Shumica e prindërve duhet të kontaktojnë mësuesin e fëmijës së tyre të paktën një herë në vit shkollor për arsye të ndryshme, nga kërkimi i lejes për shkak të sëmundjes, apo edhe diskutimi i problemeve të fëmijës. Shumica e mësuesve përdorin email, gjë që e bën procesin e korrespondencës më të lehtë dhe më të shpejtë, por gjithashtu mund të shkruani letra ose shënime. Me letrën ose emailin e duhur, ju mund të krijoni një komunikim të hapur dhe të fortë me mësuesin e fëmijës tuaj.
Hapi
Metoda 1 nga 2: Dërgimi i një emaili
Hapi 1. Mësoni kur të dërgoni një email
Ka disa arsye pse ju mund të dëshironi të kontaktoni mësuesin e fëmijës suaj, nga hyrjet në diskutimin e çështjeve më serioze. Më poshtë janë disa arsye të zakonshme për të kontaktuar mësuesin e fëmijës suaj:
- Prezantoni veten kur lëvizni, ose kur fëmija juaj fillon të studiojë në një shkollë të re.
- Diskutoni problemin.
- Pyesni punën ose përparimin e fëmijës.
- Kërkoni të takoheni.
- Informoni mësuesin për një problem të veçantë, siç janë nevojat e veçanta të një fëmije ose problemet familjare.
- Kërkoni leje kur fëmija mungon për shkak të sëmundjes ose nevojave të tjera.
Hapi 2. Mblidhni informacionin që ju nevojitet për t'i shkruar mësuesit një email të plotë dhe profesional
Informacioni i plotë do ta bëjë komunikimin më efikas dhe do të tregojë se ju e respektoni mësuesin dhe i merrni seriozisht çështjet e diskutuara.
- Pyesni fëmijën tuaj për emrin e mësuesit ose kërkoni emrin e mësuesit në faqen e internetit të shkollës.
- Përgatitni kopje të dokumenteve të nevojshme, të tilla si diagnoza e mjekut dhe dokumentet e vendosjes së fëmijës nëse fëmija juaj ka nevoja të veçanta.
Hapi 3. Krijoni një draft të parë të emailit duke përdorur informacionin që keni mbledhur
Draftet ju lejojnë të përshkruani plotësisht problemin tuaj. Kur të keni mbaruar, rilexoni draftin tuaj, pastaj redaktojeni nëse është e nevojshme.
- Shmangni shkrimin e adresës tuaj të postës elektronike në fushën "Për", në mënyrë që të mos dërgoni rastësisht një draft email.
- Mbani draftin tuaj sa më të shkurtër dhe konciz.
- Shkruani email me një ton personal, të sjellshëm dhe profesional.
- Prezantohu. Tregoni emrin e fëmijës suaj dhe shpjegoni pse e keni shkruar emailin. Për shembull, "E dashur zonja Jasmin, emri im është Ros, dhe unë jam prindi i Upin dhe Ipin. Po e shkruaj këtë letër sepse e kuptoj që Upin po e ka të vështirë të ndjekë Matematikën."
- Bëni thelbin e emailit 1-3 paragrafë të gjatë, duke deklaruar problemin që dëshironi të zgjidhni. Ju gjithashtu mund të dëshironi të pyesni për mënyrat për ta mbështetur fëmijën tuaj në mënyrë konstruktive.
- Mbyllni email -in duke thënë faleminderit dhe përfshini informacionin tuaj të kontaktit për konsultime të mëtejshme. Për shembull, "Faleminderit për vëmendjen tuaj. Mësuesi mund të më kontaktojë me email ose +628123456789. Shpresoj që problemi i Upin të zgjidhet së shpejti me ndihmën tuaj."
Hapi 4. Bëni email në një shënim pozitiv
Kur shkruani një draft, mbani tonin e emailit tuaj sa më pozitiv që të jetë e mundur. Ju mund të acaroheni shpejt kur merreni me problemet e fëmijës suaj, por mbajtja e një toni pozitiv dhe aktiv në email mund të hapë një dialog të hapur dhe produktiv me mësuesin e fëmijës suaj.
- Shmangni përdorimin e gjuhës akuzuese ndaj mësuesit të fëmijës tuaj.
- Përdorni fjalë si "kuptojeni", "bashkëpunoni" dhe "bisedoni".
- Përdorni mbiemra si "pozitiv" dhe "proaktiv".
- Lidhni fjalët në fraza të tilla si "Sipas Upin, ai ka vështirësi në mësimin e matematikës. Ne duam të dimë se si ta ndryshojmë atë dhe si mund ta ndihmojmë mësuesin të përmirësojë aftësitë e Upin."
Hapi 5. Jini të sinqertë kur shkruani email
Fëmijët janë krijesa të ndershme dhe gënjeshtrat në letrën tuaj mund të dalin nga gjuha e fëmijës tuaj. Shkruani emailin sa më sinqerisht të jetë e mundur, por mbani një ton profesional në email.
Shkoni direkt në thelbin e çështjes. Për shembull, "Unë duhet të punoj në një muze dhe dua ta çoj djalin tim për të studiuar. A ka ndonjë detyrë shtëpie që ai duhet të përfundojë para se të kthehet në shkollë të Premten?"
Hapi 6. Rilexoni dhe redaktoni emailin tuaj
Pasi të keni shkruar një draft të përafërt të emailit, mendoni për përmbajtjen dhe tonin e emailit, pastaj redaktoni emailin nëse është e nevojshme. Redaktimi i një emaili ju lejon të shtoni ose hiqni trupin e emailit, si dhe të gjeni gabime drejtshkrimore, pikësimi dhe gramatikore.
- Sigurohuni që email -i i rishikuar të ketë një përshëndetje të sinqertë dhe proaktive, pjesë të letrës dhe mbyllje.
- Lexoni letrën me zë të lartë, për të ndihmuar në gjetjen e gabimeve ose frazave që mund të tingëllojnë fajtore.
- Merrni parasysh të kërkoni ndihmën e një partneri, shoku ose eksperti të edukimit për të lexuar letrën tuaj. Personi që po kërkoni ndihmë mund të jetë në gjendje të sugjerojë që letra juaj të bëhet më e fortë ose më profesionale.
Hapi 7. Pasi të keni redaktuar draftin, shkruani një mesazh dhe përshëndetje miqësore dhe profesionale, për ta bërë mësuesin e fëmijës suaj më pranues ndaj letrës
Mesazhet mbyllëse dhe përshëndetjet miqësore gjithashtu hapin rrugën për një përgjigje konstruktive.
- Shkruani përshëndetje me pseudonimin e mësuesit të fëmijës suaj. Për shembull, "jasmin zonja", e ndjekur nga një presje.
- Shmangni përdorimin e emrit të mësuesit, përveç nëse mësuesi tashmë është takuar dhe nuk ofron ta thërrasë me emrin e tij të parë.
- Mbylle me "Përshëndetje", e ndjekur nga një presje. Ju gjithashtu mund të dëshironi të shkruani "Shpresojmë që kjo letër të tërheq vëmendjen tuaj zonja, faleminderit", për të pritur një përgjigje nga mësuesi i fëmijës suaj.
- Tregoni emrin tuaj dhe informacionin e kontaktit.
Hapi 8. Bashkangjitni dokumentacionin e duhur, në varësi të emailit tuaj, për referencë tek mësuesi i fëmijës tuaj
Referencat do të ndihmojnë mësuesin e fëmijës suaj të kuptojë problemin tuaj.
Përgatitni një skedar reference në një format të lehtë për tu hapur
Hapi 9. Shkruani adresën e emailit të mësuesit për të dërguar emailin
Kontrolloni faqen e internetit të shkollës së fëmijës suaj për t'u siguruar që adresa e emailit është e saktë.
- Dërgoni me email palëve të tjera të interesuara, siç janë bashkëshortët ose mësues të tjerë të autorizuar.
- Merrni parasysh që të përfshiheni në BCC për t'u siguruar që emaili të dorëzohet.
Hapi 10. Ndryshoni draftin përfundimtar të emailit duke lexuar draftin edhe një herë para se të dërgoni
Redaktimi do të shmangë harrimin e informacionit të caktuar, ose gabimet në email.
Hapi 11. Jepini kohë mësuesit të fëmijës tuaj që të përgjigjet
Mësuesit janë krijesa të zëna, kështu që ata nuk mund të jenë gjithmonë në gjendje të përgjigjen ose t'i kushtojnë vëmendje email -eve tuaj menjëherë. Prisni pak kohë para se të telefononi mësuesin.
- Shkruani datën nëse keni nevojë për një përgjigje të shpejtë.
- Dërgo përsëri letrën ose emailin nëse emailit tuaj nuk i është përgjigjur pas një jave.
Metoda 2 nga 2: Dërgimi i Letrave të Shkruara
Hapi 1. Dijeni kur të dërgoni një letër të shkruar
Letrat e shkruara janë më personale sesa emailet, dhe janë të nevojshme në disa raste. Ju mund të dëshironi të dërgoni një letër me shkrim kur:
- Për të thënë faleminderit.
- Prezantoni veten shkurtimisht.
- Kërkoni leje kur fëmija juaj është i sëmurë ose nuk është në gjendje të ndjekë shkollën.
Hapi 2. Shkruani letrën sa më me kujdes që mësuesi i fëmijës tuaj ta lexojë
Sigurohuni që shkrimi juaj të lexohet lehtë.
- Nëse shkrimi juaj është i keq, shkruani ngadalë, në mënyrë që shkrimi juaj të jetë më i qartë.
- Shmangni shkrimin me lapsa ose stilolapsa që zbehen lehtë. Mundësisht, përdorni një stilolaps.
- Merrni parasysh hartimin në një kompjuter, pastaj shkruani letrën tuaj me dorë. Draftet ju lejojnë të mendoni për atë që dëshironi të shkruani më qartë.
- Nëse dëshironi, shkruani letrën në kompjuter, shtypeni dhe pastaj nënshkruani letrën.
Hapi 3. Shkruani letrën tuaj
Nëse zgjidhni të shkruani letrën me dorë, ndiqni të njëjtin proces si të shkruani emailin në hapin e mëparshëm. Sidoqoftë, nëse gjëja për të cilën dëshironi të flisni nuk është shumë serioze, si një shënim falënderimi, nuk keni nevojë të shkruani një draft disa herë.
- Përdorni shkrimi të mirë nëse keni një të tillë. Por nëse jo, përdorni letër të pastër dhe jo të rrudhosur.
- Shkruani datën në letër.
- Shkruani një përshëndetje nën datën, për shembull "Miss Jasmin", e ndjekur nga një presje.
- Përdorni të njëjtat elementë si elementët e postës elektronike në hapin e mëparshëm dhe sigurohuni që letra juaj të jetë e shkurtër dhe koncize. Për shembull, "Zonja Jasmin, unë jam Ros, prindi i Upin dhe Ipin. Faleminderit që ndihmuat Upin të kuptojë Matematikën. Pas shkollës, ajo shpesh pyet zonjën Jasmin për pyetjet që nuk i kupton. Nëse ka ndonjë gjë që mund të ndihmoj Më kupto më mirë., Të lutem më trego. Faleminderit. Ros."
- Nënshkruani letrën tuaj, pastaj shkruani emrin tuaj nëse është e nevojshme.
Hapi 4. Kontrolloni letrën tuaj para se ta dërgoni për të parandaluar gabimet, informacionin që mungon, ose bojën e zbehur dhe pjesët e palexueshme
Rishkruajeni letrën nëse gjeni një gabim fatal
Hapi 5. Dërgoni letrën
Ju mund të dërgoni një letër në disa mënyra, në varësi të formalitetit të letrës ose urgjencës, për shembull:
- Me postë. Sigurohuni që të përmendni emrin e mësuesit në letër dhe përfshini adresën e shkollës në letrën tuaj.
- I dërguar nga vetja. Dërgoni letrën tuaj në shkollë. Stafi i shkollës do t'ia dorëzojë mësuesit të fëmijës suaj.
- Përmes fëmijës tuaj. Ju gjithashtu mund t'i lini një letër fëmijës tuaj, por ai mund të harrojë ta japë. Nëse dëshironi, mund ta futni shkronjën në uniformën shkollore të fëmijës suaj.
