Letrat hyrëse përdoren më së shpeshti në komunikimet e biznesit, për të vendosur kontakte, për të kërkuar informacion ose për të krijuar një përmbledhje të një produkti ose shërbimi të ri. Në përgjithësi, ju po i shkruani një letër hyrëse dikujt që nuk e njihni personalisht, gjë që e bën pak të vështirë për sa i përket ndjenjës ose stilit. Sidoqoftë, mund të mësoni disa këshilla të shpejta për t'ju ndihmuar ta bëni letrën tuaj aq koncize, të lexueshme dhe efektive sa hyrja juaj e dëshiruar.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Shkrimi i Parathënies
Hapi 1. Drejtojeni letrën tuaj një personi të caktuar, kurdo që të jetë e mundur
Një letër hyrëse duhet t'i drejtohet sa më mirë dikujt që do ta lexojë. Nëse jeni duke dërguar në një llogari të përgjithshme ose kompani punësimi dhe jeni të pasigurt, atëherë është në rregull t'i drejtoni letrën "Të gjithë të interesuarve" ose menaxherit të punësimit ose mbajtësit të titullit specifik.
Filloni letrën tuaj duke deklaruar pozicionin, titullin ose rolin tuaj dhe arsyen e shkrimit të letrës. Zakonisht nuk keni pse të përfshini emrin tuaj në shkronjë sepse emri juaj do të jetë në nënshkrim
Hapi 2. Thoni qartë qëllimet tuaja
Ju duhet të përcillni arsyen e shkrimit të letrës sa më herët që të jetë e mundur. Cfare doni? Pse e keni shkruar letrën? Nëse këto lloj pyetjesh shfaqen ndonjëherë në mendjen e një shefi ose kompanie, shanset janë që letra juaj të përfundojë në plehra në vend që të merrni një telefonatë interviste.
Ndaloni gjuetinë: "Unë po shkruaj për të pyetur për një vend të ri të mbikëqyrësit financiar" ose "Unë po shkruaj për të përshkruar një veçori të produktit të ri që kompania ime ka lëshuar kohët e fundit" janë deklarata qëllimi vërtet efektive për të qenë një nga fjalitë e para. Në letër
Hapi 3. Krijoni një ndjenjë ose stil të përshtatshëm për shkronjën
Kur shkruani një letër hyrëse, është mirë që të keni një stil të qëndrueshëm dhe kompetent që tingëllon i çuditshëm ose tingëllon shumë i dendur ose teknik. Për një letër hyrëse, letra juaj duhet të jetë profesionale, por jo e ftohtë ose e ngurtë. Theshtë e nevojshme të përfshihet një element i ngrohtësisë njerëzore në letër duke e mbajtur përmbajtjen e përgjithshme profesionale.
- Një gabim i zakonshëm që bëjnë shkrimtarët e papërvojë është të përpiqen dëshpërimisht të shmangin shkurtesat që të krijojnë përshtypjen se letra është përkthim, jo letër e shkruar. Përdorni shkurtime/kontraktime, lërini të tingëllojë si bisedë e rrjedhshme, por gjithsesi profesionale. Lëreni që letra t'ju përfaqësojë.
- Mos u përpiqni të tingëllojë i zgjuar duke zëvendësuar fjalët e përdorura zakonisht me ato në thesaurus/fjalor. Kjo nuk është një tezë masteri, por një letër hyrëse. Përdorni fjalë të sakta dhe koncize.
Hapi 4. Krijoni një lidhje personale
Shpjegoni se si keni mësuar për punën, vendin e lirë ose kompaninë që kërkoni dhe krijoni një lidhje. Kur lexoni një letër hyrëse, punëdhënësi ose koordinatori i punësimit duhet të kenë një panoramë të qartë se kush jeni, pse e doni punën dhe nëse jeni apo jo i përshtatshëm për këtë punë. Nëse kjo lidhje është mjaft e fortë, do të thirreni për një intervistë dhe kjo ju jep mundësinë për të përfunduar punën.
Nëse keni lidhje me këdo që punon për kompaninë ose madje jeni referuar të aplikoni, ose edhe nëse njihni dikë që ka pasur ndihmë nga agjencia juaj në punën e tyre, është një ide e mirë të prezantoheni nga brenda letrës. Kjo mund të nxisë kujtesën e dikujt ("Oh, ky është personi për të cilin Joko po fliste!"), Ose t'i bëjë ata të kujtohen që në fillim
Pjesa 2 nga 3: Shkrimi i Përmbajtjes së një Letre
Hapi 1. Lidhni kualifikimet tuaja me pozicionin e kërkuar
Nëse jeni duke u përpjekur të përshkruani kualifikimet, kompetencat ose aftësinë tuaj për të trajtuar një punë ose projekt, është një ide e mirë të bëni një lidhje të qartë me disa fjali dhe të shpjegoni se si përvoja juaj lidhet me aftësinë tuaj për ta bërë këtë, pavarësisht nëse është e re pozicioni, transferimi, ose një punë e re. krejtësisht e re.
- Përshkruani përvojën tuaj në fushë ose industri siç tregohet në referencën në letër. Nëse e keni drejtuar letrën tuaj hyrëse siç u përmend më herët, ajo do të përqëndrohet në një lloj fushe profesionale ose industriale. Ideashtë një ide e mirë të përfshini aftësi dhe përvojë specifike për ta bërë letrën më efektive.
- Të dëshirosh një punë nuk është e njëjtë me të kesh kualifikimet për atë punë. Nëse në hyrjen tuaj ju shpjegoni se doni të merrni një telefonatë për një intervistë pune sepse mendoni se vërtet përshtateni, nuk keni nevojë ta përsërisni atë pesëdhjetë herë. Të shkruash se "vërtet ke nevojë për këtë punë" nuk të bën një kandidat që tërheq vëmendjen.
Hapi 2. Bëhuni sa më specifik që të jetë e mundur
Vendosni një kohë që mund të takoheni personalisht, ose shprehni atë që shpresoni të shihni më vonë në përgjigjen tuaj ndaj letrës suaj. Nëse doni të flisni më shumë për kualifikimet tuaja në një intervistë, thjesht thuajeni këtë. Nëse vërtet dëshironi punën, thjesht thuajeni. Mësoni gjithçka në lidhje me procesin e punësimit, ose procesin e aplikimit që keni shkruar, pastaj pyesni për fazën tjetër të procesit.
Përqendroni letrën tuaj motivuese drejt një niveli të caktuar pune. Lloji i punës ose pozicionit nuk duhet të thuhet në mënyrë eksplicite, por mbani në mend se çfarë lloj rezultatesh po kërkoni për ta mbajtur letrën relevante
Hapi 3. Mos përfshini informacione tashmë në CV tuaj
Ideashtë një ide e keqe të vendosësh tituj, nderime dhe emra të famshëm në një letër. Përsëritja e informacionit lehtësisht të dukshëm në një rezyme është humbje e hapësirës në letër. Mos shkruani informacione që mund të mblidhen shpejt dhe lehtë diku tjetër. Ju shkruani për të shitur veten dhe për të krijuar mundësi.
Hapi 4. Shkruani me qëllim të marrjes së një thirrjeje për intervistë
Ndoshta ju nuk do të merrni një punë ose asgjë vetëm nga fuqia e një letre. Shkrimi i një letre do t'ju çojë në pragun tuaj, një mundësi për të provuar veten dhe aftësitë tuaja për të qenë personi ose punonjësi për të cilin ka nevojë lexuesi i letrave. Për këtë arsye, është një ide e mirë të shkoni direkt në pikë, të përqendroheni në kualifikimet tuaja si dhe lidhjen tuaj me pozicionin dhe të shkoni deri në fazën tjetër të procesit, qoftë intervista apo faza tjetër të punësimit.
Përsëritni informacionin më të rëndësishëm në pjesën e mbylljes. Para se ta mbyllni letrën me një përshëndetje, është një ide e mirë të përsërisni shkurtimisht atë që dëshironi drejtpërdrejt
Pjesa 3 nga 3: Rishikimi dhe Përsosja e Letrave
Hapi 1. Rishikoni dhe korrigjoni letrën tuaj
Pas shkrimit të një drafti të letrës, është e nevojshme të rishikoni letrën tuaj dhe ta përmirësoni atë nga struktura e fjalisë etj. Të gjithë shkrimtarët e mirë e dinë që një vepër nuk mund të quhet e përfunduar derisa të rishikohet. Pasi të keni mbaruar së shkruari letrën, pjesa më e vështirë ka mbaruar, por ka ende kohë për ta përsosur dhe përsosur atë.
- Rishikimi është më shumë sesa thjesht të fshish gabimet e gabimit ose të korrigjosh gabimet drejtshkrimore. Shikoni përsëri letrën tuaj dhe sigurohuni që ka një ndeshje midis kryefjalës dhe foljes, kuptimi është i qartë dhe letra juaj po arrin qëllimin e saj të synuar.
- Pasi të mendoni se shkrimi juaj ka mbaruar, mund të filloni të kontrolloni dhe kërkoni "gjërat e fundit të rëndësishme", gjërat e minutës së fundit që përfshijnë korrigjimin e gabimeve të gabimit drejtshkrimor dhe formatimin e letrës suaj.
Hapi 2. Bëni një letër të thjeshtë dhe koncize
Në përgjithësi, një letër hyrëse nuk duhet të jetë më e gjatë se pjesa e përparme e faqes, ose midis 300 dhe 400 fjalë. Cilado qoftë arsyeja, ka një shans të mirë që i shkruani dikujt që duhet të merret me shumë letra në një ditë të caktuar, dhe ai nuk dëshiron të shohë një letër hyrje të gjatë, të tepërt. Ashtë turp që puna juaj e madhe të përfundojë në plehra, kështu që mbajeni të shkurtër. Përqendrohuni vetëm në përpjekjen për të përcjellë informacionin më të rëndësishëm në letrën tuaj.
Hapi 3. Formatoni shkronjën ashtu siç duhet të jetë
Letrat duhet të jenë të orientuara siç duhet në faqe, duke përfshirë një hyrje të veçantë, paragrafin e trupit dhe një mbyllje koncize. Nëse shkruani një paragraf të shkurtër pa informacion kontakti ose përshëndetje, nuk do të merrni punën, ose nuk do të arrini në hyrje.
- Përfshini një CV ose rezyme të përshtatshme, si një shtojcë e letrës hyrëse. Letra hyrëse duhet të jetë e para në paketën e aplikimit.
- Përfshini informacione të mira kontakti. Bëni redaktimet përfundimtare të letrës hyrëse, duke u siguruar që keni përfshirë informacione të rëndësishme kontakti, të vendosura zakonisht në këndin e sipërm të djathtë të kokës së letrës. Përfshini një adresë emaili, numër telefoni dhe informacione të tjera bazë të kontaktit.
Hapi 4. Merrni parasysh përfshirjen e shënimeve
Disa mësues shkruajnë letra biznesi dhe ekspertët e komunikimit sugjerojnë shtimin e informacionit më të rëndësishëm ose urgjent në një shënim ose shënim në letër. Arsyeja është se kjo shpesh funksionon mirë përsa i përket mënyrës sesi njerëzit e përpunojnë komunikimin në formën e një letre. Në vend që të vendosni informacione të rëndësishme në fund, një shënim ose shënim i rëndësishëm mund të jetë më efektiv. Ndërsa kjo mund të tingëllojë joformale për disa, mund të jetë një mënyrë efektive për të theksuar informacionin e rëndësishëm dhe për ta bërë letrën tuaj të spikatur.
