Shkrimi i një emaili është në të vërtetë mjaft i thjeshtë, por ekziston një format i përgjithshëm të cilit duhet t'i kushtoni vëmendje. Gjithashtu, njihni ndryshimin midis postave elektronike zyrtare dhe atyre joformale. Këtu janë gjërat që duhet të dini.
Hapi
Metoda 1 nga 5: Hapat bazë të dërgimit të postës elektronike
Hapi 1. Krijoni një adresë emaili
Nëse nuk keni ende një adresë emaili, do t'ju duhet të regjistroheni me një ofrues të shërbimit të postës elektronike para se të vazhdoni. Për fat të mirë, shumë shërbime të postës elektronike falas në internet ju lejojnë të merrni një adresë email pa shpenzuar para. Disa nga shërbimet më të njohura të postës elektronike në internet përfshijnë:
- Gmail
- Hotmail
- Mail Yahoo
Hapi 2. Kliko "Kompozo" ose "E re
"Para se të shkruani një email, do t'ju duhet të hapni një kuti postare të re, të zbrazët për të kompozuar. Mënyra për të hapur kutinë postare ndryshon në varësi të shërbimit që po përdorni, por zakonisht do të ketë një buton pranë krye të faqes me një etiketë si "Kompozo", "E Re" ose "Mesazh i Ri".
Nëse nuk dini si të krijoni një mesazh të ri, kontrolloni faqen e mbështetjes së shërbimit tuaj të postës elektronike për të mësuar se si ta bëni atë në detaje
Hapi 3. Shkruani adresën e -mail të marrësit
Nuk keni nevojë të shkruani adresën tuaj të postës elektronike, por duhet të shkruani adresën e emailit të personit që do të marrë emailin tuaj.
- Zakonisht, ju thjesht mund të përdorni një hapësirë për të ndarë adresat e shumëfishta të postës elektronike, por disa shërbime kërkojnë që ju të ndani shumë adresa emaili me presje ose shenja të tjera pikësimi. Nëse shërbimi që po përdorni kërkon përdorimin e këtyre shenjave të pikësimit, ofruesi i shërbimit duhet të ketë dhënë udhëzime.
- Vendosni adresën e emailit të marrësit kryesor në fushën "Për:". Marrësi kryesor është zakonisht personi të cilit i drejtohet mesazhi, ose i referohet në trupin e emailit.
- Shkruani një adresë tjetër emaili në fushën "CC:". Kjo kolonë është kolona "kopje". Marrësit zakonisht futen në fushën e kopjes nëse emaili nuk i drejtohet posaçërisht marrësit të kopjes, por ka gjëra që ai ose ajo duhet t'i dijë.
- Përdorni fushën "BCC:" për të fshehur adresat e postës elektronike. Nëse nuk doni që marrësit të shohin se kujt i drejtohet një email, shkruani adresën e marrësit në fushën "kopje e verbër".
Hapi 4. Shkruani një titull informues
Çdo shërbim email ju lejon të shkruani titullin/subjektin e emailit tuaj në kutinë "Subject".
-
Titulli i emailit tuaj duhet të jetë i shkurtër, por jepni marrësit një ide mbi përmbajtjen e emailit.
- Për shembull, një email joformal drejtuar një shoku mund të titullohet "Si jeni?", Por nëse i dërgoni një detyrë me email, emaili mund të titullohet "Detyrë matematikore".
- Pyetjet për pedagogët ose eprorët gjithashtu mund të titullohen "Pyetje rreth …", pastaj të pasuara nga një etiketë e shkurtër që përmban një shpjegim të temës që po kërkoni.
- Mbani në mend se mesazhet pa titull do të shfaqen në kutitë hyrëse të marrësve të etiketuar "(pa subjekt)".
Hapi 5. Shkruani trupin e emailit tuaj
Trupi i emailit duhet të shkruhet në kutinë e madhe të tekstit poshtë fushës së titullit.
- Një email në përgjithësi duhet të përmbajë një përshëndetje, mesazh dhe mbyllje.
- Meqenëse emaili ka për qëllim komunikimin e shpejtë, në përgjithësi duhet të siguroheni që emaili juaj të mos jetë shumë i gjatë.
Hapi 6. Shtypni butonin "Dërgo"
Pasi të përfundoni kompozimin e emailit, rilexoni email -in për t'u siguruar që nuk keni bërë ndonjë gabim gramatikor ose drejtshkrimor dhe se mesazhi sjell temën që dëshironi të mbuloni. Kur emaili juaj është gati për t'u dërguar, klikoni "Dërgo" në kutinë e mesazheve për t'i dërguar email marrësit.
Metoda 2 nga 5: Shkrimi i një emaili jozyrtar
Hapi 1. Mësoni kur të dërgoni email joformal
Emailet jozyrtare duhet t'u drejtohen njerëzve për të cilët kujdeseni, përfshirë miqtë, familjen dhe partnerët. Nëse emaili juaj nuk është zyrtar dhe po ia dërgoni dikujt që e njihni mirë, mund të dërgoni një email joformal.
Koha e vetme e mirë për të dërguar një email zyrtar tek miqtë ose familja është kur po dërgoni një mesazh në grup me një ton zyrtar, siç është një kërkesë për donacione ose një reklamë. Meqenëse emaili gjithashtu do t'u dërgohet njerëzve që nuk janë shumë afër jush, do t'ju duhet të rregulloni tonin për t'i kënaqur ata njerëz
Hapi 2. Shkruani një titull joformal
Ju nuk keni pse të shkruani një titull, por duhet t'i jepni një titull emailit tuaj. Shkruani një titull të shkurtër, konciz dhe miqësor.
- Për shembull, nëse po i shkruani një email një shoku të vjetër, mund të përdorni një titull që ju bën të qeshni, ose një titull të thjeshtë si "Shumë kohë pa parë!".
- Nëse jeni duke shkruar një email me një qëllim specifik, shkruani qëllimin tuaj. Për shembull, nëse jeni duke shkruar një email për një takim, titullojeni emailin tuaj me një titull që përmend ngjarjen.
Hapi 3. Merrni parasysh të përmendni emrin e marrësit në email
Për emailet joformale, kjo nuk është rreptësisht e nevojshme, por mund të jetë ende një mënyrë e sjellshme për të filluar një mesazh.
-
Përshëndetja juaj mund të jetë aq e thjeshtë sa emri i marrësit:
"Bob",
-
Ju gjithashtu mund të përfshini një përshëndetje miqësore:
- "Përshëndetje, Bob!"
- "Zoti Bob,"
- "Në mëngjes, Bob!"
Hapi 4. Shkruani emailin qartë, por përdorni stilin e gjuhës joformale
Përmbajtja e emailit tuaj duhet të jetë e lehtë për t’u kuptuar, por me një ton bisedor joformal.
- Lexoni emailin dhe pyesni veten, a është ky email i ngjashëm me atë që do të thosha nëse do të flisja personalisht? Nëse përgjigja është po, ju keni gjetur tonin e duhur për email joformal.
- Përdorni shkurtesa. Shkurtesat nuk janë pjesë e shkrimit formal. por përdoret zakonisht në bisedat e përditshme. Prandaj, shkurtesa është e përshtatshme për email joformal.
- Përdorni zhargon nëse dëshironi. Ju mund të përdorni zhargon në internet, të tilla si: "thx" për "faleminderit". "Titi DJ" për "ki kujdes në rrugë", "s7" për "pajtohem", etj.
- Përdorni gjithashtu emoticons nëse është e nevojshme:).
Hapi 5. Merrni parasysh të shkruani emrin tuaj në fund të emailit
Ashtu si një përshëndetje, mbyllja ose nënshkrimi nuk janë vërtet të nevojshme për email jozyrtar, ato mund të jenë një mënyrë e mirë për të mbyllur një mesazh.
-
Mbyllja e emailit tuaj mund të jetë vetëm një emër:
- "Xhen"
- "-Jen"
-
Ju gjithashtu mund të bëheni pak krijues me mbylljet e postës elektronike:
- "Kjo është shumë kohë më parë! Jen."
- "Ky email do të fshihet automatikisht. 3… 2… 1 …"
Metoda 3 nga 5: Shkrimi i një Emaili Zyrtar
Hapi 1. Mësoni kur është koha për të dërguar një email zyrtar
Ju duhet të përdorni një email zyrtar kur shkruani mesazhe për njerëz që nuk i njihni mirë, siç janë shefat, kolegët, klientët dhe klientët, instruktorët dhe udhëheqësit e komunitetit/politikave.
-
Mbani në mend se mund të ndjeni se një email zyrtar është i panevojshëm kur u shkruani email personave të mësipërm, sapo të keni një lidhje me atë person. Kur një email zyrtar ndihet shumë i ngurtë, shkruani një email "gjysmë formal".
- Në emailet gjysmë-formale, stili juaj mund të jetë pak më i qetë, por prapë nuk ju lejohet të përdorni zhargon në internet.
- Ju ende duhet të përfshini një nënshkrim në email gjysmë-formal, por nuk keni nevojë të jepni të gjitha informacionet tuaja të kontaktit nën emrin tuaj.
Hapi 2. Shkruani një titull informues
Titulli juaj i emailit duhet të jetë i shkurtër por i saktë. Kaloni drejtpërdrejt në çështjen që po ngrini.
-
Për shembull:
- Kur i dërgoni email profesorit tuaj për një detyrë eseje, shkruani "Pyetje për ese".
- Kur aplikoni për një punë që e njihni nga shpallja, shkruani "Aplikimi për Pozicionin Menaxhues (Nga Reklama)".
- Nëse jeni duke shkruar një email duke kërkuar ndihmë nga shërbimi i klientit ose duke raportuar një problem teknik, shkruani "Problem me Pjesën #000000".
Hapi 3. Shkruani një përshëndetje zyrtare
Përshëndetja zyrtare duhet të përfshijë "I dashur/i dashur", i ndjekur nga emri i marrësit. Përdorni mbiemrin dhe titullin e duhur të marrësit, pastaj përfundoni përshëndetjen me një pikë.
-
Për shembull:
- "I dashur Z. Smith"
- "E dashur zonja Jones"
- "I dashur doktor Evans"
Hapi 4. Sigurohuni që përmbajtja e emailit të jetë në shënjestër dhe e saktë
Sigurohuni që të jetë jo më shumë se disa paragrafë, dhe se përmbajtja ka për qëllim të mbulojë vërtet subjektin e emailit. Përdorni gjuhën zyrtare dhe sigurohuni që drejtshkrimi dhe gramatika juaj të jenë të sakta.
- Shmangni përdorimin e shkurtesave.
- Mos përdorni zhargon në internet ose emoticons.
Hapi 5. Përdorni një përshëndetje të përshtatshme mbyllëse
Përshëndetja më e zakonshme e mbylljes është "Përshëndetje", por ka edhe disa përshëndetje të tjera mbyllëse që mund t'i përdorni gjithashtu. Përdorni një përshëndetje të sjellshme mbyllëse dhe përfundoni me presje.
-
Përshëndetjet e tjera mbyllëse që mund të përdorni përfshijnë:
- Pershendetje te mira,
- Faleminderit,
- Urimet më të mira,
Hapi 6. Siguroni informacionin e kontaktit në nënshkrimin tuaj nëse kërkohet
Përfshini emrin tuaj të plotë nën përshëndetjen e mbylljes së postës elektronike. Nën emrin tuaj, ju mund të dëshironi të përfshini titullin tuaj dhe informacionin e kontaktit që mund të kërkohet.
- Pozicioni juaj, nëse ka, duhet të përfshijë pozicionin dhe emrin e kompanisë/institucionit ku punoni.
- Përfshini të paktën një numër telefoni, numër faksi dhe adresë emaili. Ju gjithashtu mund të dëshironi të përfshini një adresë postare dhe një faqe në internet.
Metoda 4 nga 5: Llojet e E -Mail Jo Zyrtare
Hapi 1. Shkruani një email një shoku që u zhvendos në shtëpi
Nëse miqtë, familja ose partneri juaj kanë lëvizur kohët e fundit në shtëpi, shkruani një email për të pyetur për gjendjen e tyre. Pyesni se si po shkon procesi i tyre i migrimit, si është mjedisi i tyre i ri, etj.
Hapi 2. Dërgo email një shoku që nuk të ka dhënë kurrë një adresë emaili
Nëse merrni adresën e emailit të një shoku nga dikush tjetër, është shumë e rëndësishme të shkruani emailin dhe të siguroheni që emaili i mikut tuaj është i saktë. Mos harroni të shpjegoni gjithashtu se kush jeni.
Hapi 3. Mësoni të shkruani email për burrat
Nëse jeni grua dhe është hera e parë që i shkruani një email një djali, mund të ndiheni në ankth, veçanërisht nëse djali është një djalë që mund t'ju pëlqejë. Mundohuni të shkruani një email që duket i qetë, por gjithsesi i zgjuar dhe i qetë.
Edhe nëse duket e rrezikshme, mund të shkruani një email për të shprehur dashurinë tuaj
Hapi 4. Mësoni të shkruani email për gratë
Nëse jeni një djalë që i dërgon email një gruaje për herë të parë, mund ta shihni procesin shumë të vështirë. Qetësohuni dhe shkruani një mesazh që duket i rastësishëm por i zoti.
Hapi 5. Shkruani një email kërkues
Nëse doni të dukeni qesharake për marrësin e emailit, përdorni të njëjtën gjuhë me gjuhën joshëse që përdorni para marrësit. Ju gjithashtu mund të përdorni emoticons ose shprehje si "përqafime dhe puthje".
Ju gjithashtu mund të shkruani email joshës për njerëzit që njihni në faqet e takimeve. Nëse jeni duke e shkruar këtë email, duhet të dukeni joshëse, si dhe informuese, në mënyrë që ai të dijë se kush jeni
Hapi 6. Shkruani një email dashurie
Në këtë epokë dixhitale, emailet e dashurisë janë po aq të rëndësishme sa letrat e dashurisë. Nëse partneri juaj është atje dhe ju doni të shprehni dashurinë tuaj, mënyra më e shpejtë për ta bërë këtë është me email.
Metoda 5 nga 5: Llojet e e -maileve zyrtare
Hapi 1. Dërgoni aplikacionin tuaj të punës me email
Kur dërgoni me email aplikacionin tuaj dhe rinisni, duhet të shpjegoni se për cilën vend vakant po aplikoni, pse e doni punën dhe çfarë kualifikimesh keni që do t'ju bëjnë një përshtatje të mirë për punën. Ju gjithashtu duhet të përfshini CV -në tuaj si një shtojcë.
- Ju gjithashtu mund të shkruani një email për të aplikuar për një praktikë. Shpjegoni se çfarë lloj praktike dëshironi dhe si mund t'ju ndihmojë të përmbushni qëllimet tuaja të karrierës. Përfshini gjithashtu arsyet pse duhet të përzgjidheni për praktikën.
- Dërgoni një email vijues nëse nuk merrni një përgjigje në lidhje me pozicionin për të cilin po aplikoni.
Hapi 2. Mësoni si t'i dërgoni email pedagogëve
Dërgimi i profesorëve me email mund të jetë i frikshëm, por është akoma po aq e vështirë sa të dërgosh ndonjë email tjetër formal. Profesori juaj mund të jetë një person i zënë, kështu që bëni pyetjet sa më qartë që të jetë e mundur.
Nëse jeni të njohur mirë nga pedagogu, mund t'i dërgoni me email një kërkesë për një letër rekomandimi
Hapi 3. Dërgoni një email "pyetës"
Ky email është një kërkesë me email drejtuar redaktorit për pranimin e një vepre për botim. Ju duhet të shpjegoni punën tuaj në mënyrë që redaktuesi juaj ta kuptojë punën.
Hapi 4. Përdorni email për të kontaktuar personelin
Nëse mendoni se diçka nuk është në rregull me burimet njerëzore të kompanisë tuaj, mënyra më e shpejtë për ta zgjidhur atë është të dërgoni me email personelin e duhur në personel. Sigurohuni që emaili juaj të përshkruajë mirë problemin.
Paralajmërim
Mos jepni fjalëkalime, emra përdoruesi ose informacione personale, siç janë numrat e kartës së kreditit dhe TIN në email.
