Nëse duhet të largoheni nga zyra për një kohë, ose po planifikoni të shkoni me pushime, ju mund të dëshironi t'i lini njerëzit të ju dërgojnë me email se jeni larguar. Nëse keni një llogari Exchange, Outlook vjen me funksione të integruara. Nëse nuk keni një llogari Exchange, ju prapë mund t'i përgjigjeni email -eve automatikisht duke krijuar disa rregulla. Ndiqni këtë udhëzues për të vendosur përgjigjet tuaja automatike, pavarësisht nëse keni një llogari Exchange ose jo.
Hapi
Metoda 1 nga 4: Outlook 2010/2013
Hapi 1. Aktivizo përgjigjet automatike
Zgjidhni një dosje Exchange. Zgjidhni dosjen nga dyqani juaj i mesazheve. Ju duhet të zgjidhni një dosje Exchange në mënyrë që të shihni opsionin Automatic Replies. Hapni menunë Përgjigjet automatike (jashtë zyrës). Ju mund ta gjeni këtë meny duke klikuar skedën Skedar dhe më pas duke zgjedhur skedën Info.
Hapi 2. Konfiguroni përgjigjen tuaj
Në menunë Përgjigjet automatike, kontrolloni kutinë që thotë Dërgo përgjigje automatike. Mund të caktoni kohën aktive për asistentin duke kontrolluar kutinë dhe duke vendosur intervalin e orës dhe datës.
Hapi 3. Shkruani përgjigjen tuaj
Për email -in e dërguar nga serveri juaj i shkëmbimit, përdorni skedën Brenda organizatës sime. Për t'iu përgjigjur email -eve të marra nga njerëz të tjerë, përdorni skedën Jashtë Organizatës Sime. Pasi të jeni të kënaqur me përgjigjen tuaj, klikoni OK.
Hapi 4. Çaktivizo përgjigjet automatike
Nëse vendosni një interval datash për përgjigjen tuaj automatike, asistenti do të përfundojë automatikisht kur të mbarojë diapazoni i datave. Nëse nuk vendosni një interval datash, do të vazhdojë derisa të hapni menunë Përgjigjet automatike dhe zgjidhni "Mos dërgoni përgjigje automatike".
Metoda 2 nga 4: Outlook 2007
Hapi 1. Aktivizo Asistentin e Zyrës
Klikoni në skedën Mjetet. Në menunë Mjetet, zgjidhni Asistenti jashtë zyrës. Kontrolloni kutinë që thotë "Dërgo përgjigje automatike jashtë zyrës". Mund të caktoni kohën aktive për asistentin duke kontrolluar kutinë dhe duke vendosur intervalin e orës dhe datës.
Hapi 2. Shkruani përgjigjen tuaj
Për email -in e dërguar nga serveri juaj i shkëmbimit, përdorni skedën Brenda organizatës sime. Për t'iu përgjigjur email -eve të marra nga njerëz të tjerë, përdorni skedën Jashtë Organizatës Sime. Pasi të jeni të kënaqur me përgjigjen tuaj, klikoni OK.
Hapi 3. Çaktivizo Asistentin jashtë Zyrës
Nëse vendosni një diapazon datash për përgjigjen tuaj automatike, asistenti do të përfundojë automatikisht kur të mbarojë diapazoni i datave. Nëse nuk vendosni një interval datash, do të vazhdojë derisa të hapni menunë Përgjigjet automatike dhe zgjidhni "Mos dërgoni përgjigje automatike".
Metoda 3 nga 4: Outlook 2003
Hapi 1. Aktivizo Asistentin e Zyrës
Në menunë Mjetet, zgjidhni Asistenti jashtë zyrës. Kontrolloni kutinë që thotë "Unë jam aktualisht jashtë zyrës".
Hapi 2. Shkruani përgjigjen tuaj
Në kutinë e etiketuar "Përgjigju automatikisht vetëm një herë secilit dërgues me tekstin e mëposhtëm:" shkruani përgjigjen që dëshironi të përdorni si përgjigje me email.
Hapi 3. Shtoni rregulla
Ju mund t'i shtoni rregulla Asistentit tuaj, të tilla si përcjellja e mesazheve nga dërgues të caktuar te marrësit e tjerë. Klikoni në butonin Shto Rregull… për të konfiguruar rregullin që keni përcaktuar. Për shembull, mund të krijoni një rregull që do të përcjellë email nga një klient specifik tek kolegët tuaj në mënyrë që email -et e rëndësishme të mos humbasin kur jeni larg.
Hapi 4. Çaktivizo Asistentin jashtë Zyrës
Asistenti jashtë zyrës do të vazhdojë derisa të hapni menunë Përgjigjet automatike dhe zgjidhni "Mos dërgoni përgjigje automatike jashtë zyrës".
Metoda 4 nga 4: Dërgimi i përgjigjeve automatike pa një llogari shkëmbimi
Hapi 1. Krijoni një model
Pa një llogari Exchange, përgjigja automatike nuk është e disponueshme. Por është ende e mundur të vendosni përgjigje automatike duke përdorur një model dhe disa rregulla. Filloni duke krijuar një email të ri. Ky do të jetë modeli për përgjigjen tuaj automatike.
- Zgjidhni një lëndë që përshkruan shkurt situatën. Për shembull "Jashtë zyrës deri në". Ju gjithashtu mund të shkruani fjalët "përgjigje automatike" në Subjekt në mënyrë që marrësit të dinë menjëherë se ajo që ata marrin është një përgjigje automatike.
- Shkruani një mesazh të shkurtër. Në trupin e emailit, shkruani një mesazh të përgjithshëm që mund të zbatohet për këdo që e merr atë. Tregojini marrësit se si t'ju kontaktojë, ose dikujt tjetër që mund të kontaktojë.
Hapi 2. Ruani modelin tuaj
Pasi të jeni të kënaqur me mesazhin, klikoni Ruaj si … Në menunë zbritëse "Ruaj si tip", zgjidhni Shabllonin Outlook. Kjo do ta ruajë skedarin si një model që është ngarkuar në Outlook.
Hapi 3. Krijoni një rregull
Që përgjigja automatike të funksionojë siç duhet, do t'ju duhet të përcaktoni disa rregulla për të automatizuar procesin. Në Office 2003/2007, klikoni menunë Tools dhe zgjidhni Rregullat dhe paralajmërimet. Në Office 2010/2013, klikoni skedarin Skedar, zgjidhni Info dhe pastaj klikoni Rregullat dhe Paralajmërimet. Kjo do të hapë menunë Rregullat e E-Mail.
- Klikoni në butonin Rregulli i ri. Do t'ju kërkohet të zgjidhni një model. Nga seksioni "Filloni nga një rregull i zbrazët", zgjidhni "Kontrolloni mesazhet kur të mbërrijnë". Kliko Next.
- Vendosni se cilit mesazh do t'i përgjigjeni. Nëse dëshironi t'i përgjigjeni çdo mesazhi që merrni në kutinë tuaj hyrëse, kontrolloni kutinë "ku është emri im në kutinë Për". Mund ta kufizoni duke përcaktuar një dërgesë ose email specifik me fjalë të caktuara në subjektin ose trupin e emailit. Klikoni Next pasi të keni bërë zgjedhjen tuaj.
- Ngarko modelin tënd. Zgjidhni kutinë "përgjigje duke përdorur një model të veçantë" në dritaren tjetër për të ngarkuar mesazhin që keni krijuar më herët. Klikoni lidhjen në kutinë e përshkrimit për "një model të veçantë". Kjo do të hapë një dialog duke ju pyetur se ku ta ruani shabllonin. Zgjidhni "Modelet e përdoruesit në sistemin e skedarëve". Hapni mesazhin që keni krijuar më parë.
- Vendosni përjashtimet tuaja. Pasi të jetë ngarkuar shablloni, mund të specifikoni raste nëse nuk dëshironi që përgjigja të dërgohet, të tilla si për marrës të veçantë, ose për lloje të caktuara të mesazheve. Klikoni Next pasi të keni bërë zgjedhjen tuaj.
- Jepini një emër rregullit tuaj. Para se të përfundoni, duhet t'i caktoni një emër rregullit tuaj. Përdorni diçka të lehtë për t’u mbajtur mend në mënyrë që të çaktivizoni shpejt rregullin në të ardhmen. Kontrolloni kutinë "Aktivizo këtë rregull" për të aktivizuar rregullin, pastaj kliko Përfundo.
Hapi 4. Çaktivizoni rregullin
Kur të ktheheni në punë, mund ta çaktivizoni rregullin duke rihapur menunë Rregullat dhe Paralajmërimet. Zgjidhni rregullin Out of Office që keni krijuar nga lista juaj e rregullave aktive, pastaj klikoni butonin Fshij.
Këshilla
- Një organizatë zakonisht përcaktohet si kompania juaj dhe përmban njerëz që kanë llogari Exchange Server në sistemin tuaj të e-mail.
- Menyja Tools shfaqet në dritaren kryesore të Outlook. Dritarja kryesore është e njëjta dritare që shfaqet kur filloni Outlook dhe përmban menutë File, Edit, View, Go, Tools, Actions dhe Help. Nuk ka menu Tools në dritaren që përdorni për të krijuar ose parë artikuj të tillë si mesazhe e-mail, kontakte ose detyra.
- Nëse kontrolloni Ripërsëritjen automatike te njerëzit jashtë kutisë sime të organizatës sime, skeda Jashtë Organizatës Sime do të shfaqet (Aktive) pranë emrit të skedës.
- Kontakti duhet të jetë në dosjen tuaj Kontaktet e Exchange Server. Nëse kontakti është vetëm në një dosje që është pjesë e një skedari të dosjeve personale (.pst), mesazhi i përgjigjes automatike nuk do të dërgohet.
