Konferencat janë vendi i duhur për njerëzit që kanë të njëjtat interesa për t'u takuar me njëri -tjetrin dhe për të shkëmbyer idetë e fundit në fushat e tyre përkatëse. Konferencat zakonisht mbahen rregullisht nga institucionet arsimore, kompanitë, grupet e nivelit të marketingut, komunitetet fetare dhe të tjerë. Nëse dëshironi të mbani një konferencë, filloni duke përgatitur një plan të plotë pune së bashku me një sërë aktivitetesh që duhet të kryhen, për shembull përcaktimi i vendndodhjes së konferencës, bërja e një liste të pjesëmarrësve, përpilimi i materialeve, përgatitja e pajisjeve për prezantime, sigurimi i vakteve dhe nevojave të ndryshme të tjera që duhet të mendohen dhe planifikohen sa më mirë që të jetë e mundur. Nëse hasni telashe gjatë zbatimit të planeve tuaja, qetësohuni dhe keni besim se mund ta përballoni konferencën. Një aspekt i rëndësishëm që përcakton suksesin e mbajtjes së një konference është zbatimi i aktiviteteve një nga një duke bërë një listë të detyrave që janë përfunduar dhe atyre që ende duhet të bëhen.
Hapi
Pjesa 1 nga 4: Planifikimi i Konferencës: Faza e Hershme
Hapi 1. Bëni përgatitjet paraprakisht
Planifikimi për konferencën duhet të fillojë të paktën tetë muaj më parë, madje edhe më herët nëse konferenca do të jetë e madhe ose e madhe.
- Mbani në mend se shumë salla konferencash dhe institucione hotelierike duhet të rezervohen disa muaj më parë. Për më tepër, pjesëmarrësit që jetojnë jashtë qytetit duhet të rregullojnë oraret e udhëtimit në mënyrë që ata të mund të marrin pjesë në konferencë.
- Për më tepër, sponsorët dhe korporatat e mëdha gjithashtu mund të duhet të planifikojnë buxhetin e tyre vjetor disa muaj më parë. Pra, mbështetja financiare dhe jo-financiare prej tyre për ngjarjen tuaj duhet të negociohet paraprakisht.
Hapi 2. Formoni një komitet
Shumë çështje të rëndësishme duhet të vendosen kur përgatiteni për një konferencë. Duke formuar një komitet, do të merrni informacion nga disa njerëz para se të merrni një vendim. Ata gjithashtu do t'ju ndihmojnë të mendoni përmes detajeve.
- Punësoni koordinatorë, pra personelin kyç i cili do të marrë vendime të rëndësishme dhe do t’i kushtojë shumë kohë koordinimit. Nëse keni fonde të mjaftueshme, punësoni një koordinator në mënyrë që ai ose ajo t'ju ndihmojë të planifikoni dhe ndani detyrat.
- Zbuloni nëse ka pasur konferenca për të njëjtën temë. Nëse po, ftoni koordinatorin që mbajti konferencën të bashkohet me komitetin. Nëse ai nuk mund të marrë pjesë, pyesni nëse mund të kërkoni material që është mbuluar tashmë për ta bërë më të lehtë përgatitjen e konferencës.
Hapi 3. Vendosni qëllime dhe krijoni një axhendë pune
Shkruani se për çfarë po e mbani konferencën, e cila do të përbëjë bazën për çdo vendim. Duke ditur se çfarë doni t'i jepni dhe kujt para se të përgatiteni për konferencën do ta ketë më të lehtë për ju që të vini në zbatim planet tuaja.
Nëse nuk keni mbajtur kurrë një konferencë, filloni duke planifikuar një konferencë të vogël dhe të shkurtër. Merrni parasysh mbajtjen e një konference 1-2-ditore me një kapacitet prej 250-300 pjesëmarrësish
Hapi 4. Përcaktoni vendndodhjen dhe datën e konferencës
Edhe pse datat dhe vendet e reja mund të përcaktohen pasi të keni bërë një plan të detajuar, do t'ju duhet të vlerësoni sa kohë do të keni në dispozicion për t'u përgatitur.
- Para se të caktoni një datë, kërkoni informacion paraprakisht se në cilin muaj dhe ditë mbahet zakonisht konferenca në mënyrë që zbatimi të mos pengohet. Për shembull, në Evropë, konferencat zakonisht mbahen midis marsit dhe qershorit ose shtatorit dhe nëntorit të hënën-të martën ose të enjten-të premten sepse pjesëmarrësit janë më pak të interesuar të marrin pjesë në konferenca në kohë të tjera. Zbuloni orarin e saktë në vendndodhjen tuaj para se të vendosni për një datë të konferencës.
- Kohëzgjatja e konferencës varet nga numri i vlerësuar i pjesëmarrësve dhe të gjitha nevojat që duhet të sigurohen gjatë konferencës. Për 250-300 persona, caktoni një konferencë që do të zgjasë 2 ditë të plota.
- Merrni parasysh mundësinë e mbajtjes së një konference brenda qytetit, por sigurohuni që të ketë akses në aeroportin më të afërt, akomodim dhe objekte të përshtatshme. Ne ju rekomandojmë që të mbani një konferencë në një qytet të madh ose destinacion turistik për të tërhequr më shumë njerëz që duan të bashkohen me konferencën.
Hapi 5. Përcaktoni titullin e konferencës
Pas përcaktimit të titullit, mund të publikoni dhe bëni plane sepse tashmë ka siguri për materialin si bazë për shpërndarjen e informacionit përmes mediave sociale.
Zgjidhni një titull që nënkupton qëllimin dhe/ose sfondin e pjesëmarrësve të konferencës. Kërkoni frymëzim duke përdorur titujt e konferencave që janë mbajtur, por sigurohuni që të vendosni vetë
Pjesa 2 nga 4: Përgatitja për Konferencën
Hapi 1. Bëni një buxhet financiar
Asnjë aktivitet nuk mund të kryhet pa llogaritur sasinë e fondeve që duhet të shpenzohen në detaje, për shembull për të marrë me qira një ndërtesë, për të përgatitur materiale dhe për të paguar tarifat e folësve. Të gjitha shpenzimet duhet t'i referohen buxhetit financiar. Nëse po delegoni përgjegjësi, sigurohuni që asistenti juaj t'i përmbahet kufirit të buxhetit që keni vendosur.
Shuma e buxhetit ndikohet nga prania ose mungesa e sponsorëve. Ju mund t'i kërkoni sponsorit të sigurojë fonde për financimin e konferencës. Sidoqoftë, sponsori gjithashtu ka të drejtë të përcaktojë disa gjëra në konferencë. Për shembull: përcaktimi se kush do të japë një prezantim ose propozimi i një folësi si një nga panelistët, për shembull: një biznesmen i suksesshëm në një kompani sponsorizuese dhe prezantimi i një marke duke vendosur një logo në të gjitha materialet e konferencës. Përparësia, sponsori do të sigurojë para paraprakisht në mënyrë që ta përdorni menjëherë për të realizuar planin
Hapi 2. Përcaktoni çmimin dhe metodën e shitjes së biletave
Disa konferenca janë falas, disa janë shumë të shtrenjta. Para se të përcaktoni çmimet e biletave dhe mënyrën e shitjes së tyre, merrni parasysh aspektet e mëposhtme:
- Cilat janë kostot e përgatitjes për konferencën? Nëse doni të mbani një konferencë në shkallë të vogël që nuk kushton shumë para, ju rekomandojmë që të mos i ngarkoni pjesëmarrësit. Përndryshe, pjesëmarrësve u kërkohet të paguajnë bileta për të mbuluar shpenzimet e përgatitjes së konferencës.
- Përcaktoni tarifën e regjistrimit nëse doni të mbani një konferencë për disa ditë ose të siguroni ushqim. Tarifat e regjistrimit të konferencës në qytetet kryesore në Indonezi shkojnë nga disa qindra mijëra në miliona rupi.
- Shumë konferenca ngarkojnë tarifa të nivelit sipas pozicionit ose statusit të pjesëmarrësit. Për shembull: konferencat akademike zakonisht i ngarkojnë studentët më pak se mësuesit. Punonjësit e sponsorëve gjithashtu paguhen më pak se pjesëmarrësit e rregullt.
Hapi 3. Vendosni për një vend konferencë
Kur zgjidhni një vendndodhje, merrni parasysh numrin e pjesëmarrësve, lehtësinë e arritjes në vendndodhje, disponueshmërinë e hapësirës së parkimit, distancën nga dhe nga transporti publik, aeroportet dhe hotelet. Përveç gjetjes së një vendi të përshtatshëm për konferencën, sigurohuni që të gjithë pjesëmarrësit ta arrijnë atë me lehtësi.
Kërkoni informacion mbi ndërtesat ose hotelet që ofrojnë salla konferencash brenda qytetit. Për konferenca të vogla, merrni me qira një dhomë në një kishë ose shtëpi takimesh
Hapi 4. Përfitoni nga ndihma e personelit që punon si staf i menaxhimit të sallës së takimeve
Nëse burimet janë të disponueshme në ndërtesën që zgjidhni për konferencën, përfitoni sa më shumë prej tyre. Stafi është i njohur me detyrat e tyre të përditshme dhe është i gatshëm t'u përgjigjet pyetjeve, të zgjidhë problemet ose të japë këshilla kur është e nevojshme.
Ju mund të përdorni shërbimet e personelit të cilët janë përgjegjës për menaxhimin e aktiviteteve në sallën e mbledhjeve, për shembull për të trajtuar aranzhimet e hollësishme të konferencës. Edhe pse ka një tarifë, nuk keni pse t'i bëni të gjitha këto aktivitete vetë, pasi do të marrë shumë kohë për disa javë
Hapi 5. Përcaktoni menunë e konsumit
Mbani në mend se pjesëmarrësit duhet të gjejnë ushqim gjatë konferencës dhe ka të ngjarë që shumë pjesëmarrës të mos e dinë se çfarë ushqimi është në dispozicion rreth vendit të konferencës. Konsideroni nëse keni nevojë të përdorni një shërbim hotelieri për të siguruar mëngjes, drekë dhe ushqime të vogla ose zbuloni nëse menaxheri i sallës së konferencave mund të përgatisë ushqime për të gjithë pjesëmarrësit.
Kur zgjidhni një menu, mbani në mend se shumë njerëz nuk duhet të hanë ushqime të caktuara për shkak të alergjive ose preferencave. Sipërmarrësit me përvojë të shërbimit të hotelierisë mund të ofrojnë disa opsione, për shembull: menu vegjetariane, pa arra, pa gluten, ushqim hallall, ose opsione të tjera menuje
Hapi 6. Merrni kohë për të bërë një kontroll vendndodhjeje
Pasi të jeni kujdesur për të gjitha gjërat që duhen përgatitur, merrni kohë për të vizituar vendin e konferencës një ditë më parë. Mos prisni derisa të vijë Dita juaj e re D me pjesëmarrësit që do të bashkohen në konferencë.
Një ditë më parë, ejani në vendin e konferencës dhe mbani një takim me të gjithë personelin e përfshirë për të siguruar që gjithçka është e përgatitur mirë deri në detajet më të vogla
Pjesa 3 nga 4: Bërja e Programit të Konferencës
Hapi 1. Programoni konferencën
Pas marrjes së një panoramë të madhe të temave që do të diskutohen dhe përcaktimit të titullit të konferencës, përgatitni një orar duke filluar nga hapja e konferencës deri në mbyllje. Konferencat mund të mbahen në mënyra të ndryshme sipas fushës së biznesit që diskutohet. Për ta bërë më të lehtë planifikimin, konferencat zakonisht mbahen në rendin e mëposhtëm:
- Filloni konferencën me një hyrje ose fjalim hapës i cili zakonisht mbahet nga një person i njohur në një fushë të caktuar biznesi dhe është bërë një folës i mirënjohur. Ju mund ta mbani ngjarjen në mbrëmje dhe pastaj të përfundoni me darkë ose si sesioni i parë në mëngjes për të filluar konferencën.
- Ndani pjesën tjetër të orarit në seanca më të shkurtra. Nëse konferenca mbahet me kërkesë të pjesëmarrësve sipas propozimeve të tyre, përshtateni materialin me nevojat e pjesëmarrësve. Sidoqoftë, mund të përfshini gjithashtu oraret e punëtorive, klipe filmash ose materiale të tjera në orarin e konferencës. Në varësi të numrit të pjesëmarrësve të pranishëm, përcaktoni nëse çdo sesion mund të ndiqet nga të gjithë pjesëmarrësit (i quajtur "plenum") ose pjesëmarrësit duhet të ndahen në disa grupe dhe secili grup do të marrë pjesë paraprakisht në sesione të ndryshme sipas zgjedhjes së tyre (të quajtura "grupe”).
- Mbyllni konferencën duke ftuar folësit të paraqesin material që motivon ose sfidon pjesëmarrësit.
Hapi 2. Vendosni se si të zhvilloni sesionin
Ju mund të zgjidhni se si të zhvilloni sesionin sipas nevojave të kompanisë, për shembull duke dhënë mësim, duke diskutuar raste, duke mbajtur seminare, duke paraqitur politikat ose rezultatet e kërkimit më të fundit, duke bërë pyetje ose duke paraqitur duke përdorur rrëshqitje.
- Zgjedhja se si të dorëzohet materiali do të ndikojë në strategjinë e publikimit. Pra, përgatitni sa më shpejt materialin që është shumë i dobishëm për pjesëmarrësit.
- Kohëzgjatja e secilës sesion mund të fillojë nga 45 minuta në 3 orë në varësi të numrit të prezantimeve dhe përmbajtjes së ofruar.
Hapi 3. Konsideroni nëse doni të përfshini aktivitete të tjera
Mendoni për aktivitetet e dobishme që mund të përfshihen në orar dhe luajnë një rol të rëndësishëm në mbështetjen e suksesit të konferencës, për shembull:
- Programoni aktivitete në dobi të organizatës pjesëmarrëse në konferencë, të tilla si një takim biznesi ose prezantim çmimesh.
- Siguroni ushqim nëse pjesëmarrësve u ngarkohet një tarifë regjistrimi. Nëse nuk ka pagesë, kërkoni nga pjesëmarrësit të sjellin drekë (si opsioni i fundit). Pjesëmarrësit zakonisht presin të hanë të paktën një vakt. Nëse vendi i konferencës është në qytet, siguroni një pushim në mënyrë që pjesëmarrësit të kenë drekë në një restorant aty pranë.
- Pyesni nëse pjesëmarrësit do të donin të planifikonin një ngjarje argëtuese, për shembull: bëni një turne në qytet, shikoni një shfaqje komedie gjatë natës, shikoni një film ose shikoni një shfaqje në teatër. Ngjarja mund të jetë më e përshtatshme për një konferencë të mbajtur në një qytet të madh ose për një kompani, por jo gjithmonë.
Pjesa 4 nga 4: Botimi
Hapi 1. Përcaktoni pjesëmarrësit që do të marrin pjesë
Konferencat janë shumë të ndryshme, për shembull konferenca që janë akademike, fetare dhe biznesi me pjesëmarrës të ndryshëm. Para planifikimit, sigurohuni që mjaft pjesëmarrës të jenë të interesuar të marrin pjesë në konferencë.
Nuk keni nevojë të bëni shumë publicitet nëse doni të mbani konferenca për grupe të vogla, të tilla si punonjësit e kompanisë ose komunitetet e kishës. Ju mund të informoni planet e konferencës duke dërguar një email, duke njoftuar në buletinin e kompanisë dhe/ose duke njoftuar në një takim administrativ
Hapi 2. Kërkojuni udhëheqësve të kompanisë të marrin pjesë
Për të bindur njerëzit në kompaninë tuaj, duhet të dilni me një titull tërheqës ose të ftoni një folës të shkëlqyeshëm.
Pasi të keni marrë konfirmimin nga folësit e mirënjohur, përfshini informacionin në materialet e konferencës dhe njoftoni pjesëmarrësit e mundshëm
Hapi 3. Krijoni një faqe në internet
Sot, media dixhitale është një mjet shumë i rëndësishëm për suksesin e konferencës. Krijoni një emër në internet me lidhje që janë të lehta për tu gjetur nëse kërkoni fjalën kyçe të titullit të konferencës ose fjalë të tjera që lidhen me konferencën. Shkruani informacione të hollësishme në lidhje me konferencën në faqen e internetit dhe përfshini një lidhje në të gjitha materialet e shtypura dhe reklamuese që lidhen me konferencën.
- Përfshini datën, kohën dhe adresën e vendndodhjes së konferencës në faqen e internetit, duke përfshirë emrat e folësve të famshëm. Informoni gjithashtu transportin, strehimin, vendet interesante dhe oraret e konferencave nëse ka.
- Përfshini një lidhje në internet nëse pjesëmarrësit janë në gjendje të regjistrohen.
Hapi 4. Vendosni një reklamë
Filloni të reklamoni shumë më parë (një vit më parë) në mënyrë që folësit të mund të paraqesin propozime që përmbajnë material për t'u paraqitur në konferencë. Zgjidhni mënyrën e duhur të botimit sipas madhësisë së konferencës dhe prejardhjes së pjesëmarrësve. Konsideroni se nga pjesëmarrësit potencialë marrin informacionin e tyre, ndoshta nga:
- Mediat sociale, për shembull nga llogaritë e organizatës sponsorizuese në Facebook dhe Twitter
- Lista e kontakteve në Listservs dhe adresat e postës elektronike
- Blog, revistë, gazetë ose revistë biznesi
- Postera, fletushka ose njoftime të tjera dërguar grupeve, organizatave ose kompanive përkatëse
Hapi 5. Kërkoni propozime
Kur përgatitni një draft reklamë, tregoni se jeni të hapur për regjistrim ose jeni në pritje të paraqitjes së propozimeve individuale ose grupore në formën e letrave, propozimeve të panelit ose materialeve të punëtorisë.
Ju mund të përcaktoni kohëzgjatjen e propozimit sipas linjës së biznesit. Në fushën e arsimit, konferencat në shkallë të vogël zakonisht kërkojnë abstrakte prej disa qindra fjalësh, ndërsa konferencat në shkallë të gjerë kërkojnë dorëshkrime të plota
Hapi 6. Filloni të pranoni regjistrimet
Përgatitni lehtësira në mënyrë që pjesëmarrësit të regjistrohen para konferencës, edhe pse është ende disa muaj përpara. Në këtë mënyrë, ju mund të vlerësoni numrin e pjesëmarrësve që do të marrin pjesë.
- Krijoni një faqe në internet që lidhet me faqen e internetit të konferencës për regjistrim. Nëse nuk keni aftësi teknike për të krijuar një faqe në internet, përdorni një shërbim ekzistues. Për shembull, përdorni shërbimet e paguara të RegOnline, e cila është një kompani që kujdeset për regjistrimin në internet për ngjarje të ndryshme, përpunon të dhënat dhe jua dërgon atyre duke ua bërë të lehtë përdoruesve qasjen në to.
- Pjesëmarrësit gjithashtu mund të regjistrohen me telefon ose faksimile nëse keni lehtësinë për të përpunuar faturat e pagesave duke përdorur një kartë krediti.
- Nëse nuk pranoni regjistrim në internet ose telefon, ju lutemi krijoni një formular aplikimi PDF dhe ngarkojeni atë në faqen e internetit. Informoni pjesëmarrësit që ata mund të printojnë formularin, ta plotësojnë dhe ta dërgojnë me një çek ose dëshmi transferimi në adresën e emailit të kompanisë tuaj.
- Në mënyrë që pjesëmarrësit të regjistrohen herët, ofroni zbritje për pjesëmarrësit që bëjnë pagesa të paktën një muaj më parë. Çmimet e biletave janë pak më të shtrenjta nëse pjesëmarrësit paguajnë në vendin e konferencës.
Këshilla
- Pyesni folësin nëse ai ose ajo ka nevojë për pajisje shtesë për prezantimin, të tilla si një skenë, televizor, ekran i madh ose kompjuter.
- Kur zgjidhni një menu ushqimore, sigurohuni nëse ka pjesëmarrës që duhet të bëjnë një dietë me ushqime të caktuara.
- Kur krahasoni kostot e qirasë, kërkoni çmime për ushqimin, ujin, pijet freskuese, etj. sepse mund të jetë shumë e shtrenjtë.
- Kur zgjidhni një dhomë, merrni parasysh qëllimin e konferencës dhe vendosni nëse doni të përdorni auditorin ose karriget dhe tryezat për të mbajtur shënime.
