Në fillim, të shkruash një raport pune mund të duket e vështirë, por në të vërtetë është më e lehtë nga sa mendoni. Raportet e punës zakonisht përdoren për të shpjeguar përparimin e një projekti të caktuar ose për të dhënë përfundime dhe rekomandime për çështje të caktuara në vendin e punës. Në mënyrë që të shkruani me lehtësi një raport efektiv të punës, filloni duke marrë parasysh qëllimin, auditorin, hulumtimin dhe mesazhin tuaj. Hartoni një raport duke përdorur formatin e raportit të biznesit. Bëni rishikime në mënyrë që raporti të bëhet efektiv.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Planifikimi i një raporti pune
Hapi 1. Identifikoni qëllimin dhe temën e raportit
Ndonjëherë, mund t'ju kërkohet të bëni një raport. Qëllimi ose tema e raportit ka shumë të ngjarë të deklarohet në kërkesë. Nëse nuk jeni të sigurt për një qëllim ose temë, merrni parasysh mesazhin që dëshironi të përcillni tek lexuesit tuaj. Ju gjithashtu mund të sqaroni me mbikëqyrësin ose eprorin tuaj.
Për shembull, qëllimi juaj mund të jetë të analizoni një çështje biznesi, të shpjegoni rezultatet e një projekti në të cilin po punoni, ose t'i siguroni një mbikëqyrësi një përshkrim të përparimit të punës tuaj
Hapi 2. Zgjidhni një ton dhe gjuhë që i përshtatet lexuesit
Merrni parasysh njohuritë e lexuesit dhe zhargonet që ata njohin. Kur shkruani një raport, mund të përdorni zhargon dhe gjuhë më profesionale sesa kur shkruani për publikun.
- Kush do ta lexojë raportin? Merrni parasysh çdo lexues që ka të ngjarë të përdorë raportin tuaj.
- Nëse lexuesit tuaj janë heterogjenë, shkruani të gjithë informacionin për lexuesin që ka më pak njohuri për atë që po shkruani. Sidoqoftë, përdorni titujt për secilin seksion në mënyrë që lexuesit më të arsimuar të kalojnë informacionin që ata nuk mendojnë se është i nevojshëm. Ju gjithashtu mund të shkruani seksione të veçanta për t'iu drejtuar grupeve të veçanta të lexuesve.
Hapi 3. Mblidhni të dhëna dhe materiale mbështetëse nëse ka
Përfshini materialin që keni përdorur si bazë për përfundimet ose rekomandimet tuaja. Ju do t'i referoheni këtyre materialeve kur përgatitni raportin. Ju gjithashtu mund të keni nevojë t'i përfshini këto materiale në shtojcën e raportit. Më poshtë janë llojet e materialeve që mund të përfshini kur përgatitni një raport:
- Informacion financiar
- Diagramë
- Grafiku
- Informacion statistikor
- Sondazh
- Pyetësori
- Rezultatet e intervistave me ekspertë, bashkëpunëtorë, klientë, etj.
Hapi 4. Rishikoni përparimin tuaj nëse jeni duke shkruar një raport progresi
Në vend të kësaj, jepni një përshkrim të punës që keni bërë, punës që do të bëni dhe nëse puna ka qenë në përputhje me objektivin fillestar. Mendoni për raportin si një përgjigje për pyetjet që njerëzit mund të kenë në lidhje me projektin tuaj. Më poshtë janë pyetjet që duhet t'i përgjigjeni në raport:
- A ka ndryshuar fushëveprimi i punës?
- Çfarë pune keni përfunduar që nga raporti i fundit?
- Çfarë pune do bëni?
- A do të përfundojë projekti juaj në kohë? Nëse jo, pse?
- Me çfarë problemi jeni përballur dhe si e keni zgjidhur atë?
- Çfarë mësimesh keni mësuar këtë muaj?
Hapi 5. Përshkruani informacionin që duhet të përfshini në raport
Shkruani një përmbledhje të idesë tuaj si një udhëzues. Kur përshkruani, zhvilloni titujt e raporteve për të ndihmuar në organizimin e asaj që do të thoni. Ky skicë nuk ka nevojë të jetë i rregullt ose i shkruar mirë, sepse vetëm ju do ta përdorni.
- Në përgjithësi, raporti fillon me një shpjegim të rezultateve, përfundimeve ose rekomandimeve. Pas kësaj, shpjegoni se si keni arritur në atë përfundim dhe mënyrën tuaj të të menduarit nëse është e mundur.
- Nëse do të bëni një përfundim ose rekomandim të diskutueshëm, shpjegoni procesin dhe arsyetimin tuaj në mënyrë që lexuesi të kuptojë arsyet që qëndrojnë pas përfundimeve dhe rekomandimeve tuaja.
Pjesa 2 nga 3: Hartimi i një raporti pune
Hapi 1. Përdorni një faqe kopertine ose faqe titulli
Faqja e titullit duhet të përmbajë emrin e raportit të ndjekur nga data e paraqitjes në një rresht të veçantë. Në rreshtin e tretë, shkruani emrat e të gjithë autorëve të raportit. Pas kësaj, shkruani emrin e organizatës në rreshtin e katërt.
- Në disa raste, mund të përfshini një letër përcjellëse që shpjegon pse po e shkruani raportin, çfarë ka në të dhe çfarë të bëni tjetër. Kjo lloj letre përdoret zakonisht kur procesi i shkrimit të një raporti kërkon shumë kohë ose autori mendon se lexuesit i nevojiten shpjegime shtesë para se të gërmohet në raport.
- Për raportet e përparimit, shkruani emrin tuaj, emrin e projektit, datën dhe periudhën e raportimit në faqen e titullit. Shkruajini ato në rreshta të ndryshëm. Ju mund të etiketoni secilën rresht me fjalë, të tilla si 'emri', 'emri i projektit', 'data' dhe 'periudha e raportit'. Ju gjithashtu mund të shkruani informacione për këto gjëra pa etiketa.
- Pyesni shefin tuaj nëse ka ndonjë rekomandim specifik në raportin e punës. Këto rekomandime janë burimi më i mirë i materialit për përgatitjen e raporteve.
Hapi 2. Krijoni një përmbledhje ekzekutive që përmban informacionin kryesor
Përfshini përfundimet, arsyetimet dhe rekomandimet tuaja. Lexuesi do të kuptojë pikat kryesore të raportit pa pasur nevojë ta lexojë atë në tërësi. Nuk keni nevojë të hyni në shumë detaje, por lexuesi duhet të kuptojë përshkrimin e raportit tuaj. Përmbledhja ekzekutive duhet të jetë gjysmë deri në një faqe.
- Nuk keni nevojë të përmbledhni të gjithë raportin. Përqendrohuni në idetë e rëndësishme në raport, siç është rekomandimi ose përfundimi juaj kryesor.
- Nëse jeni duke shkruar një raport përparimi, kaloni këtë seksion.
Hapi 3. Krijoni një tabelë të përmbajtjes
Listoni të gjithë titujt e seksioneve të raportit dhe numrat e faqeve të tyre. Kjo listë do ta bëjë më të lehtë për lexuesit që të përdorin raportin tuaj dhe të gjejnë informacionin që u nevojitet.
- Përdorni titujt dhe titujt për secilin seksion në mënyrë që raporti të lexohet lehtë.
- Nëse jeni duke shkruar një raport përparimi, zakonisht nuk keni nevojë të krijoni një tabelë të përmbajtjes nëse shefi juaj nuk ju kërkon. Sidoqoftë, përfshini një titull dhe titull për secilën pjesë për ta bërë raportin të lehtë për t’u lexuar.
Hapi 4. Shkruani një hyrje për të dhënë një ide të raportit tuaj
Tregojini lexuesit pse e keni shkruar raportin. Përmblidhni kontekstin prapa raportit dhe shpjegoni qëllimin tuaj. Tregoni pyetjet që do t'i përgjigjeni në raport ose çështjet që do të zgjidhni. Përshkruani fushëveprimin dhe organizimin e raportit.
- Hyrja nuk duhet të jetë e gjatë. Shkruani qartë dhe në mënyrë specifike në mënyrë që lexuesit të dinë kontekstin dhe qëllimin pa pasur nevojë të lexojnë një shpjegim shumë të gjatë.
- Shkruani 2-4 paragrafë për hyrjen.
- Për një raport progresi, një pjesë hyrëse prej 1-2 paragrafësh është e mjaftueshme. Hyrja duhet të përmbledhë projektin dhe qëllimet tuaja. Ju gjithashtu mund të përmendni punën që keni përfunduar dhe planet tuaja të ardhshme.
Hapi 5. Shpjegoni rezultatet ose përfundimet që keni përmendur
Përshkruani çdo kërkim ose vlerësim që keni përfunduar në lidhje me projektin. Shkruani një diskutim dhe interpretim të gjetjeve dhe lidhjen e tyre me temën e raportit.
- Në përgjithësi, ky seksion përbëhet nga një paragraf hyrës dhe një listë të përfundimeve tuaja.
- Përfundimi mund të shkruhet kështu, “1. Popullsia po plaket kështu që rreziqet shëndetësore të klientëve tanë po rriten.”
- Nëse shkruani një raport progresi, nuk keni rezultate ose përfundime. Shkruani arritjet ose punën që keni përfunduar pas prezantimit. Ju mund të shkruani 2-4 paragrafë për këtë seksion. Sidoqoftë, zakonisht një listë do të jetë e mjaftueshme. Shkruani, "Rritur IDR 200,000,000 për të marrë me qira tendat e festivalit", "Nënshkruani një kontratë me Company Planning Company për të planifikuar festivalin" dhe "Kryeni një sondazh me 1,500 banorë për të mbledhur opinionin publik."
Hapi 6. Jepni rekomandime për hapat e ardhshëm
Rekomandimet duhet të shpjegojnë se çfarë do të ndodhë në të ardhmen. Përshkruani se cili problem mund të zgjidhet duke përdorur zgjidhjen tuaj dhe si lidhet me përfundimin që keni nxjerrë. Pasi të keni shkruar shpjegimin, rendisni rekomandimet sipas numrit. Filloni secilën fjali me një folje. Bëni një listë rekomandimesh dhe filloni me më të rëndësishmet.
- Për shembull, ju mund të shkruani, “1. Ofroni trajnime për ringjalljen kardiopulmonare për punonjësit.”
- Nëse jeni duke shkruar një raport progresi, duhet të bëni një listë të punëve ose synimeve për të cilat do të punoni/arrini në periudhën e ardhshme. Për shembull, mund të shkruani: "Gjeni një shitës për festivalin", "Përcaktoni modelin e festivalit" dhe "Porositni një poster promovues".
Hapi 7. Diskutoni procesin dhe kuadrin që qëndron në përfundim
Përshkruani qasjen që keni përdorur për të analizuar temën, çështjen ose problemin. Rishikoni gjetjet tuaja, pastaj shpjegoni sesi ato u përdorën si bazë për rekomandime. Ndani diskutimin në seksione. Titullo seksionet sipas përmbajtjes së tyre.
- Ky seksion gjithashtu përmban një diskutim më të gjatë të kërkimit dhe vlerësimit.
- Ky duhet të jetë pjesa më e gjatë në raportin tuaj.
- Nëse jeni duke shkruar një raport përparimi, mund ta kaloni këtë seksion. Mund ta zëvendësoni me një seksion mbi ngushticat gjatë punës në një projekt dhe si t'i kapërceni ato. Ju mund të shkruani, “Shumë banorë nuk i kthejnë sondazhet sepse nuk vijnë me postë të parapaguar. Pas kësaj, ne do të përfshijmë postën me parapagesë ose do të ofrojmë një mundësi studimi dixhital."
Hapi 8. Listoni referencat që keni përdorur për të përgatitur raportin
Referencat mund të jenë në formën e artikujve në revista, lajme, intervista, sondazhe, pyetësorë, gjetje statistikore dhe informacione të tjera të lidhura. Citoni këto referenca në fund të raportit. Titullojeni atë "Bibliografi".
- Nëse nuk ju kërkohet të përdorni një stil të veçantë citimi, përdorni formatin APA në raportet e biznesit.
- Kaloni këtë hap nëse jeni duke përgatitur një raport përparimi.
Hapi 9. Bashkangjitni bashkëngjitjet materialeve të tilla si sondazhe, pyetësorë ose email
Jo çdo raport kërkon një shtojcë. Sidoqoftë, mund t'i përfshini ato nëse doni të siguroni materialin që keni cituar ose informacion shtesë që mund t'i ndihmojë ata të kuptojnë më lehtë temën ose gjetjet tuaja. Etiketoni secilën shtojcë duke përdorur një shkronjë të ndryshme.
- Për shembull, mund të keni "Shtojcën A", "Shtojcën B" dhe "Shtojcën C".
- Nëse jeni duke shkruar një raport progresi, nuk keni nevojë të përfshini këtë seksion.
Hapi 10. Shkruani një përfundim të shkurtër duke përmbledhur të gjitha gjetjet ose përparimin tuaj
Ju mund të mos keni nevojë të shkruani një përfundim, por një përfundim mund të nxjerrë në pah përpjekjet që keni bërë. Bëni një përfundim prej 3-4 fjalish për të përmbledhur të gjithë informacionin që keni paraqitur në raport.
Ju mund të shkruani, "Projekti i planifikimit të festivalit të artit është kryer siç ishte planifikuar. Ne kemi përfunduar 90% të aktiviteteve të planifikimit dhe kemi kaluar në procesin e blerjes së materialit. Aktualisht, projekti nuk po përballet me ndonjë pengesë, por ne do të merremi me çdo çështje që mund të ndodhë në të ardhmen."
Pjesa 3 nga 3: Shkrimi i Raporteve Efektive
Hapi 1. Përdorni një titull të qartë për ta bërë raportin të lehtë për t’u përdorur
Bëjeni titullin të qartë dhe jo të folur. Duke parë titullin, lexuesi duhet të kuptojë menjëherë se për çfarë është raporti juaj.
- Titujt që mund t'ju nevojiten përfshijnë: Hyrje, Puna e Përfunduar, Synimi i Periudhës Tjetër, Barrierat dhe Zgjidhjet dhe Përfundimi.
- Krijoni një titull që përputhet me informacionin në raport.
- Për raportet e përparimit, lexuesit tuaj ka të ngjarë të jenë mbikëqyrës, ekipe ose klientë.
Hapi 2. Përdorni një gjuhë të thjeshtë dhe të drejtpërdrejtë për të përcjellë ide
Raportet e punës nuk kërkojnë fjalë të ndërlikuara dhe fjali me lule. Thjesht duhet t'i përcillni lexuesit pikat e rëndësishme. Përcillni idetë duke përdorur fjalët më të thjeshta të mundshme dhe futuni në thelbin e idesë.
Shkruani, "Të ardhurat rriten 50% në TM4", në vend se, "Të ardhurat u rritën me 50% dhe i bënë fitimet e tremujorit të katërt të shkëlqyer."
Hapi 3. Përdorni shkrim konciz për ta mbajtur raportin tuaj të shkurtër
Shkrimi shumë i gjatë është vetëm humbje kohe për ju dhe lexuesin. Eliminoni fjalët e panevojshme dhe shkoni drejt në pikën e deklaratës tuaj.
- Disa raporte pune janë natyrisht të gjata sepse përmbajnë shumë informacion. Sidoqoftë, mënyra se si e shkruani atë duhet të mbetet koncize.
- Bettershtë më mirë të shkruhet, "Shitjet u rritën në tremujorin e fundit pasi stafi bëri marketing telefonik", dhe jo, "Të ardhurat u rritën ndjeshëm në tremujorin e fundit pasi forca jonë e talentuar dhe e përkushtuar e shitjeve tregtoi klientët potencialë përmes telefonit për t'i detyruar ata të blinin. produkte ".
Hapi 4. Paraqitni ide duke përdorur gjuhë objektive dhe pa emocione
Shkruani faktet dhe lërini lexuesit të ndërtojnë përfundimet e tyre bazuar në një këndvështrim objektiv. Ju mund të bëni rekomandime se si të trajtoni një çështje të veçantë, por mos u përpiqni të provokoni emocionet e lexuesit për t'i bindur ata. Lejoni lexuesit të ndërtojnë ide dhe vendime bazuar në një perspektivë objektive.
Në vend që të shkruani, "Stafit të pakënaqur zakonisht i mungon morali, kështu që zyra ndihet si një makinë pa shpirt", mund të shkruani, "Stafi me produktivitet relativisht të ulët thonë se ndihen të pakënaqur."
Hapi 5. Mos përdorni gjuhë joformale dhe fjalët "Unë" ose "Unë"
”Ju mund të jeni në gjendje të përdorni fjalën“Unë”në një raport progresi nëse jeni duke punuar vetëm në projekt. Përndryshe, mos përdorni fjalën "Unë" ose fjalë shumë joformale në raportet e punës. Sidoqoftë, mund të përdorni fjalën "ju" kur drejtoni fjali të caktuara tek auditori juaj i synuar.
Përdorni gjuhën profesionale në raporte
Hapi 6. Rilexoni raportin për t'u siguruar që nuk ka gabime
Gabimet gramatikore dhe drejtshkrimore do të ulin reputacionin e profesionalizmit të raportit. Lexojeni përsëri për t'u siguruar që nuk ka gabime drejtshkrimore, fraza të këqija ose zgjedhje të pasakta të fjalëve. Do të ishte më mirë nëse mund ta rilexoni raportin dy herë.
- Nëse është e mundur, kërkoni nga dikush tjetër ta lexojë raportin pasi ndonjëherë mund të jetë e vështirë të gjesh faj me veten.
- Nëse keni kohë, lini raportin për 24 orë para se ta rilexoni.
Këshilla
- Pasi të keni shkruar raportin e parë të punës, përdorni atë si një model për raportet pasuese.
- Vendi juaj i punës mund të ketë një model raporti pune. Pyesni mbikëqyrësin tuaj nëse mund të përdorni modelin e zyrës.
- Nëse mund ta bëni këtë, përdorni formatin ekzistues të raportit të punës të organizatës për të cilën punoni. Kontrolloni dosjet në zyrë ose kërkoni një mbikëqyrës ose bashkëpunëtor për një kopje të raportit.
