Asistenti Out Of Office ose "Outdoors" në Microsoft Outlook ju lejon të vendosni përgjigje automatike që u dërgohen njerëzve që ju kontaktojnë ndërsa jeni joaktiv ose jashtë zyrës. Funksioni Out Of Office është i disponueshëm vetëm për përdoruesit e llogarisë Microsoft Exchange. Sidoqoftë, edhe përdoruesit shtëpiak pa një llogari Exchange mund të krijojnë modele "jashtë zyrës" dhe të krijojnë rregulla për programin në mënyrë që Outlook të dërgojë përgjigje automatikisht.
Hapi
Metoda 1 nga 4: Outlook 2013 dhe 2010
Hapi 1. Klikoni në menunë "File", pastaj zgjidhni "Info" nga menyja e shiritit anësor të majtë
Hapi 2. Zgjidhni "Përgjigjet automatike (jashtë zyrës)"
Kutia e dialogut "Përgjigjet automatike" do të hapet pas kësaj.
Nëse ky opsion nuk është i disponueshëm, mund të përdorni një llogari jo-Exchange. Ndiqni hapat e përshkruar në metodën e katërt në këtë artikull për të vendosur përgjigje automatike në llogaritë jo-Exchange
Hapi 3. Kontrolloni opsionin "Dërgo përgjigje automatike"
Hapi 4. Kontrolloni opsionin "Vetëm dërgoni gjatë këtij intervali kohor", pastaj zgjidhni kohën e dëshiruar të fillimit ("Koha e fillimit") dhe kohën e përfundimit ("Koha e përfundimit")
Për shembull, nëse planifikoni të bëni një pushim dy javor, zgjidhni kohëzgjatjen e pushimit tuaj.
Hapi 5. Klikoni në skedën "Brenda organizatës sime", pastaj shkruani një mesazh të automatizuar që do t'u dërgohet kolegëve (në të njëjtën zyrë ose kompani) që duan t'ju kontaktojnë
Hapi 6. Klikoni në skedën "Jashtë organizatës sime", pastaj shkruani një mesazh të automatizuar që do t'u dërgohet njerëzve jashtë organizatës ose zyrës tuaj që duan të lidhen me ju
Për shembull, shkruani një mesazh duke shpjeguar se jeni i zënë dhe drejtojeni dërguesin e mesazhit që të bëjë pyetje dhe të diskutojë çështje me kontaktet e tjera në zyrë.
Hapi 7. Klikoni "OK"
Njerëzit që ju dërgojnë email kur nuk jeni në zyrë do të marrin një mesazh të automatizuar që krijoni.
Metoda 2 nga 4: Outlook 2007
Hapi 1. Klikoni në menunë "Tools", pastaj zgjidhni "Out of Office Assistant"
Do të hapet kutia e dialogut "Asistenti jashtë zyrës".
Nëse ky opsion nuk është i disponueshëm, mund të përdorni një llogari jo-Exchange. Ndiqni hapat e përshkruar në metodën e katërt në këtë artikull për të krijuar përgjigje automatike në llogaritë jo-Exchange
Hapi 2. Kontrolloni opsionin "Dërgo përgjigje automatike nga zyra"
Hapi 3. Kontrolloni opsionin "Vetëm dërgoni gjatë këtij intervali kohor", pastaj zgjidhni kohën e dëshiruar të fillimit ("Koha e fillimit") dhe kohën e përfundimit ("Koha e përfundimit")
Për shembull, nëse planifikoni të jeni jashtë zyrës për një ditë, zgjidhni një datë të përshtatshme (data juaj e pushimit ose data juaj e shfaqjes, për shembull).
Hapi 4. Klikoni në skedën "Brenda organizatës sime", pastaj shkruani përgjigjen automatike që dëshironi t'u dërgoni kolegëve (në të njëjtën zyrë ose kompani) që duan t'ju kontaktojnë
Për shembull, shpjegoni se nuk jeni në zyrë për një ditë dhe menaxheri do të jetë përgjegjës për punën tuaj ndërsa jeni larg.
Hapi 5. Klikoni në skedën "Jashtë organizatës sime", pastaj shkruani një mesazh të automatizuar që dëshironi t'u dërgoni njerëzve jashtë organizatës ose zyrës tuaj që duan t'ju kontaktojnë
Hapi 6. Klikoni "OK"
Njerëzit që ju dërgojnë email kur nuk jeni në zyrë do të marrin një mesazh të automatizuar që krijoni.
Metoda 3 nga 4: Outlook 2003
Hapi 1. Klikoni në menunë "Tools", pastaj zgjidhni "Out of Office Assistant"
Do të hapet kutia e dialogut "Asistenti jashtë zyrës".
Nëse ky opsion nuk është i disponueshëm, mund të përdorni një llogari jo-Exchange. Ndiqni hapat e përshkruar në metodën e katërt në këtë artikull për të krijuar përgjigje automatike në llogaritë jo-Exchange
Hapi 2. Kontrolloni opsionin "Unë jam aktualisht jashtë zyrës"
Hapi 3. Shkruani mesazhin që dëshironi t'i dërgoni automatikisht njerëzve që ju kontaktojnë në fushën "Përgjigju automatikisht vetëm një herë secilit dërgues me tekstin e mëposhtëm" në ekran
Njerëzit që ju dërgojnë email do të marrin përgjigje automatike derisa të ktheheni në punë.
Hapi 4. Klikoni "OK"
Të gjitha palët që ju kontaktojnë me email do të marrin një mesazh automatik "Jashtë Zyrës" për një periudhë të pacaktuar kohe, ose derisa të përsërisni hapin e parë në këtë metodë dhe të zgjidhni "Unë jam aktualisht në zyrë".
Metoda 4 nga 4: Llogari Jo-Shkëmbimi
Hapi 1. Drejtoni Microsoft Outlook në kompjuterin personal
Hapi 2. Klikoni menunë "Home" dhe zgjidhni "Email të ri"
Hapi 3. Shkruani përgjigjen që dëshironi t'u dërgohet automatikisht njerëzve që ju kontaktojnë në pjesën e mesazhit
Më vonë ky mesazh përdoret si modeli juaj "jashtë zyrës".
Hapi 4. Klikoni në menunë "File" dhe zgjidhni "Save As"
Kutia e dialogut "Ruaj si" do të hapet më pas.
Hapi 5. Zgjidhni "Outlook Template" nga menyja drop-down "Save as type"
Hapi 6. Shkruani emrin e modelit të mesazhit, pastaj klikoni "Ruaj"
Ky model tani mund të përdoret sa herë që nuk mund të kontaktoheni me email në llogarinë tuaj personale në Outlook.
Hapi 7. Klikoni "Home", zgjidhni "Rregullat" dhe zgjidhni "Manage Rules and Alerts"
Në mënyrë që shablloni të dërgohet automatikisht tek dërguesit e mesazheve kur jeni jashtë kontaktit, duhet të krijoni një rregull që udhëzon Outlook të përgjigjet automatikisht letrave të marra duke përdorur shabllonin.
Hapi 8. Përzgjidhni "Rregulli i ri", më pas zgjidhni "Zbato rregullat për mesazhet që marr" nën seksionin "Fillo nga një rregull i zbrazët"
Hapi 9. Klikoni "Next", pastaj zgjidhni "Next" përsëri për të krijuar një rregull
Hapi 10. Kontrolloni opsionin "përgjigje duke përdorur një model të veçantë" nën "Çfarë doni të bëni me mesazhin? ”.
Hapi 11. Kontrolloni opsionin "një model të veçantë" nën seksionin "Ndryshoni përshkrimin e rregullit (klikoni një vlerë të nënvizuar)"
Hapi 12. Zgjidhni "Modelet e përdoruesit në sistemin e skedarëve" nga menyja rënëse "Look In"
Hapi 13. Përzgjidhni një shabllon të paracaktuar për t'u përdorur si përgjigje automatike "jashtë zyrës", pastaj zgjidhni "Hap"
Hapi 14. Klikoni "Next", pastaj shtoni përjashtime nëse është e nevojshme
Për shembull, mund të përcillni email nga një dërgues i veçantë në një llogari tjetër emaili.
Hapi 15. Klikoni "Next", pastaj shkruani emrin e rregullit të përgjigjes automatike që është krijuar
Hapi 16. Klikoni "Finish"
Kushdo që ju dërgon një email do të marrë një mesazh automatik nga shablloni që krijoni.
