Sistemi i ruajtjes së skedarëve është një nga aspektet e rëndësishme në menaxhimin e një administrate të rregullt të zyrës. Përcaktoni konfigurimin më të mirë të sistemit të ruajtjes së skedarëve në mënyrë që kushdo që ka autorizim për të hyrë në dokument, pavarësisht nëse është dikush tjetër ose ju, të mund të gjejë me lehtësi dokumentin që ju nevojitet. Një sistem i papërshtatshëm e bën të vështirë për ju që të trajtoni dokumentet sepse ato shpesh janë të grumbulluara ose të humbura në mënyrë që tavolina e punës të jetë e mbushur me grumbuj skedarësh.
Hapi
Hapi 1. Përcaktoni sistemin e ruajtjes së skedarëve që dëshironi të aplikoni
Pavarësisht se cilin sistem zgjidhni, sigurohuni që e dini se ku të ruani secilin dokument, për shembull të rregulluar në përputhje me rrethanat:
- Alfabeti. Ky sistem zbatohet më së miri kur ruajtja e skedarëve bëhet nga klienti, pacienti ose emri i klientit.
- Lënda ose kategoria. Në përgjithësi, një sistem i ruajtjes së skedarëve i organizuar sipas lëndës ose kategorisë është shumë i dobishëm nëse menaxhohet siç duhet, por mund të jetë shumë konfuz nëse dokumentet nuk janë të organizuar mirë.
- Numri ose kronologjikisht. Ky opsion është më i miri nëse dokumenti është i serializuar ose i datuar, siç është fatura e blerjes ose fatura e pagesës.
Hapi 2. Vendosni një dosje të varur në sirtarin e skedarëve
Dosja e varur nuk ka nevojë të hiqet nga sirtari sepse shërben si një vend për të vendosur dosjen e kartonit Manila. Kjo dosje do të përfshihet në dosjen e varur dhe do të merret nëse është e nevojshme.
Hapi 3. Renditni dokumentet në rafte sipas kategorisë
Kur pirgu i dokumenteve arrin 3-4 cm, ndani ato në nënkategori. Grumbuj të shumtë të dokumenteve të hollë mund të kombinohen dhe më pas të përcaktojnë një emër të ri të kategorisë. Zgjidhni një emër që e bën më të lehtë për ju renditjen e dokumenteve.
Hapi 4. Vendoseni secilën pirg në një dosje kartoni manila dhe emërtojeni qartë
Për një pamje më të pastër, përdorni një dosje që siguron një vend për të shkruar etiketa në mes, në vend që të rreshtohen.
Hapi 5. Ruani dosjen e kartonit manila në dosjen e varur
Ju mund të përdorni një dosje të rregullt të varur për të ruajtur grumbuj të hollë dokumentesh. Sidoqoftë, për ruajtjen e pirgjeve të trasha të dokumenteve ose atyre që ndahen në nënkategori, përdorni një dosje të varur me një fund katror. Në këtë rast, skedarët mund të renditen sipas dëshirës, por rendi më i përdorur është alfabetik.
Hapi 6. Etiketoni dosjen e varur sipas etiketës së shënuar në dosjen e kartonit manila
Vendosni etiketën plastike në anën e majtë të dosjes, përveç nëse ju duhet ta fusni dosjen në dollapin e skedarëve në një pozicion vertikal në mënyrë që dosjet të vendosen në rregull nga e majta në të djathtë, jo nga para në prapa. Në këtë rast, vendosni etiketën plastike në të djathtë.
Hapi 7. Përgatitni dosjet e varura dhe dosjet rezervë të kartonit manila në mënyrë që të shtoni dosje nëse ka dokumente që nuk mund të grupohen në dosje të etiketuara
Mos ngarkoni shumë ose shumë pak dokumente në dosje. Konsideroni nëse keni nevojë të ndryshoni etiketat e dosjeve dhe të ri-renditni pasi dokumentet duhet të grupohen në kategori të reja.
Hapi 8. Në fund të vitit, hiqni të gjitha dosjet nga kabineti i skedarëve, etiketoni dosjet e reja të kartonit manila sipas kategorisë dhe pastaj vendosini përsëri në dosjet e varura
Kontrolloni të gjithë skedarët për të parë nëse ka dokumente që duhet të kombinohen në dosjet që janë tashmë në dispozicion dhe më pas ruani dokumentet e tjerë si arkiva.
Këshilla
Nëse dëshironi të bëni etiketa shumëngjyrëshe, shtypini ato duke përdorur një kompjuter ose përdorni një metodë tjetër për ta bërë dosjen të duket më tërheqëse. Sidoqoftë, kur duhet të bëni ndryshime, të tilla si shtimi i një dosje të re, mund të ndiheni të hutuar sepse është e vështirë të zgjidhni ngjyrat ose t'i etiketoni ato me dorë. Pra, përdorni një metodë të thjeshtë
Paralajmërim
- Mos krijoni kategori të ndryshme për dokumentet që nuk mund të grupohen në kategori të caktuara sepse kjo metodë bën që dokumentet të vazhdojnë të grumbullohen.
- Pas përcaktimit të sistemit të ruajtjes së skedarëve, bëni zakon të menaxhoni dokumentet në mënyrë të rregullt. Vendosni kohë për të ruajtur skedarët në tryezën tuaj çdo ditë. Mos u tundoni të vendosni dokumente në një shportë të madhe sepse shporta shpejt do të mbushet dhe do të bëhet një grumbull i ri skedarësh.
