Shumë kompani përdorin Microsoft Excel për të monitoruar kostot e departamentit ose të kompanisë. Aktualisht Excel është bërë programi i paracaktuar në kompjuterët me sisteme operative Windows. Kështu që ju mund ta përdorni këtë program për të monitoruar faturat tuaja. Ekzistojnë një numër modelesh (printimesh) nga Microsoft dhe faqe të tjera që mund t'i përdorni për të gjetur shpenzimet. Edhe në versionet e fundit të Excel, këto modele janë tashmë të disponueshme në program. Ju gjithashtu mund të krijoni fletët tuaja të punës për të monitoruar faturat në Excel. Ky artikull do të diskutojë në të dyja mënyrat.
Hapi
Metoda 1 nga 2: Përdorimi i një shablloni Excel
Hapi 1. Zgjidhni modelin e paracaktuar të Excel -it
Versioni i fundit i Excel ka modele për monitorimin e shpenzimeve personale dhe modele për operacionet e përgjithshme të biznesit. Ju mund të përdorni dhe përdorni këtë shabllon për të monitoruar shpenzimet në Excel.
- Në Excel 2003, zgjidhni "E Re" nga menyja "File". Zgjidhni "Në kompjuterin tim" nga paneli i detyrave "Libri i ri i punës" për të shfaqur kutinë e dialogut "Modele".
- Në Excel 2007, zgjidhni "New" nga menyja "File" për të shfaqur kutinë e dialogut "New Workbook". Zgjidhni opsionin "Modele të instaluara" nga menyja "Templates" në panelin e majtë. Zgjidhni "Buxheti Mujor Personal" nga "Modelet e Instaluara" në panelin e mesëm dhe klikoni "Krijo".
- Në Excel 2010, klikoni etiketën "File", pastaj zgjidhni "New" nga menyja "File". Zgjidhni "Shembull modelesh" në krye të panelit "Modele të disponueshme", pastaj zgjidhni "Buxheti Mujor Personal" nga pamja e modeleve të mostrës dhe klikoni "Krijo".
Hapi 2. Zgjidhni një model online
Nëse modeli i buxhetit personal i integruar i Microsoft Excel nuk mund të gjurmojë shpenzimet tuaja, provoni të përdorni modele të disponueshme në internet. Mund të shkarkoni shabllone nga faqe të palëve të treta, ose të përdorni Excel për t'u lidhur me Microsoft Office Online.
- Në Excel 2003, ju mund të zgjidhni modelin e duhur nga biblioteka e Microsoft Office Online në https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Këtu, gjithashtu mund të gjeni modele për versionet e mëparshme të Excel.)
- Në Excel 2007, zgjidhni "Buxhetet" nga seksioni Microsoft Office Online i kutisë së dialogut "Libri i ri i punës". Duhet të keni një lidhje interneti për t'u lidhur me bibliotekën e modeleve të Zyrës në internet.
- Në Excel 2010, zgjidhni "Buxhetet" nga seksioni Office.com i panelit të Modeleve të Disponueshme. Duhet të keni një lidhje interneti për t'u lidhur me bibliotekën e modeleve të Zyrës në internet.
Hapi 3. Futni informacionin në qelizat e duhura
Informacioni i futur varet nga modeli i fletës së punës të përdorur.
Hapi 4. Ruani fletën tuaj të punës
Ju mund të përdorni emrin e fletës së punës të dhënë nga shablloni ose të futni një emër sipas dëshirës. Ose, thjesht mund të shkruani emrin dhe vitin e prodhimit të letrës së punës.
Metoda 2 nga 2: Krijoni fletën tuaj të punës për të monitoruar shpenzimet
Hapi 1. Hapni Excel
Hapi 2. Shkruani një emër për fletën e punës në qelizën A1
Përdorni një emër të qartë, të tillë si "Buxheti Personal", "Monitorimi i Shpenzimeve Personale" ose diçka të ngjashme. (Mos përdorni thonjëza kur shkruani emra. Këtu, thonjëzat përdoren për të treguar shembuj).
Hapi 3. Futni titujt e kolonave të rreshtit 2
Këtu janë disa emra dhe sekuenca që mund të përdorni, "Data", "Paid To", "Memo", "Shpenzime", "Të ardhura" (ose "Fitim", ose "Depozitë") dhe "Bilanci". Futni këto tituj në qelizat A2 deri në G2 dhe rregulloni gjerësinë e kolonës në mënyrë që i gjithë teksti të jetë i dukshëm.
Pasi të keni vendosur titujt dhe titujt e kolonave, përdorni funksionin "Freeze Panes" në mënyrë që titujt e kolonave të jenë në krye kur lëvizni poshtë faqes. Opsioni Freeze Panes është në menunë "Shiko" për Excel 2003 dhe më vonë, dhe në grupin "Dritare" në shiritin e menusë "Shiko" për Excel 2007 dhe 2010
Hapi 4. Shkruani shpenzimin e parë në rreshtin e qelizës 3
Hapi 5. Futni formulën e bilancit në qelizën G3
Bilanci do të përcaktohet nga diferenca midis të ardhurave dhe shpenzimeve pasi ky është regjistrimi i bilancit të parë. Mënyra se si është vendosur varet nga dëshira juaj për të parë buxhetin nga ana e shpenzimeve ose paratë e gatshme që keni.
- Nëse dëshironi që një fletë pune e personalizuar të tregojë shpenzimet, formula e bilancit tuaj është = E3-F3, ku E3 është qeliza që përmban bilancin e shpenzimeve, dhe F3 është qeliza e bilancit të të ardhurave. Në këtë mënyrë, nëse shpenzimet tuaja janë më të mëdha se të ardhurat tuaja, shpenzimet tuaja totale do të kenë një numër pozitiv, duke e bërë më të lehtë për ju të kuptoni.
- Nëse dëshironi që një fletë pune e personalizuar të tregojë paratë që keni, formula e bilancit është = F3-E3. Kështu, dokumenti i punës do të shfaqë rrjedhën pozitive të parasë nëse paratë e gatshme janë më shumë se shpenzime dhe negative nëse shpenzimet janë më të mëdha se të ardhurat.
Hapi 6. Futni shënimin e kostos së dytë në rreshtin e qelizës 4
Hapi 7. Futni formulën e bilancit në qelizën G4
Meqenëse bilanci i shënimeve të dyta dhe të mëvonshme do të regjistrojë bilancin aktual, ju duhet të shtoni diferencën që rezulton në shpenzime dhe të ardhura në bilancin në shënimin e mëparshëm.
- Nëse dëshironi që fleta e punës të shfaqë shpenzimet në mënyrë specifike, formula e bilancit është = G3+(E4-F4), domethënë G3 është qeliza që përmban bilancin e mëparshëm, E4 është qeliza që përmban shpenzime dhe F4 është qeliza që përmban të ardhura.
- Nëse dëshironi që fleta e punës të shfaqë shumën e parave të gatshme në dorë, formula e bilancit është = G3+(F4-E4).
- Kllapat në formulën që tregojnë ndryshimin midis kostove dhe të ardhurave nuk kërkohen në të vërtetë. Ne e shkruam atë në mënyrë që koncepti i formulës të bëhet më i qartë.
- Nëse mund ta lini qelizën e vlerës së bilancit bosh derisa të gjitha shënimet të jenë të plota, ju lutemi përdorni fjalën IF në formulë në mënyrë që kur të futni datën, qeliza e bilancit të mos shfaqë vlerën. Formula për këtë metodë për hyrjen e dytë është = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) nëse dëshironi që fleta e punës të monitorojë ngarkesën, dhe = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)) nëse doni një letër pune për të monitoruar rrjedhën e parasë në dorë. (Kllapat për shpenzimet dhe të ardhurat mund të lihen jashtë, por kllapat e jashtme nuk mund të lihen jashtë.)
Hapi 8. Kopjoni formulën e bilancit në një qelizë tjetër në kolonën G (Kolona e bilancit)
Klikoni me të djathtën në qelizën G3 dhe zgjidhni "Kopjo" nga menyja që shfaqet. Pas kësaj, lëvizni poshtë në qelizën poshtë saj. Klikoni me të djathtën në qelizën e zgjedhur dhe zgjidhni "Ngjit" nga menyja që shfaqet për të ngjitur formulën në qelizën e zgjedhur. (Në Excel 2010, zgjidhni opsionin "Paste" ose "Paste Formula" në menunë që shfaqet.) Formula do të përditësojë automatikisht referencat e qelizave për të treguar kostot, të ardhurat dhe referencat e datës (nëse përdoren) të rreshtit aktual dhe bilanci referues i rreshtit mbi rreshtin aktual.
Hapi 9. Ruani fletën e punës
Jepni fletës tuaj të punës një emër të qartë, për shembull "Monitorimi i kostos.xls" ose "Buxheti personal.xls". Mund të futni emrin dhe vitin e skedarit, njësoj si metoda për krijimin e një fletë pune me. (Përsëri, nuk keni nevojë të përdorni citate siç i kemi shkruar vetëm për të sqaruar emrat e skedarëve shembull. Ju nuk keni nevojë të shkruani llojin e zgjerimit të skedarit pasi Excel do ta shkruajë atë automatikisht.)
Excel 2003 dhe versionet e mëparshme ruajnë fletët e punës në formatin ".xls", ndërsa Excel 2007 dhe 2010 ruajnë fletët e punës në formatin më të fundit të bazuar në XML ".xlsx". Sidoqoftë, Excel -i i fundit gjithashtu ka mundësinë për të ruajtur skedarët në formatin ".xls". Nëse keni kompjuterë të shumtë dhe planifikoni ta ruani këtë fletë pune në të gjithë ata, përdorni formatin e vjetër nëse kompjuteri juaj ka Excel 2003 ose më herët. Përdorni formatin më të fundit nëse të gjithë kompjuterët tuaj kanë të paktën Excel 2007
Këshilla
- Përdorni "AutoComplete" në kategoritë e shpenzimeve dhe të ardhurave në mënyrë që drejtshkrimi i futur të jetë i saktë.
- Ju mund të përdorni ngjyrë të theksuar, tekst ose hije qelie për të bërë dallimin midis kostove të papaguara, të paguara dhe të ardhshme.
- Për të parandaluar që formula ose titujt e kolonave të ndryshojnë aksidentalisht, është një ide e mirë për të mbrojtur qelizat nga ndryshimi. Zgjidhni qelizat që dëshironi të zëvendësoni (data, kategoria e përfituesit, shpenzimet, të ardhurat dhe memorandumi) dhe zhbllokoni ato qeliza, pastaj aplikoni mbrojtje në të gjithë fletën e punës.
