Kur merrni vendimin për të lënë punën tuaj dhe për të lëvizur në një vend të ri, duhet të njoftoni të paktën dy javë për qëllimin tuaj për të dhënë dorëheqjen. Vazhdoni të lexoni për të mësuar se si të shkruani një letër dorëheqjeje të sjellshme por të fortë për t'ia dorëzuar shefit tuaj.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Çfarë të thuash dhe si ta thuash
Hapi 1. Bëni një deklaratë të qartë dhe koncize
Rreshti i parë i letrës suaj të njoftimit duhet të deklarojë qartë se do të jepni dorëheqjen nga pozicioni juaj në fund të periudhës dy javore. Mos përdorni fjali që mund të japin përshtypjen se jeni të gatshëm të qëndroni më gjatë ose të ndryshoni mendje me ofertën e duhur.
- Një shembull i mirë: "Kjo letër është një njoftim zyrtar i dorëheqjes sime nga [emri i kompanisë] si [emri i punës], në fuqi në [datën e dorëheqjes]."
- Një shembull i mirë: "Unë jap dorëheqjen si [emri i punës] në [emri i kompanisë], në fuqi [data e dorëheqjes], dy javë nga [data e sotme].
- Shembull i keq: "Kam ndërmend të lë pozicionin tim si [emri i punës]. Ju lutem më tregoni kur është afati kohor më i përshtatshëm për ju."
- Një shembull i keq: "Nëse gjithçka shkon ashtu siç pritej, unë kam ndërmend të jap dorëheqjen nga pozicioni im në këtë kompani dy javë nga tani."
Hapi 2. Jepini shefit tuaj të paktën dy javë
Sot, shumicës së punonjësve nuk u kërkohet të paraqesin një letër dorëheqjeje dy javë përpara, por ajo ende konsiderohet mirësjellje profesionale.
- Nëse e lini më herët se dy javë, punëdhënësi juaj i ardhshëm mund të pyesë nëse do të bënit të njëjtën gjë me ta.
- Nëse kompania juaj aktualisht po hyn në një periudhë veçanërisht të zënë, ju mund të konsideroni dhënien e "njoftimit prej katër javësh" paraprakisht në vend të vetëm dy javësh.
- Drejtuesit e lartë dhe punonjësit në nivele më të larta gjithashtu duhet të marrin parasysh njoftimin për më shumë se dy javë. Si rregull i përgjithshëm, ndani një sasi kohe të barabartë me sasinë e kohës së pushimeve të caktuar për pozicionin tuaj. Për shembull, nëse pozicioni juaj ju jep tre javë pushim, atëherë ju gjithashtu duhet të jepni "tre javë njoftim" paraprakisht.
Hapi 3. Shmangni deklarimin e arsyeve të dorëheqjes tuaj
Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse arsyet tuaja janë disi problematike, por edhe nëse doni të largoheni nga kompania me kushte të mira, prapëseprapë duhet të shmangni deklarimin e këtyre arsyeve në një letër zyrtare të dorëheqjes.
- Sidoqoftë, ju duhet ta tregoni këtë arsye kur ju kërkohet drejtpërdrejt ta jepni atë.
- Ju gjithashtu duhet të jepni një arsye për ta ndarë me mbikëqyrësit dhe bashkëpunëtorët të cilët patjetër do të pyesin pse po planifikoni të largoheni. Ky arsyetim nuk ka nevojë të përfshihet në një letër zyrtare, por është akoma e dobishme të përgatiteni kur t'ju kërkohet personalisht.
Hapi 4. Bëhuni formal dhe miqësor
Toni i përgjithshëm i letrës suaj të njoftimit duhet të jetë profesional, por jo aq profesional saqë do të hasni si të ftohtë ose të ashpër. Zakonisht, ju duhet ta shkruani letrën me tonin më miqësor të zërit që keni pasur ndonjëherë me shefin tuaj.
- Nëse komunikimi juaj me shefin tuaj ndjek gjithmonë një strukturë të ngurtë profesionale, atëherë ndiqni atë ton në njoftimet tuaja. Nga ana tjetër, nëse komunikoni me shefin tuaj në një mënyrë më personale, mos kini frikë të përdorni një ton më personal. Një ton personal është akoma i përshtatshëm për sa kohë që nuk është rastësor dhe joserioz.
- Një shembull i mirë: "Unë jam shumë mirënjohës për përvojën dhe zhvillimin që më është dhënë gjatë punës me ju."
- Shembull i keq: "Unë vërtetoj zyrtarisht, për rekord, se vazhdoj të respektoj respektin më të lartë për kompaninë ABC dhe nuk kam vullnet të keq ndaj ndonjë eprori ose bashkëpunëtori në këtë kompani."
- Shembull i keq: "Faleminderit për gjithçka!"
Hapi 5. Vendosni një ton pozitiv
Kjo letër do të jetë dokumenti i fundit në dosjen tuaj të personelit, kështu që duhet të lërë një përshtypje të mirë. Edhe nëse e urreni punën që po largoheni dhe nuk doni të keni më asgjë me askënd në kompani, prapëseprapë duhet t'i lini urat prapa në vend që t'i digjni në tokë.
- Nëse punëdhënësi juaj i ardhshëm kontakton punëdhënësin tuaj të mëparshëm dhe dëgjon se keni lënë një letër pozitive të dorëheqjes do të bënte një përshtypje të mirë për ju. Alsoshtë gjithashtu e dobishme nëse punonjësi në kompaninë e vjetër përgjegjëse për tërheqjen e skedarit tuaj nuk di shumë për ju.
- Asnjëherë mos keqtrajtoni askënd në kompani ose mos kritikoni drejtimin e kompanisë në letrën tuaj të dorëheqjes.
Hapi 6. Falenderoni shefin tuaj
Shkruani një ose dy fjali duke falënderuar shefin tuaj që i dha mundësinë dhe përvojën e punës në kompani. Çdo punë kontribuon në jetën e dikujt, edhe nëse disavantazhet i tejkalojnë shumë të mirat.
- Nëse përvoja juaj e punës ka qenë kryesisht pozitive, sigurohuni që të tregohet mirënjohja juaj. Shkruani diçka si më poshtë, "Unë as nuk mund t'ju falënderoj sa duhet për tre vitet e fundit. Kam mësuar shumë më tepër nga sa prisja dhe vërtet vlerësoj mirësinë dhe durimin tuaj."
- Nëse përvoja juaj e punës ka qenë kryesisht negative, jepni një shënim falënderimi të përgjithshëm. Provoni diçka si më poshtë, "Unë gjithashtu dua t'ju falënderoj që më dhatë përvojën gjatë tre viteve të fundit."
Hapi 7. Thuaji shefit tuaj se keni ndërmend të përfundoni projekte të mëdha
Si akti përfundimtar i besnikërisë dhe përgjegjësisë, ju duhet të regjistroni çdo projekt në pritje ose aktual që mund të ketë dështuar pa ndihmën tuaj dhe të premtoni se do ta përfundoni projektin dhe nuk do ta lini kompaninë në telashe.
- Projektet e vazhdueshme dhe projektet e vogla që mund të trajtohen nga dikush tjetër mund të përjashtohen.
- Kjo do të lërë një përshtypje të mirë tek shefi juaj, kështu që ka më shumë gjasa që shefi të jetë i gatshëm t'ju japë një rekomandim të mirë për një shef tjetër në të ardhmen nëse i kërkohet ta bëjë këtë.
Hapi 8. Ofroni mbështetje pas dorëheqjes
Meqenëse kompania kalon në një rrjedhë tjetër pune pasi të largoheni, do të ketë disa lemza. Në letrën tuaj të dorëheqjes, ofroni të ndihmoni kompaninë gjatë kalimit edhe pasi të ketë përfunduar kontrata juaj e punës.
Siguroni një numër telefoni dhe/ose adresë e-mail që kompania mund të përdorë për t'ju kontaktuar për çdo pyetje
Hapi 9. Mbylleni me një shënim falënderimi
Edhe nëse e keni falënderuar më herët në letër, është një ide e mençur ta mbyllni letrën duke ripërsëritur mirënjohjen tuaj.
Shembull: "Unë gjithmonë do t'ju jem mirënjohës ju dhe stafit të ABC Company për gjithçka që keni bërë për mua."
Pjesa 2 nga 3: Kompozimi i Letrave
Hapi 1. Shkruani një letër, jo një e-mail
Kur dorëzoni një njoftim për dorëheqjen, duhet ta shkruani atë në një letër të shtypur dhe të shtypur në vend të një e-mail. Kjo letër duhet t'i dorëzohet mbikëqyrësit tuaj drejtpërdrejt.
- Edhe pse shkrimi i e-maileve mund të duket më i lehtë dhe më i shpejtë, ato përgjithësisht konsiderohen më pak profesionale dhe në përgjithësi nuk pëlqehen.
- Mos e dërgoni letrën tuaj të njoftimit me postë ose sistemin e dorëzimit të zyrës tuaj. Kjo do të shkaktojë vonesa, dhe kur shefi juaj të marrë letrën, dy javët tuaja të planifikuara mund të jenë tashmë në gjysmë të rrugës.
Hapi 2. Shkruani datën në këndin e sipërm të majtë
Si standard për të shkruar një letër zyrtare, duhet të shkruani datën në formatin datë-muaj-vit në këndin e sipërm të majtë të faqes. Muaji duhet të shkruhet me shkronja, ndërsa data dhe viti duhet të jenë në format numerik.
- Shembull: 26 qershor 2013
- Mos harroni se zakonisht nuk keni nevojë të përfshini një adresë kthimi pasi e juaja do të jetë e njëjtë me adresën e punëdhënësit tuaj. Sidoqoftë, mund të përdorni letrën me shkronjë të kompanisë me adresën nëse kjo është ajo që ju preferoni.
Hapi 3. Merrni parasysh përfshirjen e adresës së marrësit
Nëse përdorni letrën me shkronja të kompanisë, ju mund të zgjidhni të mos përfshini adresën e marrësit, pasi kjo është një letër e dërguar nga brenda vetë kompanisë. Por përfshirja e adresës është një ide e mirë, pasi ju lejon t’ia drejtoni letrën posaçërisht shefit tuaj.
- Shkruani titullin dhe emrin e plotë të shefit tuaj në fjalinë e parë.
- Shkruani emrin e rrugës në rreshtin tjetër dhe qytetin, shtetin dhe kodin postar në rreshtin tjetër.
- Kaloni një rresht midis datës dhe adresës së marrësit. Kaloni një vijë tjetër midis adresës së marrësit dhe përshëndetjes poshtë saj. Adresa në vetvete duhet të jetë me një hapësirë të vetme.
Hapi 4. Përshëndetni shefin tuaj drejtpërdrejt në një fjali përshëndetëse
Letra juaj duhet të hapet me “I dashur. (emri i punëdhënësit)”dhe mos përdorni kurrë një përshëndetje të paqartë ose të përgjithshme si“Për kë mund të shqetësohet”.
Ju duhet ta përshëndetni shefin tuaj në të njëjtën mënyrë si zakonisht, edhe nëse kjo metodë është pak e rastësishme. Për shembull, nëse zakonisht përshëndetni shefin tuaj me emrin e parë, shkruani "I dashur. Jennifer ". Nëse marrëdhënia juaj me shefin tuaj është vetëm profesionale, përdorni “I dashur. Nëna e Jennifer Smith"
Hapi 5. Shkruani trupin e letrës suaj
Kaloni një rresht pas përshëndetjes para se të filloni të shkruani trupin e letrës sipas udhëzimeve të dhëna në këtë artikull.
- Çdo paragraf në trup duhet të jetë me një hapësirë të vetme, por duhet të ketë një vijë bosh midis secilit paragraf të veçantë. Dhe gjithashtu asnjë paragraf nuk duhet të shënohet.
- Bëni një letër në një faqe maksimale.
Hapi 6. Përdorni një mbulesë të ngrohtë
Për të ruajtur një ton miqësor dhe pozitiv, duhet të jepni një mbyllje që duket më e ngrohtë dhe më e sinqertë sesa një përfundim tipik si "Përshëndetje", "Faleminderit" ose "Sinqerisht".
-
Disa shembuj të kopertinave përfshijnë:
- Përshëndetjet e mia më të ngrohta
- Kam shpresa të mëdha për suksesin tuaj
- Faleminderit shumë për gjithçka deri më tani
- Me falenderimet më të sinqerta dhe urimet më të ngrohta.
Hapi 7. Shkruani emrin tuaj dhe nënshkruani atë
Shkruani emrin tuaj të plotë katër rreshta nën mbyllje dhe vendosni një nënshkrim midis kopertinës dhe emrit.
Pjesa 3 nga 3: Paraqitja e Letrës së Dorëheqjes
Hapi 1. Dorëzoni letrën tuaj të dorëheqjes drejtpërdrejt punëdhënësit tuaj
Mënyra më profesionale është që t'ia dorëzoni letrën e dorëheqjes shefit tuaj herën e parë dhe personalisht.
- Zakonisht ju duhet të caktoni një takim, por nëse punoni për një kompani të vogël dhe keni një marrëdhënie të ngushtë me shefin tuaj, mund të jeni në gjendje të vini në zyrën e tij pa paralajmëruar.
- Mbyllni derën pas jush kur hyni për ta mbajtur bisedën private.
- Paraqisni letrën e dorëheqjes punëdhënësit dhe shpjegoni, kur e dorëzoni, çfarë është.
- Ka shumë mundësi që shefi juaj të diskutojë situatën me ju. Edhe nëse letra tashmë i përgjigjet pyetjeve që ju janë bërë, përgjigjuni secilës pyetje plotësisht.
- Thuaji faleminderit kur dilni nga dhoma dhe shtrëngoni duart.
Hapi 2. Dorëzoni një kopje të letrës kujt i duhet
Kjo ndryshon sipas kompanisë, por zakonisht, departamenti i Burimeve Njerëzore do të ketë nevojë për një kopje siç do të ketë mbikëqyrësi juaj.
Bashkëpunëtorët, mentorët, anëtarët e ekipit dhe klientët duhet të njoftohen personalisht për dorëheqjen tuaj. Ata nuk kanë nevojë për një kopje të vërtetuar të letrës tuaj të dorëheqjes
Hapi 3. Punoni shumë deri në fund
Nëse ju kërkohet të përfundoni projekte të mëdha para se të niseni kur shkruani letrën, duhet të pajtoheni dhe të përfundoni projektet.
- Edhe nëse nuk bëni asnjë takim, nuk mund të pushoni gjatë dy javëve të fundit të punës tuaj. Tranzicioni do të jetë i vështirë për të gjithë, dhe është puna juaj profesionale që ta bëni kalimin sa më të qetë për punëdhënësin që po largoheni.
- Nga ana tjetër, nëse dyshoni se kompania po ju trajton padrejtësisht sepse keni shpallur dorëheqjen tuaj, mos lejoni që ata të përfitojnë nga ju ose t'ju çmendin me një punë jonjerëzore shtesë.
