Ne të gjithë e dimë se organizimi në punë është i rëndësishëm, por shumica e njerëzve e kanë të vështirë ta bëjnë këtë. Besoni apo jo, organizimi nuk është aq i vështirë sa duket. Disa rregullime dhe zgjidhje do t’ju bëjnë më të lehtë të bëheni një person i organizuar nga sa mund të mendoni.
Hapi
Metoda 1 nga 4: Vendosja e Vendit dhe Kohës
Hapi 1. Monitoroni aktivitetet tuaja
Kaloni disa ditë në ditar ose mbani shënim aktivitetet tuaja të përditshme. Duke mbajtur një ditar, ju mund të shihni se çfarë gjërash keni bërë që nuk i kishit kuptuar më parë. Përveç kësaj, ditarizimi gjithashtu mund t'ju japë një ide të vogël për mangësitë tuaja në organizimin e gjërave dhe të qenit produktiv. Ky ushtrim duhet të bëhet me një qëllim të madh në mendje. Përmes regjistrave të aktiviteteve, ju mund të shihni se cilat aktivitete janë humbje kohe dhe cilat aktivitete mund t’ju mbështesin në arritjen e qëllimeve tuaja.
Hapi 2. Përcaktoni kohën tuaj produktive
Disa prej nesh janë zgjuar herët, dhe disa jo. Ju ndoshta tashmë e dini kur është koha juaj produktive. Pavarësisht nëse preferoni mbrëmjet, mëngjeset, drekën, edhe para ose pas orëve të pikut të ditës së punës, përfitoni nga këto kohë për të maksimizuar produktivitetin tuaj.
Hapi 3. Priorizoni punën tuaj
Ne të gjithë e dimë se disa detyra janë më të rëndësishme se të tjerat, por jo gjithmonë i japim përparësi siç duhet. Pra, zhvilloni një sistem renditjeje duke i shënuar detyrat si të rëndësishme, dhe jini të ndershëm dhe fleksibël. Përdorni përkujtues, ose duke përdorur një kalendar dixhital ose shënime ngjitëse në kompjuterin tuaj ose në tryezën tuaj. Kushtojini më shumë kohë dhe energji gjërave që janë përparësia kryesore në listën tuaj. Shembuj janë detyra të ndjeshme ndaj kohës siç janë detyrat që duhet të përfundojnë sot ose nesër. Ju gjithashtu duhet t'i jepni përparësi përgjigjes ndaj klientëve, shefave ose kujtdo tjetër që paguan pagën tuaj. Nëse nuk jeni të sigurt për ndjeshmërinë dhe rëndësinë e një detyre, është më mirë të pyesni dikë.
Hapi 4. Përfundoni detyrat e vogla menjëherë
Jo të gjitha detyrat duhet të kenë përparësi dhe të planifikohen të përfundojnë brenda një afati të caktuar kohor. Disa detyra nuk kërkojnë planifikim ose planifikim sepse ato mund të përfundojnë menjëherë. Nëse është kështu, mund ta përfundoni shpejt detyrën menjëherë. Pra, bëjeni tani! Duke bërë menjëherë detyra të lehta, nuk do të vononi.
Hapi 5. Organizoni mjetet dhe mjetet e punës
Tavolinat tona mund të kalojnë lehtësisht nga anije të çrregullta në anije të prishura, dhe kjo mund t'ju mbajë nga të qenit një person i organizuar. Disa njerëz madje kanë një politikë të "tryezës së pastër". Edhe nëse nuk është vërtet e nevojshme, është më mirë të pastroni zonën tuaj të punës.
- Rregulloni tryezën. Hiqni të gjitha plehrat dhe organizoni gjërat që ju nevojiten në mënyrë sistematike. Pastroni tavolinën kur është e mundur: kur nuk ka punë për të bërë në zyrë, gjatë pushimeve ose midis detyrave.
- Pastroni menjëherë plehrat tuaja. Në këtë mënyrë gjithmonë do të mbani mend të pastroni tryezën tuaj. Përveç kësaj, ju mund të shmangni mërzitjen nga mbeturinat e grumbulluara.
- Ruani gjërat që ju nevojiten në një zonë lehtësisht të arritshme. Sigurisht që jo gjithçka përreth jush është plehra. Mbajtja e mjeteve që ju nevojiten pranë mund t'ju kursejë gjithashtu kohë dhe hapësirë pune.
Hapi 6. Programoni aktivitete dhe takime
Disa njerëz caktojnë vetëm takime, por jo me aktivitetet në listën e tyre të detyrave. Caktimi i detyrave dhe takimeve të rëndësishme mund të jetë shumë i dobishëm. Për shembull, ju mund t'i gruponi ditët tuaja duke mbajtur takime vetëm të martave dhe të enjteve. Bëni vend në orarin tuaj për "kohën krijuese" ose për të paparashikueshmet.
- Përdorni një menaxher orar dhe kalendar. Mund të krijoni menaxherin tuaj të orarit duke përdorur letër dhe stilolaps, ose mund të jenë softuer dhe aplikacione, të tilla si iCalendar ose Google Now.
- Kategorizoni aktivitetet tuaja. Kategorizimi ose kodimi me ngjyra i aktiviteteve tuaja mund të jetë kujtesa juaj vizuale për atë që është e rëndësishme. Për shembull, kategoritë që krijoni mund të jenë: korrespondenca, projektet, ngjarjet, takimet, stuhi mendimesh, pushimet dhe koha e stërvitjes.
- Përdorni teknologjinë për të menaxhuar orarin tuaj. Menaxherët e orarit online dhe platformat e postës elektronike, të tilla si Outlook, mund të kombinojnë listat e detyrave, kalendarët dhe listat e adresave. Ky menaxher i orarit jo vetëm që përmirëson efikasitetin tuaj, por gjithashtu mund të thjeshtojë të menduarit tuaj.
- Punësoni sa herë që është e mundur. Në një ditë pune të ngarkuar, ju prireni të harroni se nuk keni pse të bëni gjithçka vetëm. Lëreni punën tuaj një asistenti, ose nëse jeni vërtet të mbytur me punë, kërkoni nga kolegët tuaj t'ju ndihmojnë me një detyrë specifike. Ju mund të ktheni favorin për ndihmën e kolegut tuaj kur puna fillon të përfundojë.
Metoda 2 nga 4: Organizimi i Emaileve në mënyrë Sistematike
Hapi 1. Kontrolloni emailin tuaj në kohën e caktuar
Jo gjithmonë duhet të kontrolloni kutinë tuaj hyrëse sepse shumica e mesazheve nuk janë aq të rëndësishme sa mund të mendoni. Nëse jeni duke punuar në një punë që nuk kërkon një ndjekje të shpejtë, kontrolloni emailin tuaj në intervale të rregullta, rreth 3 deri në 4 herë në ditë.
Hapi 2. Organizoni email -in
Përfitoni nga funksioni i dosjeve dhe flamujve në vend që t'i lini mesazhet tuaja të grumbullohen në kutinë tuaj postare. Për shembull, dosjet dhe nën -dosjet shfaqen në Outlook ose etiketat e shumta dhe veçoritë e kutisë hyrëse në Gmail mund të jenë fitimprurëse. Nëse jeni gazetar, dosjet tuaja mund të quhen "Lajmet e fundit", "Lajmet e së ardhmes", "Lajmet e vjetra", "Intervistat dhe burimet" dhe "Idetë".
Fshini dhe arkivoni emailet tuaja. Arkivoni letra të rëndësishme dhe të vjetra, pastaj fshini pjesën tjetër. Ashtu si shembulli i mësipërm, "Lajmet e Vjetra" janë arkiva e një gazetari. Ndërsa filloni të fshini emailet e vjetra, do të shihni se sa e -mail ia vlen të hidhni në vend që t'i regjistroni. Disa njerëz madje vendosin të kenë një "kuti postare zero", domethënë, asnjë email të palexuar ose asnjë email në kutinë tuaj postare. Përveç përdorimit të skedarëve dhe etiketave, mund të zbrazni kutinë tuaj hyrëse duke përdorur mjetin e arkivimit, duke fshirë emailet e vjetra dhe duke përdorur një aplikacion për pastrimin e postës elektronike
Hapi 3. Përdorni forma të tjera komunikimi më efikase
Ndonjëherë një telefonatë e shpejtë është e barabartë me 10 dërgimin dhe marrjen e e -mail. Nëse po, telefononi! Nëse e dini se shkëmbimi i e-maileve mund të pengojë diskutimin dhe duhet të bëhet para dhe mbrapa, është mirë të komunikoni përmes telefonit. Ju do të merrni më shumë detaje duke telefonuar në vend që të keni diskutime të gjata, të gjata, e-mail. Ju mund t'i dërgoni email kolegëve tuaj dhe të thoni, "Kam shumë pyetje në lidhje me këtë. Ndoshta do të ishte më e lehtë të flisnit në telefon? Mund të të telefonoj në 5?"
Hapi 4. Kufizoni ndërprerjet
Pushimet strategjike me të vërtetë mund të ndihmojnë, por ndërprerjet gjatë kohës së punës janë e kundërta. Ndërprerjet mund të ngadalësojnë punën tuaj, të prishin ritmin tuaj dhe t'ju bëjnë të humbni përqendrimin. Pra, përpiquni të përdorni postën zanore kur jeni të zënë. Këto mjete nuk janë vetëm kur nuk jeni në zyrë; këto mjete mund të përdoren edhe kur jeni shumë të zënë. Shumë njerëz kanë një politikë "derë të hapur", por ju nuk keni pse ta mbani derën hapur gjatë gjithë kohës. Mund të lini një mesazh në derë që thotë, "Në një telefonatë", ose "Dhoma po përdoret. Ju lutemi kthehuni përsëri ose dërgoni një email."
Hapi 5. Përfitoni nga cloud
Përllogaritja në re vlen të merret parasysh sepse është më e lirë, e shkallëzuar, më efikase dhe më e lehtë për tu përditësuar. Përmbajtja e përmbajtur në re është shumë e dobishme sepse mund të arrihet në pajisje të ndryshme: kompjuterë, tableta, smartphone dhe të tjerë. Ruajtja në re gjithashtu vepron si një formë parësore dhe dytësore e kopjimit dixhital. Diskutoni me menaxherin e TIK -ut ose me ofruesin e softuerit pasi tashmë mund të keni pak hapësirë ruajtëse në re ose është në dispozicion për një tarifë të ulët vjetore.
Hapi 6. Përdorni faqeshënuesit online
Shumica e shfletuesve kanë një veçori të shënimeve për të ruajtur dhe organizuar adresat tuaja të preferuara në internet, ose ato që vizitoni shpesh, në mënyrë që ato të mund të arrihen lehtë dhe shpejt. Përfitoni nga kjo veçori në mënyrë që të mos harroni faqet e rëndësishme për të kontrolluar lajmet më të fundit.
Metoda 3 nga 4: Shfrytëzimi i kohës
Hapi 1. Shmangni bërjen e disa gjërave në të njëjtën kohë (multitask)
Të gjithë ekspertët e besojnë këtë. Ndërsa kjo mund të duket e shpejtë dhe e lezetshme në TV, të bësh shumë gjëra në të njëjtën kohë është joefikase dhe mund të ndërhyjë në efektivitetin e përpjekjeve tuaja për t'u organizuar. Në vend të kësaj, është më mirë që së pari t'i kushtoni vëmendjen tuaj një detyre, ta trajtoni atë dhe të kaloni në gjëra të tjera në listën tuaj.
Hapi 2. Bëni një orar për veten tuaj
Për fat të mirë, shumica e punëve nuk kërkojnë që ju të krijoni një orar ditor bazuar në minutat. Sidoqoftë, shënimi i orarit tuaj ditor dhe detyrat ose ngjarjet e rëndësishme të ditës mund t'ju mbajë të fokusuar në detyrat tuaja.
- Vendosni afate kohore për aktivitete të caktuara. Disa detyra nuk kërkojnë vendosjen e një afati kohor, por të tjerat duhet të parametrohen për të rritur produktivitetin tuaj. Mendoni për disa detyra që marrin më shumë kohë sesa është e nevojshme dhe vendosni një afat kohor për to në një datë të mëvonshme.
- Ndani kohë shtesë për aktivitete të tjera. Disa detyra, siç do të mësoni nga përvoja, zakonisht zgjasin më shumë seç duhet, por kjo nuk është një gjë e keqe. Për këtë lloj aktiviteti, dhe veçanërisht ngjarje dhe takime të rëndësishme, ndani kohë shtesë para dhe pas.
Hapi 3. Përdorni një kohëmatës, kronometër ose aplikacion me orë alarmi
Këto objekte mund të jenë efektive kur përdoren siç duhet. Disa njerëz zgjedhin të vendosin alarmin e tyre 10, 15 ose 30 minuta para kohës së kërkuar për t'u dhënë atyre paralajmërim të mjaftueshëm para fillimit të një aktiviteti. Ju gjithashtu mund të vendosni një mjet përkujtues (kujtesë).
Hapi 4. Mos vononi
Pyesni veten nëse vërtet duhet të shtyni një aktivitet ose thjesht dëshironi të jeni dembel. Nëse keni dëshirë të vonoheni, mos e shtyni më tej - bëjeni! Sidoqoftë, nëse vonimi i një aktiviteti është i pashmangshëm, sigurohuni që të mbani shënime dhe ta planifikoni aktivitetin me një plan konkret. Ose, mund të mendoni për një plan të improvizuar. Për shembull, nëse duhet të anuloni një takim personal, mund të dëshironi të bëni një telefonatë konferencë ose konferencë në internet në vend.
Metoda 4 nga 4: Ruajtja e Shëndetit Fizik dhe Mendor
Hapi 1. Bëni një pushim
Pushimi i mendjes është thelbësor për ruajtjen e produktivitetit dhe shëndetit tuaj mendor. Zakonisht jemi shumë të zënë me punë për të mos pasur kohë për të pushuar. Pushimi na jep një pushim shumë të nevojshëm për të rritur produktivitetin tonë. Sidoqoftë, pushimet gjithashtu ofrojnë një mundësi për të ndaluar dhe pyetur nëse ne po e përdorim mirë kohën tonë.
Hapi 2. Flini më mirë
Pa një gjumë të mirë të natës, të nesërmen do të ndiheni të trullosur, të lodhur ose letargjikë. Kjo mund të ndërhyjë në orarin tuaj dhe efikasitetin në punë. Bëni një qëllim që të bëni 7 deri në 8 orë gjumë të pandërprerë çdo natë.
Hapi 3. Mos e krahasoni veten me kolegët tuaj
Shumica e punës së kolegëve tuaj është e ndryshme nga puna që duhet të bëni, dhe secili ka metodën e vet të organizimit të punës së tij. Një metodë që ka kuptim dhe është efikase për kolegët tuaj mund të mos funksionojë për ju, dhe anasjelltas.
Hapi 4. Pranoni që organizimi është një proces i vazhdueshëm
Mos prisni të jeni perfekt. Rendi është një proces i gjatë që kërkon vëmendje të vazhdueshme. Ju nuk do të jeni të organizuar në mënyrë optimale çdo ditë, por përpjekja për të qenë një person i rregullt mund të rrisë efikasitetin tuaj.
