Memot zakonisht përdoren për të përcjellë informacione të caktuara tek një grup njerëzish, për shembull në lidhje me aktivitetet, politikat ose burimet në dispozicion, dhe për t'u kërkuar atyre të ndërmarrin veprime. Fjala "memorandum" do të thotë diçka që duhet të mbahet mend ose t'i kushtohet vëmendje. Ju mund të shkruani një memorandum të mirë dhe të kuptueshëm duke studiuar këto këshilla.
Hapi
Pjesa 1 nga 4: Shkrimi i Kokat e Memo
Hapi 1. Shkruani "MEMORRANDUM" në krye të letrës për të shkruar një shënim
Së pari, shpjegoni se ky dokument është një memorandum. Shkruani fjalën "MEMORDUM" 3 cm nga skaji i sipërm i letrës me shkronja të theksuara si rreshti i parë. Kjo fjalë mund të vendoset në qendër ose në të majtë të shkronjës më të madhe.
Kaloni dy rreshta bosh para se të shkruani rreshtin tjetër
Hapi 2. Shkruani saktë emrin e marrësit të memorandumit
Meqenëse memorandumi është një mjet zyrtar i komunikimit të biznesit, marrësi gjithashtu duhet të jetë i listuar zyrtarisht. Shkruani emrin e plotë dhe titullin e marrësit të memorandumit.
Nëse ky shënim i drejtohet të gjithë stafit, shkruani: "Për: Të gjithë punonjësit"
Hapi 3. Gjithashtu shkruani marrësit e tjerë në rreshtin "CC"
Linja "CC" (që qëndron për Courtesy Copy) përdoret për të shkruar emrin e personit ose personave që do të marrin një kopje të memorandumit, jo atij të cilit do t'i dërgohet memorandumi. Emri i shënuar në rreshtin "CC" është pala që duhet të njoftohet për politikën ose çështjen e përshkruar në memorandum.
Hapi 4. Shkruani emrin tuaj në rreshtin "Nga"
Emri i autorit dhe dërguesit të shënimit duhet të jetë në kokën e shënimit. Shkruani emrin dhe titullin tuaj të plotë në këtë rresht.
Hapi 5. Futni datën
Shkruani datën e përgatitjes së memorandumit plotësisht me datën e formatit, muajin, vitin. Për shembull: "Data: 9 Dhjetor 2015" ose "9/12/2015".
Hapi 6. Përcaktoni temën e memorandumit dhe shkruajeni atë si një rresht të veçantë me titullin "Rreth"
Subjekti i memorandumit do t'ju japë një ide se çfarë diskutohet në memorandum. Zgjidhni një temë specifike, por të shkurtër.
Për shembull, në vend që të shkruani "Milingonat" si subjekt, zgjidhni diçka më specifike, për shembull: "Problemi i milingonave në zyrë"
Hapi 7. Njihni mirë formatin e titullit të memorandumit
Titulli i shënimeve duhet të jetë në krye të anës së majtë. Ju mund të përdorni shkronja të mëdha ose të vogla për fjalët "Për:", "Nga:", "Data:" dhe "Rreth:".
-
Titulli i memorandumit do të duket si shembulli i mëposhtëm:
Për: Emri dhe titulli i marrësit
Nga: Emri dhe titulli juaj
Data: Data e shkrimit të shënimit
Subjekti: Subjektet e përfshira në memorandum (përdorni ngjyra të theksuara ose një ngjyrë të caktuar për gjërat që mendoni se janë të rëndësishme).
- Kur shkruani një titull memo, vendosni një hapësirë pas zorrës së trashë për ta bërë atë të duket më e pastër.
- Kur të keni mbaruar së shkruari titullin e memorandumit, kaloni një rresht para se të vazhdoni të shkruani memorandumin për të ndarë titullin e memorandumit nga trupi i memorandumit.
Pjesa 2 nga 4: Shkrimi i Trupit të Memo
Hapi 1. Merrni parasysh auditorin që do të marrë shënimin
Në mënyrë që të shkruani një memorandum që i intereson njerëzit të lexojnë dhe përgjigjen, ju duhet të përcaktoni stilin, gjatësinë dhe formalitetin e shpjegimit tuaj në trupin e memorandumit bazuar në audiencën që do ta lexojë. Për këtë, ju duhet të dini se kush do ta marrë dhe lexojë këtë shënim.
- Gjeni se cilat janë përparësitë dhe shqetësimet e marrësit të memorandumit.
- Mundohuni të parashikoni pyetjet që lexuesit e memorandumit do të bëjnë. Mbështetni shpjegimin tuaj duke dhënë disa shembuj, dëshmi ose informacione të tjera që mund të ndikojnë tek lexuesi.
- Duke marrë parasysh auditorin që do të lexojë memorandumin, ju mund të përcillni informacionin ose opinionet e duhura në memorandum.
Hapi 2. Mos jepni një përshëndetje zyrtare
Memorandumi nuk ka nevojë të fillojë me një përshëndetje si "I dashur Zoti Anwar". Në vend të kësaj, thjesht shkruani një fjali hapëse për të shpjeguar temën që dëshironi të mbuloni.
Hapi 3. Thoni problemin ose çështjen në paragrafin e parë
Përshkruani shkurtimisht sfondin e veprimit që dëshironi të ndërmerrni. Ashtu si me paraqitjen e një deklarate të tezës, shpjegoni temën dhe jepni arsyet pse ky veprim është i rëndësishëm. Ju mund ta përdorni këtë fjali hyrëse si një përmbledhje abstrakte ose memorandumesh.
Si udhëzues i përgjithshëm, pjesa e hapjes duhet të shkruhet në një paragraf
Hapi 4. Për shembull, në fillim të memorandumit mund të shkruani:
Me efekt nga 1 janari 2016, PT XYZ do të zbatojë një politikë të re për mbrojtjen e shëndetit. Të gjithë punonjësit dhe anëtarët e familjes së tyre do të marrin përfitime shëndetësore të klasës 1 të BPJS çdo muaj”.
Hapi 5. Përshkruani kontekstin e çështjes që ngritët në memorandum
Lexuesit mund të kenë nevojë për informacion në lidhje me sfondin e çështjes që po prezantoni. Shpjegoni shkurt kontekstin dhe thoni vetëm atë që është e rëndësishme.
Nëse është e rëndësishme, vazhdoni të shkruani memorandumin duke shpjeguar pse doni që kjo politikë të zbatohet. Për shembull, shkruani: "Qeveria ka nxjerrë një rregullore që çdo kompani i kërkohet të regjistrojë punonjësit dhe anëtarët e familjes së tyre si pjesëmarrës të BPJS Kesehatan"
Hapi 6. Mbështetni planin tuaj duke dhënë një shpjegim në seksionin e diskutimit
Përshkruani shkurt veprimin që do të ndërmerrni. Jepni dëshmi dhe arsye logjike për të mbështetur propozimin tuaj. Filloni duke përcjellë informacionin më të rëndësishëm, pastaj jepni fakte specifike ose mbështetëse. Tregoni se çfarë përfitimesh do të marrë lexuesi nga veprimi juaj i propozuar ose dëmi që do të ndodhë nëse ky veprim nuk ndërmerret.
- Nëse dëshironi të krijoni një memorandum më të gjatë, paraqitni gjithashtu grafikë, lista ose tabela përkatëse dhe bindëse.
- Për memorandume më të gjata, mund të jepni një titull të shkurtër që përshkruan përmbajtjen e secilit seksion. Për shembull, në vend që të krijoni titullin "Politikë", shkruani "Politikë e re për të gjithë punonjësit". Bëni titullin specifik dhe të shkurtër në mënyrë që gjërat e rëndësishme në memorandum të mund të njihen menjëherë nga lexuesi.
Hapi 7. Sugjeroni veprimet që duhet të ndërmerren nga lexuesi
Përmes një memorandumi, ju i kërkoni të tjerëve të veprojnë në një çështje specifike, pavarësisht nëse është një njoftim për një produkt të ri, një politikë të re për raportimin e shpenzimeve, ose një deklaratë se si kompania zgjidh një problem. Shpjegoni se çfarë veprimi duhet të ndërmerret në një paragraf ose fjali përfundimtare.
- Për shembull, shkruani: "Të gjithë punonjësit duhet të përdorin sistemin e ri të kontabilitetit duke filluar nga 1 Mars 2016".
- Gjithashtu siguroni dëshmi mbështetëse për propozimin tuaj.
Hapi 8. Mbyllni memorandumin duke ofruar një përmbledhje pozitive dhe mbështetëse
Paragrafi i fundit duhet të përshkruajë hapin tjetër që mund të zgjidhë problemin. Gjithashtu përcillni një mesazh mbështetjeje për solidaritetin organizativ.
- Ju mund të thoni, "Unë jam i gatshëm ta diskutoj këtë propozim më tej dhe të zbatoj vendimin për të cilin jemi pajtuar reciprokisht".
- Ose, mund ta mbyllni memorandumin duke shkruar: “Ne jemi shumë të ngazëllyer për planin për të shtuar një linjë prodhimi. Ne besojmë se ky plan do të zhvillojë kompaninë dhe do të sigurojë vazhdimësinë e biznesit tonë”.
- Mbyllni memorandumin me vetëm një ose dy fjali.
Pjesa 3 nga 4: Përfundimi i Memo
Hapi 1. Njihni mirë formatin e memorandumit
Përdorni formatin standard të shënimeve për lexim më të lehtë. Shkruani memorandumin në fontin Times New Roman ose Arial, madhësia 12 me 3 cm kufijtë majtas, djathtas dhe poshtë.
Përdorni një format paragrafi të rreshtuar majtas. Kaloni dy rreshtat bosh në fund të paragrafit dhe nuk keni nevojë të lini një hapësirë në fillim të paragrafit
Hapi 2. Kontrolloni shënimin tuaj
Lexoni përsëri dhe redaktoni shënimin për t'u siguruar që është i saktë, i qartë, konciz dhe bindës. Sigurohuni që jeni duke përdorur stilin e duhur të shkrimit. Eliminoni termat ose zhargonet e panevojshme shkencore.
- Kontrolloni përsëri për të parë nëse ka ende gabime drejtshkrimore, gramatikore dhe diskutimi. Kushtojini vëmendje shkrimit të emrave, datave dhe numrave.
- Sigurohuni që shënimi juaj është mjaft i shkurtër dhe eliminoni informacionin e tepërt.
Hapi 3. Filloni pranë emrit tuaj
Memorandumi nuk ka nevojë të nënshkruhet, por ju duhet ta iniconi me një stilolaps në krye të memorandumit pranë emrit tuaj. Fillimet tregojnë se e keni miratuar këtë shënim.
Hapi 4. Përdorni letër me shkronja letre
Ka letra letre që shtypen me shkronja të veçanta të krijuara për memorandume ose thjesht përdorin letër letre të zakonshme.
Nëse e keni krijuar memorandumin në një kompjuter (dhe e keni dërguar me email), krijoni letrën tuaj me shkronja duke përdorur programin Word me logon e kompanisë dhe informacionin e kontaktit të shfaqur. Përdoreni këtë model memorandumi për paraqitjet e ardhshme të memorandumeve
Hapi 5. Vendosni se si të dërgoni memorandumin
Zgjidhni mënyrën më të mirë për të shpërndarë memorandumin. Mund ta printoni dhe ndani ose ta dërgoni me email.
Për dërgimin e shënimeve përmes postës elektronike, mund ta konvertoni shënimin nga një dokument Word në HTML ose në një PDF dhe ta dërgoni atë si një shtojcë me email
Pjesa 4 nga 4: Përdorimi i modeleve të kujtesës
Hapi 1. Kërkoni një model memorandumi
Memot mund të krijohen duke përdorur shabllone, në vend që t'i ndërtoni ato nga e para. Për këtë, kërkoni modele të mira memo në internet, për shembull në Microsoft Word. Formatet e përdorura janë zakonisht pothuajse të njëjta, por madhësia, gjatësia dhe dizajni i fontit mund të ndryshojnë.
- Shkarkoni modelin që i përshtatet më së miri nevojave tuaja.
- Sigurohuni që të lexoni rregullat para se të përdorni shabllone nga çdo faqe në internet.
Hapi 2. Hapni shabllonin që keni shkarkuar në kompjuterin tuaj
Pasi të klikoni butonin e shkarkimit, shablloni ose do të shkarkohet drejtpërdrejt në kompjuterin tuaj ose ka disa hapa që duhet të bëni. Nëse rezultati është një skedar i zipuar, së pari duhet ta shpaketoni këtë skedar dhe pastaj ta hapni atë në Microsoft Word.
Ne ju rekomandojmë që të përdorni versionin më të fundit të programit Microsoft Word në mënyrë që të mos përjetoni probleme dhe ky model do të funksionojë mirë për ju. Nëse jeni ende duke përdorur një version të mëparshëm të programit Microsoft Word, përditësojeni atë para se të shkarkoni ndonjë skedar
Hapi 3. Përcaktoni kokën tuaj
Të gjitha modelet mund të ndryshohen. Çdo pjesë të shabllonit të memorandumeve mund ta personalizoni sipas nevojave tuaja. Për shembull, shtoni një logo dhe shenjë regjistrimi të markës në shabllon në seksionin e shkronjave. Klikoni në pjesën e letrave me kokë për të shtypur informacionin e kompanisë.
Hapi 4. Plotësoni fushat e modelit në kokën e shënimeve
Ju duhet të plotësoni fushat "Për", "Nga", "CC" dhe "Rreth". Kini kujdes kur plotësoni secilën fushë në mënyrë që të mos ngatërroheni, të humbisni ose të shkruani gabim në këtë seksion.
Hapi 5. Shkruani mesazhin tuaj
Shkruani hyrjen, kontekstin, diskutimin dhe përmbledhjen në trupin e memorandumit. Ju mund të shkruani memorandume në formë liste për të përcjellë informacion pikë për pikë.
- Përdorni të njëjtin format shablloni për të mbajtur të gjithë paragrafët në memorandum të organizuar mirë me kufijtë e duhur dhe madhësitë e shkronjave.
- Nëse është e nevojshme, mund të përdorni modelin e shënimeve për të shfaqur tabelën. Kjo mund të jetë më e dobishme, veçanërisht nëse memorandumi i përgatitur në një listë ose format tjetër duket i paqartë ose i vështirë për t'u lexuar.
- Mos harroni të fshini fjalët tashmë në shabllon. Kontrolloni përsëri me kujdes para se të dërgoni.
Hapi 6. Gjithashtu kontrolloni këmbët e skrapit
Fundi i memorandumit është në fund të memorandumit i cili zakonisht përdoret për të siguruar informacion shtesë, për shembull për të shkruar informacionin e kompanisë tuaj ose numrin e telefonit. Kontrolloni me kujdes që i gjithë ky informacion është shtypur saktë. Sigurisht, ju dëshironi të dërgoni një memorandum të mirë pa informacion kontakti të pasaktë ose informacion të humbur.
Hapi 7. Rregulloni ekranin
Një nga avantazhet që mund të merrni nga shablloni është mundësia për të ndryshuar ngjyrën e dokumentit. Shfaqja e memorandumit mund të përshtatet me personalitetin dhe ta bëjë atë të duket më tërheqës. Përveç kësaj, ju mund të zgjidhni ngjyrën që i përshtatet më së miri situatës aktuale për ta bërë atë më tërheqës, por gjithsesi profesional.
Hapi 8. Ruani shënimin si një dokument të ri
Sigurohuni që të mbani një kopje të këtij skedari memo në mënyrë që të ketë një kopje rezervë dixhitale si dëshmi e çdo komunikimi biznesi që keni pasur.
Hapi 9. Ruajeni këtë shabllon në mënyrë që ta përdorni përsëri
Sa herë që keni nevojë të krijoni një memorandum me një temë paksa të ndryshme, zëvendësoni informacionin në të me subjektin e memorandumit që dëshironi të dërgoni. Përveç kursimit të kohës, mund të krijoni memorandume në një format të qëndrueshëm në mënyrë që ato të duken profesionale. Në atë mënyrë, lexuesit do t'i kushtojnë më shumë vëmendje dhe do të lexojnë me kujdes memorandumin që dërgoni.
Këshilla
- Mos jepni shumë arsye. Ju duhet të shpjegoni pse duhet të ndërmerren veprime të caktuara, por mos e teproni.
- Shpjegimi/informacioni i shkruar në memorandum duhet të paraqitet shkurtimisht.
Artikull i lidhur
- Si të shkruani një memorandum biznesi
- Si të shkruani një letër
- Si të komunikoni në mënyrë efektive
- Si të shkruani një letër lexuesi
