Ka shumë ngjarje në jetë që kërkojnë nga ju që të kërkoni një zgjatje të kohës. Ndoshta keni nevojë për kohë për të bërë detyrat e shtëpisë, ose keni probleme me përfundimin e projekteve të punës në kohë. Në raste të tilla, duhet të jeni në gjendje të shkruani një letër që kërkon një zgjatje të kohës në mënyrë efektive dhe të përshtatshme. Mendoni për kërkesën tuaj, si për shembull sa kohë ju nevojitet dhe pse? Pastaj, shkruani letrën në një stil zyrtar dhe dërgojeni me një gjurmues për t'ju mbajtur të qetë.
Hapi
Metoda 1 nga 3: Përpilimi i Përmbajtjes së Letrës
Hapi 1. Shkruani sa më shpejt të jetë e mundur
Pasi të kuptoni se keni nevojë për një zgjatje, përgatitni një letër menjëherë. Ju duhet t'i jepni marrësit sa më shumë kohë të jetë e mundur për të vendosur për situatën tuaj. Ju gjithashtu duhet të paraqiteni gati pavarësisht faktit se po kërkoni një rregullim të orarit.
Hapi 2. Përcaktoni sa kohë shtesë ju nevojitet
Merrni parasysh të gjithë faktorët dhe bëni një kërkesë realiste. Nëse koha e kërkuar është shumë e shkurtër, mund t'ju duhet të kërkoni një zgjatje më vonë. Sa herë që është e mundur, afatet nuk duhet të humbasin. Pra, është më mirë nëse llogaritjet tuaja janë pak të ekzagjeruara.
- Në varësi të situatës, ju mund të dëshironi ta konsideroni këtë letër si pjesë të negociatave. Në këtë rast, është një ide e mirë të kërkoni më shumë kohë në mënyrë që të ketë akoma vend për kompromis dhe për të gjetur një terren të mesëm.
- Matni shpejtësinë tuaj bazuar në përparimin tuaj aktual dhe në cilën pjesë nuk është përfunduar ende. Për shembull, nëse keni punuar në një projekt konsultimi për tre muaj, duhet të jeni në gjendje të vlerësoni se sa punë është ende e papërfunduar.
- Jini të vetëdijshëm se marrësi i letrës mund të ketë gjithashtu një afat kohor. Ndoshta ata gjithashtu kanë një afat që tani duhet të shtyhet prapa. Për shembull, pedagogët zakonisht duhet t'i japin fakultetit notat e gjysmës së semestrit dhe duhet të caktojnë dorëzimin e detyrave të studentëve sipas afatit.
Hapi 3. Njihni rregullat
Njihni afatin e saktë para se të kërkoni një rregullim. Mos jepni përshtypjen se nuk mund ta menaxhoni kohën tuaj duke kërkuar një zgjatje pa e ditur situatën aktuale. Për shembull, disa agjenci qeveritare kërkojnë që ju të paraqisni një kërkesë brenda 24 orëve nga kontakti fillestar. Nëse nuk mund ta takoni, mund të thoni që orari është shumë i ngushtë.
Hapi 4. Përfshini një shpjegim të besueshëm
Ju i kushtoni kohë hartimit të letrës dhe marrësi gjithashtu merr kohë për ta lexuar atë. Pra, bëjeni kuptimplotë këtë letër. Mendoni për arsyen tuaj të vërtetë dhe përcillni atë me ndershmëri tek marrësi. Mos gënjeni ose ekzagjeroni arsyet sepse do të humbni veten.
- Një arsye e mirë që mund të parashtrohet është dëshira për të punuar tërësisht dhe me kujdes. Për shembull, nëse jeni duke përfunduar një projekt që ndikon në sigurinë e një numri të madh njerëzish, shprehja e këtij fakti në shpjegimin tuaj do t'ju sjellë dobi.
- Nëse ka disa arsye, zgjidhni më të mirën. Për shembull, nëse lini një ofertë pune, thoni që dëshironi të bëni kërkime shtesë mbi shpenzimet e lëvizjes (nëse është e vërtetë), mos thoni që po prisni edhe një ofertë tjetër.
Hapi 5. Jepni disa detaje të zgjedhura
Detajet do të japin një prekje të vërtetësisë dhe aftësisë në të shkruar. Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse i shkruani qeverisë ose një grupi njerëzish që nuk i keni takuar kurrë personalisht.
- Për shembull, nëse gjyshi juaj vdiq dy ditë para afatit të esesë në kolegj, ju mund të dëshironi ta përshkruani ngjarjen si një "urgjencë familjare", jo vetëm një "çështje urgjence". Ju gjithashtu do të duhet të përmendni largimin e gjyshit tuaj dhe disa informacione në lidhje me udhëtimin tuaj në shtëpi.
- Përgatitni dokumentet para se të paraqisni një kërkesë. Ju mund të keni nevojë të përshkruani aplikimin ose punësimin tuaj të mëparshëm, veçanërisht nëse keni të bëni me qeverinë ose organet e tjera zyrtare. Duke treguar se keni ndjekur të gjitha hapat e procesit deri në këtë pikë do të përfitoni rastin tuaj.
Hapi 6. Zgjidhni një stil dhe përmbajtje pozitive
Askush nuk dëshiron të lexojë një letër që përmban një ankesë. Në vend të kësaj, përshkruani ngjarjen negative shpejt dhe në nivel, pastaj kaloni në zgjidhjen pozitive që keni kërkuar. Për shembull, nëse mendoni se oferta juaj e pagës fillestare është shumë e ulët, mund të shkruani, "Më duhet pak kohë për të marrë parasysh ofertën tuaj. Megjithatë, unë mendoj se paga më e lartë më lejon të punoj në mënyrë më efikase."
Hapi 7. Hulumtoni letrën para se ta dërgoni
Merrni disa minuta për të rilexuar letrën tuaj para se ta dërgoni. Kërkoni gabime redaktuese dhe shtypëse. Drejtoni një program gramatikor dhe kontrollues të drejtshkrimit në kompjuter. Kërkojini mikut tuaj të besuar ta lexojë. Mos nxitoni ose mos e kaloni këtë hap sepse nëse bëni një gabim, do të hasni si të pakujdesshëm dhe kjo mund të ndikojë në rezultatin përfundimtar.
Metoda 2 nga 3: Ndjekja e Rregullave Formale të Shkrimit të Letrave
Hapi 1. Përgatitni pjesën e titullit
Data duhet të jetë në këndin e sipërm të djathtë të faqes. Kaloni një rresht nën të, pastaj shkruani adresën, gjithashtu të rreshtuar djathtas. Pastaj, kaloni një rresht tjetër dhe shkruani adresën e plotë të marrësit të rreshtuar majtas.
Nëse kërkesa dërgohet përmes postës elektronike, mund të hiqni datën dhe pjesën e adresës dhe të shkoni direkt në përshëndetje. Sidoqoftë, sigurohuni që përdorni një subjekt efektiv dhe të qartë. Për shembull, nëse po i dërgoni një letër një pedagogu, shkruani temën "Kërkesë për Zgjerimin e Punimit të Historisë Javaneze të Andi Widodo"
Hapi 2. Përdorni një përshëndetje zyrtare dhe të plotë
Filloni me "I dashur". Pastaj ndiqni titullin dhe emrin. Për shembull, "I dashur. Z. Baskoro "ose" I dashur. Zonja Darmawati ". Ndonjëherë ju gjithashtu duhet të përdorni një titull të ndërlikuar, si, "I dashur. Profesor Abdurrahman "ose" I dashur. Raden Wiraningrat ".
- Edhe nëse e njihni marrësin në mënyrë joformale, kjo letër është ende një kërkesë zyrtare, kështu që stili dhe përmbajtja duhet të jenë formale. Mos shkruani, "Përshëndetje, Don", për shembull.
- Mundohuni të gjeni një person specifik që do të marrë letrën tuaj. Përndryshe, letra juaj do të duket si një letër e formatit. Për shembull, "I dashur. Raden Wiraningrat "është më mirë se" Për të interesuarit ".
Hapi 3. Përdorni formatimin e shkurtër të paragrafit
Trupi i letrës duhet të përbëhet nga vetëm 1-3 paragrafë. Në shumicën e rasteve, ju mund të hapni me 1-2 rreshta, të shpjegoni kërkesën në 2-4 rreshta dhe të përfundoni me 1-2 rreshta. Nëse duhet të krijoni deri në tre paragrafë të plotë, ndani hyrjen, trupin dhe përfundimin.
Për të hapur letrën, mund të thuash, "Unë jam Andi Widodo, një student që ndjek klasën tuaj të Historisë Javaneze çdo të hënë në mëngjes në dhomën III-C." Kjo do të zgjojë kujtesën e pedagogut dhe ai nuk do të duhet të kërkojë atë që jeni
Hapi 4. Kushtojini vëmendje fjalëve përfundimtare
Mos e anashkaloni rëndësinë e përfundimeve të qëndrueshme. Përdoreni këtë fjali të fundit për të përsëritur rastin tuaj (në një rresht) dhe falënderoni marrësin për kohën. Mund të shkruani, "Faleminderit për kohën dhe konsideratën tuaj."
- Mbyllni letrën me një përshëndetje zyrtare para emrit tuaj. Disa prej tyre janë "Sinqerisht", "Sinqerisht", ose "Me gjithë respektin e duhur".
- Nëse keni nevojë për një përgjigje brenda një kohe të caktuar, përfshini atë informacion në fund. Mund ta vendosni në rreshtin e falënderimeve. Për shembull, "Faleminderit për konsideratën tuaj dhe mezi pres të dëgjoj nga ju javën tjetër." Kur shkruani këtë pjesë, përpiquni të mos jepni përshtypjen e presionit ose ndjekjes së marrësit.
Hapi 5. Shkruani emrin dhe nënshkrimin tuaj të plotë
Nën përshëndetjen "Sinqerisht", lini 3-4 rreshta bosh. Pastaj, shkruani emrin e plotë të rreshtuar majtas. Përdorni vijën bosh për të shtuar nënshkrimin origjinal. Nëse kjo letër do të dërgohet me email, mund të fshini rreshtin bosh dhe thjesht shkruani emrin.
Metoda 3 nga 3: Dërgimi i Letrave Përfituesve
Hapi 1. Bëni ose ruani një kopje të letrës suaj
Pasi të keni korrigjuar draftin dhe para se ta dërgoni, bëni një fotografi të letrës, (e transferuar në PDF), ruani draftin në internet ose fotokopjoni atë. Ju mund të keni nevojë të shënoni datën e dorëzimit nëse nuk është e njëjtë me datën e letrës. Mbajeni këtë kopje në një vend të sigurt për skedarët personal.
Hapi 2. Anije me anije standarde
Merreni letrën në postë, dorëzojani nëpunësit ose vendoseni në kutinë postare. Nëse doni siguri që posta është marrë, kërkoni një shërbim gjurmimi.
Nëse letra dërgohet me postë, sigurohuni që të jetë e shtypur në një printer me cilësi të lartë me bojë të mirë. Letrat e kërkesës të shkruara me dorë në përgjithësi nuk pranohen
Hapi 3. Dërgojeni me email
Kjo është ndoshta mënyra më e mirë për të dërguar një kërkesë pasi nuk kërkon shumë kohë dhe është shumë e besueshme. Sigurohuni që adresa e postës elektronike të marrësit është e saktë dhe përfshini numrin tuaj të identifikimit, nëse është e rëndësishme, në subjekt.
- Marrësi mund të shohë ditën dhe orën që keni dërguar emailin. Jini të vetëdijshëm për këtë nëse dërgoni shpesh email natën vonë.
- Sigurohuni që emaili juaj të jetë formal me adresën që përdorni. Paraqisni nga një llogari me pamje profesionale. Një shembull i një llogarie të përshtatshme emaili për punë është "[email protected]".
- Nëse po dërgoni një letër me faks, sigurohuni që të prisni për faqen e konfirmimit që tregon se letra juaj është dërguar dhe marrë me sukses.
Hapi 4. Bëni një kërkesë me telefon në vend të një letre
Nëse kërkesa juaj është urgjente ose po i afrohet minutës së fundit, mund të jetë një ide e mirë të pyesni personalisht përmes telefonit. Nëse ky është rasti, përmbajuni një qëndrimi formal dhe tregoni rastin tuaj në mënyrë koherente.
Këshilla
- Mundohuni të shkruani një shkronjë me një faqe ose më pak. Një letër si kjo duket e plotë, por e lehtë për t’u lexuar.
- Dijeni nëse marrësi do të dërgojë një përgjigje, të tillë si një letër konfirmimi.
Paralajmërim
- Premtoni diçka realiste. Mos lejoni që koha juaj shtesë të shpenzohet në detyra shtesë.
- Përfitoni sa më shumë nga kjo shtesë. Mos lejoni që të kërkoni përsëri një zgjatje.
- Sigurohuni që keni përfshirë të gjitha formatet e kërkuara. Disa organizata kërkojnë që ju të përdorni një format shkronjash që ata kanë përcaktuar.
