Memorandumi është një lloj dokumenti që përdoret për komunikim të brendshëm midis punonjësve të kompanisë. Memot janë një aspekt i testuar me kohë i botës së biznesit që, kur shkruhen saktë, mund të ndihmojnë që gjërat të rrjedhin.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Zgjedhja e një gjuhe dhe formati
Hapi 1. Shmangni gjuhën tepër rastësore
Në përgjithësi, gjuha e memorandumit duhet të jetë e qartë dhe e thjeshtë, por profesionale. Ju duhet të shmangni tonin rastësor të bisedës në memorandum.
- Për shembull, mos shkruani, “Përshëndetje të gjithëve! Falë Zotit është e Premte, apo jo? Dua të flas për një çështje të rëndësishme biznesi”.
- Në vend të kësaj, shkoni direkt në pikën, "Unë dua të ndaj një raport të progresit të Projektit Z".
Hapi 2. Shmangni gjuhën emocionale
Ju gjithashtu duhet të përpiqeni të përdorni një ton neutral dhe të shmangni gjuhën emocionale. Mundohuni të deklaroni fakte dhe dëshmi për të mbështetur pretendimet.
- Për shembull, shmangni pretendimet si: "Unë mendoj se të gjithë do të ishim shumë më të lumtur nëse do të lejoheshim të visheshim rastësisht të Premteve."
- Në vend të kësaj, kërkoni informacione studimore nëse morali rritet kur punonjësit lejohen të zgjedhin rrobat dhe përmendni atë informacion në memorandum.
Hapi 3. Përdorni fraza sinjalizuese
Nëse doni të citoni dëshmi ose burime, sigurohuni që përdorni gjuhë që i lejon lexuesit të dijë se çfarë jeni duke bërë.
Për shembull, provoni frazën, "Sipas gjetjeve tona, …" ose "Hulumtimet e përfunduara nga EPA tregojnë se …"
Hapi 4. Zgjidhni modelin dhe madhësinë e shkronjave të përshtatshme
Memot duhet të lexohen lehtë. Pra, shmangni përdorimin e shkronjave të vogla, madhësia e paracaktuar është 11 ose 12.
Ju gjithashtu duhet të zgjidhni një font të thjeshtë, siç është Times New Roman. Ky nuk është koha për të provuar shkronja "qesharake" si Comic Sans (mund të qeshni me zgjedhjen e këtij fonti)
Hapi 5. Përdorni kufijtë standardë
Marzhi tipik për një memorandum biznesi është 1 inç ose 2.54 cm, megjithëse disa programe të përpunimit të tekstit kanë përgatitur modele memo me kufij pak më të gjerë (për shembull, 1.25 inç ose 3.18 cm).
Hapi 6. Zgjidhni një hapësirë të vetme
Memot e biznesit zakonisht nuk përdorin hapësira të dyfishta. Për ta mbajtur të vogël faqen e fletoreve, merrni parasysh hapësirën e vetme, por shtoni hapësirë midis paragrafëve ose seksioneve.
Zvarritjet e paragrafit zakonisht nuk kërkohen
Pjesa 2 nga 3: Përgatitja për të shkruar një Memo Biznesi
Hapi 1. Vendosni nëse memorandumi duhet të dërgohet
Nëse duhet të ndani çështje të rëndësishme biznesi me disa njerëz në ekipin tuaj, është një ide e mirë të dërgoni një memorandum. Memot mund të dërgohen edhe nëse komunikoni vetëm me një person, për shembull, ose dëshironi të mbani një regjistër korrespondence.
- Sidoqoftë, në disa raste, është më efikase të flasësh drejtpërdrejt me personin në fjalë.
- Përveç kësaj, disa informacione mund të jenë shumë të ndjeshme për t'u dërguar në një memorandum.
Hapi 2. Përcaktoni qëllimin e shkrimit të memorandumit
Përmbajtja dhe cilësimet e shënimeve ndryshojnë në varësi të qëllimit. Shumica e llojeve të memorandumeve shkruhen për arsyet e mëposhtme:
- Për të propozuar një ide ose zgjidhje. Për shembull, nëse e dini se si të zgjidhni një problem me oraret jashtë orarit, ideja mund të shkruhet në një memorandum dhe t'i dërgohet shefit tuaj.
- Për të dhënë urdhra. Për shembull, dërgimi i memorandumeve është gjithashtu një mënyrë efikase për të deleguar përgjegjësinë për një konferencë që departamenti juaj po pret.
- Për raportet. Ju gjithashtu mund të dërgoni memorandume për të informuar kolegët për ngjarjet e fundit, për të raportuar përditësime mbi një projekt, për të siguruar raporte progresi ose për të raportuar gjetjet hetimore.
Hapi 3. Ngushtoni temën
Ju mund të jeni duke trajtuar projekte të shumta dhe të tundoheni të dërgoni memorandume për kolegët, shefat ose klientët në lidhje me përparimin e gjërave. Sidoqoftë, mbani mend se shënimet e biznesit duhet të përqëndrohen në vetëm një çështje.
Kujtimet duhet të jenë koncize, të qarta dhe të lehta për t'u lexuar shpejt nga njerëzit e zënë me punë. Pra, mos lejoni që informacionet e rëndësishme të injorohen. Memotat e fokusuara ndihmojnë në sigurimin e marrjes dhe kuptimit të mesazhit tuaj
Hapi 4. Merrni parasysh auditorin
Përmbajtja, stili dhe toni i memorandumit të biznesit përcaktohet nga auditori i synuar. Pra, mendoni me kujdes se kush do ta marrë memorandumin.
Për shembull, një memorandum për një koleg për planifikimin e një feste të papritur për dikë në zyrë është i ndryshëm nga një memo për një mbikëqyrës në lidhje me rezultatet e një hetimi që keni bërë për muaj
Pjesa 3 nga 3: Përbërja e një Memo Biznesi
Hapi 1. Etiketoni atë
Ka shumë lloje të korrespondencës së biznesit. Mënyra standarde për memorandumet është etiketimi eksplicit i dokumentit.
- Për shembull, shkruani "Memo" ose "Memorandum" në krye të faqes.
- Pozicioni mund të jetë i përqendruar ose i vendosur në të majtë. Për frymëzim, rishikoni shënimet e biznesit që keni marrë dhe kopjoni formatin.
Hapi 2. Shkruani një titull
Pjesa e parë e memorandumit duhet të përfshijë pikat e rëndësishme. Informacioni i detajuar për secilin komponent do të përshkruhet në hapin tjetër.
- TO: shkruani emrat dhe titujt e njerëzve që morën shënimin.
- NGA: shkruani emrin dhe titullin e plotë.
- DATA: shkruani datën e plotë dhe të saktë, mos harroni vitin.
- SUBJEKT: shkruani një përshkrim të shkurtër dhe specifik të përmbajtjes së shënimit.
- Vini re se subjekti zakonisht tregohet ose nga "Re:" ose "RE:" (të dy qëndrojnë për lidhje).
Hapi 3. Zgjidhni me kujdes listën e marrësve
Sigurohuni që të përfshini të gjithë ata që kanë nevojë për informacion ose zhvillime. Kufizoni shpërndarjen e memorandumeve për njerëzit që duhet të dinë.
- Nga pikëpamja e biznesit, nuk është e mençur t'i dërgoni memorandume të gjithëve në zyrë nëse vetëm disa janë të shqetësuar ose të përfshirë.
- Njerëzit do të mbingarkohen nga shumë memorandume dhe mund të priren të injorojnë ose thjesht të kalojnë nëpër memorandume të parëndësishme.
Hapi 4. Përdorni emrat dhe titujt dhe titujt e duhur për personat në listën e marrësve
Edhe pse ju dhe shefi juaj jeni të njohur çdo ditë, është mirë që korrespondencën e shkruar ta mbani zyrtare. Për shembull, mbase e përshëndetni shefin tuaj me emër vetëm kur takoheni në korridorin e zyrës, por për memorandume, përshëndeteni me "Zonja Riana" ose "Dr. Riana ".
Mos harroni se informacioni që shkruani është i destinuar për të gjithë në listën e marrësve. Pra, shkruani emrin dhe titullin e plotë
Hapi 5. Gjeni titullin e personit të cilit i drejtoheni në shënimin e jashtëm
Nëse i dërgoni një memo dikujt jashtë zyrës, është e rëndësishme të përcaktoni përshëndetjen e duhur. Merrni kohë për të kërkuar profilin në fjalë, informacionet personale zakonisht përshkruhen në faqen e internetit të kompanisë së tyre.
- Për shembull, ju dyshoni nëse diploma është një doktoratë. Nëse po, në përgjithësi përshëndetja e saktë është Dr. X
- Cili është pozicioni i tij? Itshtë zëvendësdrejtori apo dekani? Nëse po, sigurohuni që ta përmendni në memorandum.
Hapi 6. Shkruani temën me kujdes
Sigurohuni që tema të jetë e shkurtër, e qartë dhe jo shumë e përgjithshme.
- Për shembull, tema e "Biznesit të Ri" duket e paqartë, dhe nëse dikush po kërkon skedarin javë ose ditë përpara, mund ta ketë të vështirë të vendosë se cili nga shënimet tuaja është.
- Një temë më e mirë do të ishte diçka e tillë, "Raporti i Progresit të Hetimit të Zgjerimit të Bazës së Klientit".
Hapi 7. Merrni parasysh të anashkaloni përshëndetjen
Ju jeni të lirë të zgjidhni nëse doni ta filloni mesazhin me një përshëndetje, të tillë si "I dashur. Zonja Wardani”ose“E dashur. Kolegë." Sidoqoftë, mbani mend se përshëndetjet nuk priten në një memo biznesi.
Memot janë një mjet i shpejtë dhe efikas për përcjelljen e informacionit të rëndësishëm, dhe auditori e di qartë se kush e ka marrë dhe dërguar memorandumin
Hapi 8. Hartoni hyrjen
Shpjegoni qëllimin tuaj për shkrimin dhe dërgimin e shënimit.
Për shembull, "Në këtë mënyrë ju njoftoj se …". Hyrja duhet të sigurojë një përmbledhje të përmbajtjes së memorandumit
Hapi 9. Mbani prezantimin të shkurtër
Nuk ka nevojë të jepni të gjitha detajet dhe/ose provat në pjesën e parë.
Disa fjali ose një paragraf i shkurtër do të jenë të mjaftueshëm
Hapi 10. Përcaktoni cilësimet e trupit të memorandumit
Pas hyrjes, një memo biznes zakonisht përfshin dy deri në katër paragrafë shtesë para përfundimit. Përmbajtja dhe cilësimet varen nga tema.
Për shembull, ju mund të organizoni informacione sipas rëndësisë. Ose, nëse përshkruani një proces, ndani trupin e memorandumit që të përputhet me fazat e procesit
Hapi 11. Vendosni nëse doni të përfshini titrat
Memot e biznesit duhet të përbëhen nga seksione të qarta. Zakonisht memot e biznesit ndahen qartë në mënyrë që marrësi të lexojë dhe tretet me lehtësi informacionin. Ju mund t'i ndihmoni ata të kuptojnë pikat e plumbave duke etiketuar nënseksionet.
Hapi 12. Shkruani një nëntitull specifik
Sigurohuni që fokusi i secilës nënseksion është i qartë për marrësin.
Për shembull, përfshini nënseksionet e mëposhtme kur shkruani një memorandum për një lëvizje të planifikuar në zyrë: "Vendndodhje e re për Zyrën tonë Qendrore", "Udhëzime të rëndësishme për Furnizimet e Zyrës" dhe "Orari i Përfundimit të Zhvendosjes së Zyrës"
Hapi 13. Përfshini fjalinë temë në paragrafin kryesor
Fjalia e parë e çdo nënseksioni ose paragrafi duhet të përcjellë pikën kryesore të seksionit.
Çdo paragraf ose seksion i memorandumit duhet të përqëndrohet në vetëm një ide
Hapi 14. Merrni parasysh përdorimin e pikave të plumbave
Nëse doni të nënvizoni pika të rëndësishme, pikat ose listat mund të jenë shumë të dobishme. Ky format inkurajon lexuesit t'i kushtojnë vëmendje pikave të rëndësishme dhe i ndihmon ata të lexojnë memorandume më shpejt dhe me efikasitet.
Hapi 15. Mbani shënimin të shkurtër
Në përgjithësi, memorandumet e biznesit nuk janë më shumë se një deri në dy faqe.
Ky kufi standard i faqeve është në përgjithësi për dokumentet me një hapësirë pa rreshta shtesë midis seksioneve
Hapi 16. Vendosni nëse keni nevojë për një paragraf përmbledhës
Në përgjithësi, memorandumet nuk kërkojnë një përmbledhje, veçanërisht nëse ato janë më pak se një faqe.
Sidoqoftë, nëse informacioni i përshkruar është kompleks, ose nëse shënimi është më i gjatë se zakonisht, është e dobishme të keni një përmbledhje të pikave kryesore
Hapi 17. Futni një seksion ose paragraf përmbyllës
Edhe nëse nuk keni nevojë për një memorandum përmbledhës, prapëseprapë duhet ta përfundoni me një fjali përmbyllëse. Mendoni për sa vijon:
- Cili është mesazhi kryesor i memorandumit? A doni që marrësi të bëjë diçka? A duhet të përgjigjen ata jo më vonë se çdo ditë të caktuar? Nëse po, tregojeni qartë.
- Nëse nuk kërkohet asnjë veprim, përfshini një fjali të thjeshtë përmbyllëse, të tillë si "Unë do të jem i lumtur të diskutoj më tej" ose "Ju lutemi më kontaktoni për ndonjë problem ose pyetje".
Hapi 18. Nënshkruani nëse dëshironi
Në përgjithësi nuk ka nevojë të shtoni një emër ose nënshkrim në fund të memorandumit. Sidoqoftë, mbani mend se është më e sigurt të ndiqni shembuj të tjerë të memorandumeve në fushën tuaj.
- Nëse pjesa tjetër përfundon zyrtarisht (p.sh., "Sinqerisht, Dr. Sari), ndiqni shembullin.
- Edhe pse nuk kërkon një nënshkrim, mund t'ju duhet të përfshini inicialet tuaja në fund të dokumentit.
Hapi 19. Thoni nëse ka ndonjë bashkëngjitje
Nëse memorandumi gjithashtu përfshin bashkëngjitje, të tilla si tabela, grafikë ose raporte, sigurohuni që të përmendni bashkëngjitjet në fund të memorandumit. Për shembull, "Bashkangjitur: Tabela 1".
- Ju gjithashtu duhet t'i referoheni bashkëngjitjes në trupin e memorandumit.
- Për shembull, për të kujtuar njoftimin e punonjësve për një lëvizje të afërt në zyrë, mund të shkruani informacione si më poshtë, “Ne synojmë të përfundojmë procesin e lëvizjes deri në fund të këtij tremujori. Shihni Tabelën 1 të bashkangjitur për një orar më të detajuar.”
Hapi 20. Lexoni përsëri memorandumin e shkruar me kujdes
Para dërgimit, lexoni përsëri dhe korrigjoni. Sigurohuni që gramatika e fjalisë të jetë e saktë, që të mos ketë gabime drejtshkrimi ose përdorim të shenjave të pikësimit dhe që përmbajtja të kuptohet lehtë.
- Merrni parasysh shtyrjen e dorëzimit pas korrigjimit të parë nëse koha nuk është çështje. Nëse e lexoni memorandumin një ose dy orë më vonë, mund të gjeni gabime që fillimisht nuk ishin marrë parasysh.
- Nëse memorandumi përmban informacion të ndjeshëm, kontrolloni politikat e kompanisë për të parë se kush mund ta rishikojë memorandumin për ju dhe të japë miratimin përfundimtar të përmbajtjes së tij.
