Nëse punoni si mësues ose si një shkrimtar teknik manual, sigurisht që do t'ju duhet të shkruani udhëzime çdo ditë. Sidoqoftë, për shumicën e njerëzve, të shkruash udhëzime të qarta mund të jetë e vështirë. Ju mund të kaloni një hap të rëndësishëm sepse supozoni se lexuesi do ta bëjë atë automatikisht ose do ta ngatërroni lexuesin me veprimet e shumta të përfshira në një hap të vetëm. Për të qenë në gjendje të shkruani udhëzime të qarta, së pari duhet të dini se si ta përfundoni detyrën. Merrni udhëzuesin tuaj fjalë për fjalë për t'u siguruar që ndihmon lexuesin të përfundojë detyrën.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Kuptimi i detyrave
Hapi 1. Mblidhni materialet e nevojshme
Para se të shkruani një udhëzues, duhet të jeni të njohur me detyrën e përfshirë. Përgatitni të gjitha mjetet dhe pajisjet e nevojshme dhe rregulloni ato në rendin në të cilin ato përdoren.
Shkruani gjithçka që ju nevojitet. Kur shkruani një udhëzues, mund t'ju duhet të rendisni të gjitha furnizimet dhe materialet e nevojshme për të përfunduar detyrën
Hapi 2. Përfundoni vetë detyrën e lidhur
Edhe nëse arrini ta përfundoni vetë detyrën e lidhur disa herë, është një ide e mirë ta përsërisni përsëri detyrën kur shkruani udhëzuesin në mënyrë që të mos humbisni asgjë.
- Nëse e dini mirë detyrën, mund të dëshironi të merrni një shkurtore. Sigurohuni që të mos humbisni asnjë hap ose informacion kur shkruani udhëzuesin.
- Imagjinoni që po shkruani një recetë për dikë. Nëse e gatuani këtë pjatë shpesh, mund të jeni në gjendje të vlerësoni përbërësit që ju nevojiten vetëm duke i parë ato. Sidoqoftë, njerëzit e tjerë natyrisht kanë nevojë për një numër të saktë të dozave të këtyre përbërësve.
Hapi 3. Krijoni një skicë të detajuar
Ndërsa kryeni detyra, merrni një minutë për të shkruar atë që keni bërë. Kjo do t'ju ndihmojë të shkruani udhëzuesit tuaj në një mënyrë logjike. Nëse bëni një detyrë ndërsa shkruani hapat, do të dini saktësisht se çfarë duhet bërë dhe kur ta përfundoni atë.
Hapi 4. Përcaktoni auditorin tuaj
Mënyra se si është shkruar udhëzuesi mund të përshtatet me llojin e njerëzve që do të lexojnë dhe ndjekin udhëzuesin tuaj. Si të shkruani një udhëzues për adoleshentët do të jetë ndryshe nga të rriturit.
Ndikon gjithashtu në arsyet e auditorit për përfundimin e detyrës. Qëllimi i një studenti që punon në një projekt është padyshim i ndryshëm nga ai i një të rrituri që dëshiron të përfundojë punën e tij
Hapi 5. Krijoni një hyrje të shkurtër
Kjo hyrje do t'i tregojë lexuesit se çfarë mund të bëhet dhe cilat do të jenë rezultatet kur të përfundoni detyrën. Jini të vetëdijshëm se shumica e njerëzve do të anashkalojnë hyrjen, ose do ta kalojnë atë. Pra, mos përfshini informacion ose paralajmërime të rëndësishme në hyrje.
- Për shembull, nëse jeni duke shkruar një udhëzues se si të bëni sanduiçe me gjalpë kikiriku dhe pelte, mund të përmendni shkurtimisht se sanduiçët me gjalpë kikiriku dhe pelte janë një opsion i mirë dhe i thjeshtë për drekat dhe ushqimet e pasdites të fëmijëve.
- Nëse mendoni se keni nevojë të përfshini një paralajmërim në hyrjen tuaj, është një ide e mirë ta përfshini atë në një nga hapat në rast se lexuesi humbet hyrjen tuaj.
Pjesa 2 nga 3: Shkrimi i Udhëzuesit
Hapi 1. Ndani detyrën në hapa të vegjël
Çdo hap duhet të përmbajë një veprim. Nëse keni më shumë se një ose dy fjali për hap, përpiquni ta ndani atë në hapa më të shkurtër dhe më të thjeshtë.
Për shembull, ju keni shkruar një udhëzues se si të ecni qenin tuaj. Hapi që thotë "Vendosni jakën në qafën e qenit dhe lidhni zinxhirin" është një hap i kombinuar që përbëhet nga dy veprime: lidhja e zinxhirit dhe lidh frenat. Pra, shkruani "Vendoseni zinxhirin rreth qafës së qenit" si hapi i parë, dhe "Vendoseni zinxhirin në zinxhir" si hapi i dytë.
Hapi 2. Filloni çdo hap me një fjalë veprimi
Çdo hap i shkruar duhet të jetë i realizueshëm. Përdorni foljet për të treguar saktësisht se çfarë veprimi duhet të ndërmerret për të përfunduar një hap në detyrë.
- Ndërtoni fjalitë tuaja për t'i treguar dikujt se çfarë të bëjë, jo atë që ai duhet të dijë.
- Për shembull, le të themi se po shkruani një udhëzues se si të ecni qenin tuaj dhe një hap është të rregulloni madhësinë e shiritave. Për këtë hap, fraza "kontrolloni madhësinë e shiritave" ose "matni qafën e qenit tuaj" ka më shumë gjasa sesa thjesht "Njihni madhësinë e shiritave tuaj".
Hapi 3. Ndiqni përparimin logjik
Supozoni se lexuesi do të fillojë të punojë menjëherë pasi të lexojë hapin e parë. Zakonisht, lexuesi nuk do t'i lexojë hapat udhëzues deri në fund. Nëse ka informacion që lexuesi duhet të dijë për të përfunduar detyrën, përfshini këtë informacion në hapat udhëzues.
- Nëse ekziston një rrezik në një hap të veçantë, përfshini një paralajmërim në atë hap. Mos përfshini një paralajmërim në hyrje ose në fund të udhëzuesit kur është tepër vonë.
- Përfshini udhëzimet e duhura në mënyrë që lexuesit të dinë kur i kanë bërë hapat në mënyrë korrekte. Për shembull, ju mund të shkruani "Rripat janë me madhësinë e duhur nëse mund të kaloni dy gishta midis pjesës së pasme të jakës dhe qafës së qenit."
Hapi 4. Zgjidhni fjalët tuaja me kujdes
Përdorni një gjuhë të thjeshtë që është e lehtë për t'u kuptuar nga të gjithë. Ju duhet të shmangni përdorimin e zhargonit ose termave teknikë. Nëse duhet të përdorni një term teknik, mbajeni atë të shkurtër dhe të thjeshtë.
Për shembull, nëse jeni duke shkruar një udhëzues se si të paraqisni një padi, mund t'ju duhet të përfshini kushtet ligjore. Shkruani së pari një shpjegim të thjeshtë, pastaj vazhdoni me termat teknikë të përdorur në gjykim
Hapi 5. Përdorni folje pozitive
Zakonisht, është një ide e mirë të shkruani atë që lexuesi duhet të bëjë për të përfunduar detyrën, në vend se çfarë të mos bëni. Kur një person lexon një udhëzues, mendja e tij do të synojë të përfundojë detyrën. Nëse filloni me gjërat që nuk duhet të bëjnë, ata mund të ngatërrohen dhe të bëjnë atë që nuk duhet.
Për shembull, nëse jeni duke shkruar një udhëzues se si të ecni qenin tuaj, ju mund të dëshironi të shkruani "sigurohuni që zinxhiri është i lidhur mirë" ose "rregulloni jakën në mënyrë që të përshtatet siç duhet" në vend të "mos e vendosni zinxhirin në shumë të ngushtë "ose" mos vish një jakë shumë të ngushtë. "shumë të ngushtë."
Hapi 6. Shkruani në vetën e dytë
Përdorni fjalën "ju" për t'iu drejtuar drejtpërdrejt lexuesve tuaj në mënyrë që ata të mos ngatërrohen. Kur përdorni fjalën "ju", lexuesit do të dinë se çfarë duhet bërë për të përfunduar detyrën pa pasur nevojë të hamendësojnë.
Për shembull, nëse shkruani "leva duhet të shtypet", po e bëni lexuesin të mendojë se kush duhet të shtypë levën. Fraza "ju duhet të shtypni levën" ose madje "shtypni levën" nuk do ta lërë lexuesin në dyshim
Hapi 7. Përfshini alternativat
Ndonjëherë, ka më shumë se një mënyrë për të përfunduar një ose më shumë hapa. Përfshini alternativat së bashku me hapat në mënyrë që lexuesit të zgjedhin mënyrën që preferojnë.
Për shembull, nëse jeni duke shkruar një udhëzues se si të bëni një sanduiç me gjalpë kikiriku dhe pelte, përfshini një mbushje alternative, siç është "Gjalpi i bajames për njerëzit me alergji ndaj kikirikut"
Hapi 8. Përfshini një imazh nëse ndihmon
Ekziston një fjalë e urtë që thotë diçka e tillë, "një fotografi është më e mirë se një mijë fjalë". Për të krijuar udhëzime të qarta, ndonjëherë fotografitë ose diagramet do ta bëjnë më të lehtë për lexuesit të kuptojnë udhëzimet që jepni.
Për më shumë udhëzime teknike, sigurohuni që imazhi mund të ndihmojë qartë lexuesin dhe se veprimi në figurë nuk pengohet nga mjete ose duar
Pjesa 3 nga 3: Testimi i udhëzuesve të krijuar
Hapi 1. Organizoni udhëzuesin tuaj në seksione
Detyrat komplekse kanë më shumë se një pjesë. Nëse jeni duke shkruar një udhëzues për një detyrë të madhe që ka disa seksione më të vogla, ndani ato në seksione të veçanta.
- Nëse po numëroni udhëzuesit, caktoni një numër në secilën pjesë. Lexuesi do të ndiejë suksesin e arritjes pas përfundimit të secilës pjesë.
- Edhe nëse detyra juaj nuk ka pjesë që janë vetëm pjesërisht të kontrollueshme (gjysmë të pavarura), ndani atë në pjesë nëse detyra ka hapa të shumtë. Në atë mënyrë, lexuesi nuk do të tronditet nga numri i hapave në udhëzues.
Hapi 2. Provoni të bëni udhëzuesin që keni shkruar
Nëse nuk mund t'i ndiqni udhëzimet e shkruara, as dikush tjetër. Kërkojini një shoku të lexojë dhe të ndjekë udhëzuesin dhe pyeteni nëse ka ndonjë pjesë që e ngatërron atë.
Ju mund të keni nevojë të testoni udhëzuesin disa herë, veçanërisht nëse udhëzuesi juaj është i gjatë ose kompleks
Hapi 3. Ndryshoni me kujdes udhëzuesin tuaj
Shtypjet dhe gabimet gramatikore do të prishin qartësinë e udhëzuesit tuaj duke e bërë të vështirë ndjekjen. Lexoni udhëzuesin tuaj mbrapa dhe me radhë për t'u siguruar që nuk ka gabime.
Nëse nuk jeni të sigurt në aftësitë tuaja të redaktimit, pyesni një mik që të kontrollojë udhëzuesin tuaj
Hapi 4. Përfshini një listë të mjeteve dhe materialeve të nevojshme
Sidomos nëse detyra kërkon mjete ose materiale speciale, kjo listë do të jetë një ndihmë e madhe për lexuesin. Vendoseni këtë listë në fillim të udhëzuesit në mënyrë që lexuesi të mbledhë të gjitha mjetet dhe materialet para fillimit të detyrës.
Imagjinoni që po shkruani një recetë. Recetat përfshijnë gjithmonë të gjithë përbërësit dhe mjetet e gatimit të nevojshme në fillim. Në atë mënyrë, ju mund të mblidhni gjithçka para gatimit
Hapi 5. Jepni paralajmërimet e duhura
Kur testoni udhëzuesin, mund të zbuloni rreziqe të fshehura që nuk u zbuluan kur keni shkruar për herë të parë udhëzuesin. Paralajmëroni lexuesit që të mund të ruhen nga ky rrezik.
