Tregu i punës po bëhet më konkurrues nga dita në ditë. Për të qenë në gjendje të konkurrojnë për punë të reja, të kesh rekomandime pozitive dhe të lavdërueshme nga punëdhënësit/punëdhënësit e mëparshëm do të jetë mbështetja më e vlefshme. Nëse doni të jepni një referencë pozitive për një punonjës, duhet të mendoni me kujdes se si do ta përfaqësoni atë person. Duke marrë parasysh atë që do t'i thoni ose shkruani atij personi dhe duke e përfaqësuar atë në mënyrën më pozitive dhe profesionale, ju mund të ndihmoni një punonjës ose dikë tjetër të përfundojë punën e tyre të ëndërruar.
Hapi
Metoda 1 nga 2: Shkrimi
Hapi 1. Siguroni një letër reference pozitive
Nëse një punonjës vjen tek ju dhe kërkon një letër reference, gjëja e parë që duhet të bëni është të merrni parasysh kërkesën. Nëse keni pasur një përvojë të mirë me punonjësin dhe mund të ofroni mbështetje pozitive për të rritur shanset e tij ose të saj për të gjetur një punë, jepni një letër reference pozitive.
- Mos ofroni të jepni një letër reference nëse nuk mund të shkruani diçka pozitive. Mos lejoni që të vrasin shanset tuaja për të gjetur një punë.
- Pranoni kërkesat për të shkruar referenca vetëm nëse keni punuar me punonjësin për një kohë më të gjatë. Do të jetë e vështirë për ju të gjykoni aftësitë dhe punën e një personi në vetëm disa muaj.
- Sigurohuni që jeni personi i duhur për të dhënë një referencë. Ju mund të keni nevojë të rishikoni politikën e kompanisë për referime.
Hapi 2. Mblidhni informacionin që mund të shkruani për një letër reference
Pyesni punonjësin për informacion në lidhje me punën për të cilën po aplikon dhe çdo të dhënë tjetër relevante që duhet të dini, përfshirë rezymenë e tij. Ju gjithashtu duhet të mblidhni informacion në lidhje me punën e punonjësit, të tilla si vlerësimet e performancës.
- Nëse vendosni të shkruani një letër reference për dikë, kërkoni informacion në lidhje me punën për të cilën ai po aplikon, rezymenë e tij më të fundit dhe informacione të tjera lidhur me atë që ai mendon se kontributi që ka dhënë në një kompani apo projekt të veçantë dhe si ai do të përfitojë nga puna e tij e re.
- Merrni parasysh të lexoni korrespondencën midis jush dhe punonjësit për të qenë në gjendje të vlerësoni profesionalizmin dhe si funksionon. Ju gjithashtu mund të përdorni vlerësimin e performancës për këtë qëllim.
Hapi 3. Hartoni shkronjën fillestare
Para se t'i jepni një referencë pozitive një ish -punonjësi ose kolegu, përdorni informacionin që keni mbledhur për të hartuar letrën fillestare. Ky hap ndihmon për të siguruar që letra referuese që shkruani është pozitive dhe gjithëpërfshirëse.
- Letrat referuese duhet të jenë një ose dy faqe. Nëse shkruani më gjatë, punëdhënësit e mundshëm mund të mos e lexojnë të gjithë dhe mund të humbasin informacionin jetësor për kandidatin.
- Hyrja duhet të jetë e shkurtër dhe të përfshijë emrin e punonjësit, punën për të cilën po aplikon dhe nëse do ta rekomandonit për atë punë. Për shembull, ju mund të shkruani “Unë jam i lumtur të rekomandoj Amir Priambodo për pozicionin e menaxherit të markës. Amir Priambodo ka dhënë një kontribut të madh në kompaninë tonë dhe besoj se ai do të jetë një aset i vlefshëm për ekipin tuaj”.
- Trupi i letrës mund të jetë 1-3 paragrafë dhe duhet të përshkruajë sa kohë e keni njohur punonjësin, në çfarë kapaciteti keni punuar, përshkruani dhe nënvizoni aftësitë e tij ose të saj, dhe shpjegoni se si ai ose ajo do të kontribuojë për një punëdhënës të mundshëm. Ju duhet të siguroni prova dhe arsye pse punonjësi është kandidati më i mirë për punën.
- Ju gjithashtu mund të përshkruani karakterin e punonjësit në trupin e letrës, por duhet të jeni të kujdesshëm që të mos përfshini informacione personale, të cilat jo vetëm që janë të dyshimta për punëdhënësit e mundshëm, por edhe të paligjshëm.
- Ju duhet ta mbyllni letrën me një paragraf të shkurtër dhe konciz që ju e rekomandoni shumë personin dhe ofroni ndihmë nëse punëdhënësi i mundshëm ka ndonjë pyetje. Për shembull, "Bazuar në përvojën time duke punuar me Amir Priambodo, do ta rekomandoja atë për pozicionin e menaxherit të markës në Brand Management, Inc. Nëse keni ndonjë pyetje ose shqetësim, ju lutemi më kontaktoni me email ose telefon."
Hapi 4. Përdorni fjalë pozitive dhe vepruese
Kur hartoni dhe më pas rishikoni, sigurohuni që përdorni gjuhë pozitive dhe vepruese kur përshkruani kandidatët. Ky veprim mund të ndihmojë punëdhënësit potencialë të kenë një ide për kandidatin dhe gjithashtu mund të përfaqësojë një imazh më pozitiv për veten.
- Përdorni fjalë si bashkëpunoni, bashkëpunoni dhe inkurajoni.
- Përdorni emra si lojtari i ekipit, aktivi dhe përgjegjësia.
- Përdorni mbiemra si të besueshëm, inteligjentë, miqësorë dhe të vendosur.
- Ju mund t'i bashkoni këto fjalë në fjali si "Amir dhe unë po bashkëpunojmë në një projekt marketingu dhe ai është një pasuri e rëndësishme në marrjen e disa klientëve të rinj. Ai është një lojtar shumë i përgjegjshëm, miqësor i ekipit dhe do të ketë një ndikim pozitiv në kompaninë tuaj”.
Hapi 5. Jini të sinqertë dhe mos e teproni
Ju dëshironi të promovoni kandidatin më të mirë të mundshëm duke qëndruar i sinqertë në lidhje me kualifikimet e tij ose të saj. Ekziston një vijë e hollë midis ndershmërisë dhe ekzagjerimit dhe ju duhet ta shmangni atë në mënyrë që punëdhënësit e mundshëm të mos dyshojnë se letra juaj është shkruar në mënyrë të pandershme.
Ju nuk keni pse të thoni që personi është më i miri ose më i madhi, përveç nëse ata janë. Në vend të kësaj, merrni parasysh të shkruani diçka si "Amir është një nga bashkëpunëtorët më të përgjegjshëm dhe miqësorë, dhe më pëlqeu të punoja me të." Kur vlerësoni aftësitë dhe aftësitë teknike të dikujt, mund të shkruani diçka si "Amir është ndër 5% të menaxherëve të markave me të cilët kam punuar"
Hapi 6. Rishikoni dhe redaktoni letrën referuese
Pas përfundimit të draftit fillestar të letrës, bëni rishikime në tekst për ta forcuar atë dhe shqyrtoni fushat që kërkojnë zhvillim të mëtejshëm. Ky hap ju lejon të redaktoni shkronjën për të gjetur gabime drejtshkrimore, pikësimi ose gramatikore.
- Sigurohuni që drafti i rishikuar ka një përbërës të duhur hyrës, një trup dhe një mbyllje të sinqertë, përmban fjalor pozitiv dhe jep pamjen më të mirë të kandidatit.
- Merrni parasysh të lexoni letrën me zë të lartë për të dëgjuar ndonjë gabim dhe ndihmoni të siguroheni që ajo tingëllon profesionale.
- Sigurohuni që informacioni që jepni në letër është i përshtatshëm për punën e re.
Hapi 7. Formatoni letrën tuaj
Para se të dërgoni një letër reference, duhet të përdorni formatin e duhur. Ky hap mund të ndihmojë për të siguruar që punëdhënësit e mundshëm ta marrin seriozisht letrën tuaj të referencës.
- Sigurohuni që letra të jetë e shtypur në letër me shkronja të kompanisë.
- Në rreshtin e parë, shkruani datën.
- Nën datën, shënoni adresën e punëdhënësit të mundshëm. Drejtojeni letrën mbikëqyrësit të kandidatit ose departamentit të burimeve njerëzore.
- Përfshini adresën tuaj të kontaktit poshtë informacionit në lidhje me punëdhënësin e mundshëm.
- Pas përshëndetjes, sigurohuni që të nënshkruani letrën me bojë të zezë dhe të printoni emrin tuaj nën të. Nëse dëshironi, mund të përfshini titullin e punës, emailin dhe numrin e telefonit.
Hapi 8. Kryeni përsëri kontrollin e personazheve
Para se të dërgoni një letër referimi, lexoni tekstin për herë të fundit. Ky hap siguron që ju të mos bëni ndonjë gabim ose të humbisni informacione të rëndësishme.
Metoda 2 nga 2: Sigurimi i Referencës Verbale
Hapi 1. Kontrolloni politikën e kompanisë në lidhje me referencat verbale
Disa kompani i lejojnë punonjësit të japin informacion bazë, siç janë vitet e shërbimit. Disa mund t'ju lejojnë të jepni referenca me shkrim. Sigurimi që ndiqni politikën e kompanisë për referencat mund t'ju ndihmojë të siguroni referencat më të mira verbale.
Hapi 2. Pajtohuni me kërkesat për referenca verbale
Nëse një punonjës ose koleg ju kërkon të jepni një referencë, sigurohuni që ta merrni kërkesën në një dritë pozitive. Nëse keni një përvojë të mirë me punonjësin, pajtohuni me kërkesën e tij për të siguruar referenca për punëdhënësit e mundshëm.
- Mos ofroni të jepni një referencë nëse nuk mund të thoni asgjë pozitive për punonjësin. Mos lejoni që të prishë shanset tuaja për të marrë punë.
- Jepni pëlqimin për të folur me një punëdhënës të mundshëm nëse keni punuar me personin për ca kohë. Ju mund të keni probleme t'i përgjigjeni pyetjeve rreth punonjësit ose t'i shpjegoni aftësitë e tij nëse e njihni vetëm për disa muaj.
- Sigurohuni që jeni personi i duhur për të dhënë një referencë. Ju mund të keni nevojë të kontrolloni me shefin tuaj ose politikën e kompanisë në lidhje me referimet.
Hapi 3. Kërkoni informacion në lidhje me punonjësin për ta përdorur si material referimi
Ju gjithashtu mund të keni nevojë për informacion bazë nga punonjësi në lidhje me punën për të cilën ai po aplikon dhe të dhëna të tjera përkatëse që duhet të dini.
- Kërkoni informacion në lidhje me punën për të cilën aplikon kandidati dhe një rezyme të përditësuar. Ju mund të keni nevojë të zbuloni se çfarë mendon ai për kontributin që ka dhënë në kompani dhe projektet në të cilat po punon dhe si do të kontribuojë në vendin e tij të ri të punës.
- Ju duhet të mblidhni çdo informacion që lidhet me punën e punonjësit, siç është vlerësimi i performancës.
- Merrni parasysh të lexoni korrespondencën tuaj me punonjësin për të vlerësuar nivelin dhe punën e tij profesionale. Ju gjithashtu mund të përdorni vlerësimin e performancës për këtë qëllim.
Hapi 4. Programoni një bisedë telefonike
Shumica e referencave telefonike jepen me telefon dhe do t'ju duhet të caktoni një kohë të përshtatshme për të folur me punëdhënësin e mundshëm të kandidatit. Duke lënë mënjanë një sasi të caktuar kohe për të folur për kandidatin mund të siguroni që ju mund të siguroni një referencë gjithëpërfshirëse, profesionale dhe pozitive.
- Kërkojini kandidatit të sigurojë informacionin tuaj të kontaktit tek punëdhënësi i ardhshëm ose të kërkojë të dhëna përkatëse se me kë të kontaktoni në kompaninë e re.
- Sigurohuni që ta planifikoni bisedën kur ndiheni të relaksuar dhe nuk jeni në nxitim për të marrë pjesë në një takim.
Hapi 5. Bëni shënime për referencat e telefonit
Pasi të keni përcaktuar orarin e bisedimeve dhe të keni mbledhur informacionin përkatës, bëni një shënim të vogël për kandidatin. Ky hap mund të ndihmojë që të mos harroni informacione të rëndësishme në lidhje me aftësitë ose sjelljen e kandidatit gjatë bisedës.
Meqenëse nuk i dini pyetjet që mund të bëjë një punëdhënës i mundshëm, sigurohuni që të mbani shënime për aspekte të ndryshme të kandidatit, përfshirë mënyrën se si e keni njohur dhe për sa kohë, në çfarë kapaciteti keni punuar dhe një vlerësim të aftësive të tij Me
Hapi 6. Përgjigjuni të gjitha pyetjeve plotësisht dhe me ndershmëri
Referencat verbale shpesh kërkojnë që ju t'i përgjigjeni pyetjeve që bëjnë punëdhënësit e mundshëm. Përgatitja e shënimeve dhe përgjigjja e pyetjeve të hollësishme dhe të sinqerta mund të ndihmojë kandidatët të marrin vendin e punës.
- Sigurohuni që të mos i mbivlerësoni kualifikimet e personit. Ju nuk keni pse të thoni se Ai është personi më i madh në botë”, por mund të thuash objektivisht“Ai është një nga kolegët/punonjësit më të mirë që kemi pasur ndonjëherë”.
- Ju lutemi mbani në mend se çdo dyshim në përgjigjen tuaj do të krijojë përshtypjen se jeni të pandershëm.
Hapi 7. Përdorni fjalë dhe fjali pozitive, përshkruese
Kur i përgjigjeni pyetjes së një punëdhënësi të mundshëm, sigurohuni që përdorni fjalë që e bëjnë kandidatin të duket tërheqës. Ky veprim do ta bëjë kandidatin të duket superior ndaj kandidatëve të tjerë.
- Ju gjithashtu mund të përdorni një larmi foljesh, emrash dhe mbiemrash për të përshkruar kandidatin. Sa më i qartë të jetë përshkrimi juaj, aq më shumë ka të ngjarë që të ndihmoni punëdhënësit potencialë të marrin një vendim të informuar.
- Për shembull, ju mund të thoni gjëra të tilla si "Amir Priambodo ka aftësinë për të zgjidhur problemet në një mënyrë shumë krijuese", ose "Ai mund t'i komunikojë idetë e tij në mënyrë të qartë".
- Sigurohuni që të jepni informacion në lidhje me aftësitë që do t'i nevojiten kandidatit në punën e tij të re.
Hapi 8. Shmangni subjektet personale
Flisni vetëm për gjëra që lidhen me performancën e kandidatit, të tilla si aftësitë udhëheqëse superiore ose aftësinë për të zgjidhur konfliktet midis kolegëve. Mos flisni për jetën tuaj personale pasi kjo do ta bëjë atë, dhe ju, dukuni më pak profesionistë për punëdhënësit e mundshëm.
- Mos diskutoni asgjë personale përfshirë fenë, statusin martesor, moshën ose shëndetin.
- Sigurimi i informacionit personal mund të rrezikojë shanset e një kandidati për të gjetur një punë. Kjo mund të jetë e paligjshme, në varësi të llojit të informacionit që zbuloni.
Hapi 9. Përfundoni referencën verbale
Plotësoni referencën verbale përmes telefonit sapo t'i përgjigjeni të gjitha pyetjeve të punëdhënësit të mundshëm. Ju mund të bëni pyetje nëse mendoni se është e nevojshme ose nëse mund të jepni shpjegime të mëtejshme në lidhje me kandidatin. Sigurohuni që falënderoni punëdhënësin potencial dhe ofroni të jepni informacione të mëtejshme nëse është e nevojshme.
