Një proces biznesi është një sistem që një kompani përdor për të arritur qëllimet e saj. Ky proces mund të interpretohet gjithashtu si hapat e ndërmarrë për të gjeneruar vlerë për klientët. Menaxherët analizojnë proceset e biznesit për të vlerësuar sa mirë po funksionojnë. Menaxheri së pari analizon proceset që po funksionojnë aktualisht. Pas kësaj, menaxhmenti mund të përcaktojë ndryshimet për të përmirësuar proceset ekzistuese. Përmirësimet e procesit mund të ndihmojnë kompanitë të kursejnë kohë, të ulin kostot ose të krijojnë produkte që janë më të përshtatshme për klientët.
Hapi
Pjesa 1 nga 2: Përcaktimi se si krijohen proceset e biznesit
Hapi 1. Përcaktoni proceset e biznesit
Proceset e biznesit i referohen aktiviteteve që punonjësit kryejnë çdo ditë për të arritur qëllimet organizative. Ky proces pasqyron veprimet e kompanisë për të arritur qëllime të caktuara. Procesi i biznesit duhet të përfshijë të gjitha ndryshimet ose përjashtimet e procesit. Për të kuptuar se si të analizoni një proces biznesi, duhet të keni parasysh se si krijohet një proces biznesi.
- Konsideroni qëllimin e detyrës. Për shembull, ju azhurnoni procesin e përdorur për të dërguar fatura te klientët. Shtrirja e detyrës i referohet sa i gjerë do të jetë shtrirja e detyrës. Në këtë rast, supozoni se qëllimi është të gjitha faturat e dërguara një klienti. Ju përcaktoni që në një muaj, mesatarisht 200 fatura u dërgohen klientëve..
- Specifikoni rezultatin e dëshiruar. Mendoni se çfarë po përpiqet të arrijë ky proces. Në këtë rast, ju dëshironi që faturat të dërgohen me saktësi te çdo klient sapo produkti të dërgohet. Ju do të dërgoni një kopje fizike të faturës kur dorëzoni porosinë. Ju gjithashtu do t'i dërgoni email një fature elektronike secilit klient.
- Listoni nënproceset që janë në proces. Sa më specifik të jetë një proces, aq më e lehtë është të analizohet dhe përmirësohet.
- Dokumentoni proceset e biznesit. Ju mund ta dokumentoni procesin si një listë hapash dhe të konsideroni paraqitjen e tyre në një diagram. Proceset shpesh kalojnë departamente të shumta në organizata të mëdha. Procesi i krijimit të faturës, për shembull, do të përfshijë departamentet e faturimit dhe kontabilitetit.
- Përcaktoni departamentet ose funksionet e njësive të ndryshme në proces së bashku me të gjitha hyrjet dhe rezultatet. Për shembull, bërja e një pagese pagese kërkon të dhëna nga departamenti i prodhimit për të gjetur numrin dhe orët e punëtorëve të punuar, departamenti i burimeve njerëzore për të gjetur normat dhe uljet e pagave, etj.
- Listoni të gjitha përjashtimet nga procesi. Pothuajse të gjitha procedurat e biznesit do të kenë përjashtime dhe ndryshime. Për shembull, mund të keni mundësi që klientë të caktuar të marrin zbritje të mëdha. Ky klient porosit produkte në sasi të mëdha. Dhënia e një zbritje të madhe e bën stafin e faturimit të zbresë shumën e zbritjes të llogaritur në programin e faturimit. Zbritjet e mëdha duhet të futen manualisht për të krijuar një faturë të saktë.
Hapi 2. Dokumentoni procesin e biznesit dhe mendoni se çfarë lloj procesi biznesi të krijoni
Ndarja e disa proceseve të biznesit sipas llojit do të ndihmojë analizën e procesit të biznesit dhe përmirësimin e procesit. Nëse dy procese janë të të njëjtit lloj, azhurnimet e procesit mund të jenë të ngjashme. Një proces i veçantë mund të jetë një proces operacional, mbështetës ose menaxhues.
- Proceset operacionale i referohen detyrave të përditshme të dërgimit të produkteve tek klientët. Procesi i krijimit të faturave për klientët mund të përfshihet në procesin operacional. Veryshtë shumë e rëndësishme të dërgoni fatura të sakta për klientët në mënyrë që pagesat të mblidhen sa më shpejt që të jetë e mundur.
- Proceset mbështetëse i referohen aktiviteteve mbështetëse operacionale të kompanisë suaj. Departamenti i Burimeve Njerëzore është një shembull i një zone të mbështetjes së kompanisë. Ky departament mbështet menaxherët e departamenteve në intervistimin dhe rekrutimin e punonjësve të rinj. Edhe pse Burimet Njerëzore nuk janë të përfshira drejtpërdrejt me klientët, ata mbështesin departamentin e operacioneve.
- Çdo organizatë ka nevojë për menaxhim për të drejtuar drejtimin e përgjithshëm të biznesit të kompanisë. Procesi i planifikimit dhe zbatimit të buxhetit është një proces menaxhimi. Të gjitha kompanitë duhet të kenë një proces formal të buxhetimit. Ky proces duhet të përfshijë menaxhmentin duke diskutuar buxhetin e kompanisë me menaxherin financiar.
Hapi 3. Analizoni proceset e biznesit për të gjetur simptoma të joefikasitetit të procesit
Proceset e biznesit konsistojnë në hyrje (hyrje) dhe dalje (dalje). Puna, energjia, materialet dhe pajisjet kapitale konsiderohen si inpute. Inputet janë aktive që përdoren për të gjeneruar të ardhura dhe fitime. Nga ana tjetër, prodhimi është një produkt ose shërbim fizik. Inputet hyjnë në proces dhe prodhojnë rezultate. Ju do të duhet të bëni një analizë për të kërkuar joefikasitetet e këtij procesi.
- Procesi juaj duhet të përdorë inputet në mënyrë efikase për të prodhuar rezultate. Për shembull, ju menaxhoni një degë të një dyqani riparimi. Kontributi juaj është puna, pajisjet dhe pjesët. Rezultati juaj janë shërbimet e klientit për riparimin e automjeteve.
- Një kohë e gjatë riparimi ose punë e mbetur është një tregues i joefikasitetit të procesit. Problemi mund të jetë për shkak se orari i riparimit të disa klientëve është shumë afër.
- Treguesit e joefikasitetit të procesit mund të shihen gjithashtu nëse kostoja e zëvendësimit të pjesëve tejkalon shumë buxhetin. Në këtë rast, problemi mund të jetë specifik për departamentin e blerjes, ose pjesët nga furnizuesi.
- Përcaktoni cilat procese kanë nevojë për përmirësim bazuar në problemet e identifikuara. Ju duhet t'i jepni përparësi disa proceseve të biznesit. Zgjidhni procesin që ka më shumë ndikim në biznesin tuaj. Për shembull, mund të dëshironi që së pari të rregulloni kohën e ekzekutimit. Koha e gjatë e përpunimit do të rezultojë në humbjen e klientëve nga kompania. Jepini përparësi përmirësimit të procesit.
Pjesa 2 nga 2: Analizimi i procesit të biznesit
Hapi 1. Flisni me njerëzit kryesorë për proceset brenda kompanisë
Pasi të keni vendosur që procesi të përmirësohet, diskutoni procesin me personat përgjegjës për zbatimin e tij. Merrni kohë për të intervistuar pjesëmarrësit kryesorë dhe kërkoni përmirësime që mund të bëhen.
- Pyesni për veprimet e stafit dhe pse.
- Përcaktoni hyrjen e nevojshme për të kryer secilën detyrë dhe ku merrni secilën hyrje. Nëse kompania prodhon xhinse xhins, duhet të dini se kush është furnizuesi i xhinsit dhe frekuencën me të cilën lëndët e para i dërgohen kompanisë.
- Identifikoni rezultatet e secilës detyrë dhe kush do t'i marrë ato. Nëse menaxhoni një punëtori, stafi i punëtorisë duhet të dokumentojë punën e tyre. Stafi i riparimit duhet t'i kalojë informacionet departamentit të faturimit, i cili më pas gjeneron një faturë për klientin.
- Kërkoni sugjerime se si të adresoni joefikasitetet e procesit që stafi juaj gjen.
Hapi 2. Krijoni një diagram të rrjedhës së biznesit për secilin proces
Grafikët e rrjedhës së procesit mund t'ju ndihmojnë të përshkruani proceset e biznesit. Ju mund të përdorni dokumentacionin nga diskutimi i procesit tuaj për të krijuar një diagram. Ky diagram duhet të ketë të gjitha hapat e nevojshëm për të përfunduar një proces të veçantë biznesi.
- Importantshtë e rëndësishme të theksohet se një diagram i procesit të biznesit duhet të përmbajë vetëm procedura të përcaktuara që punonjësit duhet të ndjekin.
- Diagramet e rrjedhës mund të vizatohen me dorë ose me softuer. Programet e fjalëve dhe tabelave me pajisjet e hartës mund të përdoren për të krijuar tabela të rrjedhës. Ju gjithashtu mund të gjeni softuer të specializuar për krijimin e tabelave të rrjedhës.
- Diagramet janë mjete shumë të dobishme për të parë qartë proceset e biznesit para jush. Ky mjet do ta bëjë identifikimin dhe korrigjimin e joefikasiteteve shumë më të lehtë.
- Pasi të bëhen ndryshime në proces, rishikoni përsëri rezultatet dhe shihni nëse procesi është përmirësuar në pritjet tuaja. Nëse jo, përsëritni procesin e analizës dhe përpiquni të identifikoni fushat që kanë nevojë për përmirësim. Analiza e procesit të biznesit është një aktivitet i vazhdueshëm në biznesin tuaj.
Hapi 3. Kryeni një sesion të stuhisë së ideve për të gjetur përmirësime të procesit
Shumë procese përfshijnë më shumë se një departament brenda biznesit tuaj. Sesionet e grupit do të identifikojnë joefikasitetet e procesit që ndikojnë në më shumë se një departament. Këto sesione gjithashtu mund të vërtetojnë informacionin e dhënë gjatë intervistave personale me pjesëmarrësit.
- Përmblidhni informacionin e marrë dhe ndani atë me pjesëmarrësit e procesit. Kjo do të përfshijë pjesëmarrësit që kanë qenë dhe nuk janë intervistuar më parë. Kërkoni reagime nga të gjithë. Ky reagim do të japë udhëzime shtesë për analizën tuaj.
- Informacioni i marrë nga pjesëmarrësit në proces duhet t'ju japë një ide të qartë se si funksionon procesi dhe cili është problemi.
- Diskutimi ndërpersonal bëhet baza për të bërë ndryshime në një proces. Ndryshimet mund të jenë zvogëlimi i kostos, zvogëlimi i kohës së ciklit të procesit, thjeshtimi i procesit ose përmirësimi i shërbimeve për klientët.
