Ndërsa popullariteti i email -it rritet si një alternativë më e lehtë, më e lirë dhe më e shpejtë për rolin e letrave, po ashtu rritet numri i ftesave për dasma, festime ditëlindjesh, madje edhe tubime shoqërore të dërguara përmes këtyre mediave online. Në përgjithësi, të ftuarit do të dërgojnë një email me sistemin RSVP për të matur numrin e mysafirëve që mund të marrin pjesë në ngjarje. Por për fat të keq, sistemi RSVP nuk është shumë i popullarizuar në Indonezi, kështu që ka shumë mundësi që ju do ta keni të vështirë të përgjigjeni. Mos u shqeteso! Ky artikull përmban këshilla të ndryshme mbi përcaktimin e mënyrës dhe kohës së duhur për t'u përgjigjur, hartimin e përgjigjes së duhur dhe verifikimin nëse përgjigja juaj është marrë apo jo nga i ftuari.
Hapi
Pjesa 1 nga 3: Përcaktimi i mënyrës dhe kohës së duhur për t'u përgjigjur
Hapi 1. Merrni një vendim
Hapi i parë që duhet të bëni është të merrni një vendim për të marrë pjesë ose për të mos marrë pjesë në ngjarjen e shënuar në ftesë. Mendoni për këtë sapo të merrni emailin e RSVP.
- Mendoni për vendndodhjen e ngjarjes dhe merrni parasysh nëse keni nevojë apo jo për të udhëtuar jashtë qytetit. Për shembull, për të marrë pjesë në një ngjarje të mbajtur jashtë qytetit, natyrisht që duhet të shpenzoni më shumë për të blerë një biletë avioni, apo jo?
- Sigurohuni që nuk keni pse të merrni pjesë në një ngjarje tjetër në kohën e ngjarjes.
- Sigurohuni që partneri juaj dhe të afërmit tuaj më të afërt gjithashtu mund të marrin pjesë. Mos harroni, disponueshmëria e njerëzve më të afërt me ju do të ndikojë gjithashtu në procesin tuaj të vendimmarrjes.
Hapi 2. Identifikoni natyrën e ngjarjes
Në të vërtetë, natyra e ngjarjeve të ndryshme do të kërkojë tone të ndryshme reagimi dhe nivele të formalitetit. Prandaj, së pari duhet të kuptoni natyrën e ngjarjes para se të dërgoni një përgjigje për të parandaluar që të ndodhin gabime të padëshiruara.
- Nëse ngjarja është joformale, siç është një ftesë për një Barbecue në shtëpinë e një fqinji, në përgjithësi do t'ju duhet të jepni një përgjigje joformale. Për më tepër, koha që duhet të dërgoni një përgjigje ka tendencë të jetë më e shkurtër.
- Nëse ngjarja është zyrtare, siç është një ftesë për një martesë, festë ditëlindjeje ose festime të tjera të rëndësishme, në përgjithësi duhet të jepni një përgjigje që është gjithashtu zyrtare.
Hapi 3. Jepni një përgjigje efektive
Pasi të keni lexuar detajet e ngjarjes dhe të merrni një vendim, jepni menjëherë një përgjigje efektive. Me fjalë të tjera, përmes përgjigjes që jepni, konfirmoni nëse do t'i bindeni ftesës apo jo.
- Lexoni datën e RSVP të shënuar nga ftuesi. Mos harroni, ju kërkohet të përgjigjeni para afatit!
- Përgjigjuni sa më shpejt të jetë e mundur. Edhe nëse ftuesi ju jep një ose dy muaj për t'u përgjigjur, kjo nuk do të thotë që ju duhet të shfrytëzoni rastin për të ngecur për një përgjigje! Në vend të kësaj, përgjigjuni menjëherë pasi të keni marrë një vendim për të pranuar ose refuzuar ftesën.
Pjesa 2 nga 3: Përgatitja e përgjigjeve
Hapi 1. Specifikoni subjektin e emailit
Pasi të përcaktoni se si dhe kur të përgjigjeni, strukturoni mesazhin tuaj. Për të filluar, përfshini një subjekt në email që tregon përgjigjen tuaj dhe është i përshtatshëm për natyrën e ngjarjes.
- Për ftesat zyrtare, përdorni fjali që janë gjithashtu formale. Për shembull, shkruani: "Roger dhe Anna refuzojnë ftesat për ballo dhe darkë më 11 maj."
- Për ftesat jo-formale, siç janë ftesat e ngrira për fqinjët tuaj kompleks, thjesht shkruani, "Nuk mund të vij në Barbecue të 11-të".
Hapi 2. Përfshini një përshëndetje
Importantshtë e rëndësishme të hapni emailin me një përshëndetje të duhur sepse është përshëndetja që do të vendosë tonin për përgjigjen tuaj. Përveç kësaj, përshëndetja e duhur do të theksojë gjithashtu ndjenjat dhe perspektivën tuaj ndaj të ftuarit.
- Disa shembuj të përshëndetjeve të përshtatshme janë "Për", "Për mikun tim më të mirë" ose përshëndetje të thjeshta si "Mirëmëngjes/pasdite/mbrëmje/mbrëmje",
- Për ngjarje joformale, thjesht thoni një përshëndetje të shkurtër dhe të thjeshtë si, "Për Gjonin dhe Marcy".
Hapi 3. Hartoni mesazhin në trupin e emailit
Mesazhi i shkruar në trupin e emailit mund të jetë pjesa më e rëndësishme e përgjigjes suaj, veçanërisht pasi ajo do të përfundojë përgjigjen tuaj dhe do të pasqyrojë natyrën e ngjarjes. Disa shembuj fjalish që mund të përdorni për të pranuar ose refuzuar një ftesë:
- Jepni një përgjigje joformale një ftese të tillë. Për shembull, “Faleminderit për ftesën në Barbecue, Tom. Por më falni, ne nuk ishim në gjendje të merrnim pjesë sepse duhej të ishim jashtë qytetit atë ditë."
- Jepni një përgjigje zyrtare një ftese të kësaj natyre. Për shembull, "The Higginsons morën një ftesë për të marrë pjesë në dasmën e Josh dhe Belinda më 5 nëntor 2019." Një shembull tjetër është, "John dhe Sarah Appleby janë të lumtur të pranojnë ftesën tuaj në festën e ditëlindjes së Marta Rodriguez."
- Një shembull i një dënimi formal refuzimi do të ishte: "Familja Parker nuk ishte në gjendje të merrte pjesë në dasmën e Josh dhe Belinda më 5 nëntor 2019."
Hapi 4. Shkruani një përshëndetje përfundimtare dhe përfshini emrin tuaj
Pasi të shkruani mesazhin, përfundoni përgjigjen me një përshëndetje të përshtatshme mbyllëse. Në fakt, të shkruash një përshëndetje përfundimtare nuk është vetëm një formalitet, por mund të përfaqësojë në të njëjtën kohë llojin e marrëdhënies që ke me personin dhe si ndihesh për të.
- Zgjidhni një përshëndetje zyrtare përmbyllëse si, "Përshëndetje" ose "Faleminderit".
- Zgjidhni një përshëndetje mbyllëse joformale siç është "Përshëndetje" ose "Përshëndetje".
- Përshtatni përshëndetjen përfundimtare me përgjigjen tuaj. Për shembull, shkruani "Me keqardhje të madhe", nëse duhet ta refuzoni ftesën, ose "Faleminderit", nëse e pranoni ftesën.
- Shkruani emrin tuaj në fund të emailit. Për ngjarje joformale, thjesht shkruani pseudonimin tuaj dhe të personave të tjerë të ftuar. Sidoqoftë, për një ngjarje më formale, është një ide e mirë të shkruani emrin tuaj të plotë dhe atë të mysafirëve të tjerë të ftuar. Nëse ju dhe i ftuari keni një marrëdhënie shumë të ngushtë, thjesht shkruani "Familja Smith".
Pjesa 3 nga 3: Ballafaqimi me email -et e automatizuar dhe zgjidhja e problemeve të mundshme
Hapi 1. Klikoni "refuzo" ose "prano", nëse ka një buton automatik në email
Sot, shumë njerëz janë më të interesuar të përdorin një shërbim të automatizuar RSVP që dërgohet në formën e një emaili për ftesa zyrtare. Me shumë mundësi, email -i i automatizuar RSVP u përcoll përmes një pale të tretë dhe ka një buton me një opsion "refuzo" ose prano ".
- Nëse merrni një email të tillë, nuk keni nevojë t'i dërgoni një email privat ftuesit.
- Pasi një ftesë pranohet ose refuzohet, përgjigja do t'i dërgohet një pale të tretë dhe do t'i përcillet ftuesit.
- Shërbimet automatike të postës elektronike shpesh përdoren për ngjarje gjysmë formale siç janë festat e ditëlindjeve, ribashkimet, tubimet shoqërore, etj.
Hapi 2. Klikoni opsionin "kthimi i faturës" në trupin e emailit
Bëni këtë në mënyrë që ofruesi juaj i emailit t'ju dërgojë një email që konfirmon nëse personi në fjalë ka marrë ose ka hapur përgjigjen tuaj. Në atë mënyrë, do të dini nëse mesazhi është dërguar.
- Jini të vetëdijshëm se ofrues të ndryshëm të e-mail-eve mund të kenë politika të ndryshme në lidhje me opsionin e "marrjes së kthimit".
- Disa ofrues të shërbimeve të postës elektronike as nuk e ofrojnë këtë mundësi.
Hapi 3. Dërgoni një email vijues nëse planet tuaja ndryshojnë
Në fakt, një ndryshim i planeve është një mundësi e pashmangshme. Nëse keni nevojë të refuzoni një ftesë që është pranuar më parë ose anasjelltas, sigurohuni që t'ia përcillni ndryshimin në përgjigje drejtpërdrejt ftuesit.
- Nëse keni shtypur aksidentalisht opsionin "Prano" në një email të automatizuar, sqaroni gabimin me email privat personit në fjalë.
- Nëse doni të refuzoni një ftesë që keni marrë më parë, përcillni refuzimin direkt tek ftuesi. Për shembull, dërgoni një email me subjektin "Ndryshimet e RSVP" që thotë "Na vjen keq, për një arsye apo një tjetër, Sara dhe unë nuk ishim në gjendje të merrnim pjesë në përvjetorin tuaj të 20 -të të martesës në datën 14. Shpresoj se mund të takohemi përsëri në të ardhmen e afërt, në rregull!"
- Nëse dëshironi të pranoni një ftesë që keni refuzuar më parë, gjithashtu komunikoni ndryshimet drejtpërdrejt me ftuesin. Për shembull, dërgoni një email me subjektin "Ndryshimet e RSVP" që thotë "Përshëndetje! Nëse kuota e ftesës është ende në dispozicion, do të isha i lumtur të merrja pjesë në ngjarjen tuaj."
- Ndryshimet në përgjigje duhet të komunikohen sa më shpejt të jetë e mundur. Nëse ngjarja e ardhshme është joformale ose gjysmë-formale, ka shumë të ngjarë që të keni ndryshuar përgjigjen tuaj disa kohë më parë. Sidoqoftë, nëse ngjarja është zyrtare (për shembull, një martesë), ndryshimet në përgjigje duhet të bëhen paraprakisht, të paktën një muaj paraprakisht.
