri i kompanisë dhe adresa. Përdorni një linjë të re për secilën pjesë të informacionit. Nëse është e nevojshme, përfshini një numër referimi. Informacioni i marrësit duhet të lihet në linjë, disa rreshta nën datën.
Ne ju rekomandojmë që t'i drejtoheni letrës një personi të caktuar. Në këtë mënyrë, personi në fjalë do të jetë në gjendje t'i përgjigjet letrës suaj. Nëse nuk e dini emrin e personit të cilit i drejtoheni, bëni një kërkim të vogël. Thirrni numrin e telefonit të kompanisë marrës për emrin dhe titullin e tyre
Hapi 6. Zgjidhni një përshëndetje
Një përshëndetje është një tregues i rëndësishëm i respektit, dhe përshëndetja që përdorni do të varet nga kush e merr atë, nëse e njihni mirë marrësin dhe gjithashtu se sa zyrtare është marrëdhënia juaj me ta. Konsideroni opsionet e mëposhtme:
- Përdorni "Kujt mund t'i referohet", vetëm nëse nuk e dini saktësisht se kujt i drejtoheni.
- Nëse nuk e njihni marrësin, "Dear Sir/Madam" është një opsion i sigurt.
- Ju gjithashtu mund të përdorni emrin dhe titullin e plotë të marrësit, për shembull, "I dashur Dr. Dewi Sari".
- Nëse e njihni mirë marrësin dhe keni një marrëdhënie joformale me marrësin, mund të konsideroni përdorimin e një emri të parë, për shembull, "E dashur Susan".
- Nëse nuk jeni të sigurt se cila është gjinia e marrësit, thjesht shkruani emrin e plotë, për shembull, "I dashur Kris Damanik"
- Mos harroni të vendosni një presje pas përshëndetjes ose një pikëpresje nëse përdorni "Për kë mund të ketë të bëjë".
Pjesa 2 nga 4: Përbërja e Trupit të Letrës
Hapi 1. Përdorni stilin e duhur të shkrimit
Sipas fjalës së urtë, koha është para, dhe shumicës së njerëzve të biznesit nuk u pëlqen të humbasin kohë. Prandaj, stili juaj i shkrimit të letrave duhet të jetë konciz dhe profesional. Organizoni letrën tuaj në mënyrë që të mund të lexohet shpejt, drejtpërdrejt në pikë dhe të përfshijë vetëm komente të shkurtra personale në paragrafin e parë. Për shembull, mund të filloni me "Në lidhje me …" dhe të vazhdoni nga atje.
- Mos mendoni shumë për kalimet e bukura, fjalët e vështira ose fjalitë e gjata e të lodhshme. Qëllimi i letrës suaj është të komunikoni atë që duhet thënë sa më shpejt dhe qartë.
- Përdorni një ton bindës. Me shumë mundësi qëllimi i letrës suaj është të bindni lexuesin të bëjë diçka, të tilla si të ndryshojnë mendje, të rregullojnë një problem, të dërgojnë para ose të ndërmarrin veprime. Pra, përcillni kërkesën dhe arsyetimin tuaj me tonin e duhur.
Hapi 2. Përdorni përemrat vetorë
Përdorimi i përemrave "Unë", "ne" dhe "ju" në shkronjat e biznesit është krejtësisht i pranueshëm. Shprehuni si "unë" dhe lexuesi si "ju".
Kini kujdes nëse po shkruani një letër në emër të një organizate. Nëse po përpiqeni të përcillni pikëpamjet e kompanisë, duhet të përdorni "ne" në mënyrë që lexuesit të dinë që kompania qëndron pas deklaratës tuaj. Nëse jeni duke shprehur një opinion personal, përdorni "Unë"
Hapi 3. Shkruani qartë dhe shkurt
Sigurohuni që lexuesi të kuptojë vërtet atë që po shkruani. Lexuesit do të përgjigjen shpejt vetëm nëse qëllimi i letrës suaj është i qartë. Në veçanti, nëse ka një rezultat ose veprim që dëshironi që lexuesi të marrë me marrjen e letrës, bëjeni të qartë. Përshkruani pozicionin tuaj me sa më pak fjalë të jetë e mundur.
Hapi 4. Përdorni fjali aktive
Kur përshkruani një situatë ose bëni një kërkesë, sigurohuni që të zgjidhni zërin aktiv, jo zërin pasiv. Zëri pasiv do ta bëjë shkrimin tuaj të paqartë ose të përgjithshëm. Për më tepër, fjalitë aktive janë më efikase dhe drejtpërdrejt në zemër të problemit. Për shembull:
- Pasive: Syzet e diellit nuk janë të dizajnuara ose prodhuara me qëndrueshmëri në mendje.
- Aktive: Kompania juaj harton dhe prodhon syze dielli pavarësisht qëndrueshmërisë së tyre,
Hapi 5. Përdorni gjuhën bashkëbiseduese nëse e ndjen të përshtatshme
Letrat shkruhen nga dhe për njerëzit. Shmangni kopjimin e letrave kur është e mundur. Ju nuk mund të krijoni marrëdhënie duke kopjuar shkronja standarde. Sidoqoftë, mos përdorni gjuhë ose zhargon jo standard, të tilla si "e dini", "dua të them" ose "dua". Zbatoni stilin e shkrimit të një letre biznesi, por shkruani fjalë miqësore dhe të sjellshme.
- Nëse e njihni mirë marrësin, mund të shtoni një përshëndetje me një rresht.
- Përdorni intuitën tuaj për të gjykuar se sa personalitet do të nxjerrë letra. Ndonjëherë pak humor mund të ndihmojë në një nivel biznesi, por mendoni mirë para se ta përdorni.
Hapi 6. Qëndroni të sjellshëm
Edhe nëse dërgoni një letër ankese ose ankese, prapë mund të jeni të sjellshëm. Merrni parasysh pozicionin e marrësit dhe ofroni sa më shumë ndihmë që të jetë e mundur për të përshtatur situatën.
Një shembull i një ankese të pasjellshme: "Unë mendoj se syzet tuaja të diellit thithin dhe nuk do ta blej kurrë më produktin tuaj". Një shembull i një ankese të sjellshme do të ishte: "Unë jam i zhgënjyer me ndërtimin e syzeve tuaj të diellit, në të ardhmen kam në plan të blej një markë tjetër të syze dielli"
Hapi 7. Përdorni një shkronjë "të dytë" për faqe shtesë
Shumica e letrave të biznesit janë mjaft koncize për t'u përshtatur në një faqe. Sidoqoftë, nëse duhet të shkruani një letër më të gjatë, siç është kontrata ose vendimi ligjor, mund të nevojiten faqe shtesë. Përdorni një shkronjë letre "të dytë", e cila zakonisht përmban një adresë të shkurtër dhe është bërë nga i njëjti lloj letre me kokën kryesore.
Përfshini numrin e faqes në faqet e dyta dhe të mëvonshme, në krye të faqes. Ju gjithashtu do të duhet të përfshini emrin dhe datën e marrësit
Hapi 8. Përfundoni letrën tuaj
Në paragrafin e fundit, përmblidhni pikat tuaja dhe nënvizoni veprimin që do të ndërmerrni ose atë që prisni nga marrësi. Mbani në mend se marrësi mund t'ju kontaktojë me pyetje ose shqetësime në lidhje me letrën, pastaj i falënderoni ata për vëmendjen e tyre ndaj letrës që keni dërguar.
Pjesa 3 nga 4: Mbyllja e Letrës
Hapi 1. Zgjidhni një përshëndetje përfundimtare
Një përshëndetje përmbyllëse, si një përshëndetje hapëse, është një tregues i respektit dhe formalitetit. "Sinqerisht" ose "Sinqerisht" janë përshëndetjet mbyllëse më të sigurta. Ju gjithashtu mund të konsideroni "Përshëndetjet më të mira", ose "Përshëndetje". Përshëndetjet jo shumë formale, por që kanë një ton profesional janë "Përshëndetje suksesi", "Përshëndetje" dhe "Faleminderit". Përdorni një presje pas përshëndetjes përfundimtare.
Hapi 2. Vendosni firmën tuaj
Lini katër rreshta bosh për nënshkrimin tuaj. Nënshkruani pasi letra të jetë shtypur, ose nëse e keni dërguar me email, skanoni imazhin e nënshkrimit tuaj dhe ngjiteni në pjesën e nënshkrimit. Zgjedhja e bojës për nënshkrimin është blu ose e zezë.
Nëse jeni duke nënshkruar një letër në emër të dikujt, shkruani "pp:" para nënshkrimit tuaj. "pp" qëndron për procurationem, që do të thotë "përfaqësues" ose "në emër të"
Hapi 3. Shkruani emrin tuaj dhe informacionin e kontaktit duke shtypur
Nën nënshkrimin tuaj, përfshini informacionin tuaj duke përfshirë emrin tuaj, titullin, numrin e telefonit, adresën e emailit dhe mjetet e tjera të përshtatshme të kontaktit. Përdorni një linjë të re për secilin lloj informacioni.
Hapi 4. Shtoni inicialet e daktilografistit
Nëse personi që shtyp shkronjën dhe autori është një person tjetër, duhet të shtoni inicialet e daktilografistit poshtë bllokut të nënshkrimit. Ndonjëherë, inicialet e autorit të letrës përfshihen gjithashtu. Kështu, kush ka punuar në letër do të jetë e qartë.
- Nëse përfshini vetëm inicialet e daktilografistit, shkruajini ato me shkronja të vogla, për shembull, mj.
- Nëse përfshini edhe inicialet e autorit, shkruajini ato me shkronja të mëdha me inicialet e daktilografistit me shkronja të vogla, për shembull, RW: mj. Stilet e tjera shtojnë një pjerrësi midis inicialeve, të tilla si, RW/mj.
Hapi 5. Përfshini informacionin e bashkëngjitjes
Nëse po i bashkëngjitni dokumente shtesë për rishikimin e marrësit, bëni një shënim disa rreshta poshtë informacionit të kontaktit duke treguar numrin dhe llojin e dokumenteve të bashkangjitur. Për shembull, shkruani: "Shtojca (2): rezyme, broshurë." Ose, në stilin tradicional, shkruani përshkrimin e bashkëngjitjes në krye të shkronjës, nën datën.
Ju gjithashtu mund të shkurtoni "Shtojcën" me "Llambë"
Hapi 6. Përfshini një kopje të informacionit
Nëse po i dërgoni një kopje të letrës dikujt tjetër, duhet ta përfshini këtë në letër. Kjo thuhet duke shtypur "cc:" ose "Copy" nën rreshtin "Attachment", së bashku me emrin dhe titullin e marrësit të kopjes ("cc" qëndron për kopje mirësjellje, por në të kaluarën nënkuptonte kopje të karbonit kur shkronjat ishin ende duke u shtypur në një makinë shkrimi dhe kopjuar me letër karboni).
- Për shembull, shkruani: "cc: Mari Santi, Zëvendës Drejtor i Marketingut"
- Nëse shtoni më shumë se një emër, rreshtoni emrin e dytë nën të parin, por pa "cc:"
Pjesa 4 nga 4: Plotësimi i Letrave
Hapi 1. Bëni redaktime
Prezantimi është një element kyç i profesionalizmit. Sigurohuni që marrësi mund t'ju shikojë me lehtësi si një person të aftë dhe të përgjegjshëm duke redaktuar letrën tuaj dhe duke kontrolluar për gabime. Përdorni kontrolluesin e drejtshkrimit në përpunuesin tuaj të fjalëve, por mos harroni ta lexoni me kujdes para se ta dorëzoni.
- Pyesni veten, a është letra e qartë dhe koncize? A ka paragrafë më të gjatë se 3-4 fjali? Nëse është kështu, përcaktoni nëse mund të hiqni deklaratat e panevojshme.
- Nëse letra është shumë e rëndësishme, mund t'ju duhet të lexoni një mik apo bashkëpunëtor. Ndonjëherë njerëzit e tjerë mund të ndihmojnë në gjetjen e gabimeve gjuhësore ose ngathtësinë për të cilat mund të mos jeni në dijeni.
Hapi 2. Mos i mbani faqet së bashku me një stapler
Nëse letra juaj përbëhet nga disa faqe, një stapler nuk duhet të përdoret. Nëse doni të siguroheni që faqet janë në rregull, kapini ato së bashku me një kapëse letre në këndin e sipërm të majtë.
Hapi 3. Paraqit
Nëse po e dërgoni letrën me postë, përdorni një zarf biznesi. Nëse është e disponueshme, përdorni një zarf me logon e kompanisë tuaj. Shkruani rregullisht adresën e kthimit dhe adresën e marrësit. Paloseni shkronjën në të tretat në mënyrë që marrësi të shpalosë pjesën e sipërme së pari para se të hapni pjesën e poshtme. Sigurohuni që të keni ngjitur mjaft pulla, pastaj dërgojini.
- Nëse mendoni se shkrimi juaj nuk është i shkëlqyeshëm dhe nuk përputhet me personalitetin tuaj profesional, shkruani adresën në përpunuesin tuaj të fjalëve dhe shtypeni atë në zarf.
- Nëse letra është urgjente dhe/ose nxituar, merrni parasysh dërgimin e saj me anë të korrierit.
- Nëse dëshironi ta dërgoni me email, së pari konvertojeni në HTML ose ruajeni si PDF në mënyrë që të mos ndryshojë formati. Sidoqoftë, do të ishte mirë nëse letra do të dërgohej fizikisht.
Këshilla
- Përdorni një stilolaps cilësor për të nënshkruar shkronja.
- Përgjigjuni letrave shpejt. Nëse nuk mund të përgjigjeni brenda një jave, ia kaloni marrësit dhe tregojini atij kur ai mund të presë përgjigjen tuaj.
- Theksoni anën pozitive. Flisni për atë që mund të bëni, jo për atë që nuk mundeni. Për shembull, nëse një produkt nuk është në magazinë, mos i thoni klientit që nuk mund ta përmbushni porosinë e tij. Në vend të kësaj, thuaj që produkti është shumë i popullarizuar dhe është shitur. Pastaj tregojini kur mund të përmbushni porosinë e tyre.
-
Nëse jeni duke shkruar një letër komplekse, shkruani së pari skicën.
- Shkruani çdo temë që dëshironi të mbuloni, nuk ka nevojë të mendoni për rendin.
- Për secilën temë, bëni një listë me fjalë kyçe, shembuj, argumente dhe fakte.
- Vini re rëndësinë e secilës temë në listë me qëllimin dhe marrësin e letrës.
- Hidhni pjesët që nuk janë të nevojshme.
- Renditni informacionin sipas rendit më të mirë për lexuesit.
Paralajmërim
- Mos përdorni gjuhë lajkatare. Lavdërimet e sinqerta janë të pranueshme, por shumë lëvdata do të thotë që në punë, ju vareni nga lëvdatat, jo nga kompetenca.
- Mos përdorni gjuhë të hapur ose të ashpër. Mos harroni, ju po përpiqeni të riparoni ose filloni një marrëdhënie biznesi përmes kësaj letre.
